Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden (Gemeindekassenverordnung - GemKVO) Vom 27. Dezember 2011

Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden (Gemeindekassenverordnung - GemKVO) Vom 27. Dezember 2011

Gesamtausgabe in der Gültigkeit vom 31.12.2016 bis 31.12.2024

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Aufgrund des § 154 Abs. 3 Nr. 9 der Hessischen Gemeindeordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 7. März 2005 (GVBl. I S. 142), zuletzt geändert durch Gesetz vom 16. Dezember 2011 (GVBl. I S. 786), verordnet der Minister des Innern und für Sport im Einvernehmen mit dem Minister der Finanzen:

ERSTER ABSCHNITT Aufgaben und Organisation der Gemeindekasse

§ 1 Aufgaben der Gemeindekasse

(1) Zu den Kassengeschäften, die die Gemeindekasse nach § 110 Abs. 1 der Hessischen Gemeindeordnung zu erledigen hat, gehören

1.

die Annahme der Einzahlungen und die Leistung der Auszahlungen,

2.

die Verwaltung der Kassenmittel,

3.

die Verwahrung von Wertgegenständen,

4.

die Buchführung einschließlich der Sammlung der Belege, soweit nicht nach § 110 Abs. 1 Satz 2 der Hessischen Gemeindeordnung eine andere Stelle damit beauftragt ist.

Der Gemeindekasse obliegen außerdem die Mahnung, Beitreibung und Einleitung der Zwangsvollstreckung (zwangsweise Einziehung) und die Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und der Erlass von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen (Zinsen und Säumniszuschläge), soweit nicht in anderen Rechtsvorschriften etwas Abweichendes bestimmt oder vom Bürgermeister eine andere Stelle damit beauftragt ist.

(2) Der Bürgermeister kann der Gemeindekasse weitere Aufgaben übertragen, soweit Vorschriften der Hessischen Gemeindeordnung und dieser Verordnung nicht entgegenstehen und die Erledigung der Aufgaben nach Abs. 1 nicht beeinträchtigt wird.

(3) Mit der Festsetzung, Stundung, Niederschlagung und dem Erlass von Mahngebühren, Vollstreckungskosten und Nebenforderungen dürfen nur Beamte oder Arbeitnehmer der Gemeindekasse beauftragt werden, die nicht selbst mit der Annahme von Einzahlungen oder der Leistung von Auszahlungen beauftragt sind.

§ 2 Fremde Kassengeschäfte

(1) Die Gemeindekasse darf Aufgaben nach § 1 Abs. 1 für andere Aufgabenträger (fremde Kassengeschäfte) nur erledigen, wenn dies durch Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes bestimmt oder durch den Bürgermeister angeordnet ist. Eine Anordnung ist nur zulässig, wenn dies im Interesse der Gemeinde liegt und gewährleistet ist, dass die fremden Kassengeschäfte bei der Prüfung der Gemeindekasse mitgeprüft werden können.

(2) Diese Verordnung gilt für die Erledigung fremder Kassengeschäfte entsprechend, soweit nicht durch Gesetz oder aufgrund eines Gesetzes etwas Anderes bestimmt ist.

§ 3 Zahlstellen

(1) Zur Erledigung von Kassengeschäften können Zahlstellen als Teile der Gemeindekasse eingerichtet werden; ihnen können auch Aufgaben nach § 1 Abs. 1 Satz 2 und Abs. 2 übertragen werden. § 1 Abs. 3 gilt entsprechend. Der Bürgermeister regelt die Aufgaben der einzelnen Zahlstellen.

(2) Zur Erledigung von Kassengeschäften in einem geringen Umfang können Zahlstellen eingerichtet werden, die nicht Teile der Gemeindekasse sind. Abs. 1 gilt entsprechend. Der Bürgermeister hat die erforderlichen Maßnahmen für eine ordnungsgemäße Verwaltung und Prüfung dieser Zahlstellen zu treffen.

§ 4 Handvorschüsse, Einzahlungskassen und Zahlungen mithilfe von Automaten

(1) Zur Leistung von geringfügigen Zahlungen oder als Wechselgeld können einzelnen Dienststellen oder einzelnen Personen Handvorschüsse in bar, mittels Geldkarte oder bargeldlos über ein Girokonto gewährt werden. Wenn kein anderer Zeitpunkt bestimmt wird, ist über die Handvorschüsse monatlich, spätestens zum Jahresabschluss abzurechnen. Der Bürgermeister hat die erforderlichen Maßnahmen für eine ordnungsgemäße Verwaltung der Handvorschüsse zu bestimmen.

(2) Für die Annahme von Zahlungen können Einzahlungskassen (Geldannahmestellen) errichtet werden. Für Einzahlungskassen gelten die Vorschriften für Handvorschüsse sinngemäß.

(3) Wenn Zahlungen mithilfe von Automaten angenommen oder geleistet werden, gelten Abs. 1 und 2 entsprechend.

§ 5 Einrichtung und Geschäftsgang der Gemeindekasse

(1) Die Gemeindekasse ist so einzurichten, dass

1.

sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß und wirtschaftlich erledigen kann,

2.

für die Sicherheit der Beamten und Arbeitnehmer vor Überfällen angemessen gesorgt ist,

3.

Datenverarbeitungseinrichtungen und -systeme, Automaten für den Zahlungsverkehr und andere technische Hilfsmittel nicht unbefugt benutzt werden können und

4.

die Zahlungsmittel, die zu verwahrenden Wertgegenstände, die Bücher und Belege sicher aufbewahrt werden können.

