Landesverordnung über Datenaustauschstandards (DaALVO M-V) Vom 7. Januar 2020
Landesverordnung über Datenaustauschstandards (DaALVO M-V) Vom 7. Januar 2020
Zum 15.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe
Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis
| Titel | Gültig ab |
|---|---|
| Landesverordnung über Datenaustauschstandards (DaALVO M-V) vom 7. Januar 2020 | 16.01.2020 |
| Eingangsformel | 16.01.2020 |
| § 1 - Gegenstand und Ziel | 16.01.2020 |
| § 2 - Verbindlichkeitsstufen | 16.01.2020 |
| § 3 - Umsetzungsfrist | 16.01.2020 |
| § 4 - Ausnahmegenehmigungen | 16.01.2020 |
| § 5 - Inkrafttreten | 16.01.2020 |
| Anlage 1 - Datenaustauschstandards und ihre Spezifikation | 16.01.2020 |
| Anlage 2 - Ausnahmen zur Umsetzung von Datenaustauschstandards | 16.01.2020 |
Aufgrund des § 10 Absatz 2 des E-Government-Gesetzes Mecklenburg-Vorpommern vom 25. April 2016 (GVOBl. M-V S. 198), das durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17. Mai 2018 (GVOBl. M-V S. 192) geändert worden ist, verordnet die Landesregierung:
§ 1 Gegenstand und Ziel
(1) Ziel der Verordnung ist die Sicherstellung der Interoperabilität beim elektronischen Austausch von Dokumenten und Akten in Zusammenhang mit der elektronischen Aktenführung. Um eine einheitliche, gesicherte und datenschutzgerechte elektronische Verwaltungstätigkeit zu gewährleisten, werden Festlegungen zum Austausch von elektronischen Akten und Dokumenten getroffen.
(2) In der Anlage 1, die Bestandteil dieser Verordnung ist, werden Datenaustauschformate und Datenaustauschprotokolle zur elektronischen Aktenführung definiert und beschrieben. Die Festlegungen betreffen:
1.
das Kommunikationsprotokoll und die darüber gesendeten Nachrichten,
2.
die zwischen den Systemen auszutauschenden Metadaten (Syntax und Semantik) zu den Dokumenten und
3.
die Formate, in denen die eigentlichen Dateien ausgetauscht werden.
(3) Die Anlage beschränkt sich auf die Definition von Datenformaten, die nicht bereits durch Fachrecht definiert werden.
(4) Geregelt wird der Datenaustausch für die folgenden Anwendungsbereiche:
1.
zwischen einem Fachverfahren und einem E-Akte-System in beiden Richtungen,
2.
zwischen zwei E-Akte-Systemen unterschiedlicher Behörden,
3.
Ablage kryptografisch signierter Dokumente im Langzeitspeicher nach der Technischen Richtlinie 03125 Beweiswerterhaltung kryptografisch signierter Dokumente des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSITR-03125) und
4.
Aussonderung von Schriftgutobjekten in das zuständige Archiv.
§ 2 Verbindlichkeitsstufen
Für die in der Anlage 1 geregelten Standards wird jeweils eine der folgenden Verbindlichkeitsstufen festgelegt:
1.
„Vorgeschlagen“ ist ein Standard, der noch nicht anderweitig berücksichtigt worden ist. Er wird durch eine oberste Landesbehörde an die IT-Leitstelle herangetragen.
2.
„Beobachtet“ ist ein Standard, wenn er einer erwünschten Entwicklungsrichtung folgt und finalisiert ist. Er soll auf Spezifikationen beruhen, die vollständig publiziert und kostenfrei oder gegen ein angemessenes Entgelt erhältlich sind (offene Standards).
3.
„Empfohlen“ ist ein Standard, wenn er verwendet werden soll. Konkurrierende Standards können nebeneinander empfohlen sein, wenn sich ihre Anwendungsschwerpunkte deutlich unterscheiden. In solchen Fällen soll der für die jeweilige Anwendung am besten geeignete Standard angewendet werden. Von dem empfohlenen Standard kann abgewichen werden.
4.
„Verbindlich“ ist ein Standard, der verwendet werden muss. Konkurrierende Standards können nebeneinander verbindlich sein, wenn sich die Anwendungsschwerpunkte deutlich unterscheiden. In solchen Fällen muss der für die jeweilige Anwendung am besten geeignete Standard verwendet werden.
5.
„Bestandsgeschützt“ ist ein Standard, wenn neuere, aber konkurrierende Standards existieren. Zuvor sollte dieser Standard zumindest als „Empfohlen“ eingestuft gewesen sein oder in der Vergangenheit am Markt eine große Relevanz gehabt haben. Bei der funktionalen Änderung oder Erweiterung eines IT-Systems stehen diese Standards unter Bestandsschutz und können auch weiterhin eingesetzt werden.
6.
„Verworfen“ ist ein Standard, der nicht verwendet werden soll.
§ 3 Umsetzungsfrist
Standards der Stufe „Verbindlich“ sind innerhalb einer Übergangszeit von längstens fünf Jahren nach dem Inkrafttreten dieser Verordnung umzusetzen. Als „Bestandsgeschützt“ eingestufte Austauschformate unterliegen keiner zeitlichen Einschränkung zur Nutzung.
§ 4 Ausnahmegenehmigungen
Die für ressortübergreifende IT-Angelegenheiten zuständige oberste Landesbehörde kann von den Standards nach dieser Verordnung allgemein oder für den Einzelfall Ausnahmen zulassen. Hierzu sind in der Anlage 2 zu dieser Verordnung Entscheidungskriterien für Ausnahmegenehmigungen zusammengefasst. Zu der Entscheidung kann der Lenkungsausschuss E-Government angehört werden. Die in Satz 1 genannte Behörde veröffentlicht eine Liste der jeweils geltenden Ausnahmeentscheidungen auf ihrer Internetseite.
