Landesverordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (E-Rechnungsverordnung - ERechVO) Vom 15. November 2018

Landesverordnung über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen (E-Rechnungsverordnung - ERechVO) Vom 15. November 2018

Zum 09.06.2023 aktuellste verfügbare Fassung der Gesamtausgabe

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Aufgrund des § 52g Absatz 2 Satz 4 des Landesverwaltungsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 2. Juni 1992 (GVOBl. Schl.-H. S. 243, ber. S. 534), zuletzt geändert durch Gesetz vom 25. September 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 648), verordnet die Landesregierung:

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Verordnung gilt grundsätzlich für alle Rechnungen, mit denen eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird und die nach Erfüllung von Aufträgen und öffentlichen Aufträgen sowie zu Konzessionen ausgestellt wurden, soweit diese Verordnung keine abweichenden Bestimmungen für geheimhaltungsbedürftige Rechnungsdaten enthält.

(2) Die Verpflichtung aus § 52g Absatz 2 LVwG gilt für Behörden, die keine Landesbehörden sind, nur soweit der Wert des vergebenen Auftrags oder der Vertragswert vergebenen Konzession den gemäß § 106 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen jeweils maßgeblichen Schwellenwert erreicht oder überschreitet.

(3) Absatz 2 gilt entsprechend für Landrätinnen und Landräte, sofern sie als allgemeine untere Landesbehörde tätig werden.

§ 2 Begriffsbestimmungen

(1) Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

(2) Eine elektronische Rechnung ist jedes Dokument im Sinne von Absatz 1, wenn es in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und das Format die automatische und elektronische Verarbeitung des Dokuments ermöglicht.

(3) Rechnungssteller sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine Rechnung an Rechnungsempfänger im Sinne von Absatz 4 ausstellen und übermitteln.

(4) Rechnungsempfänger sind alle Stellen, für die gemäß § 159 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen eine Vergabekammer des Landes Schleswig-Holstein zuständig ist.

(5) Rechnungssender sind alle Unternehmer im Sinne von § 14 Absatz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, die eine elektronische Rechnung im Auftrag des Rechnungsstellers ausstellen und übermitteln.

§ 3 Anforderungen an das Rechnungsdatenmodell und an die Übermittlung

(1) Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen sollen Rechnungssteller und Rechnungssender den Datenaustauschstandard XRechnung vom 29. September 2017 (BAnz AT 10. Oktober 2017 B1) in der jeweils aktuellen Fassung verwenden. Es kann auch ein anderer Datenaustauschstandard verwendet werden, wenn er den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entspricht.

(2) Rechnungsempfänger haben mindestens den Empfang elektronischer Rechnungen per De-Mail sicherzustellen. Sie können weitere Zugangswege für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen einrichten. Sie dürfen festlegen, dass der Rechnungssteller oder Rechnungssender sich vor deren Nutzung mit einem Nutzerkonto im Sinne von § 2 Absatz 5 des Onlinezugangsgesetzes vom 14. August 2017 (BGBl. I S. 3122, 3138) oder mittels einer einmaligen Abfrage der Identitätsdaten elektronisch identifiziert. Rechnungsstellern sind in geeigneter Weise die Zugangswege, die für den Empfang elektronischer Rechnungen bereitgestellt werden, und die Bedingungen für deren Nutzung mitzuteilen.

(3) Elektronische Rechnungen sollen automationsunterstützt auf ihre formale Fehlerlosigkeit und eine für den gewählten Zugangsweg gültige Leitweg-Identifikationsnummer geprüft werden. Wird dabei die ordnungsgemäße Übermittlung einer elektronischen Rechnung festgestellt, ist der Rechnungssteller oder der Rechnungssender automationsunterstützt davon zu benachrichtigen. Eine formal fehlerhafte elektronische Rechnung soll automationsunterstützt abgelehnt werden. In diesem Fall ist der Rechnungssteller oder der Rechnungssender über die Ablehnung zu informieren.

