Landesverordnung über die elektronische Aktenführung in der Justiz (ElektAktFVO SH) Vom 11. März 2019

Landesverordnung über die elektronische Aktenführung in der Justiz (ElektAktFVO SH) Vom 11. März 2019

Zum 09.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Aufgrund von

1.

§ 298a Absatz 1 Satz 2, 3 und 4 der Zivilprozessordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 5. Dezember 2005 (BGBl. I S. 3202, zuletzt ber. 2007 I S. 1781), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151), in Verbindung mit § 1 Absatz 1 Nummer 35 Justizermächtigungsübertragungsverordnung vom 4. Dezember 1996 (GVOBl. Schl.-H. S. 720), zuletzt geändert durch Artikel 2 der Verordnung vom 11. Dezember 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 861),

2.

§ 14 Absatz 4 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit vom 17. Dezember 2008 (BGBl. I S. 2586, 2587), zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 20. Juli 2017 (BGBl. I S. 2780), in Verbindung mit § 1 Absatz 1 Nummer 10 Justizermächtigungsübertragungsverordnung vom 4. Dezember 1996 (GVOBl. Schl.-H. S. 720),

3.

§ 46e Absatz 1 Satz 2, 3 und 4 des Arbeitsgerichtsgesetzes (ArbGG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 2. Juli 1979 (BGBl. I S. 853, ber. 1036), zuletzt geändert durch Artikel 3 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151), in Verbindung mit § 1 Absatz 1 Nummer 3 Justizermächtigungsübertragungsverordnung vom 4. Dezember 1996 (GVOBl. Schl.-H. S. 720),

4.

§ 55b Absatz 1 Satz 2, 3, 4 und 5 der Verwaltungsgerichtsordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 19. März 1991 (BGBl. I S. 686), zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151), in Verbindung mit § 1 Absatz 1 Nummer 31a Justizermächtigungsübertragungsverordnung vom 4. Dezember 1996 (GVOBl. Schl.-H. S. 720),

5.

§ 65b Absatz 1 Satz 2, 3, 4 und 5 des Sozialgerichtsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 23. September 1975 (BGBl. I S. 2535), zuletzt geändert durch Artikel 9 des Gesetzes vom 12. Juli 2018 (BGBl. I S. 1151), in Verbindung mit § 1 Absatz 1 Nummer 28b Justizermächtigungsübertragungsverordnung vom 4. Dezember 1996 (GVOBl. Schl.-H. S. 720),

6.

§ 52b Absatz 1 Satz 2, 3, 4 und 5 der Finanzgerichtsordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 28. März 2001 (BGBl. I S. 442, 2262; zul. ber. 2002 I S. 679), zuletzt geändert durch Artikel 8 des Gesetzes vom 12. Juli 2017 (BGBl. I S. 1151), in Verbindung mit § 1 Absatz 1 Nummer 9a Justizermächtigungsübertragungsverordnung vom 4. Dezember 1996 (GVOBl. Schl.-H. S. 720),

7.

§ 32 Absatz 1 Satz 2, 3 und 4 und Absatz 2 der Strafprozessordnung (StPO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 7. April 1987 (BGBl. I S. 1074, ber. S. 1319), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 30. Oktober 2017 (BGBl. I S. 3618), in Verbindung mit § 1 Absatz 1 Nummer 28a Justizermächtigungsübertragungsverordnung vom 4. Dezember 1996 (GVOBl. Schl.-H. S. 720),

8.