§ 5 Inkrafttreten
Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.
Anlage 1
(zu § 1 Absatz 2)
Datenaustauschstandards und ihre Spezifikation
1
Übertragung elektronischer Dokumente - Zeichensätze und -kodierungen
2
Übertragung elektronischer Dokumente aus Akten - Dateiformate
3
Übertragung elektronischer Akten - Metadaten
4
Übertragung elektronischer Akten aus einem Fachverfahren in ein E-Akte-System - Transportformate
5
Übertragung elektronischer Akten aus einem E-Akte-System in ein Fachverfahren - Transportformate
6
Übertragung zwischen zwei E-Akte-Systemen unterschiedlicher Behörden
7
Aussonderung von Schriftgutobjekten in das zuständige Archiv
8
Ablage kryptografisch signierter Dokumente im Langzeitspeicher
9
Kommunikationsprotokolle
Grundsätzlich sind folgende Verbindlichkeitsstufen für xdomea festgelegt:
•
Version 2.3.0: verbindlich
•
Version vor xdomea 2.3.0: verworfen
Künftige xdomea-Versionen werden unter beobachtet geführt.
1
Übertragung elektronischer Dokumente - Zeichensätze und -kodierungen
| Spezifikation | Es ist sicherzustellen, dass IT-Fachverfahren die IT-Interoperabilitätsstandards der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) und die Fachstandards der jeweiligen Fachministerkonferenzen erfüllen. | |
| Landesverwaltung: verbindlich | Gemäß § 3 des „Vertrages über die Errichtung des IT-Planungsrats und über die Grundlagen der Zusammenarbeit beim Einsatz der Informationstechnologie in den Verwaltungen von Bund und Ländern - Vertrag zur Ausführung von Artikel 91c GG“ (IT-Staatsvertrag) ist der IT-Planungsrat u. a. zuständig für die Festlegung von IT-Interoperabilitäts- und IT-Sicherheitsstandards. Unterstützt wird der IT-Planungsrat hierbei durch die KoSIT, welche sowohl die zentralen Koordinierungs- und Querschnittsaufgaben der Standardisierung im Bereich der Informationstechnik in der öffentlichen Verwaltung als auch die aus den Projekten „OSCI-Leitstelle“ und „Deutschland-Online Vorhaben Standardisierung“ resultierenden Daueraufgaben wahrnimmt. In diesem Zusammenhang erarbeitet und koordiniert die KoSIT ebenenübergreifende Standards zur Erhöhung der Interoperabilität der IT-Systeme. | |
| Kommunalverwaltung: verbindlich | ||
| Um die Konformität von IT-Fachverfahren zum Standard sicherzustellen, ist der von der KoSIT als einheitlicher Zeichensatz für die Datenübermittlung und Registerführung entwickelte, fachunabhängige IT-Interoperabilitätsstandard „Lateinische Zeichen in UNICODE“ zu verwenden. Der Standard ist im Bundesarchiv, Potsdamer Straße 1, 56075 Koblenz, für jede Person zugänglich und archivmäßig gesichert niedergelegt. (siehe unter http://www.it-planungsrat.de/SharedDocs/Sitzungen/DE/2014/Sitzung_13.html?pos=4). | ||
| Dieser verbindliche Standard gilt für alle neu aufzubauenden oder in wesentlichem Umfang zu überarbeitenden IT-Fachverfahren, sofern diese dem ebenenübergreifenden Datenaustausch oder auch dem Datenaustausch mit Bürgern und Wirtschaft dienen. | ||
| Bei neu aufzubauenden oder in wesentlichem Umfang zu überarbeitenden IT-Fachverfahren sind darüber hinaus die bundesweit abgestimmten Fachstandards der jeweiligen Fachministerkonferenzen zu beachten (siehe z. B. http://www1.osci.de/sixcms/detail.php?gsid=bremen76.c.6542.de). | ||
| Implementierung | ||
| Landesverwaltung: verbindlich | Für alle Anwendungsbereiche muss UNICODE in der Kodierung UTF-8 verwendet werden. Als Austauschformat für Daten muss ein XÖV-Standard aus dem XRepository verwendet werden, sofern ein solcher existiert. | |
| Kommunalverwaltung: verbindlich | ||
| Spezifikation | Extensible Markup Language (XML) 1.0 | |
| Landesverwaltung: empfohlen | XML ist eine Auszeichnungssprache zur Darstellung hierarchisch strukturierter Daten in Form von Textdateien. XML sollte für den plattform- und implementationsunabhängigen Austausch von Daten eingesetzt werden, soweit keine festen Formatvorgaben bestehen. | |
| Kommunalverwaltung: empfohlen | ||
2
Übertragung elektronischer Dokumente aus Akten - Dateiformate
| Spezifikation | xdomea Codeliste Dateiformat (B.36) eingeschränkt auf bestimmte zulässige Versionen (Abgleich mit IT-Landesstandard 1.5.3 Dateiformate für Bürokommunikation) | ||
| Landesverwaltung: verbindlich | E-Mails Microsoft Message-Dateiformat (MSG) für E-Mail-Kommunikation | ||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | Strukturierte Textdokumente, Tabellendokumente, Präsentationen ohne Weiterverarbeitung | ||
| - PDF >= 1.7- PDF/A Version 1b | |||
| Strukturierte Textdokumente, Tabellendokumente, Präsentationen mit Weiterverarbeitung: | |||
| - Office Open XML (OOXML) DOCX, DOTX- Office Open XML (OOXML) PPSX, PPTX, POTX- Office Open XML (OOXML) XLSX, XLTX | |||
| - XML 1.0- Schemadatei zu XML | |||
| Bilddokumente | |||
| - Baseline TIFF- Joint Photographic Experts Group (JPEG-1) | |||
| Spezifikation | xdomea Codeliste Dateiformat (B.36) eingeschränkt auf bestimmte zulässige Versionen | ||
