Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Saarlandes Vom 9. Juli 2020

Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Saarlandes Vom 9. Juli 2020

Gesamtausgabe in der Gültigkeit vom 31.07.2020 bis 31.12.2034

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Aufgrund des § 10a Absatz 3 des E-Government-Gesetzes Saarland, zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 15. Mai 2019 (Amtsbl. I S. 653), verordnet die Landesregierung:

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Verordnung gilt für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von öffentlichen Aufträgen und Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden, soweit diese Verordnung keine abweichenden Bestimmungen enthält.

(2) Abweichend von Absatz 1 ist diese Verordnung nicht anzuwenden auf Rechnungsdaten, die nach § 6 Absatz 2 Nr. 1 bis 4 des Saarländischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes vom 4. April 2001 (Amtsbl. S. 1182), zuletzt geändert durch Artikel 11 des Gesetzes vom 22. August 2018 (Amtsbl. I S. 674), in der jeweils geltenden Fassung, als STRENG GEHEIM, GEHEIM, VS-VERTRAULICH oder VS-NUR FÜR DEN DIENSTGEBRAUCH eingestuft sind.

(3) Wenn bei Beschaffungen im Ausland der Rechnungssteller nicht über die erforderlichen technischen Möglichkeiten zur Ausstellung und zur Übermittlung elektronischer Rechnungen verfügt, so ist das Verfahren vom Geltungsbereich dieser Verordnung ausgenommen.

§ 2 Begriffsbestimmungen

(1) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

(2) Eine elektronische Rechnung ist jedes Dokument im Sinne von Absatz 1, wenn

1.

es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und

2.

das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

(3) Rechnungssteller sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine Rechnung an Rechnungsempfänger im Sinne von Absatz 4 ausstellen und übermitteln.

(4) Rechnungsempfänger sind alle öffentlichen Auftraggeber im Sinne von § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S. 1750, 3245), zuletzt geändert durch Artikel 10 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151), in der jeweils geltenden Fassung, soweit diese Rechtsverordnung keine abweichenden Bestimmungen enthält.

(5) Rechnungssender sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine elektronische Rechnung im Auftrag des Rechnungsstellers ausstellen und übermitteln.

§ 3 Verbindlichkeit der elektronischen Form

(1)

[1]

Rechnungssteller müssen elektronische Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern nach Maßgabe des § 4 Absatz 1 bis 3 ausstellen und übermitteln. Sie können sich hierbei der Dienstleistung von Rechnungssendern bedienen.

(2) Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nach Absatz 1 gilt nicht für Bar- und Sofortzahlungen mit schuldbefreiender Wirkung. Sie gilt ebenfalls nicht für Rechnungen, die nach Erfüllung eines Auftrags bis zu einem Betrag von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer gestellt werden.

(3) Rechnungsempfänger sind zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen verpflichtet, die nach Maßgabe des § 4 Absatz 1 bis 3 ausgestellt und übermittelt werden. Dies gilt auch für elektronische Rechnungen aus Vergaben, für die gemäß § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der jeweils geltenden Fassung die Vergabekammer des Bundes zuständig ist.

Fußnoten

[1])

Absatz 1 in Kraft mit Wirkung vom 01.01.2022

§ 4 Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung

(1) Für die Ausstellung elektronischer Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10. Oktober 2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung gemäß Artikel 3 der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 (ABl. EU Nr. L 133 vom 6. Mai 2014, S. 1) bei öffentlichen Aufträgen entspricht.

(2) Rechnungsempfänger haben mindestens den Empfang elektronischer Rechnungen per E-Mail sicherzustellen. Sie können weitere Übermittlungswege einrichten. Sofern ein Webservice für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen angeboten wird, ist dieser über die PEPPOL-Infrastruktur anzubieten.

(3) Voraussetzung für die Übermittlung einer elektronischen Rechnung über einen zentralen elektronischen Rechnungseingang ist, dass sich der Rechnungssteller oder der Rechnungssender hierfür registriert. Elektronische Rechnungen, die über einen zentralen elektronischen Rechnungseingang übermittelt werden, sind automationsunterstützt auf ihre formale Fehlerlosigkeit zu prüfen. Sobald die ordnungsgemäße Übermittlung einer elektronischen Rechnung festgestellt ist, ist der Rechnungssteller oder der Rechnungssender automationsunterstützt darüber zu benachrichtigen. Eine formal fehlerhafte elektronische Rechnung ist automationsunterstützt abzulehnen und der Rechnungssteller oder Rechnungssender ist über die Ablehnung zu informieren.

(4) Eine elektronische Rechnung, die weder auf einem der in Absatz 2 oder Absatz 3 genannten Zugangswege übermittelt wurde, darf der Rechnungsempfänger ablehnen. Einer Information des Rechnungsstellers oder des Rechnungssenders über die Ablehnung bedarf es dabei nicht.

(5) Das Land Rheinland-Pfalz realisiert einen zentralen elektronischen Rechnungseingang und stellt diesen auch den Behörden des Saarlandes, dessen Gemeinden und dessen Gemeindeverbänden sowie den sonstigen der Aufsicht des Landes unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts zum Empfang elektronischer Rechnungen zur Verfügung. Hierzu kann das Land Rheinland-Pfalz Dienstleister, insbesondere seinen Landesbetrieb Daten und Information, beauftragen. Behörden des Landes sind zur Nutzung des zentralen elektronischen Rechnungseingangs für den Empfang elektronischer Rechnungen verpflichtet.

