Verordnung über die Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register

1 Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register – V

181.44 Verordnung über die Führung des Pfarrarc hivs und der kirchlichen Register (vom 4. Juli 1973)

1 Der Kirchenrat beschliesst: A. Grundsätzliches

Geltungsbereich

§ 1.

1 Zu den Gemeindearchiven im Sinne der staatlichen Verord nung über die Gemeindearchive vo m 21. April 1960 gehört neben dem Archiv der Kirchgemeinde das Pfarra rchiv. Seinen Inhalt bezeichnet Art. 123 der Kirchenordnung.

2 Im Rahmen der erwähnten Rech tsgrundlagen rege lt diese Ver ordnung gestützt auf Art.

124 der Kirchenordnung Einzelheiten über die Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register. B. Archivführung

Archivordnung

§ 2.

1 Einteilung und Aufbewahrung des Pfarrarchivs sowie Ge staltung und Führung des Archivverzei chnisses richten sich nach der Verordnung über die Gemeindearch ive und den zusätzlichen Anlei tungen des Staatsarchivs.

2 Werden die Archive der Kirchg emeinde und des Pfarramtes im gleichen Raum untergebracht, so si nd sie ihren Verzeichnissen gemäss getrennt zu halten.

Pfarrarchiv und

Amtsakten

§ 3.

1 In Kirchgemeinden mit mehrer der Pfarrkonvent gemäss Kirchenor dnung den für das Pfarrarchiv ver antwortlichen Archivführer.

2 Alle weiteren Pfarrer haben für ihre Pfarrstelle die Amtsakten in dem von Art.

123 Abs.

3 der Kirchenordnung vorgeschriebenen Um- fang gemäss den geltenden Archiv grundsätzen aufzub ewahren. Über den Umfang der Amtsakten orientiert ein von der Kirchenratskanzlei nach Bedarf herausgegebenes Verzeichnis.

Au fs i ch t

§ 4.

1 Die Bezirkskirchenpflege visitiert während ihrer Amtsdauer mindestens einmal das Pfarrarchiv und die Amtsakten jedes Pfarrers. Im Visitationsbericht über die Pfar rer ist ein Hinweis darüber aufzu nehmen.

2

181.44 Führung des Pfarrarchivs und de r kirchlichen Register – V

2 Beim Freiwerden einer Pfarrstell e ist durch einen Vertreter der Bezirkskirchenpflege im Beisein des Pfarrers und eines Mitgliedes der Kirchenpflege das Pfarrarchiv ab zunehmen. Das Abnahmeprotokoll ist von allen drei Beteiligten zu unterzeichnen und dem Kirchenrat vom ordnungsgemässen Zustand Kenntn is zu geben. Diese Regelung gilt entsprechend für die Amtsakten. Für das Abnahmeprotokoll stellt die Kirchenratskanzlei Formular e zur Verfügung. Bei Neubesetzung der Pfarrstelle erklärt der neue Amtsinhaber de r Bezirkskirchenpflege gegenüber mit seiner Unterschrift, das Archiv bzw. die Amtsakten protokollgemäss übe rnommen zu haben.

3 Zeigen sich bei einer Kontrolle von Archiv oder Amtsakten Män- gel, so sind diese innerhalb einer v on der Bezirkskirchenpflege festzu- setzenden Frist nach de n allgemein gültigen Gr undsätzen zu beheben. Treten Unklarheiten auf, so sind vom Staatsarchiv die erforderlichen Weisungen einzuholen. Vakanzen

§ 5.

1 Bis zur Wiederbesetzung einer Pfarrstelle träg t die Kirchen

- pflege die Verantwortung für Bestand und Weiterführung des Pfarr

- archivs bzw. der Amtsakten.

2 In Kirchgemeinden mit zwei Pfarrs tellen führt nach erfolgter Ab- nahme der verbleib ende Pfarrer das Pfarrarc hiv weiter, bei mehr als zwei Pfarrstellen hat der Pfarrkonv ent unverzüglich einen neuen Ver- antwortlichen zu bezeichnen. Aufhebung einer Pfarrstelle

§ 6.