(2) Zahlungsverkehr und Buchführung sollen nicht von denselben Beamten und Arbeitnehmern wahrgenommen werden.

(3) Ist die Gemeindekasse ständig mit mehr als einer Person besetzt, sind Überweisungsaufträge, Abbuchungsaufträge und -vollmachten, Schecks und ähnliche Dokumente des Zahlungsverkehrs, die zur Veränderung der Bestände der Einrichtungen für den Zahlungsverkehr führen, von zwei Personen zu unterzeichnen. Beim Einsatz automatisierter Verfahren können die Unterschriften in Form elektronischer Signaturen geleistet werden. Der Bürgermeister bestimmt die Einzelheiten, insbesondere im Hinblick auf die erforderliche Sicherheit.

(4) Sendungen, die an die Gemeindekasse gerichtet sind, sind ihr ungeöffnet zuzuleiten. Zahlungsmittel und Wertsendungen, die bei einer anderen Dienststelle der Gemeinde eingehen, sind unverzüglich an die Gemeindekasse weiterzuleiten.

(5) Werden für die Ermittlung von Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, die Buchführung, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs und die Aufbewahrung von Büchern und Belegen automatisierte Verfahren eingesetzt, muss sichergestellt werden, dass

1.

geeignete fachlich geprüfte Programme und freigegebene Verfahren eingesetzt werden,

2.

die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden,

3.

nachvollziehbar dokumentiert ist, welche Personen an welchen Tagen welche Daten eingegeben oder verändert haben,

4.

in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,

5.

die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,

6.

die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen jederzeit in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind,

7.

die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der eingesetzten Programme und Verfahren bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen verfügbar bleiben,

8.

Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,

9.

elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind,

10.

der Tätigkeitsbereich „Verwaltung von Informationssystemen und automatisierter Verfahren“, die fachliche Sachbearbeitung und die Erledigung von Kassenaufgaben gegeneinander abgegrenzt und die dafür jeweils Verantwortlichen bestimmt sind.

(6) Der Bürgermeister regelt das Nähere über den Einsatz automatisierter Verfahren, deren Sicherung und Kontrolle.

ZWEITER ABSCHNITT Kassenanordnungen

§ 6 Allgemeines

(1) Soweit in dieser Verordnung nichts anderes bestimmt ist, darf die Gemeindekasse nur auf Grund einer schriftlichen oder bei automatisierten Verfahren in elektronischer Form übermittelten Anordnung (Kassenanordnung)

1.

Einzahlungen annehmen oder Auszahlungen leisten und die damit verbundenen Buchungen vornehmen (Zahlungsanordnung: Annahmeanordnung oder Auszahlungsanordnung),

2.

Buchungen vornehmen, die das Ergebnis in den Büchern ändern und die sich nicht in Verbindung mit einer Zahlung ergeben (Buchungsanordnung),

3.

Gegenstände zur Verwahrung annehmen oder verwahrte Gegenstände ausliefern und die damit verbundenen Buchungen vornehmen (Einlieferungs- oder Auslieferungsanordnung).

Sie darf Kassenanordnungen, die in der Form nicht den Vorschriften entsprechen oder die sonst zu Bedenken Anlass geben, erst ausführen, wenn die anordnende Stelle die Anordnung berichtigt hat oder sie aufrechterhält.

(2) Der Bürgermeister regelt die Befugnis, Kassenanordnungen zu erteilen. Die Namen der Personen, die Anordnungen erteilen dürfen, sowie Form und Umfang der Anordnungsbefugnis sind der Gemeindekasse mitzuteilen. Wer nach § 11 die sachliche und rechnerische Feststellung trifft, soll nicht auch die Zahlungsanordnung erteilen.

(3) Beamte und Arbeitnehmer der Gemeindekasse dürfen keine Kassenanordnungen erteilen.

§ 7 Zahlungsanordnung

(1) Die Zahlungsanordnung muss enthalten

1.

den anzunehmenden oder auszuzahlenden Betrag,

2.

den Grund der Zahlung,

3.

den Zahlungspflichtigen oder Empfangsberechtigten,

4.

den Fälligkeitstag,

5.

die Buchungsstelle oder ein Merkmal, welches eine eindeutige Verbindung zur sachlichen Buchung herstellt, und das Haushaltsjahr,

6.

die Bestätigung, dass die sachliche und rechnerische Feststellung nach § 11 Abs. 1 vorliegt,

7.

das Datum der Anordnung,

8.

die Unterschrift des Anordnungsberechtigten.

Die Bestätigung nach Satz 1 Nr. 6 entfällt, wenn die sachliche und rechnerische Feststellung nach § 11 Abs. 1 mit der Zahlungsanordnung verbunden ist. Bei automatisierten Verfahren kann anstelle der Unterschrift des Anordnungsberechtigten nach Satz 1 Nr. 8 die elektronische Signatur eingesetzt werden. § 5 Abs. 3 Satz 3 gilt entsprechend.

(2) Zahlungsanordnungen sind unverzüglich zu erteilen, sobald die Verpflichtung zur Leistung, der Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte, der Betrag und die Fälligkeit feststehen.

(3) Auszahlungsanordnungen zu Lasten des Haushalts dürfen nur erteilt werden, wenn die haushaltsrechtlichen Voraussetzungen vorliegen.

