Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Hessen (E-Rechnungs-Verordnung - E-Rech-V)

Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Landes Hessen (E-Rechnungs-Verordnung - E-Rech-V)

1)

Vom 15. April 2020

Gesamtausgabe in der Gültigkeit vom 18.04.2020 bis 31.12.2028

Fußnoten

1)

Diese Verordnung dient der Umsetzung der Richtlinie 2014/55/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnungsstellung in öffentlichen Aufträgen (ABl. EU Nr. L 133 S. 1).

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Aufgrund des § 17 Abs. 4 des Hessischen Gesetzes zur Förderung der elektronischen Verwaltung vom 12. September 2018 (GVBl. S. 570), verordnet der Minister für Finanzen:

§ 1 Geltungsbereich

Diese Verordnung gilt für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die zur Erfüllung von öffentlichen Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt werden, soweit diese Verordnung keine abweichenden Bestimmungen für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten oder für sonstige Beschaffungen im Ausland enthält.

§ 2 Begriffsbestimmungen

(1) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

(2) Eine elektronische Rechnung ist jedes Dokument im Sinne von Abs. 1, wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

(3) Rechnungssteller sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine Rechnung an Rechnungsempfänger im Sinne von Abs. 4 ausstellen und übermitteln.

(4) Rechnungsempfänger sind alle dem Land Hessen im Sinne des § 159 Abs. 2 und Abs. 3 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Juni 2013 (BGBl. I S. 1750, 3245), zuletzt geändert durch Gesetz vom 25. März 2020 (BGBl. I S. 674), zuzuordnenden Auftraggeber, für die eine Vergabekammer des Landes Hessen zuständig ist.

(5) Rechnungssender sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Abs. 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine elektronische Rechnung im Auftrag des Rechnungsstellers ausstellen und übermitteln.

(6) Eine elektronische Gutschrift steht einer elektronischen Rechnung gleich.

§ 3 Verbindlichkeit der elektronischen Form

(1) Rechnungssteller müssen Rechnungen gegenüber Rechnungsempfängern in elektronischer Form ausstellen und übermitteln. Sie können sich hierbei der Dienstleistung von Rechnungssendern bedienen.

(2) Rechnungsempfänger müssen die nach Abs. 1 ausgestellten und übermittelten Rechnungen durch den Rechnungssteller oder Rechnungssender elektronisch empfangen.

(3) Die Pflicht zum Empfang und zur Verarbeitung elektronischer Rechnungen gilt auch für elektronische Rechnungen, die in Verfahren der Organleihe nach § 159 Abs. 1 Nr. 5 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auszustellen sind.

(4) Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung nach Abs. 1 gilt nicht

1.

für Bar- und Sofortzahlungen, bei denen die schuldbefreiende Wirkung mit dem Zahlungsvorgang eintritt,

2.

für Rechnungen, die den Ausnahmeregelungen nach § 8 oder der Härtefallregelung des § 9 unterfallen,

3.

für Rechnungen, die aus einem Direktauftrag ohne Vergabeverfahren bis zu einem Betrag in Höhe von 1 000 Euro ohne Umsatzsteuer resultieren und

4.

Verfahren der Gerichte und Staatsanwaltschaften.

§ 4 Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und die Übermittlung

(1) Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen haben Rechnungssteller und Rechnungssender grundsätzlich den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10.10.2017 B1) in der jeweils geltenden Fassung zu verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung in der jeweils gültigen Fassung entspricht.

(2) Rechnungsempfänger haben mindestens den Empfang elektronischer Rechnungen per E-Mail sicherzustellen. Sie können weitere Zugangswege für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen einrichten. Sie dürfen festlegen, dass der Rechnungssteller oder Rechnungssender sich vor deren Nutzung mit einem Nutzerkonto im Sinne von § 2 Abs. 5 des Onlinezugangsgesetzes vom 14. August 2017 (BGBl. I S. 3122, 3138) elektronisch identifiziert. Rechnungsstellern sind in geeigneter Weise die Zugangswege, die für den Empfang elektronischer Rechnungen bereitgestellt werden, und die Bedingungen für deren Nutzung mitzuteilen. Bietet der Rechnungsempfänger zur Einlieferung von elektronischen Rechnungen einen Webservice an, so muss der Rechnungsempfänger mindestens die Einlieferung von elektronischen Rechnungen unter Nutzung der Transportinfrastruktur Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL) anbieten.

(3) Elektronische Rechnungen sollen elektronisch auf ihre formale Fehlerlosigkeit und je nach Zugangsweg auf eine für den gewählten Zugangsweg gültige Identifikationsnummer geprüft werden. Wird dabei ein Fehler festgestellt, ist der Rechnungssteller oder der Rechnungssender darüber zu benachrichtigen und die elektronische Rechnung abzulehnen.

