Archivverordnung

1 Archivverordnung

432.111

1. 10. 08 - 62 Archivverordnung (vom 9. Dezember 1998)

1 I. Allgemeines

Geltungsbereich

§ 1.

1 Diese Verordnung regelt a. die Aufbewahrung von Akten der öffentlichen Organe der kanto nalen Verwaltung im Hinblick auf die Übernahme und Archivie rung durch das Staatsarchiv, b. die Organisation, die Aufgaben und die Re chte des Staatsarchivs.

2 Sie gilt sinngemäss für die öffent lichen Organe der Gemeinden, soweit diese keine eigenen Regelungen erlassen haben.

Begriffe

§ 2.

1 Elektronische und andere Aufzeichnungen sind insbeson dere digital und analog gespeichert e Informationen auf magnetischen, optischen oder anderwei tigen Speichermedien.

2 Ergänzende Unterlagen sind insbesondere a. Steuerungs- und Findmittel wie Ve rzeichnisse, Registraturpläne, Geschäftskontrollen, Karteien, Li sten in jeglicher Aufzeichnungs form, b. technische Hilfsmittel und Daten, die notwendig sind, um Informa tionen verständlich zu machen und zu nutzen.

3 Aktenablagen sind Einr ichtungen der öffent lichen Organe, die der geordneten Aufbewahrung de r Akten dienen, bevor sie einem Archiv mit Fachpersonal zur Übernahme angeboten werden.

4 Amtsdruckschriften sind einmalig oder periodisch erscheinende Publikationen, die im Auftrag oder unter Mitwirkung von öffentlichen Organen erstellt wurden und für die Öffentlichkeit bestimmt oder einem eingeschränkten Empfängerkreis zugänglich sind. Als Amts druckschriften gelten namentlich fo lgende Publikati onen öffentlicher Organe:

6 a. öffentlich zugängliche Druckpublikationen, b. Handbücher und Dienstanweisungen, c. Kommissions- und Expertenberichte, d. Gutachten und Studien.

432.111 Archivverordnung Archive mit Fachpersonal

§ 3.

1 Als Archive mit Fachpersonal gelten neben dem Staats

- archiv die Stadtarchive von Zürich und Winterthur, das Universitäts

- archiv sowie die von der Direkti on der Justiz und des Innern bezeich

- neten weiteren Archive.

2 Ihnen stehen gegenüber den öffe ntlichen Organen in ihrem Zu

- ständigkeitsbereich sinngemäss di e Rechte des Staatsarchivs zu. Schutzfristen

§ 4.

1 Sind weder Todes- noch Gebur tsdatum einer Person fest

- stellbar, endet die Schutzfrist 80 Ja hre, nachdem die Akten geschlossen wurden.

2 Wichtige Gründe für die Einsicht nahme in archivierte Akten mit Personendaten verstorbener Personen im Sinn von §

11 Abs. 2 des Archivgesetzes

4 liegen vor, wenn a. die Einsichtnahme im überwiegenden Interesse der Rechtsnachfol

- gerin oder des Rechtsnachfolgers der verstorbenen Person erfolgt oder diese zugestimmt haben ode r deren Zustimmung nach den Umständen vorausgesetzt werden kann, b. die Akten für Gesetzgebung, Re chtsprechung, statistische oder wissenschaftliche Zwecke oder ei nen Entscheid über die Rechte der Rechtsnachfolgerinnen oder -n achfolger verstorbener Perso

- nen benötigt werden.

3 Das Archiv entscheidet über Gesuche um Einsichtnahme. Übergang der datenschutz rechtlichen Ve r a n t w o r t u n g

§ 5.

7 Mit der Übernahme von Akten wird das Staatsarchiv zum verantwortlichen Organ im Sinn de s Gesetzes über die Information und den Datenschutz vom 12. Februar 2007 (IDG)

2 . Die Aufbewahrung im Auftrag im Sinne von §

13 bleibt vorbehalten. Archiv würdigkeit

§ 6.

1 Akten sind archivwürdig, wenn sie voraussichtlich von dauerndem Wert sind für a. die Dokumentierung der Organ isation und der Tätigkeit des öffentlichen Organs, b. die Sicherung berechtigter Inte ressen betroffe ner Personen oder Dritter, c. das Verständnis der Gegenw art und der Geschichte, d. die Gesetzgebung, die Verwaltungstätigkeit oder die Rechtspre

- chung, e. die Wissenschaft und die Forschung.