| Landesverwaltung: empfohlen | Bilddokumente | ||
| - Portable Network Graphics PNG >= 1.2- Tagged Image File Format >= 6.0 | |||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |||
| E-Mails, Textdokumente mit Weiterverarbeitung: | |||
| - Text Format (TXT) für unformatierte Emails- Open Document Format (ODF) 1.2 | |||
| Spezifikation | xdomea Codeliste Dateiformat (B.36) eingeschränkt auf bestimmte zulässige Versionen | ||
| Landesverwaltung: beobachtet | Bilddokumente | ||
| - JPEG 2000- Scalable Vector Graphics (SVG) >= 1.1 | |||
| Kommunalverwaltung: beobachtet | |||
| Strukturierte Textdokumente, Tabellendokumente, Präsentationen ohne Weiterverarbeitung | |||
| - PDF/A 2- PDF/A 3 | |||
| Spezifikation | xdomea Codeliste Dateiformat (B.36) eingeschränkt auf bestimmte zulässige Versionen | ||
| Landesverwaltung: bestandsgeschützt | Bilddokumente | ||
| - Bitmap Format (BMP) | |||
| Kommunalverwaltung: bestandsgeschützt | Strukturierte Textdokumente, Tabellendokumente, Präsentationen ohne Weiterverarbeitung | ||
| - PDF/A-1a | |||
| Strukturierte Textdokumente, Tabellendokumente, Präsentationen mit Weiterverarbeitung | |||
| - Rich Text Format (RTF)- Character Separated Values (CSV) | |||
3
Übertragung elektronischer Akten und Dokumente - Metadaten
| Spezifikation | xdomea Datentypen und Metadaten | ||
| Landesverwaltung: verbindlich | Die Umsetzung von xdomea erfolgt auf Basis der Spezifikation1. Die Spezifikation beschreibt mehrere Datentypen, die optional sind. Zur Umsetzung der geforderten Archivierungs-Basisfunktionalitäten wird die Verwendung einiger Metadaten in Abhängigkeit des jeweiligen Datentyps verbindlich erklärt. Dies gilt für alle Nachrichtengruppen der xdomea-Spezifikation, in der der Datentyp genutzt wird. | ||
| Kommunalverwaltung: verbindlich | |||
| Der xdomea-Datentyp AllgemeineMetadatenTypenthält die Metadaten, die der allgemeinen Charakterisierung eines Schriftgutobjektes dienen. Davon sind folgende Metadaten verbindlich: | |||
| - Betreff: Der Betreff des Schriftgutobjektes, zum Beispiel für eine Akte der Aktentitel. | |||
| Landesverwaltung: verbindlich | Der xdomea-Datentyp DokumentType enthält die Metadatenfelder für den Austausch von Dokumenten einschließlich der archivspezifischen Metadaten, anwendungsspezifischer Metadaten, Historien- und Protokollinformationen sowie Informationen zum internen Geschäftsgang. Die absendende Behörde kann jeweils festlegen, welche Informationen dem Empfänger mit der Übertragung zur Verfügung gestellt werden sollen. So kann auch der Anforderung nach einer ggf. erforderlichen Beschränkung der übertragenen Metadaten Rechnung getragen werden (z. B. auf Grund datenschutzrechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Bestimmungen). | ||
| Kommunalverwaltung: verbindlich | |||
| In der Objekthierarchie der xdomea-Spezifikation ist das Dokument die kleinste logische Einheit des Schriftguts. Es handelt sich um ein einzelnes Schriftstück, papiergebunden oder elektronisch erstellt und verwaltet. Zum Dokument gehören zudem alle ergänzenden Angaben (zum Beispiel Metadaten), die zum Verständnis der Primärinformationen notwendig sind. | |||
| Der Begriff „Dokument“ entspricht nicht nur den ehemaligen Papierdokumenten, sondern kann daneben jede andere digitale Form von Informationen beinhalten. Es kann aus einem (zum Beispiel ein Bild oder ein Datensatz) oder mehreren Einzelobjekten (zum Beispiel mehrere Bilder, einer Datei mit integrierten Bildern, Text und Tabellen, gemischte Inhalte aus mehreren Quellen) bestehen. | |||
| Davon sind folgende Metadaten verbindlich: | |||
| - Identifikation: Über Identifikation werden zur systemübergreifend eindeutigen Identifizierung des Dokuments spezifische Merkmale übergeben.- AllgemeineMetadaten (siehe oben) | |||
| Landesverwaltung: verbindlich | Der xdomea-Datentyp VorgangTypeenthält die Metadatenfelder für den Austausch von Vorgängen einschließlich der archivspezifischen Metadaten, anwendungsspezifischer Metadaten, Historien- und Protokollinformationen sowie Informationen zum internen Geschäftsgang. Die absendende Behörde kann jeweils festlegen, welche Informationen dem Empfänger mit der Übertragung zur Verfügung gestellt werden sollen. So kann auch der Anforderung nach einer ggf. erforderlichen Beschränkung der übertragenen Metadaten Rechnung getragen werden (z. B. auf Grund datenschutzrechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Bestimmungen). | ||
| Kommunalverwaltung: verbindlich | |||
| Davon sind folgende Metadaten verbindlich: | |||
| - Identifikation: Über Identifikation werden zur systemübergreifend eindeutigen Identifizierung des Vorgangs spezifische Merkmale übergeben.- AllgemeineMetadaten (siehe oben): Über AllgemeineMetadaten werden allgemeine Metadaten zu einem Vorgang angegeben. | |||