§ 5 Inhalt der elektronischen Rechnung

(1) Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:

1.

eine Leitweg-Identifikationsnummer zur Adressierung des Rechnungsempfängers,

2.

die Bankverbindungsdaten,

3.

die Zahlungsbedingungen und

4.

die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

Die Angabe zu Nummer 1 ist nur im Falle der Übermittlung einer Rechnung über den zentralen elektronischen Rechnungseingang im Sinne des § 4 Absatz 5 Satz 1 erforderlich. Sie ist dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung zu übermitteln.

(2) Die elektronische Rechnung hat zusätzlich zu den Angaben nach Absatz 1 folgende Angaben zu enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden:

1.

die Lieferantennummer und

2.

eine Bestellnummer.

§ 6 Schutz personenbezogener Daten

(1) Personenbezogene Daten, die durch die elektronische Rechnungsstellung übermittelt und empfangen werden, dürfen vom Rechnungsempfänger nur zur Erfüllung der sich aus dieser Verordnung ergebenden Verpflichtungen sowie zur Erfüllung haushaltsrechtlicher Vorgaben verwendet werden.

(2) Die Rechnungsempfänger treffen die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität und die Vertraulichkeit der in ihren Systemen gespeicherten oder abgerufenen Rechnungsdaten entsprechend dem jeweiligen Stand der Technik sicherzustellen. Dabei ist die besondere Schutzbedürftigkeit der in den elektronischen Rechnungen enthaltenen personenbezogenen Daten zu berücksichtigen.

§ 7 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

(1) Diese Verordnung tritt mit Ausnahme des § 3 Absatz 1 am Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt in Kraft. § 3 Absatz 1 tritt am 1. Januar 2022 in Kraft.

(2) § 3 Absatz 2 Satz 2 tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2034 außer Kraft.

Begründung

A.

Allgemeines

1.

Ziel und Gegenstand des Verordnungsentwurfes

Mit dem § 10a des E-Government-Gesetzes Saarland, der durch das Gesetz zur Abwehr von Gefahren für die Daten in der Informations- und Kommunikationsstruktur des Landes sowie zur Änderung weiterer Vorschriften vom 15. Mai 2019 (Amtsbl. I S. 653) neu geschaffen wurde, hat der Landesgesetzgeber eine verbindliche Rechtsgrundlage zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen (ABl. EU Nr. L 133 vom 6. Mai 2014, S. 1, im Folgenden: Richtlinie 2014/55/EU) geschaffen. Da durch das Umsetzungsvorhaben sowohl materiell-rechtliche Ansprüche der rechnungsstellenden Wirtschaft als auch technische Datenstandards normiert werden müssen, wurde wie auf Ebene des Bundes ein zweistufiges Verfahren gewählt:

1.

Erlass eines formellen Gesetzes zur Normierung der wesentlichen materiell-rechtlichen Verpflichtungen aus der Richtlinie 2014/55/EU und

2.

Erlass einer Rechtsverordnung zur Regelung der durch das europäische Normungsgremium und den IT-Planungsrat vorgegebenen technischen Details, deren Regelung in einem Gesetz aufgrund ihrer spezifischen Komplexität als nicht zielführend erscheint.

Mit dem vorliegenden Entwurf einer E-Rechnungsverordnung auf Basis des neu geschaffenen § 10a Absatz 3 E-GovG SL erfolgt nun der zweite Verfahrensschritt zur Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU.

Durch den Verordnungsentwurf wird gewährleistet, dass Rechnungsempfänger, die unter den Anwendungsbereich dieser Verordnung fallen, zukünftig entsprechend den europäischen Vorgaben elektronische Rechnungen empfangen müssen und elektronisch weiterverarbeiten können. Dabei soll der Prozess der Rechnungsstellung bei allen Beteiligten (rechnungsstellender Wirtschaft und Verwaltungsbehörden) durch Einsatz von Online-Formularen und Portallösungen vereinfacht und beschleunigt werden. Durch den Einsatz ausschließlich strukturierter Rechnungsdaten nach dem vorgegebenen Standard XRechnung oder anderer Standards, die den Vorgaben der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung entsprechen, wird ein medienbruchfreier und friktionsloser Prozess vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung der aufgetragenen Leistungen ermöglicht. Im Zusammenspiel mit einer elektronischen Auftragsvergabe kann durch die elektronische Rechnungsstellung die bestehende Lücke in einem durchgängigen und konsistenten Prozess von der Auftragsausschreibung bis zur Auszahlung durch die jeweils zuständige Kasse geschlossen werden. Auf diese Weise bildet der elektronische Rechnungsaustausch einen wesentlichen Beitrag zum Ausbau des E-Governments in der Landes- und Kommunalverwaltung.

Daneben steht der Verordnungsentwurf im Einklang mit der nationalen Nachhaltigkeitsstrategie. Nach Ermittlungen des Bundes auf Basis einschlägiger wissenschaftlicher Erkenntnisse ist bei einem vollständig elektronischen Rechnungsbearbeitungsprozess von einer CO2-Reduktion von knapp 50 % im Vergleich zu einer papierbasiert bearbeiteten Rechnung auszugehen. Danach kann in Relation zum gesamtstaatlichen Rechnungsvolumen von mindestens 124 Mio. Rechnungen pro Jahr eine jährliche Ausstoßreduktion von 5.850 Tonnen CO2 erzielt werden. Das Saarland leistet mit dieser Verordnung seinen Beitrag hierzu.

2.

Finanzielle Auswirkungen

a)

Vollzugsaufwand für Bürgerinnen und Bürger

Bürgerinnen und Bürger, die gegenüber der Verwaltung nicht unternehmerisch tätig sind, sind von der Verordnung nicht betroffen.

b)

Vollzugsaufwand für Unternehmen

Schon in der Entstehung der EU-Richtlinie wurde davon ausgegangen, dass die medienbruchfreie elektronische Rechnungslegung sowohl aufseiten der Verwaltung, aber vor allem auch aufseiten der unternehmerisch Tätigen erhebliche Rationalisierungs- und Einsparpotenziale bietet, die vorlaufende Investitionen sehr schnell amortisieren. Die Verordnung zielt darauf ab, Kosten der elektronischen Rechnungsstellung für ihre Nutzer, insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, durch eine umfassende Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zu minimieren. Durch eine zentral implementierte Rechnungseingangsplattform wird der Wirtschaft vonseiten des Landes ein kostenfreier und praktikabler Zugangsweg für die Einreichung elektronischer Rechnungen geboten. Der dadurch hervorgerufene Anpassungsaufwand ist - wenn überhaupt - geringfügig. Im Übrigen besteht die Möglichkeit, im IT-System des Rechnungsstellers vorhandene Rechnungsdateien auf der Rechnungseingangsplattform unmittelbar hochzuladen. Schließlich sind auch die vorgeschriebenen Rechnungsdatenformate kostenfrei zugänglich.

Der Bund hat hierzu umfangreiche Ermittlungen durchgeführt und geht von ca. 7 Mio. Rechnungen für seine Geschäftsbereiche aus. Er geht dabei davon aus, dass das Versenden der elektronischen Rechnung und deren Dokumentation eine Zeitersparnis von ca. einer Minute pro Rechnung mit sich bringt und Sachkosten für Papier, Druck und Porto in Höhe von ca. 1 Euro pro Rechnung entfallen. Bei einem Lohnsatz von 33,20 Euro vermindern sich die Personalkosten damit um ca. 3,87 Mio. Euro sowie die Sachkosten um ca. 7 Mio. Euro. Der Bund geht damit bei den Rechnungsstellungen gegenüber seinen Behörden von einer jährlichen Entlastung der Wirtschaft von fast 11 Mio. Euro jährlich aus.

Gleichartige Entlastungen sind auch für die saarländische Wirtschaft zu erwarten. Konkretere Aussagen sind allerdings mangels Vorliegen einer entsprechenden Datenbasis nicht möglich.

Demgegenüber stehen einmalige Personalkosten je Unternehmen zur Registrierung für die Nutzung der Rechnungseingangsplattform. Der Bund rechnet hierfür einen zeitlichen Aufwand von ca. 10 Minuten je Nutzer bzw. ca. 5,50 Euro Personalkosten.

Um speziell den kleinen und mittleren Unternehmen einen sukzessiven Einstieg in das Verfahren zu ermöglichen, wurde ihnen eine Übergangsfrist bis zum 1. Januar 2022 eingeräumt. Diese gilt auch für Behörden, soweit sie Waren oder Dienstleistungen gegenüber anderen Behörden in Rechnung stellen.

c)

Vollzugsaufwand für die Verwaltung

Das Saarland wird das zentrale Rechnungseingangsportal des Landes Rheinland-Pfalz auf Basis der am 6. Februar 2019 abgeschlossenen Rahmenvereinbarung auf dem Gebiet der Informationssicherheit und der Informationstechnik nutzen.

Aus saarländischer Sicht fallen für die Entwicklung der Basiskomponenten des zentralen elektronischen Rechnungseingangs (ZRE) keine Kosten an, da vom Land Rheinland-Pfalz im Bereich der Datenverarbeitung entwickelte oder erworbene Programme unentgeltlich an juristische Personen des öffentlichen Rechts (hier das Saarland) abgegeben werden können. Auf rheinland-pfälzischer Seite sind einmalige Entwicklungskosten in einer Gesamthöhe von 925.000 Euro veranschlagt, welche bereits im dortigen Doppelhaushalt 2019/2020 berücksichtigt sind.

Die Entwicklungskosten für Anpassungen am ZRE, welche ausschließlich von saarländischer Seite genutzt werden, werden vom Saarland getragen. Der derzeit geschätzte Aufwand hierfür beträgt einmalig 20.000 Euro. Die Finanzierung ist über den Haushalt des IT-Innovationszentrums (IT-I) sichergestellt.

Die Betriebskosten für den ZRE Rheinland-Pfalz, die Portaloberfläche und die einzurichtende Clearingstelle werden im Verhältnis des auf 100 % hochgerechneten Königsteiner Schlüssels zwischen Rheinland-Pfalz und dem Saarland aufgeteilt. Die Finanzierung der jährlichen Betriebskosten wird danach mit 80.000 Euro für das Saarland veranschlagt. Die Abbildung soll im Wirtschaftsplan des IT-DLZ erfolgen.

Für Entwicklungen und Anpassungen, welche zur automatisierten Weitergabe und -verarbeitung der elektronischen Rechnungen im Bereich der Landesverwaltung notwendig sind (zentrale Verteilkomponente für E-Rechnungen auf Ebene der Landesverwaltung und Übergabe in den jeweiligen Geschäftsgang mit und ohne DOMEA), werden voraussichtlich Kosten in Höhe von einmalig 80.000 Euro anfallen. Die Finanzierung ist über den Haushalt des IT-Innovationszentrums sichergestellt.

Die Möglichkeit der Mitnutzung des ZRE Rheinland-Pfalz durch saarländische Behörden außerhalb der Landesverwaltung ist bei entsprechendem Interesse gegeben. Die jährlichen Betriebskosten werden auch dann vollständig vom Land getragen.

Eine weitere Kostenschätzung ist derzeit nicht möglich und hängt davon ab, welche konkreten IT-Verfahren von den einzelnen Behörden gewählt werden oder bereits vorhanden sind und wie sich deren Anbindung konkret ausgestaltet. Dies gilt insbesondere auch für die kommunale Ebene mit einer sehr heterogenen Ausprägung in der IT-Infrastruktur und der innerbehördlichen Organisation.

Alternativ käme die Mitnutzung des zentralen Rechnungseingangsportals des Bundes oder der Aufbau eines eigenen Rechnungseingangsportals nur für das Saarland in Betracht. Beides wäre aufgrund der notwendigen Softwareentwicklung und deren Pflege sowie der erforderlichen Investitionen in Hardware und Softwarelizenzen nach Ermittlungen des IT-Innovationszentrums mit erheblich höheren einmaligen sowie laufenden Kosten verbunden.

Mit der Einführung der elektronischen Rechnungslegung sind gleichzeitig erhebliche Kosteneinsparungen zu erwarten, insbesondere bei einer durchgehend vollelektronischen Bearbeitung.

Der Bund hat hierzu eine detaillierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung auf Basis verschiedener Szenarien entwickelt. Danach ergeben sich zur Bearbeitung einer Papierrechnung, welche im Durchschnitt 22,6 Minuten beansprucht, Personalkosten von 20,57 Euro (bei 0,91 Euro pro Arbeitsminute). Bei einem elektronischen Rechnungseingang und einer medienbruchfreien Bearbeitung verkürze sich der Rechnungseingang um ca. 78 %, die Rechnungsbearbeitung um ca. 35 % und die Archivierung um ca. 72 % und somit in der Summe um 11,78 Minuten bzw. 10,76 Euro. Das Einsparpotenzial liegt somit bei mindestens 9,81 Euro pro Rechnung. Der Bund geht in der Folge für seine Behörden davon aus, eine jährliche Entlastung von mehr als 62 Mio. Euro zu erzielen. Gleichartige Entlastungen sind auch für die saarländischen Behörden zu erwarten. Konkretere Aussagen bezogen auf das Saarland sind mangels Vorliegen einer entsprechenden Datenbasis nicht möglich.

3.

Alternativen

Die Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht ist europarechtlich verbindlich vorgegeben. Eine Alternative besteht insoweit nicht.

4.

Auswirkungen in Bezug auf Familienpolitik, Gleichstellungspolitik und die Grundsätze der Nachhaltigkeit sowie auf den Gesichtspunkt der Generationengerechtigkeit

Die Verordnung hat keine Auswirkungen in Bezug auf Familienpolitik, Gleichstellungspolitik sowie auf den Gesichtspunkt der Generationengerechtigkeit. Sie erfüllt die Grundsätze der Nachhaltigkeit.

B.

Im Einzelnen

Zu § 1: Geltungsbereich

Die Vorschrift regelt in Absatz 1 den Geltungsbereich der Verordnung. Sie nimmt dabei hinsichtlich der sachlichen Reichweite zum einen Bezug auf die Vorschrift des § 10a Absatz 1 E-Government-Gesetz und den dort beschriebenen Adressatenkreis. Es muss sich also um Stellen im Sinne von § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen als Rechnungsempfänger handeln. Zum anderen müssen Rechnungen ausgestellt und übermittelt werden, die eine Lieferung oder sonstige Leistung zum Gegenstand haben. Hiermit ist auf die Definition in § 14 Absatz 1 Satz 1 Umsatzsteuergesetz Bezug genommen.

Die Ausnahme für sicherheitsspezifische Aufträge gemäß Absatz 2 ist vorgangsbezogen und grundsätzlich unabhängig von der vorgangsverwaltenden Organisationseinheit. Sofern ein Auftrag als Verschlusssache im Sinne von § 6 Absatz 2 Nummern 1 bis 4 des Saarländischen Sicherheitsüberprüfungsgesetzes gekennzeichnet ist, besteht weder für den Rechnungssteller eine Verpflichtung zur Ausstellung noch für den Rechnungsempfänger eine Verpflichtung zum Empfang elektronischer Rechnungen.

Da insbesondere bei ausländischen Rechnungsstellern nicht sichergestellt ist, dass diese die technischen und organisatorischen Anforderungen an die elektronische Rechnungslegung nach dieser Verordnung erfüllen können, wurde mit Absatz 3 eine weitere Ausnahmeregelung geschaffen. Damit sollen insbesondere bei der Beschaffung von hoch spezialisierten Waren und Dienstleistungen bspw. zu Forschungszwecken an den Hochschulen Nachteile für die saarländischen Auftraggeber vermieden werden.

Zu § 2: Begriffsbestimmungen

Die Vorschrift des § 2 legt den Bedeutungsgehalt der für die Anwendung dieser Verordnung wesentlichen Begriffe fest.

Absatz 1

definiert den Begriff der Rechnung in Anlehnung an § 14 Absatz 1 Satz 1 Umsatzsteuergesetz. Trotz Orientierung am Umsatzsteuergesetz umfasst die Definition alle öffentlichen Aufträge im Sinne von § 103 Absatz 1 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen. Der Begriff der Rechnung schließt dabei auch Gutschriften ein.

Absatz 2

übernimmt die in § 10a Absatz 2 E-Government-Gesetz enthaltene Definition der elektronischen Rechnung. Eine elektronische Rechnung im Sinne der europarechtlichen Vorgaben, wie sie auch für diese Verordnung verbindlich sind, ist nur die Rechnung, die in einem strukturierten Datensatz erstellt, übermittelt und empfangen wird, sodass ihre automatisierte und elektronische Verarbeitung ohne Medienbruch erfolgen kann. Eine Bilddatei, ein reines PDF oder eine eingescannte Papierrechnung ist keine elektronische Rechnung im Sinne der europäischen Vorgaben.

Als für die Anwendung der Verordnung relevante Rechnungssteller werden gemäß

Absatz 3

alle Unternehmer im Sinne von § 14 Bürgerliches Gesetzbuch erfasst. Hierunter fallen juristische oder natürliche Personen, die am Markt planmäßig und dauerhaft Leistungen gegen Entgelt anbieten. Auch (mittelbare) Stellen der Landes- und Kommunalverwaltung können Unternehmer im zuvor genannten Sinn sein, wenn sie gegen ein Entgelt umsatzsteuerpflichtige Leistungen für Rechnungsempfänger im Sinne dieser Verordnung erbringen und die Leistungsbeziehung nicht ausschließlich öffentlich-rechtlich organisiert ist. Das Gleiche gilt für privatisierte Einrichtungen, die ganz oder überwiegend in der Hand des Landes oder einer kommunalen Verwaltung sind.

Durch

Absatz 4

wird der Begriff des „Rechnungsempfängers“ festgelegt. Dies sind alle Stellen im Sinne von § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen, soweit diese Rechtsverordnung keine abweichenden Bestimmungen enthält.

Die durch

Absatz 5

vorgenommene Definition der „Rechnungssender“ ist erforderlich, da in der Praxis vielfach sog. Service-Provider bei der Erstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen im Auftrag der eigentlichen Rechnungssteller tätig werden. Durch die Vorgaben dieser Verordnung werden die Tätigkeiten dieser Dienstleister nicht eingeschränkt. Sofern sie im Auftrag des Rechnungsstellers elektronische Rechnungen ausstellen, haben sie gegebenenfalls die dem Rechnungssteller obliegenden Pflichten in dessen Namen zu erfüllen.

Zu § 3: Verbindlichkeit der elektronischen Form

Absatz 1

macht von der in § 10a Absatz 3 E-Government-Gesetz eingeräumten Ermächtigung Gebrauch und verpflichtet zur grundsätzlichen Ausstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen, soweit eine Leistung gegenüber Stellen im Sinne von § 98 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen abgerechnet wird. Unter Ausstellung der elektronischen Rechnung durch den Rechnungssteller ist die Erstellung des einzubringenden Datensatzes der elektronischen Rechnung in einem zugelassenen Format zu verstehen. Nach der Erstellung hat der Rechnungssteller die elektronische Rechnung über die in § 4 vorgegebenen Übertragungswege zu übermitteln.

Gemäß § 7 Satz 2 tritt die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung verzögert zum 1. Januar 2022 in Kraft. Auf die weitere Begründung zu § 7 wird verwiesen. Maßgeblich ist dabei allein das Datum der Rechnungsstellung. Die Verpflichtung schließt damit auch Aufträge ein, die vor dem 1. Januar 2022 beauftragt bzw. vergeben wurden.

Absatz 2

sieht praxisbezogene Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung vor.

Bar- und Sofortzahlungen, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang sofort eintritt, werden ausgenommen. Damit sind etwa Bargeschäfte erfasst, bei denen mit Geld aus einer Handkasse ein Einkauf im Einzelhandel getätigt wird, oder der Einsatz dienstlicher Kreditkarten auf Dienstreisen. In diesen Fällen wird die Zahlungsverpflichtung durch die Hergabe von Bargeld oder den Einsatz der Kreditkarte erfüllt. Es besteht insoweit kein Bedarf an der elektronischen Weiterverarbeitung, da der Zahlungsprozess bereits abgewickelt wurde. Die Rechnung unterliegt lediglich noch einer internen Kontrolle im Rahmen der Mittelverwendung. Zudem ist zweifelhaft, dass es in diesen Fällen möglich sein wird, elektronische Rechnungen zu erhalten. Bei dieser Ausnahme wurde auch auf eine Höchstbetragsbegrenzung verzichtet, da sich diese aus dem Bestand der Handkasse oder dem Limit der Kreditkarte ergibt.