§ 8 Allgemeine Zahlungsanordnung

Eine allgemeine Zahlungsanordnung kann sich auf die Angaben nach § 7 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2, 5, 7 und 8 beschränken. Sie ist zulässig für

1.

geringfügige Auszahlungen, bei denen sofortige Barzahlung üblich ist,

2.

Auszahlungen für Gebühren, Zinsen und ähnliche Kosten, die bei der Erledigung der Aufgaben der Gemeindekasse anfallen.

§ 9 Auszahlungsanordnung für das Lastschrifteinzugsverfahren

Die Gemeindekasse kann angewiesen werden, ein Kreditinstitut zu beauftragen oder einen Empfangsberechtigten zu ermächtigen, Forderungen bestimmter Art vom Konto der Gemeindekasse abzubuchen oder abbuchen zu lassen. Eine solche Anweisung darf der Gemeindekasse nur erteilt werden, wenn

1.

zu erwarten ist, dass der Empfangsberechtigte ordnungsgemäß mit der Gemeindekasse abrechnet,

2.

die Forderungen des Empfangsberechtigten zeitlich und der Höhe nach abzuschätzen sind und

3.

gewährleistet ist, dass das Kreditinstitut den abgebuchten Betrag auf dem Konto der Gemeindekasse wieder gutschreibt, wenn die Gemeinde in angemessener Frist der Abbuchung widerspricht.

Von der Voraussetzung nach Satz 2 Nr. 3 kann abgesehen werden, wenn der Empfangsberechtigte eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist.

§ 10 Ausnahmen vom Erfordernis der Zahlungsanordnung

(1) Ist für die Gemeindekasse zu erkennen, dass sie empfangsberechtigt ist, hat sie Einzahlungen auch ohne Annahmeanordnung anzunehmen und zu buchen. Die Annahmeanordnung ist unverzüglich einzuholen.

(2) Ohne Annahmeanordnung dürfen angenommen und gebucht werden

1.

Kassenmittel, die die Gemeindekasse von einer anderen Stelle für Auszahlungen für Rechnung dieser Stelle erhält,

2.

Einzahlungen, die irrtümlich bei der Gemeindekasse eingezahlt und nach Abs. 3 Nr. 2 zurückgezahlt oder weitergeleitet werden,

3.

Einzahlungen, die die Gemeindekasse nach § 1 Abs. 1 Satz 2 festgesetzt hat.

(3) Ohne Auszahlungsanordnung dürfen ausgezahlt und gebucht werden

1.

die an eine andere Stelle abzuführenden Mittel, die für deren Rechnung angenommen wurden,

2.

irrtümlich eingezahlte Beträge, die an den Einzahler zurückgezahlt oder an den Empfangsberechtigten weitergeleitet werden.

§ 11 Sachliche und rechnerische Feststellung

(1) Jeder Anspruch und jede Zahlungsverpflichtung sind auf ihren Grund und ihre Höhe zu prüfen. Die Richtigkeit ist schriftlich oder durch eine elektronische Signatur zu bescheinigen (sachliche und rechnerische Feststellung). In den Fällen des § 10 Abs. 2 Nr. 1 und 2 und Abs. 3 entfällt eine sachliche und rechnerische Feststellung.

(2) Bedarf es einer Annahmeanordnung oder Auszahlungsanordnung im Sinne des § 7, ist die sachliche und rechnerische Feststellung vor Erteilung der Anordnung zu treffen. Sonst ist die Feststellung nach Eingang oder Leistung der Zahlung unverzüglich nachzuholen. Die anordnungsberechtigte Stelle hat der Gemeindekasse eine Bestätigung, dass die Feststellung vorliegt, als Beleg zuzuleiten.

(3) Der Bürgermeister regelt die Befugnis für die sachliche und rechnerische Feststellung und deren Form. Bei automatisierten Verfahren können Ausnahmen von Abs. 1 Satz 2 zugelassen werden, wenn durch geeignete Kontrollen die ordnungsgemäße Erledigung gesichert wird. Beamten und Arbeitnehmern der Gemeindekasse darf die Befugnis nur erteilt werden, wenn und soweit der Sachverhalt nur von ihnen beurteilt werden kann; § 1 Abs. 3 gilt entsprechend.

DRITTER ABSCHNITT Zahlungsverkehr

§ 12 Allgemeines

(1) Der Zahlungsverkehr ist nach Möglichkeit unbar abzuwickeln.

(2) Zahlungsmittel dürfen nur in den Räumen der Gemeindekasse und nur von den damit beauftragten Personen angenommen oder ausgezahlt werden. Außerhalb dieser Räume dürfen Zahlungsmittel nur von hierfür von dem Bürgermeister ermächtigten Personen oder mit Hilfe von Automaten angenommen oder ausgezahlt werden.

(3) Die Gemeindekasse darf einem Beamten oder Arbeitnehmer der Gemeinde keine Zahlungsmittel zur Weitergabe an andere aushändigen, es sei denn, dass die Weitergabe der Zahlungsmittel zum Dienstauftrag des Beamten oder Arbeitnehmers gehört oder er die Zahlungsmittel als gesetzlicher Vertreter oder als Bevollmächtigter in Empfang nehmen kann.

§ 13 Geldkarten, Debitkarten, Kreditkarten, Schecks

(1) Neben den gesetzlichen Zahlungsmitteln dürfen Einzahlungen mittels Geldkarten, Debitkarten, Kreditkarten oder Schecks nach der Anlage zu dieser Verordnung entgegengenommen werden.