Wird eine Pfarrstelle aufgehob en, so sind die Amtsakten nach den gültigen Aufbewahrungsgrundsät zen ins Pfarrarchiv zu legen und veraltete oder sonst wertlose Duplik ate zu vernichten. Brauchbare Du

- plikate von Büchern oder amtlichen Erlassen, an dene n weder die Kir

- chenpflege noch die verb leibenden Pfarrer Interesse zeigen, sind der Kirchenratskanzlei zurückzuschicken. Neue Pfarrarchive

§ 7.

Bei Aufteilung einer Kirchgem einde verbleibt das bestehende Pfarrarchiv der Stammgemeinde, währ end die der neuen Kirchgemeinde zugeteilten Pfarrer ihre Amtsakte n behalten. Die Pfarrer der neuen Kirchgemeinde haben das Recht, je derzeit ins alte Pfarrarchiv Ein

- blick zu nehmen. In Zweifelsfällen sind im Teilungsbeschluss nähere Bestimmungen vorzusehen. Das neue Pfarrarchiv wird mit dem Datum eröffnet, an dem der Teilung sbeschluss in Kraft tritt.

3 Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register – V

181.44 C. Kirchliche Register

Kirchliche

Register

§ 8.

1 In jeder Kirchgemeinde ist da s Pfarramt für die Führung folgender offizieller Register verantwortlich: Taufregister, Konfirman- denregister, Konverti tenregister, Trauregist er und Abdankungsregister.

2 In kleinen Kirchgemeinden können Konfirmanden- und Konver titenregister kombiniert werden.

Registerführung

§ 9.

1 In Kirchgemeinden mit mehr al s einem Pfarrer obliegt die Verantwortung für die kirchlichen Register demjenigen Pfarrer, der das Pfarrarchiv betreut.

2 Jeder Pfarrer, der in einer Kirc hgemeinde eine kirchliche Hand- lung vollzieht, hat dem am Eintra gungsort für die Registerführung Verantwortlichen die nötige n Meldungen zu erstatten.

Ort der

Eintragung

§ 10.

4 Taufen, Trauungen und Konfir mationen werden in der Kirchgemeinde am Ort des Vollzuges, Abdankungen in der Kirch gemeinde am letzten Wohnsitz des Ve rstorbenen ins kirchliche Regis ter eingetragen.

b. Ausnahmen

§ 10

a.

3

1 Taufen, Konfirmationen und Trauungen, die durch Pfarr ämter in Institutionen, Pfarrämter mit gemischter Trägerschaft und Pfarrämter der Gesamtkirchlichen Dienste sowie in Einrichtungen ge mäss §

5 Abs.

1 lit. b der Verordnung über die Seelsorge in Institutio nen

2 erfolgen, werden in die kirchlic hen Register in der Kirchgemeinde am Wohnsitz der betreffe nden Person eingetragen.

2 Besteht kein Wohnsitz ausserhalb einer Institution oder einer Ein richtung gemäss §

5 Abs.

1 lit. b der Verordnung über die Seelsorge in Institutionen

2 oder in einer Kirchgemeinde der Landeskirche, so werden Taufen, Konfirmationen, Trauungen und Abdankungen in die Register der Kirchgemeinde eingetragen, auf deren Gebiet die Institution, die Einrichtung gemäss §

5 Abs. 1 lit. b der Vero rdnung über die Seelsorge in Institutionen

2 , das Pfarramt mit gemischter Trägerschaft oder das Pfarramt der Gesamtkirchlichen Dienste liegt.

3 Das Pfarramt am Universitätsspital Zürich führt ein Taufregister. In dieses werden eingetragen: a. Taufen durch das Pfarramt am Universitätsspital Zürich, b. Taufen durch ein Pfarramt in eine m Spital, sofern keine Eintragung gemäss Abs. 1 und 2 erfolgen kann.

4 Keine Eintragung gemäss §

10 Abs.

1 erfolgt bei Handlungen, die von Pfarrerinnen und Pfarrern eine r Kirchgemeinschaft vollzogen und in die kirchlichen Register dieser Kirchgemeinscha ft eingetragen wer den.

a. Grundsatz

4

181.44 Führung des Pfarrarchivs und de r kirchlichen Register – V

5 Kirchliche Handlungen, die ausserh alb der Landeskirche vollzogen, nach dem dortigen Recht aber nich t eingetragen werden, können in den kirchlichen Registern der Kirchgem einde am Wohnsitz eines an der Handlung beteiligten Gemeindemitglieds festgehalten werden. Eintragungs pflichtige Handlungen

§ 11.

