Verordnung über die Klassifizierung, die Veröffentlichung und die Archivierung von Dokumenten zu Regierungsratsgeschäften

1 152.17 Verordnung über die Klassifizierung, die Veröffentlichung und die Archivierung von Dokumenten zu Regierungsratsgeschäften (Klassifizierungsverordnung, KRGV) vom 13.03.2013 (Stand 01.01.2019) Der Regierungsrat des Kantons Bern, gestützt auf Artikel 36 Absatz 1 des Gesetzes vom 2. November 1993 über die Information der Bevölkerung (Informationsgesetz; IG) 1 ) , auf Artikel 50 Absatz

1 Buchstabe a des Gesetzes vom 20. Juni 1995 über die Organisation des Re gierungsrates und der Verwaltung (Organisationsgesetz; OrG) 2 ) , auf Artikel 38 des Datenschutzgesetzes vom 19. Februar 1986 (KDSG) 3 ) sowie auf Artikel 27 Absatz 1 Buchstabe a des Gesetzes vom 31. März 2009 über die Archivierung (ArchG) 4 ) , auf Antrag der Staatskanzlei, * beschliesst:

1 Gegenstand und Zweck

Art. 1

1 Diese Verordnung legt fest, welche Massnahmen zur Klassifizierung und Ar chivierung von Dokumenten zu Regierungsratsgeschäften zu treffen sind, und regelt den Zugang der Öffentlichkeit zu den Dokumenten.

2 Sie gewährleistet im Rahmen der Informations- und Datenschutzgesetzge bung den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten zu Regierungsratsgeschäf ten, den Schutz von nicht für die Öffentlichkeit bestimmten Informationen, na mentlich von Personendaten, sowie den Schutz des Kollegialitätsprinzips.

3 Das Regierungsratsgeschäft umfasst alle Beschlüsse des Regierungsrates, die Dokumente, die der Begründung der Anträge dienen, und die allfälligen weiteren zum Geschäft gehörigen Dokumente.

1) BSG 107.1

2) BSG 152.01

3) BSG 152.04

4) BSG 108.1 * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses

13-19

152.17 2

2 Klassifizierung

Art. 2

Klassifizierungskategorien

1 Dokumente zu Regierungsratsgeschäften, die schutzwürdige Informationen umfassen, sind gemäss der Schutzwürdigkeit ihres Inhalts einer der folgenden Klassifizierungskategorien zuzuweisen: a «Geheim», b «Vertraulich», c «Intern».

2 Einzelne Dokumente zu einem Regierungsratsgeschäft sind abweichend zu klassifizieren und entsprechend zu kennzeichnen, wenn ein unterschiedlicher Schutzbedarf besteht.

Art. 3

Geheime Dokumente

1 Als «Geheim» werden namentlich Dokumente zu Regierungsratsgeschäften klassifiziert, von deren Inhalt nur ein eng beschränkter Personenkreis Kenntnis haben darf, weil a die Kenntnisnahme durch Unberechtigte die künftige Entscheidfindung des Regierungsrates schwerwiegend beeinträchtigen könnte, b die Kenntnisnahme durch Unberechtigte die öffentliche Sicherheit oder die Sicherheit Einzelner schwerwiegend beeinträchtigen könnte, c die Dokumente börsenkursrelevante Informationen über Unternehmen enthalten, an denen der Kanton beteiligt ist, oder d die Kenntnisnahme durch Unberechtigte auf andere Weise schwerwiegen den Schaden verursachen könnte.

2 Als «Geheim» werden zudem Dokumente zu Regierungsratsgeschäften klas sifiziert, die a aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Geheimhaltungspflichten dieser Kategorie zuzuweisen sind oder b sich auf Dokumente stützen, die von ausländischen, eidgenössischen oder kantonalen und kommunalen Behörden einer vergleichbaren Klassifi zierungskategorie zugeordnet worden sind.

3 152.17

Art. 4

Vertrauliche Dokumente

1 Als «Vertraulich» werden namentlich Dokumente zu Regierungsratsgeschäf ten klassifiziert, a deren Kenntnisnahme durch Unberechtigte die Entscheidfindung einer Behörde oder die zielkonforme Durchführung konkreter behördlicher Massnahmen wesentlich beeinträchtigen würde, b deren Kenntnisnahme durch Unberechtigte die öffentliche Sicherheit oder die Sicherheit Einzelner beeinträchtigen würde, c die besonders schützenswerte Personendaten nach Artikel 3 KDSG ent halten, d die schützenswerte Angaben über familiäre oder finanzielle Verhältnisse Einzelner enthalten, e die Geschäfts-, Berufs- oder Fabrikationsgeheimnisse enthalten oder f die Verwaltungs- und Beschwerdeverfahren betreffen.

