Weisung über Drittmittel an der Pädagogischen Hochschule Zürich

1 Weisung über Drittmittel an der PHZH

414.410.5 Weisung über Drittmittel an der Pädagogischen Hochschule Zürich (vom 6. Juni 2011)

1 ,

2 Die Hochschulleitung, gestützt auf §

29 des Fachhochschulgesetzes vom 2. April 2007

3 , beschliesst: A. Allgemeine Bestimmungen

Zweck und

Geltungsbereich

§ 1.

1 Diese Weisung regelt die Ei nwerbung, Verwendung und Administration von Mitteln, die de r Pädagogischen Hochschule Zürich (PHZH) von Dritten zur Ve rfügung gestellt werden.

2 Nicht unter diese Weisung fall en Studien- und Prüfungsgebühren der Aus- und Weiterbildung, Gebühren für Beratungsleistungen gemäss Gebührenordnung, der ordentliche St aatsbeitrag sowie Beiträge aus der Interkantonalen Fac hhochschulvereinbarung

5 .

Definitionen

§ 2.

1 Dritte sind schweizerische und ausländische natürliche und juristische Personen so wie privat- und öffentlich-rechtliche Organisa tionen.

2 Drittmittel sind Gel dbeträge und andere gel dwerte Einnahmen aus Leistungsverträgen, Förderverträgen und Verfügungen sowie ein seitige Zuwendungen im Sinne des Finanzreglements.

3 Geldwerte Einnahmen sind insb esondere Sach- und Arbeitsleis tungen sowie alle sonstigen geldwe rten Vorteile, die der PHZH von Dritten zuteil werden.

4 Sachleistungen sind Gegenstände von bleibendem Wert (Investi tionen) und Verbrauchsgegenstände.

5 Sonstige geldwerte Vorteile sind al le anderen Leistungen Dritter, die der PHZH zugute kommen, beispielsweise das Überlassen von Räumen, Einrichtungen oder Personal, die Bereitstellung von Reise kosten usw., soweit diese durch die Drittmittelgeberschaft unentgelt lich oder erheblich verbilligt zu r Verfügung gestellt werden.

414.410.5 Weisung über Drittmittel an der PHZH Abgrenzung Drittmittel – Gebühr

§ 3.

Drittmittel sind Entschädigungen für im Einzelfall definierte, individuell auf eine Ku ndin / einen Kunden ausgerichtete Leistungen. Gebühren werden demgegenüber für Leistungen erhoben, die aufgrund eines einheitlichen Angebots der PH ZH unterschiedlichen Kundinnen und Kunden offenstehen. Grundsätze

§ 4.

1 Die finanzielle Förderung de r PHZH durch Dritte und die Erbringung von Dienstleistungen zugunsten Dritter dürfen den Auf

- trag der PHZH, insbesondere die Freiheit und Verantwortung von Lehre und Forschung, nicht gefährden.

2 Drittmittel dürfen für Zwecke v on Lehre und Forschung sowie für Dienstleistungen eingesetzt werden.

3 Drittmittel von reinen Förderun gsinstitutionen dürfen entgegen

- genommen werden, wenn diese ausschliesslich und unmittelbar gemein

- nützigen Zwecken dienen und die Ve rgabe von Fördermitteln aufgrund eines anerkannten Verfahrens (offe ne Bewerbung, Begutachtungsver

- fahren, kriteriengestützte Bewilligung) erfolgt.

4 Dienstleistungen sind wettbewerbs gerecht, in der Regel mindes

- tens kostendeckend in Rechnung zu stellen.

5 Personen, die bei der PHZH ange stellt oder anderweitig für die PHZH tätig sind, können nur ausnah msweise Drittmi ttelgeberinnen/ Drittmittelgeber sein. Entspreche nde Verträge sind durch die Hoch

- schulleitung zu genehmigen.

6 Die Bereitstellung von Drittmitteln wird zwischen der Drittmittel

- geberschaft und der PHZH vertraglich oder durch Verfügung der Dritt

- mittelgeberschaft geregelt. B. Einwerbung Kalkulation

§ 5.

