Verordnung über die Benutzung des staatlichen Archivs in Mecklenburg-Vorpommern (Archivbenutzungsverordnung - ArchivBenutzVO M-V) Vom 21. August 2006

Verordnung über die Benutzung des staatlichen Archivs in Mecklenburg-Vorpommern

(Archivbenutzungsverordnung - ArchivBenutzVO M-V)

Vom 21. August 2006

Zum 15.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Aufgrund des § 14 Satz 1 des Landesarchivgesetzes

vom 7. Juli 1997 (GVOBl. M-V S. 282), das durch Artikel 2 des Gesetzes vom 28. November 2005 (GVOBl. M-V S. 574) geändert worden ist, verordnet das Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur:

§ 1 Anwendungsbereich

Die Verordnung regelt die Benutzung des staatlichen Archivs im Landesamt für Kultur und Denkmalpflege. Das staatliche Archiv unterhält zwei Standorte in Schwerin und Greifswald.

§ 2 Benutzungsarten

(1) Die Benutzung des staatlichen Archivs erfolgt durch

1.

persönliche Einsichtnahme (Direktbenutzung),

2.

schriftliche Anfragen,

3.

Anforderung von Reproduktionen von Archivgut,

4.

Versendung von Archivgut zur Einsichtnahme an einem anderen Ort,

5.

die Ausleihe von Archivgut zu Ausstellungszwecken.

(2) Die übliche Benutzungsart ist die persönliche Einsichtnahme in einem der Lesesäle des staatlichen Archivs.

(3) Über die Benutzungsart entscheidet das staatliche Archiv nach fachlichen Gesichtspunkten.

§ 3 Benutzungsantrag

(1) Die Benutzung ist schriftlich zu beantragen. Die Antragstellung kann auch elektronisch erfolgen. Dabei sind Angaben zur Person (Name, Vorname, Anschrift) zu machen.

(2) Bei Beantragung der Nutzung von Akten, die einer Schutzfrist unterliegen (

§ 10 Landesarchivgesetz ) oder bei denen aus anderen Gründen die Zugänglichkeit eingeschränkt ist (

§ 9 Absatz 2 Landesarchivgesetz ), sind möglichst genaue Angaben zum Benutzungszweck und zum Gegenstand der Nachforschungen zu machen. Für jeden Gegenstand der Nachforschungen und jeden Benutzungszweck ist ein gesonderter Antrag zu stellen.

(3) Auf Verlangen hat sich der Benutzer auszuweisen.

§ 4 Benutzungsgenehmigung

(1) Über den Benutzungsantrag entscheidet das staatliche Archiv.

(2) Die Benutzungsgenehmigung kann unter Bedingungen und mit Auflagen erteilt werden.

(3) Die Benutzungsgenehmigung kann außer aus den in

§ 9 Abs. 2 des Landesarchivgesetzes genannten Gründen aus anderen wichtigen Gründen eingeschränkt oder versagt werden, insbesondere wenn

1.

bei früherer Benutzung von Archivgut schwerwiegend gegen die Archivbenutzungsverordnung oder andere einschlägige Bestimmungen des staatlichen Archivs verstoßen worden ist,

2.

der Ordnungszustand des Archivguts eine Nutzung nicht zulässt,

3.

Archivalien aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger amtlicher oder anderweitiger Benutzung nicht verfügbar sind,

4.

der mit der Nutzung des staatlichen Archivs erfolgte Zweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder in Reproduktionen, hinlänglich erreicht werden kann,

5.

ordnungsgemäß erhobene Gebühren nicht bezahlt wurden.

(4) Die Benutzungsgenehmigung kann widerrufen oder nachträglich mit Auflagen versehen werden, wenn

1.

die Angaben im Benutzungsantrag nicht oder nicht mehr zutreffen,

2.

Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Benutzung geführt hätten,

3.

der Benutzer wiederholt oder schwerwiegend gegen die Archivbenutzungsverordnung verstoßen hat,

4.

Benutzungsbedingungen oder -auflagen nicht eingehalten wurden, Urheber- oder Persönlichkeitsschutzrechte oder andere schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet wurden.

§ 5 Antrag auf Verkürzung der Schutzfristen

(1) Eine Verkürzung der Schutzfristen nach

§ 10 Abs. 4 des Landesarchivgesetzes ist schriftlich zu beantragen. Die Entscheidung über den Antrag trifft das staatliche Archiv.