2 Das Staatsarchiv bewertet nach Anhörung der öffentlichen Organe

3 Archivverordnung

432.111

1. 10. 08 - 62 II. Grundsätze für die Aktenabl age der öffentlichen Organe

Leitung

§ 7.

1 Das öffentliche Organ bezeichne t eine für die Aktenablage verantwortliche Person.

2 Diese arbeitet mit dem Staatsarchiv zusammen.

Organisation

§ 8.

1 Akten werden nach Möglichkeit im Original aufbewahrt.

2 Hilfsmittel, die für die Reproduzie rung erforderlich sind, werden mitaufbewahrt.

3 Bei der Ablage wird darauf geachtet, dass a. die Akten vollständig und verläss lich sind, so dass die Geschäfts vorgänge daraus jederz eit nachvollziehbar sind, b. die Akten nach Verfahrensart, Sachgebiet, Eingan gs-, Erledigungs datum oder anderen geeigneten und eindeutigen Kriterien geord net sind, c. die eingesetzten technischen Hilf smittel, insbesonde re im Bereich der Büroautomation, mit den tec hnischen Vorgaben des Kantons übereinstimmen, d. alterungsbeständi ge Informationsträger so wie Beschreibstoffe und sonstige Hilfsmittel verwendet werden, die Gewähr für eine aus reichende Lebensdauer bieten.

4 Öffentliche Organe führen Regi straturpläne und Verzeichnisse zum Zweck der Erschliessung ihrer Akten.

Räumliche

Anforderungen

§ 9.

Die Räume für Aktenablagen mü ssen abschliessbar sein und die Akten vor schädlichen Einwir kungen, insbesondere durch Feuer, Staub, Feuchtigkeit und Son nenbestrahlung, schützen.

Anbietungs

pflicht

§ 10.

1 Die öffentlichen Organe bi eten ihre Akten dem Staats archiv an, sobald sie diese nicht me hr benötigen, in der Regel perio disch, spätestens aber zehn Jahre danach.

2 Fällt eine öffentliche Aufgabe durch die Auflös ung des Organs oder seine Überführung ins Zivilrecht dahin, bietet das Organ die bis zu diesem Zeitpunkt entstandene n Akten dem Staatsarchiv an.

3 Die öffentlichen Organe sorgen für den Transport der Akten ins Staatsarchiv.

4 Das Staatsarchiv kann ein öffent liches Organ verpflichten, ange botene archivwürdige Akten weiter aufzubewahren, wenn sie aus Kapazitätsgründen nicht sofo rt übernommen werden können.

432.111 Archivverordnung Ablieferungs pflicht

§ 10

1 Die öffentlichen Organe stellen dem Staatsarchiv von jeder Amtsdruckschrift unmittelbar nach dere r Fertigstellung ein Exemplar zu. Von der Ablieferungs pflicht ausgenommen sind Druck

- sachen mit geringem Informationsgehalt wie Werbematerial, Ein

- ladungen und Formulare.

2 Handbücher und Dienst anweisungen sind ablieferungspflichtig, wenn sie bereichsübergreifend ode r für mindestens 50 Personen ver

- bindlich sind. Die Ablieferungspflic ht bezieht sich auch auf deren Änderungen und Aktualisierungen.

3 Das ablieferungspflichtige öffentliche Organ kann für Amtsdruck

- schriften, die nicht für die Öffentli chkeit bestimmt sind, eine Schutz

- frist von bis zu 30 Jahren festlege n. Während der Schutzfrist werden die Druckschriften wie gesc hützte Akten behandelt.

4 In begründeten Fällen kann das Staatsarchiv mit dem abliefe

- rungspflichtigen Organ abweichende Vereinbarungen schliessen. Es regelt insbesondere die Ablieferung von Amtsdruckschriften in elekt

- ronischer Form. III. Staatsarchiv

1. Organisation und Aufgaben Leitung

§ 11.

Das Staatsarchiv ist ein Amt der Direktion der Justiz und des Innern und wird von der Staatsar chivarin oder dem Staatsarchivar geleitet. Aufgaben

§ 12.