1 Für die Festlegung der Tarife gemäss Anhang 1 sind zu be

- rücksichtigen: a. Anteil der Lohn- und Sozialversi cherungskosten der am Projekt beteiligten Mi tarbeitenden, b. Kosten der projektbezogen benut zten Infrastruktur (mit Ausnahme der Arbeitsplätze), c. Kosten für projektbedingte Anschaffungen, d. Kosten für Verbrauchsmateri al, Spesen und Publikationen, e. Abgeltung besonderer Risiken, f. Gemeinkostenzuschlag.

2 Aus einem Drittmittelprojekt alle nfalls resultierende Folgekosten sind ungeachtet der Tarife im Einzelfall zu veranschlagen.

3 Weisung über Drittmittel an der PHZH

414.410.5

Information

§ 6.

1 Unterzeichnungsberechtigte Vorgesetzte werden über die vorgesehene Einwerbung von Drittmi tteln vor Beginn der offiziellen Verhandlungen mit der Drittmittelg eberschaft informiert (vgl. Merk blatt der Prorektoratsle itungen zum Vorgehen).

2 Die/der unterzeichnungsberechtigt e Vorgesetzte entscheidet über den Einbezug weiterer Stellen, insbesondere der Entwicklungs- und Forschungskommission.

Genehmigung

des Angebots

§ 7.

1 Zusammen mit dem Angebot einer Drittmittelgeberin / eines Drittmittelgebers sind der/dem unterzeichnung sberechtigten Vorge setzten weitere zur Entscheidung notwendige Angaben und Unter lagen zur Genehmigung vorzulege n. Dazu gehören insbesondere: a. Angaben über die Dr ittmittelgeberschaft, b. Angaben über Höhe, Dauer und Zweckbestimmung der Mittel, c. eine Projektbeschreibung mit Budgetierung, d. eine Darlegung der erwartbare n Folgekosten, e. eine Erklärung über die Mitwirkung der Einwerbenden / des Ein werbenden an Bescha ffungsvorgängen, die Produkte oder Dienst leistungen der Drittmittelgeb erschaft zum Gegenstand haben.

2 Es sind die dafür bereitgestellten Formulare zu verwenden.

3 Das Angebot bildet die Grundlag e eines Vertragsentwurfs. Ent würfe für Verträge über Dri ttmittel von mehr als Fr.

5000 sind in Zu sammenarbeit mit dem Rechtsdienst zu erstellen bzw. durch diesen zu prüfen. Vertragsergänzungen oder -nachträge sowie Vertragsauflösun gen sind dem Rechtsdienst zur Prüfung vorzuleg en, wenn dieser beim Grundvertrag mi tgewirkt hat.

Auflagen

§ 8.

Die Entscheidung der unterzeic hnungsberechtigten Vorgesetz ten betreffend die Genehmigung ei nes Drittmittelangebots kann von der Erfüllung bestimmter Auflagen abhängig gemacht werden. Das gilt insbesondere, wenn das Drittmittel: a. einen Interessenkonflikt für die PHZH verursacht, b. die Erfüllung anderer Aufgab en der PHZH be einträchtigt, c. die Freiheit der Lehre und Forschung gefährdet, d. die Rechte und Pflichten von Mi tgliedern der PH ZH verletzt, e. den Folgekosten nicht an gemessen Rechnung trägt.

Geistiges

Eigentum

§ 9.

1 Das geistige Eigentum an den Arbeitsergebnissen verbleibt grundsätzlich bei der PHZH. Dies gilt auch für die Nutzungs- und Verwertungsrechte an urheberrechtlich geschützten Werken (vgl. Wei sung zum Umgang mit geistigem Eigentum an der PHZH vom 21. April

2008

6 ).

414.410.5 Weisung über Drittmittel an der PHZH

2 Behält sich die Dri ttmittelgeberschaft die Abtretung von Nutzungs

- rechten vor, so wird die entspreche nde Regelung im Drittmittelvertrag zwingend festgehalten. In jedem Fall sichert sich die PHZH die Nut

- zungsrechte zu hochschulinternen Zwecken. Vertrags unterzeichnung

§ 10.

1 Drittmittelverträge, die Einnahmen bis maximal Fr. 20 000 vorsehen, unterzeichnen die Bereichs leiterin / der Bereichsleiter, die Instituts- oder Zentrumsleiterin / der Instituts- oder Zentrumsleiter bzw. die Forschungsgruppenleiterin / der Forschungsgruppen leiter zusammen mit der Abteilungsleite rin / dem Abteilungsleite r namens der PHZH. Für direkt dem Prorektorat zugeordne te Institute und Zentren tritt die Unterschrift der Prorektorin / des Pror ektors anstelle jener der Abtei

- lungsleitung.

2 Bei Einnahmen ab Fr. 20 000 ist neben der Unterschrift der Abtei

- lungsleitung jene des zuständigen Mitglieds der Hochschulleitung erfor

- derlich. Für direkt de m Prorektorat zugeordnet e Institute und Zentren tritt die Unterschrift der Rektorin / d es Rektors neben jene der Prorek

- torin / des Prorektors.

3 Bei Einnahmen ab Fr. 50 000 tragen die Verträge die Unterschrif

- ten der Rektorin / des Rektors und des zuständigen Mitglieds der Hochschulleitung. Solche Verträge si nd der Hochschulleitung vor der Unterzeichnung zur Kenntnis zu bringen.

4 Bei Einnahmen ab Fr. 150 000 bedürfen die Verträge der vorgän

- gigen Zustimmung im Rahmen ei nes Beschlusses der Hochschullei

- tung.

5 Übersteigen die jährlichen Einnahm en 1 Mio. Franken, sind die Verträge dem Fachhochschulrat und dem Hochschulamt vor der Unter

- zeichnung zur Prüfung und Gene hmigung zu unterbreiten.

6 Die Beträge verstehen sich exklusive Mehrwertsteuer.

7 Der Abschluss von Fördermittelver trägen erfordert ungeachtet der Höhe des entsprec henden Drittmittels die vo rgängige Zustimmung im Rahmen eines Beschlusses der Hochschulleitung.

8 Die Entgegennahme von Zuwendun gen richtet sich nach dem Finanzreglement.

9 Das Original a ller unterzeichneten Vertr äge und Verfügungen ist dem Rechtsdienst zu übermitteln; das zuständige Mitglied der Hoch

5 Weisung über Drittmittel an der PHZH

414.410.5 C. Verwendung

Einsatz der

Drittmittel

§ 11.

1 Drittmittel sind in der Regel zweckgebunden. Sie stehen im Eigentum der PHZH, welche die Dri ttmittel auch verwaltet. Ver fügungsberechtigt ist die Organisat ionseinheit oder di e Mitarbeiterin / der Mitarbeiter, die/der durch die Dr ittmittelgeberschaft als Erfüllungs partnerin / Erfüllungspartner bezeichnet wird. Die Verwendung der Drittmittel erfolgt unt er Einhaltung der Rege lungen betreffend Aus gabenkompetenzen gemäss Finanzr eglement und der vertraglichen Regelungen bzw. der Verfügung der Drittmi ttelgeberschaft.

2 Über die Zuordnung von Zuwendung en entscheidet im Zweifels fall die Hochschulleitung. §

18 des Finanzreglements bleibt vorbehal ten.

Overhead

beiträge SNF

§ 12.

1 Die Overheadbeiträge des Sc hweizerischen Nationalfonds werden wie folgt aufgeteilt: a.

1 /

3 geht an die den Overheadbeitrag generierende Forschungs gruppe und wird zu deren Förderun g eingesetzt. Bei Fehlen einer Forschungsgruppe geht der Beitrag an die Abteilung Forschung und Entwicklung und wird ge mäss lit. b verwendet. b.

1 /

3 geht an die Abteilung Fors chung und Entwicklung zur Förde rung bestimmter Proj ekte oder Aktivitäten. c.

1 /

3 geht an die Abteilung Forschung und Entwicklung zur Steige rung des Selbstfi nanzierungsgrads.

2 Die Leiterin / der Leiter der begünstigten Organisationseinheit beschliesst im Sinne von lit. a oder b über die konkrete Verwendung der Beiträge.

