Verordnung über das Datenbearbeitungssystem des Sprachdienstes EDA

vom 20. Juni 2018 (Stand am 1. September 2023)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 57 h ter des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 1997¹ (RVOG),²

verordnet:

¹ SR 172.010 ² Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 19 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des automatisierten Datenbearbeitungssystems (System) des Sprachdienstes des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Sprachdienst EDA).

Art. 2 Zweck des Systems

Das System dient dem Sprachdienst EDA zur:

a. Entgegennahme und Lieferung von Aufträgen für Sprachdienstleistungen von Kundinnen und Kunden (Art. 5 Abs. 1 Bst. a) über das Online-Portal;

b. Erfassung und Verwaltung von Aufträgen;

c. Zuteilung von Aufträgen an interne und externe Übersetzerinnen und Übersetzer;

d. Ressourcenverwaltung;

e. Erstellung von Statistiken und Berichten;

f. Auftragsüberwachung;

g. Nachvollziehbarkeit der Auftragserteilung und -bearbeitung.

Art. 3 Verantwortliche Behörde

Der Sprachdienst EDA trägt die Verantwortung für das System.

Art. 4 Struktur

Das System besteht aus einer Datenbank mit je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb des EDA und von ausserhalb des EDA.

2. Abschnitt: Daten und Bearbeitungsrechte

Art. 5 Im System erfasste Personendaten

¹ Das System enthält Daten von folgenden Personen:

a. Angestellten des EDA, die Sprachdienstleistungen in Auftrag geben (Kundinnen und Kunden);

b. Angestellten des Sprachdienstes EDA;

c. mandatierten externen Übersetzerinnen und Übersetzern.

² Die Daten sind im Anhang aufgeführt.

Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte

¹ Für die Kundinnen und Kunden und die Angestellten des Sprachdienstes EDA stammen die E-Mail-Adresse sowie die Angaben zur Organisationseinheit aus dem vom Bundesamt für Informatik und Telekommunikation betriebenen zentralen Identitätsspeicher nach Artikel 13 Absätze 1 und 4 der Verordnung vom 19. Oktober 2016³ über Identitätsverwaltungs-Systeme und Verzeichnisdienste des Bundes. Diese Daten können nicht verändert werden. Die Angaben zum Einsatz der Angestellten des Sprachdienstes EDA werden durch den Sprachdienst EDA erfasst.

² Für die externen Übersetzerinnen und Übersetzer erfolgt die Erfassung der E‑Mail-Adresse sowie der Angaben zum Einsatz durch den Sprachdienst EDA.

³ Die weiteren Daten werden von den Betroffenen selber erfasst; sie können diese jederzeit bearbeiten.

⁴ Die weiteren Bearbeitungsrechte sind im Anhang aufgeführt.

⁵ Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Bearbeitungsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

⁶ Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

³ SR 172.010.59

Art. 7 Dokumente

Im System können alle Dokumente zu erfassten Aufträgen gespeichert werden.

Art. 8 Vernichtung von Datensätzen

¹ Die Daten werden unter Vorbehalt von Absatz 2 zwölf Monate nach dem letzten Zugriff vernichtet.

² Die folgenden Daten werden zehn Jahre nach dem letzten Zugriff vernichtet:

a. Name;

b. Vorname;

c. zweiter Vorname;

d. E-Mail-Adresse (Login-Name);

e. Angaben zur Organisationseinheit;

f. Firmenname.

3. Abschnitt: Zugriffsberechtigungen und Betrieb

Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

¹ Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.

² Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

³ Die oder der Anwendungsverantwortliche bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern. Sie oder er gehört dem Sprachdienst EDA an.

Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung

¹ Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.

² Sie oder er überprüft mindestens einmal jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.

4. Abschnitt: Datensicherheit

Art. 11 Sorgfaltspflichten

¹ Der Sprachdienst EDA sorgt dafür, dass die Personendaten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

² Er stellt sicher, dass die Daten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 12 Bearbeitungsreglement

Der Sprachdienst EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 13 Protokollierung

¹ Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

² Die Protokolle werden längstens ein Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.⁴

⁴ Fassung gemäss Anhang 2 Ziff. II 19 der Datenschutzverordnung vom 31. Aug. 2022, in Kraft seit 1. Sept. 2023 ( AS 2022 568 ).

5. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 14

Diese Verordnung tritt am 1. August 2018 in Kraft.