| Landesverwaltung: verbindlich | Der xdomea-Datentyp AkteTypeenthält die Metadatenfelder für den Austausch von Akten einschließlich der archivspezifischen Metadaten, anwendungsspezifischer Metadaten, Historien- und Protokollinformationen sowie Informationen zum internen Geschäftsgang. Die absendende Behörde kann festlegen, welche Informationen dem Empfänger mit der Übertragung zur Verfügung gestellt werden sollen. So kann auch der Anforderung nach einer gegebenenfalls erforderlichen Beschränkung der übertragenen Metadaten Rechnung getragen werden (zum Beispiel auf Grund datenschutzrechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Bestimmungen). | ||
| Kommunalverwaltung: verbindlich | |||
| Davon sind folgende Metadaten verbindlich: | |||
| - Identifikation: Über Identifikation werden zur systemübergreifend eindeutigen Identifizierung der Akte spezifische Merkmale übergeben.- AllgemeineMetadaten (siehe oben): Über AllgemeineMetadaten werden allgemeine Metadaten zu einer Akte angegeben. | |||
| Landesverwaltung: verbindlich | Der xdomea-Datentyp MetadatenAussonderungType fasst die Informationen zu einem abschließend bearbeiteten Schriftgutobjekt (Vorgang oder Akte) zusammen, die für seine Aufbewahrung und Aussonderung relevant sind. | ||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |||
| Davon sind folgende Metadaten betroffen: | |||
| - Aufbewahrungsdauer: Die Aufbewahrungsdauer legt fest, wie viele Jahre eine Akte oder ein Vorgang nach der Verfügung „zu der Akte“ innerhalb der aktenführenden Stelle aufzubewahren ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist erfolgt die Aussonderung in Abhängigkeit von der Aussonderungsart.- Aufbewahrungsende: Das Aufbewahrungsende gibt das Jahr an, in dem die Aufbewahrungsfrist endet. | |||
| Spezifikation | |||
| Landesverwaltung: empfohlen | Der xdomea-Datentyp AllgemeineMetadatenTyp enthält die Metadaten, die der allgemeinen Charakterisierung eines Schriftgutobjektes dienen. Davon sind folgende Metadaten empfohlen: | ||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |||
| - Kennzeichen: Aus dem Aktenplan abgeleitete Kennung des Schriftgutobjektes zur Identifikation und Zuordnung zum Schriftgut in einer Behörde. Bei Akten ist das Kennzeichen das Aktenzeichen, es setzt sich zusammen aus dem zugehörigen Aktenplankennzeichen und einer eindeutigen Ordnungsnummer. Auf Vorgangsebene ist das Kennzeichen das Vorgangszeichen, das sich aus dem Aktenzeichen sowie einer zusätzlichen Nummer für den Vorgang zusammensetzt. Auf Dokumentebene wird als Kennzeichen das Geschäftszeichen verwendet. Dies besteht in der Regel aus dem Aktenzeichen oder Vorgangskennzeichen, einer laufenden Nummer sowie der Organisationskurzbezeichnung der zuständigen Organisationseinheit.- Federführung: Die Organisationseinheit mit der Hauptverantwortung oder der Zuständigkeit für einen Geschäftsprozess.- Vertraulichkeitsstufe: Die Vertraulichkeitsstufe beschreibt, welche Kriterien zum Beispiel für die Weitergabe und Veröffentlichung eines Schriftgutobjekts beachtet werden müssen. Mögliche Werte sind „Geheim“, „NfD“, „Offen“, „Streng geheim“ oder „Vertraulich“.- Bemerkung: Zusätzliches Feld zur Übermittlung weiterer Informationen in einem konkreten Geschäftsprozess.- Medium: Das Medium beschreibt, ob es sich um ein Papier- oder elektronisches Dokument handelt. Mögliche Werte sind „Papier“, „Elektronisch“ oder „Hybrid“.- Aktenplaneinheit: Die Aktenplaneinheit, dem das Schriftgutobjekt zugeordnet ist. | |||
| Landesverwaltung: empfohlen | Der xdomea-Datentyp DokumentTypeenthält die Metadatenfelder für den Austausch von Dokumenten einschließlich der archivspezifischen Metadaten, anwendungsspezifischer Metadaten, Historien- und Protokollinformationen sowie Informationen zum internen Geschäftsgang. | ||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |||
| Davon sind folgende Metadaten empfohlen: | |||
| - FremdesGeschaeftszeichen: Das Geschäftszeichen des Dokuments im absendenden System, das im Zuge eines Nachrichtentransfers übermittelt wird.- Posteingangsdatum: Das Posteingangsdatum eines Eingangsdokumentes. Es ist relevant beim Austausch von Dokumenten im Vorgangs- oder Aktenzusammenhang.- Postausgangsdatum: Das Postausgangsdatum eines Ausgangsdokumentes. Es ist relevant beim Austausch von Dokumenten im Vorgangs- oder Aktenzusammenhang.- DatumDesSchreibens: Das Datum des Schreibens, zum Beispiel das Datum eines Briefes. Es handelt sich nicht um das Erstellungs- oder Veränderungsdatum des Primärdokuments.- Bezug: Der konkrete Bezug eines Dokuments, zum Beispiel „Ihr Schreiben vom ...“- Hier: „Hier“ wird zur Konkretisierung des Betreffs verwendet. Auch als Unterbetreff bekannt.- Bearbeiter: Die für die Bearbeitung zuständige Person.- Typ: Der Dokumenttyp dient der weiteren Spezifikation des Dokumentes. Der Typ ist relevant beim Austausch von Dokumenten im Vorgangs- oder Aktenzusammenhang. Zulässige Werte sind zum Beispiel Erlass, Vermerk, Bericht, Bescheid.