3 Einzelheiten bezüglich Abrec hnung und Administration der Bei träge werden von der Abteilungsl eitung Forschung und Entwicklung in einem Merkblatt geregelt. D. Administration

Rechnungs

legung und

Reporting

§ 13.

1 Rechnungslegung und Reporting richten sich nach den Vorgaben der Abteilung Finanzen und Controlling und der Drittmit telgeberschaft.

2 Wo erforderlich können separate Projektrechnungen eingerichtet werden. Im Übrigen erfolgt die Rechnungslegung in der Regel über den jeweiligen Kostenträger.

414.410.5 Weisung über Drittmittel an der PHZH

3 Die verfügungsberechtigte/n Person/ en über die Drittmittel ist/sind verpflichtet, den internen und exter nen Aufsichtsorganen jederzeit Aus

- kunft über Projektstand und finanzie lle Belange zu erteilen und Ein

- sicht in die Projektunterlagen zu gewähren. Bericht erstattung in der Linie

§ 14.

1 Das Projektbudget darf nich t überschritten werden. In Ausnahmefällen kann die zuständige Prorektorin / der zuständige Pro

- rektor das Budget auf Antrag der Pr ojektleitung ausweiten. Es sind die dafür bereitgestellten Formulare zu verwenden.

2 Der Projekterfolg wird durch die projektver antwortliche Person dokumentiert und der/dem direkten Vorg esetzten zur Kenntnis gebracht. Diese/dieser berichtet wiederum in der Linie. Versicherung

§ 15.

Besondere Risiken sind zula sten der entsprechenden Pro

- jekte separat zu versichern. Die Ho chschulleitung regelt die Einzel

- heiten jeweils nach Rückspra che mit der Finanzdirektion. Drittmittel anstellung

§ 16.

Die Anstellung von Personen im Rahmen eines Drittmittel

- projekts erfolgt durch einen privat rechtlichen Arbeit svertrag gemäss Anhang 2. Es sind die dafür bereitgestellten Formulare zu verwenden. E. Schlussbestimmung Aufhebung bis herigen Rechts

§ 17.

Die Weisung für Verrechnungsansätze von Leistungen an Dritte vom 16. August 2004 wird mit Inkr afttreten der vorliegenden Weisung aufgehoben.

1 OS 66, 483 ; Begründung siehe ABl 2011, 1819 .

2 Inkrafttreten: 1. Oktober 2011.

3 LS 414.10 .

4 LS 414.112 .

5 LS 414.12 .

6 LS 414.410.2 .

7 Weisung über Drittmittel an der PHZH

414.410.5 Anhang 1: Verrechnung von Leistungen

1. Tarife Mitarbeitendenkategorien Verrechnungsansätze (Fr./h) Tarif A Tarif B Tarif C Professoren/-innen / Dozierende

145

180

210 Wissenschaftliche Mitarbeitende / Assistierende

115

150

180 Wissenschaftliche Hilfskräfte

120

150

1 Die Verrechnungsansätze verstehen sich als Betrag pro Arbeits stunde in Schweizer Franken exklusive Mehrwertsteuer.

2 Die Abteilung Finanzen und Cont rolling legt vor der Vertrags unterzeichnung fest, ob die Mehrwe rtsteuer zu verrechnen ist. Die Mehrwertsteuer wird dem Projekt belastet.

3 Werden für die Durchführung eine s Drittmittelprojekts externe Fachleute zugezogen, sind die Honor aransätze gemäss Weisung für die Entschädigung von externen Mita rbeitenden weiter zu belasten.

4 Projektspezifische Sachkosten und Spesen sind zu Selbstkosten ansätzen zu verrechnen.

2. Tarifstruktur

1 Tarif A deckt die direkten Pers onalkosten und die Gemeinkosten des Prorektorats.

2 Tarif B deckt zusätzlich zu Abs. 1 die Gemeinkosten der Verwal tung.

3 Tarif C deckt zusätzlich zu Abs.

1 und 2 sämtliche Sachgemein kosten.