(2) Auszahlungen sollen nicht mittels Debit- oder Kreditkarten geleistet werden. Der Bürgermeister kann Ausnahmen zulassen.

(3) Der Bürgermeister kann zulassen, dass der Zahlungsverkehr mit den über das Internet betriebenen elektronischen Verfahren abgewickelt wird, soweit diese Verfahren den für das Finanzwesen geltenden Sicherheitsstandards des BSI-Gesetzes vom 14. August 2009 (BGBl. I S. 2821), zuletzt geändert durch Gesetz vom 18. Juli 2016 (BGBl. I S. 1666), entsprechen.

§ 14 Einzahlungsquittung

(1) Die Gemeindekasse hat über jede Einzahlung, die durch Übergabe von Zahlungsmitteln entrichtet wird und die nicht den Gegenwert für verkaufte Wertzeichen oder geldwerte Drucksachen darstellt, dem Einzahler eine Quittung zu erteilen. Über sonstige Einzahlungen hat die Gemeindekasse nur auf Verlangen Quittungen zu erteilen; dabei ist der Zahlungsweg anzugeben.

(2) Wird die Einzahlung durch Übergabe eines Schecks bewirkt, ist das in der Quittung anzugeben. In diesem Fall hat die Quittung den Vermerk „Eingang vorbehalten“ zu enthalten.

(3) Der Bürgermeister regelt die Form der Quittung und die Befugnis zu ihrer Erteilung. Die Regelung muss den Anforderungen an einen sicheren Zahlungsverkehr genügen.

§ 15 Verfahren bei Stundung und zwangsweiser Einziehung

(1) Die zuständige Dienststelle soll, wenn die zwangsweise Einziehung eingeleitet ist, eine Stundung nur im Benehmen mit der Gemeindekasse gewähren. Im Übrigen hat sie Stundungen der Gemeindekasse unverzüglich schriftlich mitzuteilen. Die Gemeindekasse darf unbeschadet des § 1 Abs. 1 Satz 2 Stundungen nicht gewähren; der Bürgermeister kann sie ausnahmsweise damit beauftragen, wenn dies der Verwaltungsvereinfachung dient und eine ordnungsgemäße Erledigung gewährleistet ist; § 1 Abs. 3 bleibt unberührt.

(2) Die Gemeindekasse hat Einzahlungen, die nicht rechtzeitig eingegangen sind, unverzüglich zwangsweise einzuziehen oder die zwangsweise Einziehung zu veranlassen. Sie kann von der zwangsweisen Einziehung zunächst absehen, wenn zu erkennen ist, dass

1.

die Vollziehung des der Annahmeanordnung zugrunde liegenden Bescheids ausgesetzt wird oder

2.

eine Stundung, Niederschlagung oder ein Erlass in Betracht kommt.

Sie hat in diesen Fällen unverzüglich die Entscheidung der zuständigen Dienststelle herbeizuführen.

§ 16 Auszahlungen

(1) Die Gemeindekasse hat die Auszahlungen zu den Fälligkeitstagen zu leisten. Sie soll Forderungen des Empfangsberechtigten gegen Forderungen der Gemeinde aufrechnen.

(2) Auszahlungen für Rechnung einer anderen Stelle sollen nur insoweit geleistet werden, als Kassenmittel aus Einzahlungen für diese Stelle oder aus deren Beständen zur Verfügung stehen.

§ 17 Auszahlungsnachweise

(1) Die Gemeindekasse darf nur gegen Quittung bar auszahlen. Der Bürgermeister kann einen anderen Nachweis zulassen, wenn dem Empfänger die Ausstellung einer Quittung nicht möglich ist oder nicht zugemutet werden kann.

(2) Bei unbaren Auszahlungen ist auf der Auszahlungsanordnung, falls eine solche nicht vorgeschrieben oder nach § 8 allgemein erteilt ist, auf der sachlichen und rechnerischen Feststellung nach § 11 Abs. 1 oder auf einem gesonderten Beleg anzugeben oder innerhalb des automatisierten Verfahrens zu dokumentieren, an welchem Tag und auf welchem Weg die Zahlung geleistet worden ist.

VIERTER ABSCHNITT Verwaltung der Kassenmittel und Wertgegenstände

§ 18 Verwaltung der Kassenmittel

(1) Die Gemeindekasse hat darauf zu achten, dass die für die Auszahlungen erforderlichen Kassenmittel rechtzeitig verfügbar sind. Der Bestand an Bargeld und die Guthaben auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten sind auf den für Zahlungen notwendigen Umfang zu beschränken. Vorübergehend nicht benötigte Kassenmittel sind so anzulegen, dass sie bei Bedarf verfügbar sind.

(2) Der Bürgermeister regelt die Errichtung von Konten bei Kreditinstituten und die Bewirtschaftung des Kassenbestands. Die anordnenden Stellen haben die Gemeindekasse unverzüglich zu unterrichten, wenn mit größeren Ein- oder Auszahlungen zu rechnen ist. Soweit der Bürgermeister nichts anderes bestimmt, hat ihn die Gemeindekasse über die Anlegung vorübergehend nicht benötigter Kassenmittel regelmäßig zu unterrichten.

(3) Muss der Kassenbestand vorübergehend aus Rücklagen oder durch Kassenkredite verstärkt werden oder können Rücklagen angelegt oder Kassenkredite zurückgezahlt werden, hat die Gemeindekasse unverzüglich die Weisung des Bürgermeisters einzuholen.