(2) Wird eine Verkürzung der Schutzfristen von Unterlagen beantragt, die sich auf eine natürliche Person beziehen (personenbezogenes Archivgut), so hat der Antragsteller über die in

§ 4 Abs. 2 genannten Angaben hinaus entweder die schriftliche Einwilligung des Betroffenen oder seiner Angehörigen beizufügen oder im Antrag eingehend zu begründen, warum eine Verkürzung der Schutzfrist unerlässlich ist und wie er die schutzwürdigen Belange der betroffenen Person und Dritter, zum Beispiel durch Anonymisierung, wahren wird. Der Benutzer hat eine Erklärung zur Wahrung von Persönlichkeitsrechten zu unterzeichnen.

(3) Auf Verlangen sind dem Antrag ergänzende Angaben und Unterlagen, bei Hochschulprüfungsarbeiten, insbesondere Stellungnahmen der akademischen Lehrer, gegebenenfalls Bürgschaften für den Benutzer, beizufügen.

§ 6 Belegexemplare

Von Arbeiten, die unter wesentlicher Verwendung von Archivgut des staatlichen Archivs verfasst worden sind, steht dem staatlichen Archiv ein kostenloses Belegexemplar zu.

§ 7 Arbeit im Benutzerraum

(1) Archivgut, Findhilfsmittel und Literatur aus der Dienstbibliothek dürfen nur im Benutzersaal während der Öffnungszeiten des jeweiligen Archivs benutzt werden.

(2) Für das Verhalten in den Benutzerräumen gelten die Vorschriften der Haus- und Benutzersaalordnungen des jeweiligen Archivs.

§ 8 Behandlung des Archivgutes

(1) Das Archivgut ist mit größtmöglicher Sorgfalt zu behandeln. Es ist insbesondere nicht gestattet, auf Archivalien und Findhilfsmitteln Vermerke, Striche oder Zeichen anzubringen, Handpausen anzufertigen oder sonst irgend etwas zu tun, was ihren Überlieferungszustand verändern könnte.

(2) An der Reihenfolge und Ordnung des Archivgutes sowie an ihrer Signierung und Verpackung darf nichts geändert werden. Auf Störungen in der Reihenfolge der Schriftstücke innerhalb einer Archivalieneinheit oder sonstige Unstimmigkeiten sowie auf Schäden und Verluste ist das Archivpersonal aufmerksam zu machen.

§ 9 Bestellung von Archivgut

(1) Die Bestellung von Archivgut erfolgt auf den dafür vorgesehenen Bestellzetteln. Auf ihnen sind die Signaturen richtig und vollständig anzugeben.

(2) Es besteht kein Anspruch darauf, Archivalien in einer bestimmten Zeit oder größere Mengen von Archivgut gleichzeitig vorgelegt zu bekommen.

(3) Anstelle von originalem Archivgut können, sofern dies aus konservatorischen oder organisatorischen Gründen notwendig ist, Reproduktionen vorgelegt werden. Die Entscheidung hierüber trifft das jeweilige Archiv.

(4) Vorbestellungen von Archivgut zur späteren Benutzung sind möglich.

(5) Das jeweilige Archiv kann Einzelheiten der Ausführung von Bestellungen durch Hausverfügung regeln.

§ 10 Rückgabe des Archivgutes

Beim Verlassen des jeweiligen Archivs sind alle benutzten Archivalien und Findhilfsmittel der Aufsicht im Benutzersaal zurückzugeben.

§ 11 Benutzung der Bibliothek

Die Hand- und Dienstbibliotheken des staatlichen Archivs können nur innerhalb des jeweiligen Archivs benutzt werden. Die

§§ 12 , 13 und

14 gelten entsprechend.

§ 12 Benutzung fremden Archivgutes

Für die Benutzung von Archivgut, das von anderen Archiven und Institutionen übersandt wird, gelten dieselben Bedingungen wie für das Archivgut des staatlichen Archivs, sofern die übersendende Stelle nicht anderslautende Auflagen erteilt. Kosten und anfallende Gebühren tragen die Benutzer, die die Versendung veranlasst haben.

§ 13 Benutzung von technischen Hilfsmitteln

(1) Die Verwendung technischer Hilfsmittel ist im Zusammenhang mit der Benutzung von Archivgut grundsätzlich gestattet.

(2) Die Verwendung benutzereigener Geräte bedarf der Genehmigung durch das jeweilige Archiv und kann unter Angabe von Gründen versagt werden.

(3) Archiveigene Lesegeräte stehen den Benutzern im Rahmen der Möglichkeiten zur Verfügung. Ein Anspruch auf ihre Benutzung besteht nicht.