- HistorienProtokollInformation: Hierüber werden die zur Historisierung und Protokollierung relevanten Metadaten zu einem Dokument angegeben, in der die Veränderungen an den beschreibenden Attributen und dem Zustand des Dokuments erfasst werden.- InternerGeschaeftsgang: Die spezifische Ausprägung eines Geschäftsgangs, über die der interne Geschäftsgang am Dokument nachgewiesen wird.- Version: Über eine Version wird ein bestimmter Bearbeitungszustand zu einem Dokument im Rahmen der Versionierung des Dokuments abgebildet.- Verweis: Über einen Verweis wird eine inhaltliche Querbeziehung des Dokuments zu einem anderen Schriftgutobjekt dargestellt.- Anlage: Ein dem Dokument zugeordnetes Anlagendokument.- Absender: Die spezifische Ausprägung eines Kontakts, der die Informationen zum Absender des Dokuments enthält.- Empfaenger: Die spezifische Ausprägung eines Kontakts, der die Informationen zum Empfänger des Dokuments enthält- WeitererKontakt: Die spezifische Ausprägung eines Kontakts, der die Informationen zu einem weiteren Beteiligten enthält, der nicht Empfänger oder Absender des Dokuments ist.-AnwendungsspezifischeErweiterung (siehe oben): Hierüber können über die in xdomea konkret definierten Metadaten hinaus weiterführende Metadaten, zum Beispiel fachspezifischer Natur, zu einem Dokument angegeben werden. | |||
| Landesverwaltung: empfohlen | Der xdomea-Datentyp VorgangTypeenthält die Metadatenfelder für den Austausch von Vorgängen einschließlich der archivspezifischen Metadaten, anwendungsspezifischer Metadaten, Historien- und Protokollinformationen sowie Informationen zum internen Geschäftsgang. Die absendende Behörde kann jeweils festlegen, welche Informationen dem Empfänger mit der Übertragung zur Verfügung gestellt werden sollen. So kann auch der Anforderung nach einer gegebenenfalls erforderlichen Beschränkung der übertragenen Metadaten Rechnung getragen werden (zum Beispiel auf Grund datenschutzrechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Bestimmungen). | ||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |||
| Davon sind folgende Metadaten empfohlen: | |||
| - Dokument (siehe oben): Ein Dokument, das hierarchisch in den Vorgang eingebunden oder dem Vorgang untergeordnet ist.- AllgemeineMetadaten (siehe oben): Hier werden allgemeine Metadaten zu einem Vorgang angegeben.- ArchivspezifischeMetadaten: Hier werden die für die Archivierung und Aussonderung relevanten Metadaten zu einem Vorgang angegeben.- Aktenbetreff: Die Inhaltsangabe der Akte, der der Vorgang untergeordnet ist. Dies ist relevant als Kontextinformation bei der Versendung von Vorgängen ohne die Akte.- Typ: Die weitere Spezifikation des Vorgangs über einen Typ, u.a. zur Recherche oder zur Festlegung zusätzlicher Metadaten. Mögliche Werte sind zum Beispiel Genehmigungsverfahren, Widerspruchsverfahren, Kabinettsvorlage und Ähnliches.- ZdA: ZdA kennzeichnet, ob der Vorgang zu den Akten verfügt wurde oder nicht.- Laufzeit: Die Laufzeit des Vorgangs, also Zeitpunkt des Beginns und des Endes.- HistorienProtokollInformation: Hier werden die zur Historisierung und Protokollierung relevanten Metadaten zu einem Vorgang angegeben, in der die Veränderungen an den beschreibenden Attributen und dem Zustand des Vorgangs erfasst werden.- InternerGeschaeftsgang: Die spezifische Ausprägung eines Geschäftsgangs, über die der interne Geschäftsgang am Vorgang nachgewiesen wird.- Verweis: Hierüber wird eine inhaltliche Querbeziehung des Vorgangs zu einem anderen Schriftgutobjekt dargestellt.- Kontakt: Eine Kontaktinformation zu einem Geschäftsprozessbeteiligten.- AnwendungsspezifischeErweiterung (siehe oben): Hier können über die in xdomea konkret definierten Metadaten hinaus weiterführende Metadaten, zum Beispiel fachspezifischer Natur, zu einem Vorgang angegeben werden.- Teilvorgang: Hier kann ein Vorgang hierarchisch in einen anderen Vorgang eingebunden oder einem anderen Vorgang untergeordnet werden. | |||
| Landesverwaltung: empfohlen | Der xdomea-Datentyp AkteTypeenthält die Metadatenfelder für den Austausch von Akten einschließlich der archivspezifischen Metadaten, anwendungsspezifischen Metadaten, Historien- und Protokollinformationen sowie Informationen zum internen Geschäftsgang. Die absendende Behörde kann festlegen, welche Informationen dem Empfänger mit der Übertragung zur Verfügung gestellt werden sollen. So kann auch der Anforderung nach einer gegebenenfalls erforderlichen Beschränkung der übertragenen Metadaten Rechnung getragen werden (zum Beispiel auf Grund datenschutzrechtlicher oder sonstiger gesetzlicher Bestimmungen). | ||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |||
| Davon sind folgende Metadaten empfohlen: | |||