§ 19 Aufbewahrung und Beförderung von Zahlungsmitteln

(1) Zahlungsmittel und Vordrucke für Schecks und Überweisungsaufträge sind sicher aufzubewahren. Dies gilt auch für technische Hilfsmittel zur Identifikation im Zahlungsverkehr. Der Bürgermeister bestimmt, welche Sicherheitsvorkehrungen für die Aufbewahrung sowie für die Beförderung von Zahlungsmitteln zu treffen sind.

(2) Die Gemeindekasse darf Zahlungsmittel, die nicht zum Kassenbestand gehören, und Gegenstände, die ihr nicht zur Verwahrung zugewiesen sind, nicht im Kassenbehälter aufbewahren.

§ 20 Verwahrung von Wertgegenständen

(1) Wertpapiere sollen einem Kreditinstitut gegen Depotschein zur Verwahrung übergeben werden. Im Übrigen sind Wertpapiere und andere Urkunden, die Vermögensrechte verbriefen oder nachweisen, von der Gemeindekasse zu verwahren. Das gleiche gilt für Gebührenmarken, andere Wertzeichen mit Ausnahme von Postwertzeichen und für geldwerte Drucksachen, die nach § 14 Abs. 1 Satz 1 ohne Quittung abgegeben werden. Der Bürgermeister kann eine andere Dienststelle mit der Verwahrung beauftragen.

(2) Über die Annahme und Auslieferung der zu verwahrenden Wertgegenstände ist Buch zu führen. Die Annahme und Auslieferung sind zu quittieren. § 12 Abs. 2 und 3 und § 19 Abs. 1 gelten entsprechend.

(3) Verwahrt die Gemeindekasse Wertpapiere, hat sie die Auslosung und Kündigung sowie die Zinstermine zu überwachen und die sonstigen Aufgaben des Verwahrers nach dem Depotgesetz in der Fassung vom 11. Januar 1995 (BGBl. I S. 34), zuletzt geändert durch Gesetz vom 30. Juni 2016 (BGBl. I S. 1514), wahrzunehmen.

§ 21 Verwahrung von anderen Gegenständen

Andere Gegenstände, die der Gemeinde gehören oder von ihr zu verwahren sind, können in geeigneten Fällen der Gemeindekasse zur Verwahrung zugewiesen werden. § 12 Abs. 2 und 3, § 19 Abs. 1 und § 20 Abs. 2 Satz 1 und 2 gelten entsprechend.

FÜNFTER ABSCHNITT Tagesabschluss, Abschluss der Bücher

§ 22 Tagesabschluss

(1) Die Gemeindekasse hat für jeden Tag, an dem Zahlungen bewirkt worden sind, den Bestand an Zahlungsmitteln sowie den Bestand auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten (Kassenistbestand) zu ermitteln und dem Bestand der Bargeldkasse und dem Bestand auf den für den Nachweis der Zahlungsmittel eingerichteten Bestandskonten (Kassensollbestand) sowie dem Saldo der Finanzrechnungskonten gegenüberzustellen. Die Ergebnisse sind in das Tagesabschlussbuch zu übernehmen. Die Eintragungen sind von den an den Ermittlungen beteiligten Personen und von dem Kassenverwalter handschriftlich zu unterzeichnen. Erfolgen die Kontogegenbuchführung und die zeitliche Buchung nach §§ 32 Abs. 2 und 34 Abs. 1 Satz 1 der Gemeindehaushaltsverordnung vom 2. April 2006 (GVBl. I S. 235), zuletzt geändert durch Verordnung vom 7. Dezember 2016 (GVBl. S. 254), in einem automatisierten Verfahren, können anstelle des Tagesabschlusses nach Satz 1 der Bestand der Bargeldkasse und der Bestand aus den Kontogegenbüchern ermittelt und dem Bestand an Zahlungsmitteln sowie dem Bestand auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten gegenübergestellt werden.

(2) Unstimmigkeiten, die sich bei der Gegenüberstellung des Kassenistbestands und des Kassensollbestands ergeben, sind unverzüglich aufzuklären. Wird ein Kassenfehlbetrag nicht sofort ersetzt, ist er zunächst als Vorschuss zu buchen. Ein Kassenfehlbetrag ist bei der Aufstellung des Jahresabschlusses, wenn er länger als sechs Monate unaufgeklärt geblieben ist und Beamte oder Arbeitnehmer nicht haften, als Aufwand zu buchen. Ein Kassenüberschuss ist zunächst als Verwahrgeld zu buchen. Bei der Aufstellung des Jahresabschlusses ist er, wenn er länger als sechs Monate unaufgeklärt geblieben ist, als Ertrag zu buchen.

(3) Bei Kassen mit geringem Zahlungsverkehr kann der Bürgermeister einen von Abs. 1 Satz 1 abweichenden Abschlusszeitraum von bis zu einem Monat zulassen.

§ 23 Zwischenabschlüsse des Journals und des Hauptbuchs

In bestimmten Zeitabständen, mindestens vierteljährlich, ist durch einen Zwischenabschluss des nach § 34 Abs. 1 Satz 1 der Gemeindehaushaltsverordnung zu führenden Journals und des Hauptbuchs festzustellen, ob die zeitliche und sachliche Buchung der Einzahlungen und Auszahlungen übereinstimmt. Der Bürgermeister kann anordnen, dass von Zwischenabschlüssen abgesehen wird, wenn die zeitlichen und sachlichen Buchungen in einem Arbeitsgang vorgenommen werden.

