Landesverordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten an öffentlichen Schulen (Schul-Datenschutzverordnung - SchulDSVO) Vom 18. Juni 2018

Gesamtausgabe in der Gültigkeit vom 21.07.2022 bis 31.07.2025

Stand:

letzte berücksichtigte Änderung: mehrfach geändert, §§ 2 und 12 sowie Anlage 1 neu gefasst (Art. 1 LVO v. 30.06.2022, NBl. MBWFK. Sch.-H. S. 241)

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Titel	Gültig ab
Landesverordnung über die Verarbeitung personenbezogener Daten an öffentlichen Schulen (Schul-Datenschutzverordnung - SchulDSVO) vom 18. Juni 2018	26.05.2018 bis 31.07.2025
Eingangsformel	26.05.2018 bis 31.07.2025
Teil 1 - Allgemeines	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 1 - Anwendungsbereich	21.07.2022 bis 31.07.2025
Teil 2 - Schulen	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 2 - Verantwortung für den Datenschutz, Beratungsmöglichkeiten	21.07.2022 bis 31.07.2025
§ 3 - Belehrung	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 4 - Verwaltungs- und pädagogisch-didaktische Tätigkeit	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 5 - Datenbestand	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 6 - Zugriffsberechtigungen	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 7 - Aktenführung	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 8 - Erhebung	21.07.2022 bis 31.07.2025
§ 9 - Übermittlung und E-Mail-Kommunikation	21.07.2022 bis 31.07.2025
§ 10 - Löschung	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 11 - Datenverarbeitung mit Hilfe automatisierter Verfahren	21.07.2022 bis 31.07.2025
§ 12 - Auftragsverarbeitung, Nutzung von externen Dienstleistern für schulische Aufgaben	21.07.2022 bis 31.07.2025
§ 13 - Digitale Klassen- und Notizbücher	21.07.2022 bis 31.07.2025
§ 14 - Einsatz dienstlich bereitgestellter und privater informationstechnischer Geräte	21.07.2022 bis 31.07.2025
§ 15 - Persönliche Pflicht zur Löschung	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 16 - Datenverarbeitung der Elternvertretungen	21.07.2022 bis 31.07.2025
Teil 3 - Schulpsychologischer Dienst	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 17 - Datenverarbeitung	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 18 - Datenverarbeitung mit Hilfe automatisierter Verfahren	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 19 - Löschung	26.05.2018 bis 31.07.2025
Teil 4 - Meldebehörden	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 20 - Von der Meldebehörde zu übermittelnde Daten	26.05.2018 bis 31.07.2025
Teil 5 - Schlussvorschrift	26.05.2018 bis 31.07.2025
§ 21 - