Verordnung über die Einrichtung gemeinsamer automatisierter Dateien im Ausländer- und Asylwesen (Ausländerdateienverordnung) Vom 9. November 1999

Verordnung über die Einrichtung gemeinsamer automatisierter Dateien im Ausländer- und Asylwesen (Ausländerdateienverordnung) Vom 9. November 1999

Zum 14.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Auf Grund von § 11 a Absatz 1 des Hamburgischen Datenschutzgesetzes vom 5. Juli 1990 (Hamburgisches Gesetz- und Verordnungsblatt Seiten 133, 165, 226), zuletzt geändert am 18. März 1997 (Hamburgisches Gesetz- und Verordnungsblatt Seite 76), wird verordnet:

Abschnitt 1 Gemeinsame Datei

§ 1 Zweck der Ausländerdatei; datenverarbeitende Stellen

(1) Die nach § 62 der Aufenthaltsverordnung vom 25. November 2004 (BGBl. I S. 2945) in der jeweils geltenden Fassung zu führenden Ausländerdateien A und B werden mit dem in den §§ 64, 65 und 67 der Aufenthaltsverordnung festgelegten Inhalt von den Bezirksämtern und der Behörde für Inneres und Sport als gemeinsame automatisierte Ausländerdatei geführt.

(2) Über die nach Absatz 1 aufzunehmenden Daten und die dazugehörigen Bearbeitungsdaten hinaus können in der gemeinsamen, automatisierten Ausländerdatei gespeichert werden:

1.

bei Maßnahmen zur Feststellung und Sicherung der Identität das Datum des Auftrags, die Rechtsgrundlage sowie erforderlichenfalls die Alias-Daten;

2.

die Personalien - insbesondere Name, Anschrift, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit - von Ehegatten, Lebenspartnerinnen und Lebenspartnern, Kindern und Eltern der betroffenen Ausländerinnen und Ausländer, von Sorgeberechtigten, Vormündern und Pflegern, von Verfahrensbevollmächtigten und Referenzpersonen in Visa-Erteilungsverfahren sowie von Kostenschuldnern nebst Kostenhöhe nach § 66 des Aufenthaltsgesetzes vom 30. Juli 2004 (BGBl. I S. 1950) in der jeweils geltenden Fassung;

3.

bei der Entgegennahme einer Verpflichtungserklärung nach § 68 des Aufenthaltsgesetzes das Datum der Abgabe der Verpflichtungserklärung, die Postleitzahl des Ortes, an dem sie angegeben wurde, die Seriennummer des bundeseinheitlichen Vordrucks, die Dauer der Verpflichtung sowie Name, Vorname, Anschrift und erforderlichenfalls das Geburtsjahr des Verpflichtungsgebers;

4.

sofern eine Eingabe an die Hamburgische Bürgerschaft gerichtet wurde, die Nummer der Eingabe, das Votum der Stellungnahme des Senatsvertreters und das Datum und das Votum der Entscheidung des Eingabenausschusses sowie nach Einleitung eines Verfahrens nach dem Härtefallkommissionsgesetz vom 4. Mai 2005 (HmbGVBl. S. 190) die Registriernummer des Härtefallverfahrens, das Datum und das Votum der Entscheidung der Härtefallkommission sowie die Entscheidung, ob einem von der Härtefallkommission gestellten Ersuchen gefolgt wurde.

§ 1a Elektronische Ausländerakte

(1) Sind Betroffene in der elektronischen Ausländerdatei nach § 1 Absatz 1 gespeichert, ist über sie eine Ausländerakte in elektronischer Form (elektronische Ausländerakte) zu führen. Sie dient dazu, das Verwaltungshandeln durch die zuständige Stelle wahrheitsgetreu, vollständig und beweissicher wiederzugeben. Die Bezirksämter und die Behörde für Inneres und Sport führen die elektronische Ausländerakte gemeinsam. Die Datenverarbeitung in und aus elektronischen Akten ist nur zulässig im Rahmen der gesetzlichen Zweckbindung und der fachlichen Zuständigkeit. Bei Unionsbürgern, über die bis zum 1. September 2010 keine Ausländerakte geführt wurde, ist eine elektronische Akte erst anzulegen, wenn es hierfür Bedarf gibt. In sicherheitsrelevanten Fällen, insbesondere in Fällen des Zeugen- und Opferschutzes, der Terrorismusbekämpfung sowie in sonstigen besonders datenschutzwürdigen Fällen kann die zuständige Ausländerdienststelle anstelle der elektronischen Ausländerakte eine Papierakte führen oder die elektronische Ausländerakte für sonstige Zugriffe nach § 2 Absatz 1 Satz 1 sperren.

(2) In der elektronischen Ausländerakte werden alle auch elektronischen Schriftstücke und Lichtbilder erfasst, die dem in Absatz 1 Satz 2 genannten Zweck dienen. Zu den nach Absatz 1 Satz 2 erforderlichen Daten gehören neben den Daten, die nach § 1 in der gemeinsamen automatisierten Ausländerdatei erfasst werden, insbesondere diejenigen Daten, die von den Ausländerbehörden nach § 86 des Aufenthaltsgesetzes erhoben werden, wie der erforderliche Schriftwechsel, den Ausländerinnen und Ausländer und ihre Bevollmächtigten mit der Ausländerbehörde führen sowie die dazu gehörenden Anlagen, Unterlagen zum Nachweis des Lebensunterhalts oder des Personenstandes, gerichtliche Entscheidungen in Verwaltungs-, Straf- und Familiensachen sowie Bescheide in Asylverfahren.

(3) Das für die elektronische Aktenführung eingesetzte System hat dem Stand der Technik zu genügen. Insbesondere muss das System die Authentizität, Integrität und Vollständigkeit sowie die jederzeitige Benutzbarkeit, Auffindbarkeit und Lesbarkeit der Akten gewährleisten. Um zu gewährleisten, dass die zur elektronischen Ausländerakte genommenen Schriftstücke und Lichtbilder der Urschrift entsprechen und nicht verändert werden können, sind die einzelnen digitalisierten Schriftstücke und Lichtbilder mit einer fortgeschrittenen Signatur nach § 2 Nummer 2 des Signaturgesetzes vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), zuletzt geändert am 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091, 2095), in der jeweils geltenden Fassung zu versehen. Soweit gesetzlich oder durch Regelungen der Fachaufsicht vorgesehen, sind sie zusätzlich mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach § 2 Nummer 3 des Signaturgesetzes zu versehen.

(4) Die elektronische Akte enthält keine Suchfunktion. Die Sortierfunktion ist darauf beschränkt, die einzelne Akte chronologisch oder nach Dokumentengruppen sortiert anzuzeigen.

(5) Soweit die Übermittlung aus der elektronischen Ausländerakte an andere als die in § 1 Absatz 1 genannten Stellen datenschutzrechtlich zulässig ist, kann diese elektronisch erfolgen, sofern die Empfängerin oder der Empfänger einen ausreichenden Zugang eingerichtet hat, die Gesamtheit der übersandten Dokumente mit einer weiteren qualifizierten elektronischen Signatur versehen wird und durch technisch- organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik die ordnungsgemäße Übermittlung sichergestellt ist. An Behörden der hamburgischen Verwaltung soll die Übermittlung unter diesen Voraussetzungen elektronisch erfolgen. Bei der elektronischen Übermittlung ist auf die Sortierfunktion nach Absatz 4 zu verzichten. Im Übrigen erfolgt die Übermittlung an Dritte durch Übermittlung von Aktenausdrucken im jeweils erforderlichen Umfang, soweit andere Vorschriften nicht entgegenstehen.

(6) Die Aufbewahrung und Löschung der elektronischen Ausländerakte erfolgt in entsprechender Anwendung der Vorschriften über die Löschung der Ausländerdatei. Vor der Löschung sind die elektronischen Ausländerakten dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten. Das Staatsarchiv stellt den bleibenden Wert (Archivwürdigkeit) fest. Archivwürdige elektronische Ausländerakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist an das Staatsarchiv abgeliefert, wobei die elektronischen Signaturen nach Absatz 3 zuvor aufzulösen sind. An das Staatsarchiv abgegebene elektronische Ausländerakten werden bei der aktenführenden Stelle gelöscht. Für das Vorgehen bei der Ablieferung elektronischer Ausländerakten ist eine Vereinbarung nach § 3 Absatz 4 Nummer 3 des Hamburgischen Archivgesetzes vom 21. Januar 1991 (HmbGVBl. S. 7), zuletzt geändert am 16. Juni 2005 (HmbGVBl. S. 233, 239), zu schließen.

(7) Im Übrigen gelten die Vorschriften des Hamburgischen Datenschutzgesetzes.

§ 2 Umfang der Verarbeitungsbefugnis

(1)

1

Die Behörde für Inneres und Sport und die Bezirksämter sind jeweils im Rahmen ihrer sich aus der Anordnung des Senats über Zuständigkeiten im Ausländer- und Asylverfahrensrecht vom 17. Dezember 2004 (Amtl. Anz. S. 2621) in der jeweils geltenden Fassung ergebenden Zuständigkeit zum schreibenden und lesenden Zugriff auf die Ausländerdatei und die elektronische Ausländerakte befugt.

2

Die Behörde für Inneres und Sport ist darüber hinaus zum lesenden Zugriff auf alle gespeicherten Daten befugt.

3

Die Bezirksämter sind zum lesenden Zugriff auf Daten von Ausländerinnen und Ausländern sowie von Verpflichtungsgeberinnen und Verpflichtungsgebern deutscher Staatsangehörigkeit außerhalb ihres Zuständigkeitsbereiches nur befugt, soweit deren Daten im Rahmen einer Sachbearbeitung nach Satz 1 herangezogen werden müssen oder dies aus anderen Gründen zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist.

(2) Die Übermittlung von Daten aus der Ausländerdatei an das Ausländerzentralregister nach dem Gesetz über das Ausländerzentralregister vom 2. September 1994 (BGBl. I S. 2265), zuletzt geändert am 30. Juli 2004 (BGBl. I S. 1950, 1994), in der jeweils geltenden Fassung, an das Zentralregister nach dem Bundeszentralregistergesetz in der Fassung vom 21. September 1984 (BGBl. 1984 I S. 1230, 1985 I S. 195), zuletzt geändert am 23. Juli 2004 (BGBl. I S. 1838, 1840), in der jeweils geltenden Fassung, an die Registerbehörde nach § 91a Absatz 3 des Aufenthaltsgesetzes vom 30. Juli 2004 (BGBl. I S. 1950) in der jeweils geltenden Fassung und an die für das Asylbewerberleistungsgesetz zuständige Fachbehörde nach dem Asylbewerberleistungsgesetz in der Fassung vom 5. August 1997 (BGBl. I S. 2023), zuletzt geändert am 30. Juli 2004 (BGBl. I S. 1950, 2001), in der jeweils geltenden Fassung erfolgt durch die Behörde für Inneres und Sport.

§ 3 Maßnahmen zur Datensicherung und Datenschutzkontrolle

(1)

1

Die nach § 8 des Hamburgischen Datenschutzgesetzes erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Datensicherung treffen die Behörde für Inneres und Sport und die Bezirksämter in ihrem jeweiligen Organisationsbereich.

2

Zentrale Maßnahmen zur Datensicherung trifft die Behörde für Inneres und Sport.

(2) Durch geeignete technische Vorkehrungen, insbesondere durch Vergabe personenbezogener Passworte, wird sichergestellt, dass nur den Personen Zugriff auf die Ausländerdatei und die elektronische Ausländerakte gewährt wird, die mit ausländerbehördlichen Tätigkeiten betraut sind.

(3)

1

Über alle Zugriffe auf die Ausländerdatei und die elektronische Ausländerakte werden Aufzeichnungen gefertigt, aus denen sich die betroffene Person, die verarbeiteten Daten, die verarbeitende Stelle, die verarbeitende Person sowie der Verarbeitungszeitpunkt ergeben.

2

Zugriffe nach § 2 Absatz 1 Sätze 2 und 3 werden auch hinsichtlich ihrer vom Zugreifenden festgelegten Zweckbestimmung protokolliert.

3

Die Aufzeichnungen dürfen nur für Zwecke der Datenschutzkontrolle verwendet werden.

4

Sie sind in besonders gesicherten Räumen, zu denen nur befugte Bedienstete Zugang haben, bei der Behörde für Inneres und Sport beziehungsweise dem jeweiligen Bezirksamt aufzubewahren.

5

Die Zulässigkeit der Datenverarbeitung wird mit Hilfe dieser Aufzeichnungen in einem Stichprobenverfahren überprüft.

6

Die Ausgabe einer elektronischen Ausländerakte ist zu protokollieren.

7

Der bzw. dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit sind die Aufzeichnungen auf Verlangen zugänglich zu machen.

8

Die Aufzeichnungen werden nach Ablauf von 6 Monaten gelöscht, wenn sie nicht für eine bereits eingeleitete Maßnahme der Datenschutzkontrolle benötigt werden.

§ 4 Datenschutzrechtliche Verantwortung

(1)

1

Die Verantwortung für die Einhaltung der Maßnahmen zur Datensicherung und Datenschutzkontrolle tragen die Behörde für Inneres und Sport und die Bezirksämter in ihrem jeweiligen Zuständigkeitsbereich.

2

Dies gilt auch für die Rechte der Betroffenen auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Sperrung und Schadensersatz.

(2)

1

Für die Zulässigkeit der Datenverarbeitung trägt die jeweils tätige Stelle die Verantwortung.

2

Für die Zulässigkeit des Abrufes von Daten trägt die empfangende Stelle die Verantwortung.