1 In die Register der evangelisch-reformierten Kirchgemein

- den und der französischen Kirchgemeinschaften Winterthur und Zürich werden nur Handlungen eingetragen, die von einem nach Massgabe der Kirchenordnung zum Vollzug ki rchlicher Handlungen berechtig

- ten Pfarrer oder Stellvertr eter vorgenommen werden.

2 Vom Pfarrer oder Prediger einer evangelischen Fr eikirche oder Gemeinschaft vollzogene kirchliche Handlungen werden eingetragen, sofern ein gleichzeitig der Landeskirche angehörendes Gemeindeglied, oder bei Abdankungen dessen Erben, einen entsprechenden Wunsch äussern.

3 Für «ökumenische Trauungen» gelt en die vom Kirchenrat heraus

- gegebenen Weisungen. Änderungen und Nachträge

§ 12.

Vorgenommene Eintragungen dürfen nicht gelöscht wer

- den. Es darf in keinem Register radiert werden. Sind Fehler unterlau

- fen oder erfolgen spätere Änderungen , z. B. in der Person von Paten oder zufolge gesetzlich bewilligter Na mensänderung usw., so ist dies in der Regel und in jedem Fall auf Wunsch der Betroffenen durch Nach

- trag in Form einer Fussnote zu ver merken. Auf jedem Registerblatt ist unten für derartige Nach träge Raum freizulassen. Rechtswirkung

§ 13.

In kirchlichen Registern eing etragene Handlungen gelten als richtig und kirchlich rechtsgültig erfolgt, sofern nicht das Gegenteil nachgewiesen werden kann. Auszüge

§ 14.

1 Auszüge sind auf Wunsch der beteiligten Personen vom Pfarrer jederzeit und geb ührenfrei auszustellen.

2 An staatliche Amtsstellen und Ge richte im Kanton Zürich sowie an Pfarrämter und Behörden aller dem Schweizerischen Evangelischen Kirchenbund angeschlossenen Kirche n sind Auszüge auf Wunsch und gegen Begründung kos tenlos abzugeben.

3 In Auszügen ist im Falle von Nachträgen (Namensänderungen usw.) nur der letztgültige Text des Regi stereintrages aufzunehmen, sofern Betroffene selbst oder deren Erbe n nicht ausdrücklich den vollständi

- gen Text verlangen. Formulare, Archivierung

§ 15.

Für sämtliche Register sind di e durch die Kirchenratskanz

- lei zu beziehenden einheitlichen Formulare zu verwenden. Abgeschlos

- sene Registerbände bleiben Be standteil des Pfarrarchivs.

5 Führung des Pfarrarchivs und der kirchlichen Register – V

181.44

Au fs i ch t

§ 16.

1 Der Visitator der Bezirkskirchenpflege prüft in jeder Amts dauer mindestens einmal die kirchlichen Register und nimmt darauf in seinem Visitationsbericht Bezug.

2 Stellt er Mängel fest, so hat der verantwortliche Pfarrer diese inner halb einer von der Bezirkskirchenpf lege festzusetzenden Frist zu behe ben. Im Falle von Unklarheiten si nd erforderliche Weisungen von der Kirchenratskanzlei einzuholen. D. Schlussbestimmung

Inkrafttreten

§ 17.

1 Diese Verordnung tr itt am 1. Oktober 1973 in Kraft.

2 Sie ersetzt alle ihr widersprechen den früheren Bestimmungen und Weisungen. Übergangsbestimmungen zur Ä nderung vom 20. April 2016 ( OS 71, 283 )

1 Führen Pfarrämter in Instituti onen, Pfarrämter mit gemischter Trägerschaft und die Pfarrämter de r Gesamtkirchlichen Dienste kirch liche Register, so werden dies e mit dem Inkrafttreten von §

10 a ge schlossen. Vorbehalten bleibt §

10 a Abs. 3.

2 Die geschlossenen kirchlichen Regi ster verbleiben im Archiv des betreffenden Pfarramts.

1 OS 71, 278 .

2 LS 181.50 .

3 Eingefügt durch B vom 20. April 2016 ( OS 71, 283 ; ABl 2016-06-10 ). In Kraft seit 1. September 2016.

4 Fassung gemäss B vom 20. April 2016 ( OS 71, 283 ; ABl 2016-06-10 ). In Kraft seit 1. September 2016.