§ 24 Abschluss der Bücher

Das nach § 34 Abs. 1 Satz 1 der Gemeindehaushaltsverordnung zu führende Journal und das Hauptbuch sind zum Ende des Haushaltsjahres abzuschließen. Nach dem Abschlusstag dürfen nur noch Abschlussbuchungen (§ 34 Nr. 1) vorgenommen werden.

SECHSTER ABSCHNITT Besorgung von Kassengeschäften durch Stellen außerhalb der Gemeindeverwaltung

§ 25 Zahlungsverkehr

(1) Lässt die Gemeinde nach § 111 Abs. 1 der Hessischen Gemeindeordnung den Zahlungsverkehr ganz oder zum Teil durch eine Stelle außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen, muss insbesondere gewährleistet sein, dass

1.

Zahlungsanordnungen vor Übersendung an die erledigende Stelle registriert werden, wenn nicht die Beträge vorher als Forderung oder Verbindlichkeit gebucht wurden,

2.

die Zahlungsanordnungen an die erledigende Stelle nicht unbefugt geändert werden können,

3.

die erledigende Stelle

a)

mindestens monatlich mit der Gemeindekasse abrechnet, wenn nicht eine unmittelbare Abrechnung mit einer anderen Stelle angeordnet ist,

b)

die Auszahlungsnachweise für die einzelnen Auszahlungen der Gemeinde als Belege überlässt oder ihr schriftlich bestätigt, dass die Zahlungen auftragsgemäß geleistet worden sind; im letzteren Fall müssen die Auszahlungsnachweise von der erledigenden Stelle nach den für die Gemeinde geltenden Vorschriften aufbewahrt und für Prüfungen bereitgestellt werden,

c)

Informationen, die ihr durch die Erledigung der Kassengeschäfte zur Kenntnis gelangen, nicht unbefugt verwertet oder weitergibt,

d)

im Falle eines Verschuldens für Schäden der Gemeinde oder Dritter eintritt und

e)

den für die Prüfungen bei der Gemeinde zuständigen Prüfungsstellen Gelegenheit gibt, die ordnungsgemäße Abwicklung des Zahlungsverkehrs an Ort und Stelle zu prüfen.

(2) Die erledigende Stelle muss ihre Nachweise über die Ein- und Auszahlungen wie Vorbücher zum Journal der Gemeinde führen. Die Gemeindekasse hat die von der erledigenden Stelle angenommenen Einzahlungen oder geleisteten Auszahlungen zusammengefasst in ihre Bücher zu übernehmen.

§ 26 Buchführung

Lässt die Gemeinde nach § 111 Abs. 1 der Hessischen Gemeindeordnung die Buchung der Einzahlungen und Auszahlungen ganz oder zum Teil von Stellen außerhalb der Gemeindeverwaltung besorgen, muss insbesondere gewährleistet sein, dass

1.

die Belege vor der Übersendung an die erledigende Stelle registriert werden,

2.

die Gemeinde sich durch Stichproben von der ordnungsgemäßen Erledigung der Buchungen vergewissert,

3.

der Gemeinde rechtzeitig die Tagesabschlüsse (§ 22), Zwischenabschlüsse (§ 23) und die abgeschlossenen Bücher (§ 24) übermittelt werden.

Im Übrigen gilt § 25 Abs. 1 Nr. 2 und 3 Buchst. c bis e entsprechend.

SIEBENTER ABSCHNITT Örtliche Prüfung der Gemeindekasse

§ 27 Zahl der Prüfungen

(1) Bei der Gemeindekasse und bei jeder ihrer Zahlstellen sind in jedem Jahr mindestens eine unvermutete Kassenprüfung und eine unvermutete Kassenbestandsaufnahme vorzunehmen. Der Bürgermeister kann bestimmen, dass die unvermutete Kassenbestandsaufnahme, die nicht im Rahmen einer Kassenprüfung vorgenommen wird, von einem sachkundigen Beamten oder Arbeitnehmer der Gemeinde, der nicht in der Gemeindekasse oder der Zahlstelle beschäftigt ist, vorgenommen wird. Statt der unvermuteten Kassenbestandsaufnahme kann eine zweite unvermutete Kassenprüfung vorgenommen werden. Überwacht das Rechnungsprüfungsamt dauernd die Kasse, kann von der unvermuteten Kassenbestandsaufnahme abgesehen werden.

(2) Beim Ausscheiden des Kassenverwalters ist eine Kassenprüfung vorzunehmen.

(3) Handvorschüsse sind mindestens jährlich einmal unvermutet zu prüfen.

§ 28 Inhalt der Prüfungen

(1) Durch die Kassenbestandsaufnahme ist zu ermitteln, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt.

(2) Durch die Kassenprüfung ist ferner vor allem stichprobenweise festzustellen,

ob

1.

der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt wird, insbesondere die Einzahlungen und Auszahlungen rechtzeitig und vollständig eingezogen oder geleistet und Verwahrgelder und Vorschüsse unverzüglich abgewickelt worden sind,

2.

die Bücher ordnungsgemäß geführt werden, insbesondere die Eintragungen im Hauptbuch denen im Journal entsprechen,

3.

die erforderlichen Belege vorhanden sind und nach Form und Inhalt den Vorschriften entsprechen,

4.

der tägliche Bestand an Bargeld und auf den für den Zahlungsverkehr bei Kreditinstituten errichteten Konten den notwendigen Umfang nicht überschreitet,

5.

die verwahrten Wertgegenstände und die anderen Gegenstände vorhanden sind,

6.

im Übrigen die Kassengeschäfte ordnungsgemäß und wirtschaftlich erledigt werden.