Das Staatsarchiv hat die Aufgabe: a. die archivwürdigen Akten ausz uwählen, zu bewerten und zu ver

- zeichnen, b. die Bestände zu erhalten, c. die Benützbarkeit der Be stände zu gewährleisten, d. Forschungen zur Landes-, Orts- und Personengeschichte durch Be

- ratung, durch Erarbe itung von Register n und Dokumentationen sowie durch Publikation von Quel len und Inventaren zu fördern und zu erleichtern, e. seine Bestände durch Öffentlic hkeitsarbeit bekannt zu machen, f. die fachliche Aufsicht über die Archive ausz uüben sowie die öf

- fentlichen Organe in Fragen de r Aktenablage zu beraten und zu unterstützen,

5 Archivverordnung

432.111

1. 10. 08 - 62 g. Aufzeichnungen und Überlieferungsg ut privater Herkunft zu über nehmen, wo dies für die Ergänzung der Bestände und die zürcherische Geschich te von Bedeutung ist.

Au fb ew a hr un g

im Auftrag

§ 13.

1 Das Staatsarchiv kann im Ei nvernehmen mit einem öffent lichen Organ Akten aufbewahren, für die noch keine Anbietungs pflicht besteht und über deren Archiv würdigkeit noch nicht entschie den worden ist.

2 Bis zur Übernahme in das Archivgut des Staa tsarchivs bleibt das öffentliche Organ für den Datens chutz verantwortlich. Dem Staats archiv ist nur eine Bearbeitung im Hinblick auf künfti ge Archivierung erlaubt.

Benützungs

ordnung

§ 14.

Das Staatsarchiv erlässt eine Ordnung für die Benützung seiner Archivalien und Einrichtungen.

2. Rechte des Staatsarchivs

Weisu ng srec ht

§ 15.

Das Staatsarchiv kann für die Anbietung und die Über nahme von Akten Weisungen erlassen.

Zugang zu den

Aktenablagen

§ 16.

1 Das Staatsarchiv hat zu de n Aktenablagen der öffent lichen Organe Zugang, soweit es zur sachgerechten und rationellen Erfüllung seiner Aufg aben notwendig ist.

2 Es wird bei Projekten zur elek tronischen Aktenverwaltung ange hört.

Auslagerung

§ 17.

Teilbestände des Staatsarchiv s können aufgrund einer Ver einbarung bei einer a nderen Stelle aufbewahrt werden, wenn die Er haltung, die Benützbarkeit und der Schutz vor unbefugter Benützung gewährleistet wird. Die Aufsicht üb er die Archivierung und die daten schutzrechtliche Verantwortlichkeit verbleiben beim Staatsarchiv.

Belegexemplar

§ 18.

Dem Staatsarchiv ist von Werk en, die ganz oder teilweise auf der Benützung seiner Bestände beruhen, ein unentgeltliches Be legexemplar abzugeben.

Ältere

Archivteile

§ 19.

1 Als ältere Archivte ile im Sinn von §

6 Abs. 2 des Archiv gesetzes

4 gelten die mehr als 50 Jahre alten Bestände.

2 Nach der Übernahme dieser Best ände verfügt das Staatsarchiv selbstständig darüber.

432.111 Archivverordnung

3. Zugänglichkeit des Archivguts Einsichtnahme

§ 20.

1 Die Archivbestände des Staatsarchivs stehen der Öffent

- lichkeit im Rahmen der Benützu ngsordnung und unter Beachtung gesetzlicher Schutzfristen grundsät zlich unentgeltlich zur Einsichtnahme zur Verfügung.

2 Die Einsichtnahme geschieht unter Aufsicht. Das Staatsarchiv kann verlangen, dass sich die Benü tzerin oder der Benützer ausweist. b. Einschrän kung und Verweigerung

§ 21.

1 Einschränkung und Verweigerung der Einsichtnahme rich

- ten sich nach dem IDG

2 . Darüber hinaus kann das Staatsarchiv die Einsichtnahme einschränke n oder verweigern, wenn a. der Zustand der Archivalien es erfordert, b. die Vereinbarung mit den Depone nten von Archivalien privater Herkunft dies verlangt.

2 Wo es zum Schutz der Archivalie n notwendig ist, können anstelle von Originalen Kopien zur Verfügung gestellt werden. Ausleihe

§ 22.