2 Als «Vertraulich» werden zudem Dokumente zu Regierungsratsgeschäften klassifiziert, die a aufgrund von gesetzlichen oder vertraglichen Geheimhaltungspflichten dieser Kategorie zuzuweisen sind oder b sich auf Dokumente stützen, die von ausländischen, eidgenössischen oder kantonalen und kommunalen Behörden einer vergleichbaren Klassifi zierungskategorie zugeordnet worden sind.

Art. 5

Interne Dokumente

1 Als «Intern» werden Dokumente zu Regierungsratsgeschäften klassifiziert, die weder als «Geheim» noch als «Vertraulich» klassifiziert werden müssen, deren Inhalt jedoch aufgrund schutzwürdiger Interessen nicht für die Veröffentli chung bestimmt oder geeignet ist.

2 Dokumente, die der Begründung des Antrags an den Regierungsrat und der Meinungsbildung im Regierungsrat dienen, gelten grundsätzlich zumindest als «Intern» klassifiziert und werden nicht öffentlich bekannt gemacht. Dazu gehö ren insbesondere das vom zuständigen Regierungsmitglied unterzeichnete Be gleitblatt, allfällige Begleitschreiben sowie sämtliche Mitberichtsdokumente.

3 Bei der Klassifizierung als «Intern» ist den Grundsätzen der Informations- und Datenschutzgesetzgebung Rechnung zu tragen.

Art. 6

Nicht klassifizierte Dokumente

1 Dokumente zu Regierungsratsgeschäften, die nicht oder nach einer befriste ten Klassifizierung nicht mehr klassifiziert sind, sind öffentlich.

152.17 4

Art. 7

Zuständigkeiten

1 Die Direktionen und die Staatskanzlei sind für die Klassifizierung und Kenn zeichnung der Dokumente zu Regierungsratsgeschäften in ihren jeweiligen Be reichen zuständig. Sie stellen dem Regierungsrat durch entsprechende Kenn zeichnung der Dokumente Antrag.

2 Die Direktionen und die Staatskanzlei legen die interne Zuständigkeit für die Klassifizierung fest und sorgen für die Einführung und Instruktion der Personen mit Zugang zu klassifizierten Dokumenten zu Regierungsratsgeschäften.

3 Stellen mehrere Direktionen gemeinsam Antrag, so ist die federführende Di rektion für die Klassifizierung zuständig.

Art. 8

Bearbeitungsvorschriften

1 Die Klassifizierung des Regierungsratsgeschäfts und seiner dazugehörigen Dokumente erfolgt vor der Traktandierung durch die zuständige Direktion oder werden. *

2 Als «Geheim» klassifizierte Dokumente und Regierungsratsgeschäfte sind als nummerierte Papierexemplare in verschlossenen, persönlich adressierten Um schlägen zuhanden der folgenden Personen zuzustellen: * a * der Mitglieder des Regierungsrates, b * der Staatsschreiberin oder des Staatsschreibers.

3 Als «Vertraulich» klassifizierte Dokumente und Regierungsratsgeschäfte sind elektronisch in Informatiksystemen mit entsprechenden Informatiksicherheits massnahmen zuhanden der folgenden Personen zuzustellen: * a * der Mitglieder des Regierungsrates, b * der Generalsekretärinnen und Generalsekretäre, c * der Staatsschreiberin oder des Staatsschreibers, d * der Vizestaatsschreiberinnen und Vizestaatsschreiber, e * der Leiterin oder des Leiters des Amts für Kommunikation und f * aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die zur Vor- und Nachbereitung der Regierungsratssitzung durch die Direktionen oder die Staatskanzlei be rechtigt sind.

3a Die als «Vertraulich» klassifizierten Dokumente und Regierungsratsgeschäfte nach Absatz 3 können unter der Bezeichnung «Vertraulich/Kleiner Verteiler» le diglich zuhanden der folgenden Personen zugestellt werden: * a der Mitglieder des Regierungsrates, b der Generalsekretärinnen und Generalsekretäre,

5 152.17 c der Staatsschreiberin oder des Staatsschreibers, d der Leiterin oder des Leiters des Amts für Kommunikation, e der Leiterin oder des Leiters des Fachbereichs Regierungsrats- und Grossratsgeschäfte und f der Leiterin oder des Leiters des zentralen Übersetzungsdienstes.