(3) Bei fremden Kassengeschäften kann von der Prüfung nach Abs. 2 Nr. 1 und 2 abgesehen werden, wenn die fremden Kassengeschäfte durch eine andere Stelle geprüft werden.

(4) Die Kassenprüfung umfasst den Zeitraum seit der letzten Kassenprüfung; die Bücher und Belege eines abgeschlossenen Jahresabschlusses können jedoch von der Prüfung ausgenommen werden.

§ 29 Prüfungsbericht

(1) Über jede Prüfung ist ein Prüfungsbericht zu fertigen; er ist dem Bürgermeister vorzulegen. Der Prüfungsbericht muss die Art und den Umfang der Prüfung angeben sowie die wesentlichen Feststellungen der Prüfung und etwaige Erklärungen von den Beamten und Arbeitnehmern der Gemeindekasse hierzu enthalten.

(2) Dem Prüfungsbericht über eine Kassenprüfung oder Kassenbestandsaufnahme ist der Kassenbestandsnachweis beizufügen, der vom Kassenverwalter und von den mit dem Zahlungsverkehr beauftragten Beamten oder Arbeitnehmern handschriftlich zu unterzeichnen ist.

(3) Unwesentliche Beanstandungen sind nach Möglichkeit im Verlauf der Prüfung auszuräumen; von ihrer Aufnahme in den Prüfungsbericht soll abgesehen werden. Ergibt die Prüfung wesentliche Beanstandungen, hat der Bürgermeister die erforderlichen Maßnahmen zu veranlassen.

ACHTER ABSCHNITT Sonderkassen, wirtschaftliche Unternehmen

§ 30 Allgemeines

Diese Verordnung gilt für Sonderkassen entsprechend, soweit in den folgenden Vorschriften oder in anderen Rechtsvorschriften nichts Anderes bestimmt ist.

§ 31 Sonderregelungen

Bei Sonderkassen können der unbare Zahlungsverkehr und die Buchführung einer anderen Stelle des für das Rechnungswesen zuständigen Geschäftsbereichs übertragen werden. Einzahlungen können ohne Zahlungsanordnung angenommen werden; soweit Zahlungsanordnungen erforderlich sind, müssen Buchungsstelle und Haushaltsjahr (Wirtschaftsjahr) nicht angegeben werden.

§ 32 Sonderregelung für wirtschaftliche Unternehmen

Der Bürgermeister kann wirtschaftlichen Unternehmen mit Sonderrechnung gestatten, in Fällen, in denen es verkehrsüblich ist, Wechsel nach der Anlage zu dieser Verordnung zahlungshalber entgegenzunehmen und diskontieren zu lassen oder zur Erfüllung von Forderungen Dritter Wechsel auszustellen oder zu akzeptieren. Die Entgegennahme von Wechseln zahlungshalber darf nur unter der Voraussetzung zugelassen werden, dass der Anspruch der Gemeinde dadurch nicht gefährdet wird. Wechselverbindlichkeiten sind auf den Höchstbetrag der Kassenkredite für das Unternehmen anzurechnen.

NEUNTER ABSCHNITT Begriffsbestimmungen, Übergangs- und Schlussvorschriften

§ 33 Schriftform, elektronische Signatur

(1) Allgemeine Regelungen nach dieser Verordnung sind schriftlich zu erlassen.

(2) Wenn nach dieser Verordnung handschriftliche Unterschriften durch elektronische Signaturen ersetzt werden dürfen, muss sichergestellt sein, dass das entsprechende automatisierte Verfahren den Anforderungen nach § 5 Abs. 5 entspricht und die Signaturen während der Dauer der Aufbewahrungsfristen (§ 37 der Gemeindehaushaltsverordnung) nachprüfbar sind.

(3) Der Bürgermeister kann die Verwendung von sonstigen elektronischen Signaturen zulassen, wenn diese in einem automatisierten Verfahren, das von einer von ihm bestimmten Stelle geprüft worden ist, eingesetzt werden. Die Signaturen müssen insbesondere mit den Daten, auf die sie sich beziehen, so verknüpft sein, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten festgestellt werden kann. Abs. 2 gilt entsprechend.

§ 34 Begriffsbestimmungen

Bei der Anwendung dieser Verordnung sind die nachfolgenden Begriffe zugrunde zu legen:

1.

Abschlussbuchungen

die beim Jahresabschluss, zum Abschluss der Ergebnisrechnung und der Finanzrechnung sowie zur Aufstellung der Vermögensrechnung (Bilanz) für das abgelaufene Haushaltsjahr noch erforderlichen Buchungen, ausgenommen die Buchungen von Einzahlungen und Auszahlungen von Dritten oder an Dritte einschließlich der Sondervermögen mit Sonderrechnungen;

2.

Auszahlungen

die aus der Gemeindekasse oder Sonderkasse hinausgehenden Beträge einschließlich der Verrechnungen;

3.

Bargeld

Münzen und Banknoten, die als gesetzliche Zahlungsmittel anerkannt sind;

4.

Einzahlungen

die bei der Gemeindekasse oder Sonderkasse eingehenden Beträge einschließlich der Verrechnungen;

5.

elektronische Signaturen

elektronische Signaturen nach § 2 des Signaturgesetzes vom 16. Mai 2001 (BGBl. I S. 876), zuletzt geändert durch Gesetz vom 17. Juli 2009 (BGBl. I S. 2091);

6.