3. Anwendung der Tarife

1 Tarif A kommt nur in Ausnahmefällen zur Anwendung, sofern Interessen von Lehre und Fors chung dies rechtfertigen.

2 Tarif B kommt zur Anwendung, wenn folgende Voraussetzungen alternativ erfüllt sind: a. bei der Drittmittelgeberschaft handelt es sich um eine nicht gewinn orientierte Institution (z. B. geme innützige Stiftung, NGO, kanto nale Verwaltung), b. bei der Drittmittelgeberschaft handelt es sich um eine Partner schule der PHZH.

414.410.5 Weisung über Drittmittel an der PHZH

3 Tarif C kommt zur Anwendung, we nn folgende Voraussetzungen alternativ erfüllt sind: a. bei der Drittmittelgeberschaft ha ndelt es sich um eine gewinnorien

- tierte öffentlich-rechtliche Institution, b. bei der Drittmittelgeb erschaft handelt es si ch um ein privatwirt

- schaftliches Unternehmen.

4 Die Tarife B und C sind Richtgrö ssen, die je nach Marktverhält

- nissen und Projektinhalt erhöht werden können.

5 Die Tarife B und C können gesenkt werden, sofern die Drittmittel

- geberschaft an gesetzliche Vorgaben oder unternehmensinterne Rechts

- grundlagen gebunden ist, die fixe, ve rbindliche Maximalansätze vor

- sehen, welche tiefer sind als die vo rliegenden, und die Interessen von Lehre und Forschung die Durchführun g des Drittmittelprojekts recht

- fertigen.

6 Für Lehrmittelprojekte und Vert räge mit dem Volksschulamt kann die Hochschulleitung besondere Rahmentarife festlegen.

7 Die Abteilungs-, Instituts- und Ze ntrumsleitungen sind für die korrekte Anwendung der Tarife verantwortlich.

9 Weisung über Drittmittel an der PHZH

414.410.5 Anhang 2: Drittmittelanstellungen

1. Dauer

1 Arbeitsverträge bzw. Erhöhungen des Beschäftigungsgrads wer den in der Regel befristet, im Maximum entsprechend der Projektdauer abgeschlossen.

2 Über Drittmittel finanzierte Mita rbeitende dürfen insgesamt nicht länger angestellt werden, als dies die in der Pers onalverordnung der Zürcher Fachhochschule genannten Anstellungsfristen für Assistierende erlauben.

2. Altersbeschränkung Anstellungen von Drittmittelangeste llten sind in der Regel bis zur Vollendung des 65. Altersjahrs möglich.

3. Lohn

1 Die Einreihung der Stellen der Drittmittelangestellten richtet sich nach den Grundsätzen und nach dem Lohnsystem de r Personalverord nung der Zürcher Fachhochschule

4 . Vorbehalten bleiben die Bestim mungen des Schweizerischen Nati onalfonds und der EU-Richtlinien.

2 Die Regelungen betreffend Lohnf ortzahlung bei Unfall, Krank heit oder Mutterschaft sind jenen der Anstellungsverfügungen der Angestellten der PHZH angeglichen.

3 Die Drittmittelangeste llten können im gleichen Umfang wie die

4. Spesen Die Spesen richten sich na ch dem Spesenreglement. Die Löhne von Drittmi ttelangestellten sind bei der Beamtenversi cherungskasse versicherungspflichtig.

414.410.5 Weisung über Drittmittel an der PHZH

6. Kündigung

1 Kündigungen nicht befristeter Vert räge erfolgen in der Regel auf Antrag der personalverantwortliche n Stelle durch di e Personalabtei

- lung. Die über das Drittmittel verfügungsberechtigte Organisationsein

- heit bzw. die/der verfüg ungsberechtigte Mitarbeitende ist verpflichtet, die Kündigung rechtzeitig in die We ge zu leiten, sodass die Lohnkosten bis zum Ablauf der Kündigungsfrist durch das Drittmittel gedeckt sind. Ausserdem ist die Hochschulleitun g der PHZH berechtigt, Kündigun

- gen zu veranlassen.

2 Die Betroffenen sind in allen Fällen vorgängig anzuhören.

3 Ein Anspruch auf Weiterführung des Anstellungsverhältnisses zulasten staatlicher Mittel besteht nicht.