Daneben soll keine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung nach Erfüllung eines Auftrags bis zu einem Auftragswert von 1.000,00 Euro ohne Umsatzsteuer bestehen. Damit wird an den aktuellen Wert aus § 14 Unterschwellenvergabeordnung in der Fassung vom 7. Februar 2017 angeknüpft, die auch im Saarland gemäß § 55 Nr. 2 Verwaltungsvorschriften zur Landeshaushaltsordnung des Saarlandes (VV-LHO) vom 27. September 2001 (GMBl. S. 533), zuletzt geändert durch Erlass vom 15. Februar 2018 (Amtsbl. I S. 99), anzuwenden ist. Nach dieser Vorschrift können Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens beschafft werden (Direktauftrag). Unberührt bleibt die Möglichkeit, auch in diesen Fällen aufgrund zweiseitiger Absprache zwischen Rechnungssteller und Rechnungsempfänger eine elektronische Rechnungsstellung vorzusehen.

Die Bagatellgrenze wurde im Interesse von Kleinunternehmen vorgesehen, in denen die IT-technischen Voraussetzungen für eine elektronische Rechnungslegung noch nicht gegeben sind und deren Schaffung zum jetzigen Zeitpunkt mit nicht unerheblichen Aufwänden verbunden wäre. Die Ausnahme wurde jedoch zeitlich befristet (vgl. § 7 Absatz 2 mit Begründung).

Absatz 3

stellt aus Gründen der Rechtsklarheit und -bestimmtheit ausdrücklich fest, dass die nach Absatz 1 ausgestellten und übermittelten Rechnungen von den Rechnungsempfängern in elektronischer Form zu empfangen und fachlich zu verarbeiten sind. Die Vorschrift des § 3 normiert somit nicht nur eine Verpflichtung der Rechnungssteller zur Ausstellung von elektronischen Rechnungen in den vorgegebenen Formaten und zur Übermittlung auf den vorgegebenen Übertragungswegen gemäß § 4, sondern auch eine Verpflichtung der Rechnungsempfänger zur Verarbeitung, die anfangs noch auf Basis von Ausdrucken erfolgen kann. Ist dieser Medienbruch anfangs noch hinnehmbar, so bestehen jedoch Verpflichtungen zur künftigen medienbruchfreien Verarbeitung aus § 16 Absatz 1 E-GovG SL und speziell zur elektronischen Aktenführung aus § 5 Absatz 1 E-GovG SL

spätestens ab dem 1. Januar 2025

. Die Anforderung papiergebundener Doppelbelege durch die Rechnungsempfänger ist nicht zulässig.

Der Bund hat in § 3 Absatz 3 Nr. 3 E-Rechnungsverordnung vom 13. Oktober 2017 (BGBl. I S. 3555) in Verfahren der Organleihe nach § 159 Absatz 1 Nummer 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen eine Ausnahme von der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungslegung eingeräumt und die Regelung für diese Fälle den Ländern überlassen. Mit Satz 2 wird diese Regelungslücke geschlossen.

Zu § 4: Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung

Wesentlich für den automatisierten Empfang und die Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen ist die Einführung verbindlicher Standards mit Geltung für die gesamte Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen. Hierzu wurde auf europäischer Ebene in Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt. Die Europäische Norm umfasst ein syntaxneutrales semantisches Datenmodell für die Kernelemente einer elektronischen Rechnung sowie eine Liste von zulässigen Syntaxen. Beides ist bei der Umsetzung der Norm für die öffentlichen Auftraggeber verpflichtend. Das heißt, eine elektronische Rechnung im Sinne der Norm muss das entwickelte Datenmodell abbilden und in einer der zulässigen Syntaxen übermittelt werden. Öffentliche Auftraggeber müssen alle von der EU benannten Syntaxen entgegennehmen und verarbeiten können. Das semantische Datenmodell sowie die Liste der Syntaxen bilden gemeinsam die Europäische Norm.

Als nationale Möglichkeit der Spezifizierung der durch die europäische Norm vorgegebenen Anforderungen wurde der Rechnungsdatenaustauschstandard XRechnung im Rahmen eines Steuerungsprojekts des IT-Planungsrates entwickelt. Das Steuerungsprojekt verfolgte dabei u. a. folgende Zielsetzungen:

Im Interesse der öffentlichen Auftraggeber sollte eine „Core Invoice Usage Spezifikation (CIUS)“ erarbeitet werden, die - bei eindeutiger Abbildung der Europäischen Norm - die für die Verwaltung relevanten Regelungen präzisiert. Diese Präzisierung dient der effizienten Abwicklung der verwaltungsinternen Prozessabläufe, nachdem eine E-Rechnung das Verwaltungsportal passiert hat. Es ist insofern sinnvoll, dass Bundes-, Länder- und Kommunalverwaltungen mit XRechnung eine einzige CIUS verwenden, um einer Zersplitterung der digitalen Verwaltung im Bereich der E-Rechnung entgegenzuwirken.

Zudem richtet sich eine nationale CIUS auch an die Rechnungssteller: Zwar müssen die öffentlichen Auftraggeber auch andere Datenaustauschformate akzeptieren, wenn diese den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Soweit diese jedoch nicht der nationalen CIUS entsprechen, entsteht für die Verwaltung erhöhter Aufwand: Die auf Grundlage der europäischen Norm empfangenen Rechnungsdaten sind von den Rechnungsempfängern zu konvertieren und weiterzuverarbeiten, wofür sich die Verwaltung des Datenaustauschformats XRechnung bedient. Dieser Mehraufwand kann vermieden werden, wenn Rechnungssteller ein Datenaustauschformat verwenden, das nicht nur den CEN-Vorgaben entspricht, sondern auch die nationale CIUS vollumfänglich abbildet. Alle Datenaustauschformate, die CEN-konform sind oder die nationale CIUS abbilden, können daher ebenso wie XRechnung durch die Rechnungssteller verwendet werden, ohne dass es zu Effizienzverlusten für die Verwaltung kommt.