Kassenmittel

die Zahlungsmittel im Sinne der Nr. 7 und die Bestände auf Konten der Gemeindekasse oder Sonderkasse mit Ausnahme der Geldanlagen;

7.

Zahlungsmittel

a)

Bargeld, Schecks

b)

Geldkarte

Kartensystem, bei dem der Karteninhaber dem Kartenherausgeber im Voraus den Gegenwert der auf der Karte gespeicherten Werteinheiten bezahlt;

c)

Debitkarte

Kartensystem, das die Zahlungen in Form von Zahlungsanweisungen ermöglicht, bei dem der verfügte Wert sofort vom Konto des Karteninhabers eingezogen wird;

d)

Kreditkarte

Kartensystem eines Kreditkartenunternehmens, das Zahlungen in Form von Zahlungsanweisungen ermöglicht, bei dem der verfügte Wert erst mit zeitlicher Verzögerung mit einem individuell vereinbarten Zahlungsziel vom Konto des Karteninhabers eingezogen wird;

8.

Zahlungsverkehr

a)

unbare Zahlungen

die - auch mittels Geldkarten, Debitkarten oder Kreditkarten bewirkten - Überweisungen oder Einzahlungen auf ein Konto der Gemeindekasse oder Sonderkasse bei einem Kreditinstitut und entsprechende Überweisungen und Auszahlungen von einem solchen Konto sowie die Übersendung von Schecks, in den Fällen des § 32 ausnahmsweise auch die Übersendung von Wechseln;

b)

Barzahlungen

die Übergabe oder Übersendung von Bargeld; als Barzahlung gilt auch die Übergabe von Schecks, in den Fällen des § 32 ausnahmsweise auch die Übergabe von Wechseln;

c)

Verrechnungen

Zahlungen, die durch buchmäßigen Ausgleich zwischen Einzahlungen und Auszahlungen bewirkt werden, ohne dass die Höhe des Kassensollbestands verändert wird (Aufrechnung, Verrechnung zwischen verschiedenen Konten).

§ 35 Funktionsbezeichnungen

Die Funktionsbezeichnungen in dieser Verordnung werden in weiblicher oder männlicher Form geführt.

§ 36 Übergangsvorschrift

Die Gemeindekassenverordnung vom 8. März 1977 (GVBl. I S. 125), zuletzt geändert durch Verordnung vom 2. April 2006 (GVBl. I S. 134), ist in der am 31. Dezember 2011 geltenden Fassung auf alle finanzwirtschaftlichen Vorgänge anzuwenden, die das Haushaltsjahr 2011 betreffen.

§ 37 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Januar 2012 in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 31. Dezember 2024 außer Kraft.

Anlage

zu § 13 Abs. 1 und § 32 Satz 1

Bestimmungen über die Entgegennahme von Schecks und Wechseln

(1) Entgegennahme von Schecks

1.

Schecks sollen als Einzahlung nur angenommen werden, wenn sie innerhalb der Vorlagefrist dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt werden können.

2.

Der angenommene Scheck ist unverzüglich als Verrechnungsscheck zu kennzeichnen, wenn er diesen Vermerk nicht bereits trägt. Die Nummer des Schecks, das bezogene Kreditinstitut, die Kontonummer des Ausstellers, der Betrag und ein Hinweis, durch den die Verbindung mit der Buchführung hergestellt werden kann, sind in ein Schecküberwachungsbuch einzutragen. Von der Führung des Schecküberwachungsbuchs kann abgesehen werden, wenn in anderer Weise die Angaben festgehalten werden und die Einlösung der Schecks überwacht wird.

3.

Angenommene Schecks sind unverzüglich bei einem Kreditinstitut zur Gutschrift auf einem Konto der Gemeindekasse einzureichen. Ihre Einlösung ist zu überwachen.

4.

Bevor der Scheck eingelöst ist, dürfen Leistungen darauf nur erbracht werden, wenn das bezogene Kreditinstitut die Einlösung des Schecks bestätigt hat oder der Aussteller und das bezogene Kreditinstitut als vertrauenswürdig bekannt sind.

5.

Auf Schecks dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt werden. Der Bürgermeister kann Ausnahmen zulassen.

(2) Entgegennahme von Wechseln

1.

Als Sicherheitsleistung entgegengenommene Wechsel sind von der Gemeindekasse in ein Wechselüberwachungsbuch einzutragen und zu verwahren oder einem Kreditinstitut zur Verwahrung zu übergeben. Die Gemeindekasse hat rechtzeitig vor der Fälligkeit des Wechsels die weiteren Anweisungen des Bürgermeisters einzuholen.

2.

Wird in den Fällen des § 32 ein Wechsel ausnahmsweise zahlungshalber entgegengenommen, ist er

a)

unverzüglich in ein Wechselüberwachungsbuch einzutragen,

b)

einem Kreditinstitut, bei dem die Gemeinde ein Konto unterhält, zum Einzug zuzuleiten.

Das wirtschaftliche Unternehmen kann den Wechsel mit Zustimmung des Bürgermeisters diskontieren lassen. Hat nicht der Wechselschuldner die dafür entstehenden Kosten zu tragen, sind sie wie die Zinsen für einen Kassenkredit zu behandeln.

3.

Von der Führung eines Wechselüberwachungsbuchs kann abgesehen werden, wenn die Überwachung der Wechsel auf andere Weise gewährleistet ist.