(4) Elektronische Rechnungen, die weder per E-Mail noch auf einem der in Abs. 2 genannten weiteren Zugangswege übermittelt werden oder den nach Abs. 2 mitgeteilten Bedingungen zur Nutzung nicht entsprechen, darf der Empfänger ablehnen.

§ 5 Inhalt der elektronischen Rechnung

(1) Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:

1.

eine Identifikationsnummer nach Vorgabe des Auftraggebers,

2.

die Bankverbindungsdaten,

3.

die vereinbarten Zahlungsbedingungen und

4.

eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

(2) Die elektronische Rechnung hat zusätzlich zu den Angaben nach Abs. 1 folgende Angaben zu enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden:

1.

die Lieferantennummer,

2.

eine Bestellnummer.

§ 6 Verarbeitung von elektronischen Rechnungen

(1) Rechnungsempfänger sollen die gemäß § 4 Abs. 2 übermittelten elektronischen Rechnungen medienbruchfrei verarbeiten.

(2) Alle öffentlichen Auftraggeber, die Landesbehörden sind, haben für den Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen und elektronischen Rechnungen das dafür im Landesreferenzmodell Rechnungswesen eingerichtete elektronische Workflow-Verfahren zu nutzen.

§ 7 Schutz personenbezogener Daten

(1) Personenbezogene Daten, die durch die elektronische Rechnungsstellung übermittelt und empfangen wurden, dürfen vom Rechnungsempfänger nur zur Erfüllung der Aufgaben nach dieser Rechtsverordnung und zur Erfüllung der haushaltsrechtlichen Vorgaben verarbeitet werden.

(2) Die Rechnungsempfänger treffen die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität und die Vertraulichkeit der in ihren Systemen gespeicherten oder abgerufenen Rechnungsdaten entsprechend dem jeweiligen Stand der Technik sicherzustellen. Dabei ist die besondere Schutzbedürftigkeit der in den elektronischen Rechnungen enthaltenen personenbezogenen Daten zu berücksichtigen.

§ 8 Ausnahmen für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten

(1) Rechnungen, die nach § 2 Abs. 2 Nr. 1 bis 3 des Hessisches Sicherheitsüberprüfungs- und Verschlusssachengesetzes vom 19. Dezember 2014 (GVBl. S. 364), zuletzt geändert durch Gesetz vom 11. Dezember 2019 (GVBl. S. 406) geheimhaltungsbedürftig sind, sind vom Geltungsbereich dieser Verordnung ausgenommen. Ungeachtet dessen können Vertragsparteien im Einzelfall eine elektronische Rechnungsstellung vereinbaren. Dabei sind geeignete Maßnahmen zum Schutz der Daten zu ergreifen.

(2) Rechnungsdaten, die nach § 2 Abs. 2 Nr. 4 des Hessisches Sicherheitsüberprüfungs- und Verschlusssachengesetzes geheimhaltungsbedürftig sind, dürfen nicht per E-Mail übertragen werden.

§ 9 Härtefallregelung und bestehende vertragliche Vereinbarungen

(1) Auf Antrag kann die für Finanzen zuständige Ministerin oder der für Finanzen zuständige Minister Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger von den Verpflichtungen nach § 3 befreien, wenn die Erfüllung eine unbillige Härte darstellt.

(2) Bei Inkrafttreten dieser Rechtsverordnung bereits bestehende vertragliche Vereinbarungen bleiben für die Vertragslaufzeit unberührt. Unbeschränkt laufende vertragliche Vereinbarungen bleiben nach Inkrafttreten dieser Verordnung für eine Übergangszeit von drei Jahren unberührt.

§ 10 Evaluierung

Die für Finanzen zuständige Ministerin oder der für Finanzen zuständige Minister prüft die Anwendung dieser Rechtsverordnung und deren Auswirkung auf die elektronische Rechnungsstellung im Rahmen des Geltungsbereichs unter angemessener Berücksichtigung der Weiterentwicklung der technischen Möglichkeiten. Über das Ergebnis der Prüfung ist der Landesregierung bis spätestens 18. Dezember 2025 Bericht zu erstatten.

§ 11 Inkrafttreten und Außerkrafttreten

(1) Diese Verordnung tritt vorbehaltlich des Abs. 2 am 18. April 2020 in Kraft.

(2) Für Rechnungssteller und Rechnungssender tritt diese Rechtsverordnung am 18. April 2024 in Kraft.

(3) Sie tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2028 außer Kraft.