Dieses Verständnis liegt auch

§ 4 Absatz 1

zugrunde. Dieser sieht in Satz 1 die grundsätzliche Ausstellung und Übermittlung von Rechnungsdaten entsprechend den Formatvorgaben von XRechnung vor. Dies gilt jedoch auch für jedes andere Datenaustauschformat, das die nationale CIUS in gleicher Weise wie XRechnung abbildet.

Die

Absätze 2 und 3

definieren Mindeststandards für die Übermittlungswege elektronischer Rechnungen und geben vor, dass die Rechnungsempfänger zumindest den Empfang elektronischer Rechnungen per E-Mail sicherzustellen haben. Daneben wird die Möglichkeit eröffnet, weitere Übermittlungswege einzuräumen. Dies können beispielsweise die Einbringung per Web-Formular, per Datei-Upload, per Web-Service oder per De-Mail sein.

Für den Fall, dass ein Web-Service angeboten wird, bestimmt Absatz 2, dass dieser über die PEPPOL-Infrastruktur (Pan-European Public Procurement OnLine) anzubieten ist. Bei dieser handelt es sich um ein offenes Netzwerk, dem jeder, der sich den Regularien verpflichtet, beitreten kann. Dieses Netzwerk ist nicht auf bestimmte Organisationen beschränkt und kann auch für die Kommunikation zwischen Unternehmen genutzt werden. PEPPOL wird von der EU-Kommission unterstützt und nimmt eine Schlüsselposition in der EU-Strategie für die e-Vergabe (Mitteilung der Kommission an das Europäische Parlament, den Rat, den Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschuss und den Ausschuss der Regionen (COM (2012) 179 final)) ein. Es ist bereits im Kontext des Beschaffungsprozesses auf EU-Ebene etabliert.

Der IT-Planungsrat hat in der Folge mit seinem Beschluss vom 25. Oktober 2018 (Entscheidung 2018/46) unter den Aspekten Standardisierung und Interoperabilität Bund und Länder verpflichtet, mindestens PEPPOL anzubieten, wenn sie einen Web-Service für die Einlieferung elektronischer Rechnungen anbieten. Absatz 2 folgt somit auch den Verpflichtungen aus § 3 Absatz 2 Satz 2 des Vertrags über die Errichtung des IT-Planungsrats und über die Grundlagen der Zusammenarbeit beim Einsatz der Informationstechnologie in den Verwaltungen von Bund und Ländern (Vertrag zur Ausführung von Artikel 91c GG) und dem daraus erwachsenen § 18 E-GovG SL.

Unabhängig von der Formatfrage und den Übermittlungsarten gilt, dass sich der Rechnungssteller zuvor nach

Absatz 3

auf einem Nutzerkonto registriert hat. Dies dient der Authentifizierung der Nutzer vor Inanspruchnahme der Verwaltungsleistung des Rechnungseingangsportals. Details zur Registrierung werden in den Nutzungsbedingungen des jeweiligen Portals veröffentlicht.

Die Prüfung der formalen Fehlerfreiheit der elektronischen Rechnung erfolgt automationsunterstützt. Seitens des Rechnungsempfängers sind im Rahmen der automationsunterstützten formalen Rechnungsprüfung keine korrigierenden Tätigkeiten erforderlich. Eine ordnungsgemäße Einbringung ist dann erfolgt, wenn die eingebrachte E-Rechnung vom System als technisch richtig erkannt wurde (beispielsweise Prüfung auf Einhaltung der vorgegebenen Rechnungsdatenmodelle, Prüfung der Authentizität, Prüfung von formalen Erfordernissen wie zum Beispiel, ob alle relevanten Felder des Online-Formulars befüllt sind). Nach der automationsunterstützten Prüfung der formalen Fehlerfreiheit wird die elektronische Rechnung der sachbearbeitenden Behörde zugeleitet, die die elektronische Rechnung entsprechend den haushaltsrechtlichen Vorschriften zu bearbeiten hat. Der Rechnungssender bzw. Rechnungssteller ist sowohl im Falle der formalen Fehlerlosigkeit bzw. der ordnungsgemäßen Übermittlung wie auch im Falle der Ablehnung aufgrund eines formalen Fehlers automatisiert hierüber zu informieren.

Bei Verwendung des Zentralen Rechnungseingangsportals des Landes Rheinland-Pfalz erfolgt zusätzlich in Fällen, in denen aufgrund einer fehlerhaften Leitweg-ID eine automatisierte Zuordnung einer elektronischen Rechnung nicht erfolgen kann, eine weitere Prüfung durch die dort zugeordnete Clearingstelle. Soweit dies möglich ist, wird durch diese eine manuelle Zuordnung vorgenommen, um Zurückweisungen zu verhindern und die Übermittlung erfolgreich abschließen zu können. Dies kann etwa Fälle betreffen, in denen dem in der Rechnung ausgewiesenen Empfänger durch Rechnungssteller oder Rechnungssender eine falsche Leitweg-ID zugewiesen wurde. Bei korrigierenden Eingriffen durch die Clearingstelle ist sicherzustellen, dass die originären Daten unverändert bleiben und alle vorgenommenen Änderungen in einem Abbild nachvollziehbar dokumentiert werden.