| - AllgemeineMetadaten (siehe oben): Hier werden allgemeine Metadaten zu einer Akte angegeben.- ArchivspezifischeMetadaten: Hier werden die für die Archivierung und Aussonderung relevanten Metadaten zu einer Akte angegeben.- Standort: Der Aufbewahrungsort der Akte.- Typ: Die weitere Spezifikation der Akte, um u. a. Recherche durchzuführen oder um zusätzliche Metadaten festzulegen. Beispiele sind Bauakte oder auch Personalakte.- Laufzeit: Die Laufzeit der Akte, also Zeitpunkt des Beginns und des Endes.- HistorienProtokollInformation: Hier werden die zur Historisierung und Protokollierung relevanten Metadaten zu einer Akte angegeben, in der die Veränderungen an den beschreibenden Attributen und dem Zustand der Akte erfasst werden.- InternerGeschaeftsgang: Hier wird der Akte zum Nachweis des internen Geschäftsgangs eine spezifische Ausprägung eines Geschäftsgangs zugeordnet.- Akteninhalt: Die Sachverhalte in der Akte sind inhaltlich mittels üblicher Akteninhalte wie zum Beispiel Vorgänge abgegrenzt.- Verweis: Hier wird eine inhaltliche Querbeziehung der Akte zu einem anderen Schriftgutobjekt dargestellt.- Kontakt: Eine Kontaktinformation zu einem Geschäftsprozessbeteiligten.- Teilakte: Über diese Eigenschaft wird eine Teilakte hierarchisch in eine Akte eingebunden oder einer Akte untergeordnet.- AnwendungsspezifischeErweiterung (siehe oben): Hierüber können über die in xdomea konkret definierten Metadaten hinaus weiterführende Metadaten, zum Beispiel fachspezifischer Natur, zu einer Akte angegeben werden. | |||
| Landesverwaltung: empfohlen | Der xdomea-Datentyp MetadatenAussonderungTypefasst die Informationen zu einem abschließend bearbeiteten Schriftgutobjekt (Vorgang oder Akte) zusammen, die für seine Aufbewahrung und Aussonderung relevant sind. | ||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |||
| Davon sind folgende Metadaten empfohlen: | |||
| - Aussonderungsart: Die Aussonderungsart gibt das Ergebnis der archivischen Bewertung an. Damit eine automatische Selektion der auszusondernden Vorgänge erfolgen kann, muss in Vorgangsbearbeitungssystemen für Akten und Vorgänge ein Metadatum „Aussonderungsart“ vorgegeben werden. Die Metainformation enthält den Status „archivwürdig“, „bewerten“ oder „vernichten“. Die Aussonderungsart wird vom Aktenplan im zweistufigen Aussonderungsverfahren oder von der Akte im vierstufigen Aussonderungsverfahren auf zugehörige Vorgänge und Dokumente vererbt.- Kennung: Die Kennung enthält bei der Durchführung einer Aussonderung die Archivkennung, bei einer Abgabe die Kennung des Schriftgutobjekts aus dem System der übernehmenden Behörde.- Bewertungsvorschlag: Der Bewertungsvorschlag ist ein Hinweis des Bearbeiters eines Schriftgutobjekts an das zuständige Archiv. Er kann die Werte „archivwürdig“ oder „vernichten“ annehmen. | |||
4
Übertragung elektronischer Akten und Dokumente aus einem Fachverfahren in ein E-Akte-System - Transportformate
| Spezifikation | xdomea | ||
| Landesverwaltung: verbindlich | Die Umsetzung von xdomea erfolgt auf Basis der Spezifikation. Die Spezifikation beschreibt mehrere Nachrichtengruppen. Zur Umsetzung der geforderten DMS-Basisfunktionalitäten wird nur ein Ausschnitt der verfügbaren xdomea Nachrichten benötigt. Aufgrund der konzeptionellen Entscheidung das Fachverfahren als führendes System anzubinden, ist ausschließlich die Nachrichtengruppe „Fachverfahrensdaten-Austauschen“ für die Umsetzung relevant. | ||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |||
| Für die Übertragung eines neuen Dokuments / einer neuen Akte in ein E-Akte-System: | |||
| xdomea sieht für jede Kommunikation von Fachverfahren zur E-Akte die verpflichtende Versendung einer Importbestätigung vor. | |||
| - FVDaten.ImportBestaetigen.0630: Diese Nachricht beschreibt den erfolgreichen oder nicht erfolgreichen Import von Daten.- FVDaten.SGOErstellen.0604: über das Element: Die Nachricht beschreibt die Übergabe des neuen Schriftgutobjekts zur Erstellung in der E-Akte. Als Rückgabeparameter sollte jeweils die Bestätigung des erfolgreichen Erstellens des Schriftgutobjekts mit seiner ID in der E-Akte gesendet werden.- FVDaten.SGOAblegen.0605: Die Nachricht beschreibt die Übergabe von neuen Schriftgutobjekten an die E-Akte zur Ablage. Als Rückgabeparameter sollte jeweils die Bestätigung des erfolgreichen Ablegens des Schriftgutobjekts mit seiner ID gesendet werden. | |||
| Für die Weiterbearbeitung eines bestehenden Dokuments in einer bestehenden E-Akte: | |||
| - FVDaten.MetadatenAktualisieren.0610: Die Metadaten zu bestehenden Schriftgutobjekten werden aktualisiert.- FVDaten.DokumentAktualisieren.0601: Die Nachricht beschreibt die Aktualisierung eines bereits in der E-Akte vorhandenen Dokuments. Als Rückgabeparameter sollte die Bestätigung des erfolgreichen Aktualisierens mit der ID des Dokuments gesendet werden. | |||
| Spezifikation | xdomea | ||
| Landesverwaltung: empfohlen | Für die Übertragung eines neuen Dokuments in ein E-Akte-System: | ||