4 Die Erstellung, die Bekanntgabe und das Zugänglichmachen von als «Ge heim» oder «Vertraulich» klassifizierten Dokumenten und Regierungsratsge schäften sind auf ein Minimum zu beschränken. Die berechtigten Empfängerin nen und Empfänger entscheiden über eine Weitergabe zurückhaltend und in eigener Verantwortung. *

5 Als «Intern» klassifizierte Dokumente und Regierungsratsgeschäfte dürfen im Rahmen der Datenschutzgesetzgebung in dem für die Vor- und Nachbearbei tung der Regierungsratsgeschäfte notwendigen Rahmen bearbeitet, übermittelt und aufbewahrt werden. Die zuständigen Stellen nach Artikel 7 legen die Ver teilung und die Zugriffsberechtigungen für ihre Verantwortungsbereiche fest. *

6 Die Staatskanzlei kann weitere Bearbeitungsvorschriften in verwaltungsinter nen Weisungen festlegen.

3 Bekanntgabe und Akteneinsicht

Art. 9

Grundsatz

1 Nicht klassifizierte Dokumente zu Regierungsratsgeschäften werden nach der Beschlussfassung im Internet öffentlich zugänglich gemacht.

2 Der Regierungsrat kann auf Antrag der zuständigen Direktion oder der Staats kanzlei anordnen, dass ein als «Vertraulich» oder «Intern» klassifizierter Regie rungsratsbeschluss und weitere dazugehörige Dokumente im Internet öffentlich zugänglich gemacht werden, wenn a der Regierungsratsbeschluss von grundsätzlicher Bedeutung ist, b alle schützenswerten Informationen (namentlich personenbezogene An gaben) mit geringem Aufwand aus dem Beschluss entfernt werden kön nen und c der wesentliche Informationsgehalt des Beschlusses dabei erhalten bleibt.

Art. 10

Sperrfrist

1 Ist der Inhalt von nicht klassifizierten Dokumenten für eine bestimmte Zeit nach der Beschlussfassung schutzwürdig, ist eine Sperrfrist für die Bekanntga be vorzusehen.

152.17 6

Art. 11

Datenschutz

1 Die zuständigen Stellen nach Artikel 7 prüfen vor der Klassifizierung von Do kumenten zu Regierungsratsgeschäften, die Personendaten enthalten, ob die Bekanntgabe im Internet ein besonderes Risiko für die betroffenen Personen darstellen könnte. Von der Bekanntgabe ist abzusehen, wenn eine betroffene Person vorgängig ein entgegenstehendes, überwiegendes privates oder öffent liches Interesse glaubhaft macht.

2 Die Betroffenen können ihre Rechte nach den Artikeln 13 und 20 ff. KDSG geltend machen, namentlich das Recht auf Sperrung, auf Auskunft sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten.

Art. 12

Zuständigkeiten

1 Die Staatskanzlei ist für die Bekanntgabe im Internet zuständig.

2 Die Direktionen sind verantwortlich für die Aufbereitung der Dokumente zu Bekanntgabe im Internet. Sie stellen der Staatskanzlei die Dokumente elektro nisch zur Verfügung.

Art. 13

Akteneinsicht

1 Die Einsicht in klassifizierte Dokumente zu Regierungsratsgeschäften richtet sich nach den Bestimmungen über die Akteneinsicht (Art. 27 ff. IG).

2 Über die Einsicht in Dokumente zu Regierungsratsgeschäften, die als «Ge heim» klassifiziert sind, entscheidet in Abweichung von Artikel 7 der Verord nung vom 26. Oktober 1994 über die Information der Bevölkerung (Informati onsverordnung, IV) 1 ) das zuständige Mitglied des Regierungsrates oder die Staatschreiberin oder der Staatsschreiber.

4 Speicherung und Archivierung

Art. 14

Speicherung

1 Die Staatskanzlei speichert die als «Vertraulich» und als «Intern» klassifizier ten Geschäfte und Dokumente in dazu bestimmten Informatiksystemen.

2 Sie erlässt Weisungen über die zum Schutz klassifizierter Informationen not wendigen organisatorischen und technischen Massnahmen. Sie berücksichtigt namentlich die Artikel 4 ff. der Datenschutzverordnung vom 22. Oktober 2008 (DSV) 2 ) .

1) BSG 107.111

2) BSG 152.040.1

7 152.17

Art. 15

Archivierung

1 Die Staatskanzlei führt ein Naharchiv der Regierungsratsbeschlüsse in Pa pierform. Ausgenommen sind die als «Geheim» klassifizierten Beschlüsse.

2 Die dauerhafte Aufbewahrung der Regierungsratsgeschäfte richtet sich nach der Archivierungsgesetzgebung.

5 Schlussbestimmungen

Art. 16

geändert 18-094

9 152.17 Änderungstabelle - nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung BAG-Fundstelle Erlass 13.03.2013 01.10.2013 Erstfassung 13-19 Ingress 21.11.2018 01.01.2019 geändert 18-094

Art. 8 Abs. 1

21.11.2018 01.01.2019 geändert 18-094