Landesverordnung über die elektronische Aktenführung im Strafverfahren (EStrafAktVO) Vom 12. April 2023

Landesverordnung über die elektronische Aktenführung im Strafverfahren (EStrafAktVO) Vom 12. April 2023

Zum 13.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Aufgrund des § 32 Absatz 1 Satz 2 und Absatz 2 Satz 1 der Strafprozessordnung in der Fassung vom 7. April 1987 (BGBl. I S. 1074, 1319), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 25. März 2022 (BGBl. I S. 571), verordnet die Landesregierung:

§ 1 Anwendungsbereich, Führung elektronischer Akten

Diese Verordnung ist anzuwenden auf elektronisch geführte Strafverfahrensakten

1.

der Staatsanwaltschaften,

2.

der Finanzbehörden in Ermittlungsverfahren nach § 386 Abs. 2 der Abgabenordnung (AO),

3.

der Gerichte.

Die Strafverfahrensakten werden bei den durch Verwaltungsvorschrift bekannt zu machenden Gerichten, Staatsanwaltschaften und Finanzbehörden in Ermittlungsverfahren nach § 386 Abs. 2 AO in den dort aufgeführten Verfahren ab dem dort angegebenen Zeitpunkt elektronisch geführt. Die Bekanntmachung der Verwaltungsvorschrift erfolgt, soweit die Gerichte und Staatsanwaltschaften betroffen sind, durch das Ministerium der Justiz im Justizblatt des Landes Rheinland-Pfalz. Soweit die Finanzbehörden für Ermittlungsverfahren nach § 386 Abs. 2 AO betroffen sind, erfolgt die Bekanntmachung durch das Ministerium der Finanzen im Ministerialblatt des Landes Rheinland-Pfalz. Strafverfahrensakten, die zum dort angegebenen Zeitpunkt bereits in Papierform angelegt sind, werden weiterhin in Papierform geführt.

§ 2 Struktur und Format elektronischer Akten, Repräsentat

(1) In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind (§ 32c der Strafprozessordnung - StPO), werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

(2) Der nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherte Inhalt wird zusätzlich als elektronisches Dokument im Format PDF/A-1 oder PDF/A-2 in der elektronischen Akte gespeichert; dieses Dokument bildet das Repräsentat. Das Repräsentat muss, soweit technisch möglich, den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. An die Stelle von Signaturdateien treten Vermerke gemäß § 32e Abs. 3 Satz 3 StPO. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sind fortlaufend zu nummerieren.

(3) Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der Bekanntmachung nach § 6 der Strafaktenübermittlungsverordnung vom 14. April 2020 (BGBl. I S. 799) in der jeweils geltenden Fassung zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

§ 3 Bearbeitung der elektronischen Akte

(1) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.

(2) Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Akte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. Zudem ist sicherzustellen, dass nachvollzogen werden kann, welche Stelle zu welchem Zeitpunkt in welchem Umfang aktenführend war.

(3) Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Akte nur von der jeweils aktenführenden Stelle bearbeitet werden kann. Dies gilt auch, soweit die Aktenführung nur teilweise auf eine andere Stelle übergeht.

§ 4 Datenschutz und Datensicherheit

Die aktenführende Stelle hat als verantwortliche Stelle gemäß § 64 Abs. 1 des Bundesdatenschutzgesetzes vom 30. Juni 2017 (BGBl I S. 2097) in der jeweils geltenden Fassung zu gewährleisten, dass die technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Erfüllung der dort aufgeführten Anforderungen getroffen werden.

§ 5 Ersatzmaßnahmen

Im Fall anhaltender technischer Störungen der elektronischen Aktenführung kann die Behördenleiterin oder der Behördenleiter der von den Störungen betroffenen aktenführenden Stelle anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.

§ 6 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Mai 2023 in Kraft.