| - FVDaten.EmpfangBestaetigen.0629:Die Nachricht beschreibt den erfolgreichen Empfang einer Fachverfahrensdaten-Nachricht.- FVDaten.SGOSuchen.0608:Die Nachricht beschreibt die Übergabe von Parametern zur Suche nach Schriftgutobjekten im DMS. Als Rückgabeparameter sollte die Liste der Schriftgutobjekte mit ihren IDs gesendet werden, auf die die Suchparameter zutreffen.- FVDaten.MetadatenAnsehen.0611:Die Nachricht ermöglicht das Auslesen des Wertes zu einem Metadatum. Als Rückgabeparameter sollten die Namen und Werte der angeforderten Metadaten gesendet werden.- FVDaten.SGOErstellen.0604/SchriftgutobjektZumErstellen/Schriftgutobjekt/Dokument/Version/Format/Primaerdokument:Über Primaerdokument werden Dateiangaben zum tatsächlich beschriebenen Primärdokument eines Formats angegeben. | |||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |||
| Implementierung | Architekturkomponente E-Akte (ArchE) für Landesbehörden | ||
| Landesverwaltung: empfohlen | Die ArchE ist eine serviceorientierte Dokumentenmanagement-Schnittstelle. Sie fungiert als Abstraktionsebene für ein DMS/VBS-Produkt. Dadurch kann diese Schnittstelle als Dienst innerhalb einer serviceorientierten Architektur bereitgestellt und die Kommunikation von und mit anderen Teilnehmern in dieser Architektur ermöglicht werden. | ||
| Kommunalverwaltung: nicht relevant | |||
5
Abruf elektronischer Dokumente aus einem E-Akte-System von einem Fachverfahren - Transportformate
| Spezifikation | xdomea | ||
| Landesverwaltung: verbindlich | Die Umsetzung von xdomea erfolgt auf Basis der Spezifikation. Die Spezifikation beschreibt mehrere Nachrichtengruppen. Zur Umsetzung der geforderten DMS-Basisfunktionalitäten wird nur ein Ausschnitt der verfügbaren xdomea Nachrichten benötigt. Aufgrund der konzeptionellen Entscheidung das Fachverfahren als führendes System anzubinden, ist ausschließlich die Nachrichtengruppe „Fachverfahrensdaten-Austauschen“ für die Umsetzung relevant. | ||
| Kommunalverwaltung: verbindlich | |||
| Für den Abruf eines Dokuments aus einem E-Akte-System von einem Fachverfahren: | |||
| - FVDaten.PrimaerdokumentExportieren.0631: Die Nachricht beschreibt den Export von Primärdokumenten zu einem Schriftgutobjekt (Dokument) aus einem DMS in ein Fachverfahren. Als Rückgabeparameter sollte der Ablageort der Primärdokumente gesendet werden. | |||
6
Übertragung zwischen zwei E-Akte Systemen unterschiedlicher Behörden
| Spezifikation | xdomea | ||
| Landesverwaltung: verbindlich | Bei der Abgabe einer Akte ohne Übergabe der Bearbeitung | ||
| - Information.Information.0101: Die Nachricht beschreibt den Export von Schriftgutobjekten (Akte, Vorgang, Dokument) zur Information oder Übernahme in ein anderes System. | |||
| Kommunalverwaltung: verbindlich | |||
| Landesverwaltung: verbindlich | Bei der Abgabe mit Übergabe der Bearbeitung | ||
| - Abgabe.Abgabe.0401: Die Nachricht beschreibt den vollständigen Export von Schriftgutobjekten bei Zuständigkeitswechseln zwischen Behörden oder bei Systemwechseln. Bei der Abgabe müssen zu einem Schriftgutobjekt alle prozess- und aktenrelevanten Metadaten übergeben werden. Die Fristen und die Aussonderungsart werden bei der Abgabe zu einem Schriftgutobjekt mit übergeben. Die aufnehmende Behörde kann entscheiden, ob diese Informationen dann in das eigene System übernommen werden oder nicht.- Abgabe.ImportBestaetigen.0402: Die Information zum erfolgreichen oder nicht erfolgreichen Import einer Abgabe. | |||
| Kommunalverwaltung: verbindlich | |||
7
Aussonderung von Schriftgutobjekten in das zuständige Archiv
| Spezifikation | Dateiformate | ||
| Landesverwaltung: verbindlich | PDF/A Version 1b | ||
| PDF/A Version 2u | |||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |||
| Spezifikation | xdomea mit folgenden Einschränkungen | ||
| Landesverwaltung: verbindlich | Für die Aussonderung von Akten aus einem Fachverfahren in das zuständige elektronische Archiv erfolgt die Umsetzung von xdomea auf Basis der Spezifikation. Die Spezifikationen gelten für die Aussonderung von Akten, die nach ihrer Aufbewahrungsfrist von in der Regel 10 Jahren ins zuständige Archiv ausgelagert werden. Zur Umsetzung der geforderten Aussonderungsfunktionalitäten wird nur ein Ausschnitt der verfügbaren xdomea Nachrichten benötigt. Es ist ausschließlich die Nachrichtengruppe „AussonderungDurchfuehren“ für die Umsetzung relevant. | ||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |||
| Aussonderung bei einem zweistufigen Verfahren | |||
| Im zweistufigen Aussonderungsverfahren wird die Angabe, wie mit den Schriftgutobjekten nach Ablauf der behördlichen Aufbewahrungsfrist zu verfahren ist, bereits mit dem Metadatum „Aussonderungsart“ im Aktenplan hinterlegt. Die Information über die „Aussonderungsart“ vererbt sich dann auf alle unterhalb einer Betreffseinheit angelegten Akten und Vorgänge. | |||
