Verordnung über die elektronische Aktenführung in Bußgeld- und Verwarnungsangelegenheiten Vom 29. März 2011

Verordnung über die elektronische Aktenführung in Bußgeld- und Verwarnungsangelegenheiten Vom 29. März 2011

Zum 14.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Auf Grund von § 110 b Absatz 1 Sätze 2 und 4 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in der Fassung vom 19. Februar 1987 (BGBl. I S. 603), zuletzt geändert am 29. Juli 2009 (BGBl. I S. 2353, 2354), wird verordnet:

§ 1

(1) Die Behörde für Inneres und Sport kann die Akten in Bußgeldverfahren gemäß §§ 24, 24a und 24c des Straßenverkehrsgesetzes in der Fassung vom 5. März 2003 (BGBl. I S. 312, 919), zuletzt geändert am 12. Juli 2021 (BGBl. I S. 3108), in der jeweils geltenden Fassung und in selbständigen Einziehungsverfahren nach § 29a Absatz 5 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten in der jeweils geltenden Fassung elektronisch führen.

(2) Das für die elektronische Aktenführung eingesetzte System hat dem Stand der Technik zu genügen. Insbesondere muss das System die Authentizität, Integrität und Vollständigkeit sowie die jederzeitige Benutzbarkeit, Auffindbarkeit und Lesbarkeit der Akten gewährleisten.

§ 2

(1) Werden Akten elektronisch geführt, soll für jedes Verfahren eine elektronische Akte angelegt werden. Die Datenverarbeitung in und aus elektronischen Akten ist nur zulässig im Rahmen der gesetzlichen Zweckbindung und der fachlichen Zuständigkeit.

(2) Zu den Akten gehören sämtliche Dokumente, die das für das Verfahren bedeutsame Handeln der oder des Betroffenen sowie der Behörde nachprüfbar dokumentieren. Werden Akten elektronisch geführt, sind sämtliche zu den Akten gehörenden Dokumente in elektronische Dokumente zu übertragen. Dabei ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass ein übertragenes Dokument der Urschrift entspricht und übertragene elektronische Dokumente nicht nachträglich verändert werden können. Nur in den Fällen, in denen aus zwingenden rechtlichen oder technischen Gründen papierbasierte Dokumente aufbewahrt werden müssen, werden diese ergänzend aufbewahrt.

(3) Suchfunktionen sind auf die Anwendung vorher festgelegter Suchkriterien zu beschränken.

(4) Die Übermittlung der Akten an Dritte erfolgt grundsätzlich elektronisch oder durch Erteilung von Aktenausdrucken im jeweils erforderlichen Umfang.

§ 3

(1) Die elektronischen Akten werden grundsätzlich für einen Zeitraum von einem Jahr nach Erledigung des Verfahrens elektronisch aufbewahrt. Akten zu Verwarnungen, die wirksam geahndet worden sind, werden abweichend davon für sechs Monate aufbewahrt. Die zahlungsbegründenden Unterlagen werden nach Maßgabe des Haushalts- und Kassenrechts gesondert aufbewahrt.

(2) Akten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Das Staatsarchiv stellt auf der Ebene der Akten den bleibenden Wert (Archivwürdigkeit) fest. Archivwürdige elektronische Akten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an das Staatsarchiv abgeliefert. Für das Vorgehen bei der Ablieferung elektronischer Akten ist eine Vereinbarung nach § 3 Absatz 4 Nummer 3 des Hamburgischen Archivgesetzes vom 21. Januar 1991 (HmbGVBl. S. 7), zuletzt geändert am 16. Juni 2005 (HmbGVBl. S. 233, 239), zu schließen.

(3) Elektronische Akten mit Ausnahme der begründenden Unterlagen werden nach der Ablieferung an das Staatsarchiv im System gelöscht. Nicht archivwürdige elektronische Akten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen gemäß Absatz 1 gelöscht.

Gegeben in der Versammlung des Senats, Hamburg, den 29. März 2011.