Nicht Gegenstand der Prüfung durch das ZRE ist die sachliche und rechnerische Richtigkeit, welche dem Rechnungsempfänger obliegt.

Absatz 4

stellt klar, dass der Rechnungsempfänger eine elektronische Rechnung abweisen darf, wenn diese nicht per E-Mail oder einen anderen der in Absatz 2 und 3 genannten Zugangswege übermittelt wurde und es in diesem Fall keiner Benachrichtigung des Rechnungsstellers oder Rechnungssenders bedarf. Dem Rechnungsempfänger steht dies jedoch frei.

Absatz 5

definiert als zentrales Zugangsportal das zentrale Rechnungseingangsportal des Landes Rheinland-Pfalz. Auf Basis der am 6. Februar 2019 zwischen beiden Ländern abgeschlossenen Rahmenvereinbarung auf dem Gebiet der Informationssicherheit und der Informationstechnik soll dieses auch aus Kostengründen gemeinsam genutzt werden. Die Möglichkeit der Mitnutzung durch die saarländische Kommunalverwaltung, die Landeseinrichtungen und sonstigen Verpflichteten im Saarland ist bei entsprechendem Interesse gegeben. Eine Verpflichtung hierzu besteht jedoch nur für die Behörden des Landes; den Übrigen bleibt die Nutzung freigestellt.

Zu § 5: Inhalt der elektronischen Rechnung

In

Absatz 1

werden die - neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen - weiteren verpflichtenden Angaben der elektronischen Rechnung aufgezählt. Diese Aufzählung ist insbesondere für elektronische Rechnungen relevant, die zunächst nicht im Standard XRechnung übermittelt werden. Auch für diese elektronischen Rechnungen soll eine materiell-gesetzliche Grundlage für die wesentlichen Rechnungsinhalte geschaffen werden. Es handelt sich dabei um folgende Angaben, die auch ohne entsprechenden Hinweis des Rechnungsempfängers in der Rechnung enthalten sein müssen:

1.

die Leitweg-Identifikationsnummer, die eine Zuordnung der Rechnung über das Verwaltungsportal zum zuständigen Bewirtschafter beim Rechnungsempfänger ermöglicht und sicherstellt, dass auch landeseigene Gesellschaften oder Organe der Kommunalverwaltung ohne Umweg (z. B. durch fiktive, zentral zu vergebende Bewirtschafternummern) über das zugehörige Ressort oder eine von der Kommunalverwaltung zu benennende Stelle (bspw. Zweckverband eGo-Saar) adressiert werden können.

2.

Die Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers.

3.

Als Zahlungsbedingungen sind zum Beispiel anzugeben: Zahlungstermine mit eventuellen Skontoabzügen.

4.

Das Angeben der E-Mail-Adresse ist für die Benachrichtigung der ordnungsgemäßen Einbringung der elektronischen Rechnung erforderlich.

Absatz 2

verpflichtet die Rechnungsempfänger zusätzliche Angaben in die Rechnung aufzunehmen, wenn diese Angaben bei Beauftragung dem Rechnungssteller mitgeteilt wurden. Hierbei handelt es sich im Einzelnen um folgende Angaben:

1.

Die Lieferantennummer, die in der jeweiligen Bestellung zu vermerken ist.

2.

Die Bestellnummer: Wurden mit der Bestellung Bestellnummern bekannt gegeben, müssen diese in der elektronischen Rechnung enthalten sein.

Zu § 6: Schutz personenbezogener Daten

Die Rechnungsempfänger werden verpflichtet, Maßnahmen zum Datenschutz und zur Datensicherheit zu treffen, indem die übermittelten Rechnungsdaten lediglich im Rahmen der nach dieser Verordnung beziehungsweise nach den haushaltsrechtlichen Vorgaben bestehenden Zweckbindung verarbeitet und gespeichert werden.

Alle Rechnungsempfänger sind verpflichtet, nach Art. 24, Art. 25 sowie Art. 32 der Datenschutzgrundverordnung diejenigen technischen und organisatorischen Maßnahmen zu treffen, die zum Schutz von personenbezogenen Daten getroffen werden müssen, um sie vor Missbrauch und Verarbeitungsfehlern zu sichern.

Zu § 7: Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Mit dem späteren Inkrafttreten des § 3 Absatz 1 soll der Wirtschaft, insbesondere den kleinen und mittleren Unternehmen, ein zeitlicher Vorlauf eingeräumt werden, um die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur elektronischen Rechnungsstellung zu schaffen.

§ 7 Absatz 2

befristet die Ausnahmeregelung des § 3 Absatz 2 Satz 2 bis zum 31. Dezember 2034.

Mittelfristig ist der Eingang und die nachfolgende Bearbeitung von Rechnungen in Papierform aufseiten der Verwaltung mit einem Medienbruch hin zu der dort durch das E-Government-Gesetz Saarland (E-GovG SL) vorgesehenen elektronischen Bearbeitung verbunden und führt damit zu Mehrbelastungen.

Auf die vorgesehene Zeitdauer hin ist davon auszugehen, dass die zunehmende Digitalisierung aller Lebensbereiche auch Klein- und Kleinstunternehmen durchdrungen haben wird. Dabei wird auch der Generationenwechsel in den betroffenen Unternehmen zum Tragen kommen.