Abschnitt 2 Datenübermittlung an das Landesamt für Verfassungsschutz und Dienststellen der örtlichen Polizei

§ 5 Übermittlung an das Landesamt für Verfassungsschutz durch Abruf im automatisierten Verfahren

(1) Dem Landesamt für Verfassungsschutz dürfen zur Erfüllung seiner Aufgaben bei der Bekämpfung des islamistischen Terrorismus im Wege des automatisierten Abrufs die sich aus § 1 ergebenden Daten übermittelt werden.

(2) Die Verantwortung für die Zulässigkeit des einzelnen Abrufs trägt das Landesamt für Verfassungsschutz. Abrufe dürfen nur von Bediensteten vorgenommen werden, die vom Leiter des Verfassungsschutzes hierzu besonders ermächtigt worden sind.

(3) Durch technische und organisatorische Maßnahmen ist sicherzustellen, dass Abrufe nur durch berechtigte Bedienstete erfolgen. Die Daten dürfen nur zu dem Zweck verwendet werden, zu dem sie im Einzelfall übermittelt wurden. Eine Nutzung zu anderen Zwecken ist ausgeschlossen. Die Abrufe sind zu protokollieren und mit allen Daten sechs Monate zu speichern, soweit sie nicht für eine bereits eingeleitete Maßnahme der Datenschutzkontrolle benötigt werden. Aus den Protokollierungen müssen sich die betroffene Person, der Zweck des Abrufs, die beim Abruf verwendeten Merkmale, der abrufende Bedienstete, das Aktenzeichen sowie der Zeitpunkt des Abrufs ergeben. Die gespeicherten Daten dürfen nur zur Kontrolle der Zulässigkeit der Abrufe genutzt werden. Die gespeicherten Daten sind der bzw. dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit auf Verlangen zugänglich zu machen.

(4) Im Rahmen der Dienst- und Fachaufsicht ist die Zulässigkeit der Abrufe anhand der Protokolldaten in einem Stichprobenverfahren zu überprüfen. Wird die Unzulässigkeit eines Abrufs festgestellt, so sind in schwer wiegenden Fällen der Betroffene oder die Betroffenen von der Aufsicht führenden Stelle über Anlass und Zeitpunkt des Abrufs, die abgerufenen Daten und die abrufende Dienststelle unverzüglich zu unterrichten. Die Aufsicht führende Stelle bestimmt die Form der Unterrichtung nach pflichtgemäßem Ermessen. Soweit eine Unterrichtung unterbleibt, sind die wesentlichen Gründe hierfür aufzuzeichnen und der bzw. dem Hamburgischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit mitzuteilen.

§ 6 Übermittlung an örtliche Polizeidienststellen durch Abruf im automatisierten Verfahren

(1) Den vom Polizeipräsidenten näher bestimmten Polizeidienststellen dürfen zur Erfüllung ihrer Aufgaben im Wege des automatisierten Abrufverfahrens übermittelt werden

1.

die sich aus § 1 ergebenden Daten, mit Ausnahme der Religionszugehörigkeit,

a)

zum Zwecke der Strafverfolgung bei Verdacht einer Straftat nach § 129 a, auch in Verbindung mit § 129 b Absatz 1 des Strafgesetzbuches (StGB) sowie zur Abwehr von Gefahren für die öffentliche Sicherheit, insbesondere einer Gefahr für Leib, Leben oder Freiheit einer Person, wenn bestimmte Tatsachen die Annahme rechtfertigen, dass die Gefahr von einer Person oder Gruppe ausgeht, die eines der in § 129 a Absatz 1, auch in Verbindung mit § 129 b Absatz 1 Satz 1 StGB, genannten Ziele verfolgt,

oder

b)

zur Verfolgung eines Verbrechens oder einer anderen erheblichen Straftat, von der auf Grund tatsächlicher Anhaltspunkte anzunehmen ist, dass sie gewerbs- oder gewohnheitsmäßig von einem Bandenmitglied oder in anderer Weise organisiert begangen wird;

2.

die sich aus § 1 Absatz 1 sowie Absatz 2 Nummern 1 und 4 ergebenden Daten, mit Ausnahme der Religionszugehörigkeit und früherer Anschriften, in allen anderen Fällen der Strafverfolgung einschließlich der Identitätsfeststellung und der Feststellung des ausländerrechtlichen Status im Zusammenhang mit gerichtlichen Zuführungen.

(2) Die Verantwortung für die Zulässigkeit des einzelnen Abrufs trägt die Polizei. Abrufe dürfen nur von Bediensteten vorgenommen werden, die vom Polizeipräsidenten für Abrufe gemäß Absatz 1 Nummern 1 und 2 besonderes ermächtigt worden sind.

(3) § 5 Absätze 3 und 4 gilt entsprechend.

Gegeben in der Versammlung des Senats, Hamburg, den 9. November 1999.