§ 14 Anfertigung von Reproduktionen

(1) Der Benutzer kann auf Antrag und auf eigene Kosten Reproduktionen durch das staatliche Archiv oder eine vom staatlichen Archiv beauftragte Stelle herstellen lassen, soweit das Archivgut keinen Schutzfristen unterliegt und schutzwürdige Belange von Betroffenen und Dritten nicht berührt werden. Ein Rechtsanspruch auf Reproduktionen besteht nicht.

(2) Die Herstellung von Reproduktionen kann versagt oder eingeschränkt werden, wenn sich das Archivgut wegen seines Erhaltungszustandes oder seines Formats nicht zu Reproduktionen eignet. Über das jeweils geeignete Reproduktionsverfahren entscheidet das jeweilige Archiv.

(3) Eine Veröffentlichung, Weitergabe oder Vervielfältigung von Reproduktionen ist nur mit vorheriger Zustimmung des jeweiligen Archivs zulässig.

(4) Die Versandkosten für Reproduktionen trägt der Antragsteller.

§ 15 Beratung

(1) Das staatliche Archiv ist behilflich bei der Ermittlung der Archivalien und berät im Rahmen der personellen Möglichkeiten den Benutzer.

(2) Der Benutzer hat keinen Anspruch, beim Lesen oder Übersetzen der Archivalien unterstützt zu werden.

§ 16 Schriftliche Auskünfte

(1) Bei schriftlichen Anfragen sind Zweck und Gegenstand genau anzugeben.

(2) Die schriftlichen Auskünfte des staatlichen Archivs beschränken sich in der Regel auf Hinweise über Art, Umfang, Zustand und Benutzbarkeit des benötigten Archivgutes.

(3) Ein Anspruch auf Auskünfte, die einen beträchtlichen Arbeitszeitaufwand erfordern, oder auf Beantwortung von wiederholten Anfragen innerhalb eines kürzeren Zeitraums besteht nicht.

§ 17 Versendung von Archivgut

(1) In begründeten Ausnahmefällen kann auf schriftlichen Antrag Archivgut zur nichtamtlichen Benutzung an andere Archive versandt werden. Ein Anspruch auf Versendung von Archivgut besteht nicht.

(2) Archivgut, das Benutzungsbeschränkungen unterliegt oder wegen seines hohen Wertes, seines Ordnungs- und Erhaltungszustandes, seines Formats oder aus anderen Sicherheits- oder konservatorischen Gründen versendungsunfähig ist, ist von der Versendung ausgeschlossen.

(3) Die Versendung setzt voraus, dass

1.

der Benutzungszweck nicht durch Versendung von Reproduktionen erreicht werden kann,

2.

das jeweilige Archiv gewährleistet, dass das Archivgut sicher verwahrt und die Benutzung durch den Antragsteller in seinen Benutzungsräumen nach Maßgabe dieser Archivbenutzungsverordnung erfolgt.

(4) Die Versendung von Archivgut ist nur in beschränktem Umfang möglich und erfolgt stets befristet. Die Frist beträgt in der Regel vier Wochen. Sie kann auf Antrag verlängert werden.

(5) Aus dienstlichen Gründen kann versandtes Archivgut jederzeit zurückgefordert werden.

(6) Die Versand- und Versicherungskosten trägt der Antragsteller.

§ 18 Ausleihe von Archivgut

(1) Auf die Ausleihe von Archivgut zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit besteht kein Anspruch. Die Entscheidung über die Ausleihe wird vom Zustand und vom Wert des Archivguts abhängig gemacht. Sie ist darüber hinaus nur möglich, wenn gewährleistet ist, dass das ausgeliehene Archivgut wirksam vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Benutzung geschützt wird und der Zweck der Leihe nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann. Das staatliche Archiv kann Auflagen erteilen, um die Sicherheit und Erhaltung des ausgeliehenen Archivguts zu gewährleisten. Die Herstellung von Reproduktionen von dem ausgeliehenen Archivgut durch den Entleiher oder Dritte bedarf der Zustimmung des jeweiligen Archivs.

(2) Über die Ausleihe ist mit dem Entleiher ein Leihvertrag abzuschließen.

§ 19 In-Kraft-Treten, Außer-Kraft-Treten

Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Verkündung in Kraft. Mit dem In-Kraft-Treten dieser Verordnung tritt die Archivbenutzungsverordnung Mecklenburg-Vorpommern vom 3. August 1998 (GVOBl. M-V S. 789) außer Kraft.

Schwerin, den 21. August 2006

Der Minister für Bildung,

Wissenschaft und Kultur Prof. Dr. Dr. med. Hans-Robert Metelmann