1 Ausleihe von Archivalien an Dr itte ist in der Regel nur für Ausstellungen und unter den folg enden Voraussetzungen möglich: a. der Zustand der Archival ien erlaubt die Ausleihe, b. die Ausstellungsbedingungen ents prechen hinsichtlich Transport, Sicherheit und konservatorische n Verhältnissen den Archivierungs

- bedingungen, c. die Urheberrechte an den Ar chivalien sind gewährleistet, d. der Leihnehmer oder die Leihne hmerin trägt die Kosten für Sicherheitskopien, e. die Ausleihe verursacht keinen unverhältnismässigen Aufwand.

2 Für die Ausleihe von Archivalien privater Herkunft gelten die bei der Übernahme getroffe nen Vereinbarungen. Nutzung zu gewerblichen Zwecken

§ 23.

1 Die Nutzung von Archivalien zu gewerblichen Zwecken bedarf einer Bewilligung.

2 Die Bewilligung kann von einer vertraglichen Regelung des Nutzungsumfangs und einer Gewinnbe teiligung des Staatsarchivs ab

- hängig gemacht werden. Verstösse gegen die Benützungs ordnung

§ 24.

1 Das Staatsarchiv kann bei schw eren Verstössen gegen die Benützungsordnung das Benützungsr echt entziehen oder einschrän

- ken.

2 Als schwere Verstösse gelten insb esondere vorsätzliche oder grob

- fahrlässige Beschädig ung und Veränderung von Archivalien sowie wiederholte Veränderung des Or dnungszustands von Archivalien. a. Allgemein

7 Archivverordnung

432.111

1. 10. 08 - 62

Rechte

betroffener

Personen

§ 25.

Betroffene Personen haben ke inen Anspruch auf Berich tigung oder Vernichtung von archiv ierten Daten. Das Recht auf An bringung eines Vermerks betreffend die Richtigkeit oder Unrichtigkeit von Daten ist gewährleistet. IV. Archivkommission

Zusammen

setzung

§ 26.

Die Archivkommission besteh t aus der Vorsteherin oder dem Vorsteher der Direktion der Ju stiz und des Innern, der Staats archivarin oder dem Staatsarchivar und seiner Vertretung, den Stadt archivarinnen oder den Stadtarchi varen von Zürich und Winterthur, einer Vertretung der übrigen Geme inden, der oder dem kantonalen Beauftragten für den Datenschutz, einer Vertreterin oder einem Ver treter des Sekretariats der Direkt ion der Justiz und des Innern sowie der obersten kantonalen Gerichte.

Aufgaben

§ 27.

Die Archivkommission berät den Regierungsrat und die obersten kantonalen Gerichte bezüglich Entwicklung und Organi sation des Archivwesens in der Ve rwaltung sowie bezüglich Daten schutz im Archivwesen. V. Schluss- und Übergangsbestimmungen

Aufhebung von

Verordnungen

§ 28.

Die nachstehenden Verordnung en werden aufgehoben: a. Verordnung über die Gemeinde archive vom 21. April 1960; b. Verordnung für die Archive der Bezirksbehörden vom 24. Novem ber 1921; c. Verordnung über das Staatsar chiv vom 10. April 1974.

Übergangs

bestimmungen

§ 29.

1 Abgelieferte Akten öffentliche r Organe, welche das Staats archiv noch nicht übernommen hat, werden bis zur Übernahme oder Rückgabe nach den Bestimmungen über das Aufbewahren im Auftrag behandelt.

2 Für die aus den Gerichts- und Gemeindearchiven dem Staat sarchiv übergebenen Pr ozessakten und Spruchbücher gelten bis zur Änderung der Verordnung des Ober gerichts über die Archive der Gerichte, der Friedensrichter-, Gemeindeammann-, Stadtammann- und der Betreibungsämter vom 29. Juni 1994

3 die Schutzfristen des Archivgesetzes

4 und dieser Verordnung.

432.111 Archivverordnung Inkrafttreten

§ 30.

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 1999 in Kraft.

1 OS 54, 956.

2 LS 170.4 .

3 LS 211.16 .

4 LS 432.11 .

5 Fassung gemäss RRB vom 22. September 2004 ( OS 59, 288 ). In Kraft seit

1. November 2004.

6 Eingefügt durch RRB vom 22. Juni 2005 ( OS 60, 258 ). In Kraft seit 1. August

2005.

7 Fassung gemäss RRB vom 28. Mai 2008 ( OS 63, 334 ; ABl 2008, 916 ). In Kraft seit 1. Oktober 2008.