(4) Eine elektronische Rechnung, die weder per De-Mail noch auf einem der in Absatz 2 genannten weiteren Zugangswege übermittelt wurde, darf der Rechnungsempfänger ablehnen. Einer Information der Rechnungssteller oder der Rechnungssender über die Ablehnung bedarf es dabei nicht.

(5) Werden elektronische Rechnungen an Landesbehörden übermittelt, ist das E-Rechnungsportal des Landes Schleswig-Holstein zu nutzen. Voraussetzung für die Übermittlung ist, dass der Rechnungssteller oder der Rechnungssender sich zuvor mit einem Nutzerkonto im Serviceportal des Landes Schleswig-Holstein registriert. An das E-Rechnungsportal können elektronische Rechnungen per

1.

Weberfassung,

2.

Webupload,

3.

E-Mail,

4.

De-Mail oder

5.

Webservice über die Infrastruktur von PEPPOL

übermittelt werden. Eines registrierten Nutzerkontos bedarf es nicht bei der Übermittlung per De-Mail oder PEPPOL. Die Nutzungsbedingungen für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen werden im E-Rechnungsportal veröffentlicht.

§ 4 Inhalt der elektronischen Rechnung

(1) Die elektronische Rechnung hat neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:

1.

eine Leitweg-Identifikationsnummer,

2.

die Bankverbindungsdaten,

3.

die Zahlungsbedingungen und

4.

die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers.

(2) Die elektronische Rechnung hat zusätzlich zu den Angaben nach Absatz 1 folgende Angaben zu enthalten, wenn diese dem Rechnungssteller bereits bei Beauftragung übermittelt wurden:

1.

die Lieferantennummer,

2.

eine Bestellnummer.

§ 5 Schutz personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten, die durch elektronische Rechnungsstellung übermittelt und empfangen wurden, dürfen vom Rechnungsempfänger nur zur Erfüllung der Aufgaben nach dieser Rechtsverordnung und zur Erfüllung der haushaltsrechtlichen Vorgaben verarbeitet werden.

§ 6 Ausnahmen für verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge

(1) Rechnungsdaten, die gemäß § 4 Absatz 2 Nummer 1 bis 3 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes vom 20. April 1994 (BGBl. I S. 867), zuletzt geändert durch Artikel 4 des Gesetzes vom 18. Juli 2017 (BGBl. I S. 2732), oder gemäß § 5 Absatz 2 Nummer 1 bis 3 des Landessicherheitsüberprüfungsgesetzes vom 10. Dezember 2003 (GVOBl. Schl.-H. S. 651, ber. 2004 S. 290), Ressortbezeichnungen zuletzt ersetzt durch Artikel 8 der Verordnung vom 16. März 2015 (GVOBl. Schl.-H. S. 96), geheimhaltungsbedürftig sind, sind vom Geltungsbereich dieser Verordnung ausgenommen. Unberührt dessen können Vertragsparteien im Einzelfall eine elektronische Rechnungsstellung vereinbaren.

(2) Rechnungsdaten, die nach § 4 Absatz 2 Nummer 4 des Sicherheitsüberprüfungsgesetzes oder gemäß § 5 Absatz 2 Nummer 4 des Landessicherheitsüberprüfungsgesetzes geheimhaltungsbedürftig sind, dürfen nicht per E-Mail übertragen werden.

§ 7 Inkrafttreten

(1) Diese Verordnung tritt vorbehaltlich des Absatzes 2 mit Wirkung vom 27. November 2018 in Kraft.

(2) Für Rechnungsempfänger, die keine obersten Landesbehörden sind, tritt die Verordnung am 18. April 2020 in Kraft. Satz 1 gilt entsprechend für Aufträge, die in Fällen der Organleihe für das Land vergeben werden.

Die vorstehende Verordnung wird hiermit ausgefertigt und ist zu verkünden.

Kiel, 15. November 2018