Anhang

(Art. 5 Abs. 2 und 6 Abs. 4)

Daten und Bearbeitungsrechte

Abkürzungen und Zeichenerklärung

Zugriffsberechtigte Personen		Bearbeitungsrechte
Kundinnen/Kunden	Angestellte des EDA, die Sprachdienstleistungen in Anspruch nehmen	A	Vollständige Bearbeitungsrechte
Koordinator/innen	Angestellte des Sprachdienstes EDA mit Koordinationsfunktion	B	Leserecht
Übersetzer/innen intern	Übersetzerinnen und Übersetzer, die Angestellte des Sprachdienstes EDA sind
Übersetzer/innen extern	Übersetzerinnen und Übersetzer, die mit dem Sprachdienst EDA in einem Auftragsverhältnis stehen

A. Daten von Kundinnen und Kunden

Daten	Kundinnen/Kunden	Koordinator/innen	Übersetzer/innen intern	Übersetzer/innen extern
Anrede	–	–	–	–
Name	–	B	B	B
Vorname	–	B	B	B
Zweiter Vorname	–	B	B	B
Geschlecht	–	–	–	–
E-Mail-Adresse	–	B	B	B
E-Mail-Adressen für die Lieferung	–	–	–	–
Telefon	–	B	B	B
Mobile	–	B	B	B
Fax	–	–	–	–
Kostenstelle	–	A	–	–
Angaben zur Organisationseinheit	–	A	B	–
Zeitzone	–	–	–	–
Korrespondenzsprache	–	–	–	–

B. Daten von Koordinator/innen

Daten	Kundinnen/Kunden	Koordinator/innen	Übersetzer/innen intern	Übersetzer/innen extern
Name	B	B	B	B
Vorname	B	B	B	B
Zweiter Vorname	B	B	B	B
Titel	–	–	–	–
E-Mail-Adresse (Login-Name)	B	B	B	B
Zweite E-Mail-Adresse	–	–	–	–
Firma	–	–	–	–
Adresse (Büro)	–	–	–	–
PLZ und Arbeitsort	–	–	–	–
Land	–	–	–	–
Kostenstelle	–	–	–	–
Telefon	B	B	B	B
Mobile	B	B	B	B
Korrespondenzsprache	–	–	–	–

C. Daten von Übersetzer/innen intern

Daten	Kundinnen/Kunden	Koordinator/innen	Übersetzer/innen intern	Übersetzer/innen extern
Titel	–	–	–	–
Anrede	–	–	–	–
Name	–	B	B	B
Vorname	–	B	B	B
Zweiter Vorname	–	B	B	B
Kurzer Name	–	–	–	–
E-Mail-Adresse (Login-Name)	–	B	B	B
Adresse (Büro)	–	B	B	–
PLZ und Arbeitsort	–	B	B	–
Land	–	–	–	–
Telefon	–	B	B	B
Mobile	–	B	B	B
Korrespondenzsprache	–	–	–	–
Fachgebiet	–	B	–	–
Dienstleistung und Zeitfaktor	–	B	–	–
Sprachkombinationen (Ausgangs- und Zielsprachen)	–	B	–	–
Zugehörigkeit Zielsprache	–	–	–	–
Arbeitszeiten (Verfügbarkeit)	–	B	–	–
Angaben zum Einsatz (Dauer und Art)	–	A	–	–

D. Daten von Übersetzer/innen extern

Daten	Kundinnen/Kunden	Koordinator/innen	Übersetzer/innen intern	Übersetzer/innen extern
Name	–	B	B	B
Vorname	–	B	B	B
Zweiter Vorname	–	B	B	B
Kürzel	–	–	–	–
Geschlecht	–	–	–	–
Anrede	–	–	–	–
E-Mail-Adresse (Login-Name)	–	B	B	B
Zweite E-Mail-Adresse	–	–	–	–
Adresse	–	B	B	–
PLZ und Ort	–	B	B	–
Land	–	–	–	–
Telefon	–	B	B	B
Mobile	–	B	B	B
Fax	–	–	–	–
Firmenname	–	B	B	–
Organisationstyp (Rolle)	–	B	-	–
Webseite	–	B	B	–
Korrespondenzsprache	–	–	–	–
Zeitzone	–	–	–	–
Fachgebiet	–	B	–	–
Sprachkombinationen	–	B	–	–
Dienstleistungen und Tarife inkl. Währung und Zeitfaktor	–	B	–	–
Kapazität (Verfügbarkeit)	–	B	–	–
Angaben zum Einsatz (Dauer und Art)	–	A	–	–