§ 81 Absatz 4 Satz 1, 2 und 4, § 135 Absatz 2 Satz 2 und § 140 Absatz 1 Satz 3 und 4 Grundbuchordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 26. Mai 1994 (BGBl. I S. 1114), zuletzt geändert durch Artikel 11 des Gesetzes vom 18. Juli 2017 (BGBl. I S. 2745) und § 96 Absatz 3 Satz 3 und § 101 Satz 1 der Grundbuchverfügung in der Fassung der Bekanntmachung vom 24. Januar 1995 (BGBl. I S. 114), zuletzt geändert durch Artikel 11 des Gesetzes vom 18. Juli 2017 (BGBl. I S. 2745), in Verbindung mit § 1 Nummer 13 und 14 der Justizermächtigungsübertragungsverordnung vom 4. Dezember 1996 (GVOBl. Schl.-H. S. 720)

verordnet das Ministerium für Justiz, Europa, Verbraucherschutz und Gleichstellung:

§ 1 Grundsätze der elektronischen Aktenführung

(1) Bei den in der Anlage zu dieser Verordnung bezeichneten Gerichten und Staatsanwaltschaften werden die Akten in den genannten Verfahren ab dem angegebenen Zeitpunkt elektronisch geführt. Die Anlage ist Bestandteil dieser Verordnung.

(2) Akten, die zum angegebenen Zeitpunkt bereits in Papierform angelegt sind, werden im Ganzen in Papierform zu Ende geführt. Dies gilt auch für von anderen Staatsanwaltschaften, Gerichten oder Spruchkörpern abgegebene oder verwiesene Verfahren, soweit die Akten dort bereits in Papierform angelegt wurden.

(3) In Rechtsmittelverfahren werden die Akten ab dem in der Anlage angegebenen Zeitpunkt elektronisch geführt, wenn sie nicht zum angegebenen Zeitpunkt für diese Verfahren bereits in Papierform angelegt sind. Die Weiterführung einer in Papierform angelegten Akte bei einem Gericht niedrigerer Instanz bleibt von Satz 1 unberührt. Sind aufgrund einer gesetzlichen Vorschrift zwei Dokumente untrennbar miteinander zu verbinden, hat die Verbindung in Papierform zu erfolgen, wenn nicht beide Dokumente Teil der elektronischen Akte sind.

(4) Wiederaufnahmeverfahren werden in Papierform geführt, sofern das wiederaufzunehmende Verfahren im Zeitpunkt des Abschlusses in Papierform geführt wurde. Gleiches gilt für die Aufnahme von Verfahren nach Unterbrechung, Ruhendstellung und Aussetzung.

(5) Von der elektronischen Aktenführung ausgenommen sind Aktenbestandteile, die gemäß § 5 Absatz 1 Satz 2 Landessicherheitsüberprüfungsgesetz vom 10. Dezember 2003 (GVOBl. Schl.-H. S. 651, ber. 2004 S. 290), Ressortbezeichnungen zuletzt ersetzt durch Verordnung vom 16. Januar 2019 (GVOBl. Schl.-H. S. 30), als „VS-VERTRAULICH“, „GEHEIM“ oder „STRENG GEHEIM“ eingestuft sind.

(6) Absatz 2 Satz 1 gilt nicht für Vereinsregistersachen sowie Akten in Verfahren gemäß § 151 Nummer 4 und § 271 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit. In Papierform angelegte Akten in den in Satz 1 genannten Verfahren werden ab dem in der Anlage angegebenen Zeitpunkt elektronisch weitergeführt.

(7) Abweichend von Absatz 3 werden in Papierform angelegte Akten beim Landesarbeitsgericht Schleswig-Holstein in Papierform weitergeführt.

(8) Abweichend von den Absätzen 1 bis 7 führen das Schleswig-Holsteinische Oberverwaltungsgericht, der Berufsgerichtshof für die Heilberufe, das Schleswig-Holsteinische Verwaltungsgericht, das Berufsgericht für die Heilberufe und das Schleswig-Holsteinische Finanzgericht Verfahren als elektronische Akte fort, auch wenn sie in Papierform angelegt wurden. § 2 Absatz 2 Satz 1 ist anzuwenden.

(9) Das jeweilige Obergericht kann anordnen, dass einzelne, bestimmte oder alle Papierakten der Gerichte in seinem Geschäftsbereich gemäß den Grundsätzen von § 3 in die elektronische Aktenführung überführt werden. Diese Anordnung bedarf der Zustimmung des für die Justiz zuständigen Ministeriums. Die Anordnung ist auf der Homepage des jeweiligen Gerichts zu veröffentlichen.

