Verordnung über die Verwaltung und Aufbewahrung von Akten durch das Verwaltungsgericht und die seiner Aufsicht unterstellten Schätzungskommissionen

Nr. 47 Verordnung über die Verwaltung und Aufbewahrung von Akten durch das Verwaltungsgericht und die seiner Aufsicht unterstellten Schätzungskommissionen vom 3. November 2004 * Das Verwaltungsgericht des Kantons Luzern, (Stand 1. Januar 2005) gestützt auf

§ 20 Absatz 3 des Gesetzes über das Archivwesen (Archivgesetz) vom

16. Juni 2003

1 beschliesst: ,

§ 1

Geltungsbereich

1 Diese Verordnung gilt für das Verwaltungsgericht, die Schätzungskommission nach Enteignungsgesetz und die Wildschaden-Schätzungskommissio nen.

2 Soweit die Kantonale Gerichtskasse für die in Absatz 1 genannten Gerichte tätig war, gilt die Verordnung auch für sie.

§ 2

Zweck

1 Die Verordnung regelt die Verwaltung und Aufbewahrung der Gerichtsund Verwa

l- tungsakten.

2 Sie regelt ferner das Eins ichtsrecht von Personen in die Akten abgeschlossener Verfah- ren, sofern sich diese Akten nicht im Staatsarchiv befinden. * G 2004 469

1 SRL Nr. 585

2 Nr.

§ 3

Begriffsbestimmung

1 Als Gerichtsakten gelten: a. die im Verfahren aufgelegten oder hergestellten Urkunden (wie Rechtsschriften, Ein gaben, Plädoyernotizen, Verfahrensund Verhandlungsprotokolle, Gutachten, Amtsberichte, Aktenverzeichnisse, Verfügungen, Urteile, Entscheide), b. Beweisurkunden, welche den Parteien nicht zurückgegeben werden.

2 Als Verwaltungsakten gelten: a. Protokolle und Korrespondenz ausserhalb förmlicher Verfahren und Prozesse, b. Personalakten, c. Akten im Zusammenhang mit Arbeitsverhältnissen, d. Akten in Aufsichtssachen, e. Buchhaltungsakten, Kontoblätter, Rechnungsbelege und Quittungen der Kantonalen Gerichtskass e, f. Stellungnahmen, Vernehmlassungen, Weisungen, g. Leistungsaufträge, Statistiken und Rechenschaftsberichte.

§ 4

Aktenverwaltung

1 Während der Hängigkeit eines Verfahrens sorgt die Kanzlei nach Weisung des G e- richts für eine sinnvolle Bearbeitung, Weiter leitung und Ablage der Gerichtsakten.

2 Absatz 1 gilt sinngemäss auch für die Bearbeitung von Verwaltungsakten.

§ 5

Aktenauflösung Für die Aktenauflösung ist grundsätzlich diejenige Instanz zuständig, bei welcher das Verfahren rechtskräftig abgeschlossen w ird.

§ 6

Aktenrücksendung

1 Die Parteibelege sind den Berechtigten in der Regel zurückzugeben. Zu den Parteib

e- legen gehören die Urkunden und Augenscheinsobjekte, nicht aber die Eingaben und Rechtsschriften.

2 Bei Privatpersonen oder bei Behörden edierte Or iginalakten sind zurückzugeben. Fot

o- kopien bleiben in der Regel bei den Gerichtsakten.

§ 7

Aktenaufbewahrung

1 Nach rechtskräftigem Abschluss des Verfahrens oder nach Erledigung der Verwal- tungssache sind die Gerichtsbeziehungsweise Verwaltungsakten sachg erecht und s

i- cher aufzubewahren und vor Missbrauch, Beschädigung und Verlust zu schützen.

2 Die in § 1 erwähnten Gerichte führen Archive, die sich in der Regel in ihren Räum- lichkeiten befinden.

Nr.

§ 8

Aufbewahrungsdauer

1 Die Gerichtsakten sind während 30 Jahren seit Abschluss des Verfahrens aufzubewah- ren. In besonderen Verfahren kann das für die Aufbewahrung zuständige Gericht eine unbeschränkte Aufbewahrungspflicht anordnen.

2 Die Urteilsund Entscheidsammlungen in Form von Protokollbänden sind unbe- schränkt aufzubewahren.

3 Verwaltungsakten sind während 10 Jahren aufzubewahren mit folgenden Ausnahmen: a. Beim Verwaltungsgericht sind die Beschlüsse des Gesamtgerichts und der Verwal- tungskommission in Form von Protokollbänden unbeschränkt aufzubewahren, b. bei Personalakten endet die Aufbewahrung nach 10 Jahren seit Beendigung des A

r- beitsverhältnisses, c. für Akten nach § 3 Absatz 2e bleiben abweichende Weisungen der kantonalen F

i- nanzkontrolle vorbehalten.

§ 9

Anbietepflicht gegenüber dem Staatsarchiv

1 Nach Abl auf der Aufbewahrungspflicht sind die Akten dem Staatsarchiv zur Übe

r- nahme anzubieten. Lehnt das Staatsarchiv die Übernahme der Akten ab, sind sie zu ver- nichten.

2 Das Staatsarchiv kann auch bereits vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist um Übernahme der Akten ersucht werden.

3 Nach Ablauf von 50 Jahren sind dem Staatsarchiv auf dessen Verlangen unbeschränkt aufzubewahrende Akten zu überlassen.

§ 10

Akteneinsicht

1 Die Akteneinsicht während eines hängigen Verfahrens richtet sich nach der massg

e- benden Verfahrenso rdnung und nach den Anordnungen des zuständigen Gerichts. Nach rechtskräftiger Erledigung des Verfahrens richtet sich das Einsichtsrecht unter Vorbehalt der nachfolgenden Bestimmungen nach dem Datenschutzgesetz

2 Nach rechtskräftiger Erledigung des Verfahrens können Personen die Akten einsehen, wenn sie ein schutzwürdiges Interesse geltend machen können. Insbesondere haben sie ein Einsichtsrecht, wenn sie . a. ein gerichtliches oder administratives Verfahren anstrengen, für das die archivierten Akten von Be deutung sind, b. ein wissenschaftliches Interesse (Studienoder Forschungszweck) nachweisen kö

n- nen. Lässt der Bearbeitungszweck die Anonymisierung der Akten nicht zu, müssen sich die Berechtigten verpflichten, über die eingesehenen Akten Stillschweigen zu bewahren und die gewonnenen Informationen nur zum angegebenen Forschung

s- zweck zu verwenden.

2 SRL Nr. 38

4 Nr.

3 Die Einsicht in die Akten ist nicht zu gewähren, wenn ein schutzwürdiges Interesse an der Geheimhaltung seitens privater Dritter oder der Öffentlichkeit vorgeht.

§ 11

Entscheid über Akteneinsicht

1 Über die Akteneinsicht entscheidet in der Regel jenes Gericht, das für die Aufbewah- rung der fraglichen Akten verantwortlich ist.

2 Befinden sich die Akten in mehreren Archiven, so entscheidet das Gericht, welches das Ve rfahren rechtskräftig abgeschlossen hat.

§ 12

Inkrafttreten Die Verordnung tritt am 1. Januar 2005 in Kraft. Sie ist zu veröffentlichen. Luzern, 3. November 2004 Im Namen des Verwaltungsgerichts Die Präsidentin: Anita Zosso Der Kanzleichef: Bernhard Weber