| - Aussonderung.Aussonderung.0503:Die Nachricht beschreibt den Export von Schriftgutobjekten mit dem Ziel der Übergabe an das zuständige Archiv.- Aussonderung.AussonderungImportBestaetigen.0506:Die Nachricht beschreibt den erfolgreichen oder nicht erfolgreichen Import der Aussonderung. | |||
| Implementierung | Elektronisches Landesarchiv (eLA) für Landesbehörden | ||
| Landesverwaltung: verbindlich | eLA für Landesbehörden | ||
| Kommunalverwaltung: nicht relevant | |||
8
Ablage kryptografisch signierter Dokumente im Langzeitspeicher
| Spezifikation | ohne | |
| Landesverwaltung: verbindlich | Keine Einschränkungen bei Dateiformaten: | |
| Das Format der Primärdokumente kann hier nicht eingeschränkt werden, da insbesondere bei den Altdaten mit veralteten, ansonsten nicht mehr genutzten Dateiformaten gerechnet werden muss und der Beweiswert erhalten werden muss. | ||
| Kommunalverwaltung: empfohlen | ||
| Spezifikation | BSI TR-ESOR - 03125 Schnittstellenbeschreibung | |
| Landesverwaltung: verbindlich | BSI TR-ESOR-03125 Beweiswerterhaltung kryptographisch signierter Dokumente. | |
| Kommunalverwaltung: empfohlen | Inhaltsdaten, Metadaten und Verifikationsdaten langfristig aufzubewahrender Daten und Dokumente sollen in einem abgeschlossenen und selbst-erklärenden Archivdatenobjekt auf der Basis von XML (kurz XAIP für: XML formatted Archival Information Package) und einer formalisierten Dokumenttypbeschreibung in XML-Syntax (XML-Schema) abgelegt und verwaltet werden können. | |
| Implementierung | TRESOR-Basisdienst | |
| Landesverwaltung: verbindlich | Eine Ablage kryptografisch signierter Dokumente im Langzeitspeicher erfolgt durch den TRESOR -Basisdienst, wahlweise mit XAIP-Adapter oder durch den TRESOR-Basisdienst ohne Adapter. | |
| Kommunalverwaltung: empfohlen | ||
9
Kommunikationsprotokolle
| Spezifikation | XTA 2 für automatisierte Übertragung |
| Landesverwaltung: empfohlen | Für den Transport von Nachrichten von einem Fachverfahren in ein E-Akte-System und zwischen zwei E-Akte-Systemen soll XTA 2 genutzt werden. |
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |
| Das Fachverfahren muss nicht direkt über XTA 2 verschicken, sondern kann auch über einen Dienst innerhalb des eigenen Verwaltungsnetzes XTA 2 nach außen versenden. | |
| Siehe dazu auch die Entscheidung 2017/06 des IT-PLR: Der IT-Planungsrat empfiehlt den Einsatz von XTA 2. | |
| Spezifikation | Elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) für manuelle Übertragung |
| Landesverwaltung: verbindlich | Für eine manuelle Kommunikation zwischen zwei E-Akte-Systemen unterschiedlicher Behörden soll EGVP genutzt werden. |
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |
| Spezifikation | TRESOR Webservice nach BSI TR-ESOR - 03125 |
| Landesverwaltung: verbindlich | Für den Transport von Nachrichten aus einer E-Akte in den Langzeitspeicher TRESOR soll der TRESOR Webservice genutzt werden. |
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |
| Implementierung | TRESOR-Basisdienst |
| Landesverwaltung: verbindlich | Für den Transport von Nachrichten aus einer E-Akte in den Langzeitspeicher TRESOR soll der TRESOR Webservice genutzt werden. |
| Kommunalverwaltung: empfohlen | |
Fußnoten
1)
http://xdomea.de/schemata/230/xdomea-2-3-0_Spezifikation.pdf
.
Anlage 2
(zu § 4)
Ausnahmen zur Umsetzung von Datenaustauschstandards
Entscheidungskriterien für Ausnahmegenehmigungen nach § 4 Satz 2 können sein:
1.
Technische Bewertungskriterien:
a.
Die Anforderungen der Behörde an die Informationssicherheit können bei Anwendung des Standards nicht erfüllt werden; eine Stellungnahme des jeweils zuständigen IT-Sicherheitsbeauftragten der Behörde ist erforderlich.
b.
Die Anforderungen der Behörde an den Datenschutz können bei Anwendung des Standards nicht erfüllt werden; eine Stellungnahme des jeweils zuständigen Datenschutzbeauftragten ist erforderlich.
c.
Der Standard kann aufgrund von objektiv nicht auflösbaren Inkompatibilitäten oder Abhängigkeiten zu Fachverfahren nicht umgesetzt werden; eine Stellungnahme des jeweiligen Fachverfahrensbetreuers ist erforderlich.
2.
Wirtschaftliche Bewertungskriterien:
a.
Der Standard kann nicht umgesetzt werden, weil die Nutzungsdauer der derzeit für die betreffende Aufgabe verwendeten Systeme noch nicht abgelaufen und eine wirtschaftliche Nachnutzung für andere Zwecke nicht gewährleistet ist (Bestandsschutz).
b.
Die Umstellung ist unwirtschaftlich; eine Stellungnahme des jeweiligen Beauftragten für den Haushalt ist erforderlich.
3.
Organisatorische Bewertungskriterien:
a.
Der Standard kann aufgrund von spezifischen Vorgaben oder Vorschriften, die für die Behörde gelten, nicht umgesetzt werden.
b.
Es bestehen noch vertragliche Bindungen, die einer kurzfristigen Realisierung des Standards entgegenstehen.
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