§ 2 Bildung elektronischer Akten

(1) Dokumente, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu Akten zusammenzufassen.

(2) Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, muss beim Zugriff auf jeden der Teile ein Hinweis auf den jeweils anderen Teil enthalten sein. Liegen zu einer elektronisch geführten Akte lediglich Beiakten in Papierform vor, muss nur die elektronische Akte einen Hinweis auf diese erhalten.

(3) Elektronisch geführte Akten sind so zu strukturieren, dass sie die gerichtsinterne Bearbeitung sowie den Aktenaustausch unterstützen und ein barrierefreies Arbeiten ermöglichen.

§ 3 Übertragung von Papierdokumenten

(1) Die Übertragung von in Papierform vorliegenden Schriftstücken und anderen Unterlagen in die elektronische Form muss den Anforderungen der Technischen Richtlinie 03138 Ersetzendes Scannen (RESISCAN) des Bundeamtes für Sicherheit in der Informationstechnik in der zum Zeitpunkt der Übertragung aktuellen Fassung genügen. Eingescannte Leerseiten werden nicht gespeichert.

(2) Die in Papierform eingereichten Schriftstücke und sonstigen Unterlagen sind acht Monate nach ihrer Übertragung zu vernichten, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind oder eine längere Aufbewahrungsfrist im Einzelfall für das einzelne Dokument angeordnet worden ist. Eine längere Aufbewahrungsfrist kann für einzelne Dokumentenarten generell durch das für Justiz zuständige Ministerium, das jeweilige Obergericht oder den Generalstaatsanwalt angeordnet werden. § 138 der Grundbuchordnung bleibt unberührt. In Papierform eingereichte Schriftstücke und sonstige Unterlagen sind in den Fällen des § 32c Absatz 4 StPO früher zu vernichten, falls die dort gesetzten Fristen eher erreicht sind.

(3) Beiakten, als Beweismittel eingereichte oder dienende Schriftstücke oder sonstige Unterlagen werden in die elektronische Form übertragen, wenn dies keinen unverhältnismäßigen Aufwand darstellt. Die Übertragung dient nicht der Ersetzung der Urschrift. § 97 der Grundbuchverfügung bleibt unberührt. Die Präsidentinnen und Präsidenten der Obergerichte und die Behördenleitung der Generalstaatsanwaltschaft können durch Dienstanweisung die Übertragung der in Satz 1 genannten Unterlagen in die elektronische Form für ihren Geschäftsbereich regeln. Sie können insbesondere generelle Ausnahmen oder Ausnahmen für bestimmte Rechtsgebiete anordnen und Regelungen für die Entscheidung im Einzelfall treffen.

§ 4 Übermittlung von Akten

Eine Überführung einer Akte in die elektronische Form oder der Ausdruck einer elektronischen Akte nur zum Zwecke der Übermittlung der Akte wird nicht vorgenommen. Auf der Grundlage von § 32 Absatz 3 der StPO erlassene Verordnungen bleiben unberührt.

§ 5 Führung und Aufbewahrung elektronischer Akten

Die elektronische Akte ist mit einem elektronischen Datenverarbeitungssystem nach dem Stand der Technik zu führen und aufzubewahren. Das Datenverarbeitungssystem und die für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen sollen insbesondere gewährleisten, dass

1.

die elektronische Akte benutzbar, lesbar und auffindbar ist (Verfügbarkeit),

2.

Unbefugten der Zugang zu den Verarbeitungsanlagen, mit denen die Verarbeitung durchgeführt wird, verwehrt wird (Zugangskontrolle)

3.

unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Löschen von Datenträgern verhindert wird (Datenträgerkontrolle),

4.

unbefugte Eingaben und unbefugte Kenntnisnahme, Veränderung und Löschen von personenbezogenen Daten verhindert werden (Speicherkontrolle),

5.

unbefugte Nutzung mit Hilfe von Einrichtungen zur Datenübertragung verhindert wird (Benutzerkontrolle)

6.

die eingeräumten Benutzungsrechte im System verwaltet und vom System geprüft werden

7.

die zur Benutzung eines automatisierten Verarbeitungssystems Berechtigten ausschließlich zu den von ihrer Zugangsberechtigung umfassten personenbezogenen Daten Zugang haben (Zugriffskontrolle)

8.

die Funktionen der elektronischen Akte nur genutzt werden können, wenn sich die Benutzerin oder der Benutzer dem System gegenüber identifiziert und authentisiert (Berechtigungsprüfung und -verwaltung),

9.

überprüft und festgestellt werden kann, an welche Stellen personenbezogene Daten mithilfe von Einrichtungen zur Datenübertragung übermittelt oder zur Verfügung gestellt wurden oder werden können (Übertragungskontrolle),

10.

die Vornahme von Veränderungen und Ergänzungen der elektronischen Akte im System protokolliert wird (Eingabekontrolle),

11.

bei der Übermittlung personenbezogener Daten und beim Transport von Datenträgern die Vertraulichkeit und Integrität der Daten geschützt werden (Transportkontrolle),

12.

die Akte im Störungsfall ohne Sicherheitsrisiken wiederhergestellt werden kann (Wiederaufbereitung, Wiederherstellbarkeit),

13.

etwaige Verfälschungen der gespeicherten Daten durch Fehlfunktionen des Systems durch geeignete technische Prüfmechanismen rechtzeitig bemerkt werden können und keine dauerhafte Beschädigung der Daten eintreten kann (Unverfälschtheit, Integrität),

14.

die Funktionen des Systems fehlerfrei ablaufen und auftretende Fehlfunktionen unverzüglich gemeldet werden (Verlässlichkeit),

15.

personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können (Auftragskontrolle) und

16.

die Anforderungen DIN EN ISO 9241-171 sowie DIN EN 301 549 in Bezug auf die Software erfüllt werden können (Barrierefreiheit).

§ 6 Datenschutz und Datensicherheit

Die Landesjustizverwaltung ergreift dem jeweiligen Stand der Technik entsprechende technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit und zur Sicherstellung des Datenschutzes gemäß dem Landesdatenschutzgesetz. Zur Erfüllung ihrer Verpflichtung nach Satz 1 erstellt sie ein Sicherheitskonzept, das festlegt, mit welchen technischen und organisatorischen Maßnahmen die Vorgaben dieser Verordnung und des Landesdatenschutzgesetzes gewährleistet werden.

§ 7 Ersatzmaßnahmen

Im Falle anhaltender technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Akte kann das für Justiz zuständige Ministerium oder eine von diesem bestimmte Stelle für die von den Störungen betroffenen Gerichte und Staatsanwaltschaften anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist.

§ 8 Besondere Regelungen für Grundbuchsachen

(1) Soweit nach der Anlage zu dieser Verordnung angegeben die Grundakten elektronisch geführt werden, können bei den Grundbuchämtern auch nur Teile der Grundaktenbestände elektronisch geführt werden, in Papierform angelegte Akten können ab dem in der Anlage angegebenen Zeitpunkt elektronisch weitergeführt werden.

(2) Entscheidungen und Verfügungen von Grundbuchämtern, deren Grundakten elektronisch geführt werden, sind ab dem in der Anlage angegebenen Zeitpunkt elektronisch zu erlassen.

§ 9 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Verkündung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Landesverordnung über die elektronische Aktenführung bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften vom 19. August 2014 (GVOBl. Schl.-H. S. 220)

*)

, zuletzt geändert durch Verordnung vom 26. Mai 2016 (GVOBl. Schl-H. S. 401) außer Kraft.

Die vorstehende Verordnung wird hiermit ausgefertigt und ist zu verkünden.

Kiel, 11. März 2019

Dr. Sabine Sütterlin-Waack Ministerin für Justiz, Europa, Verbraucherschutz und Gleichstellung

Fußnoten

*)

GS Schl.-H. II, Gl.Nr. B 315-20-9

Anlage 1

(zu § 1 Absatz 1)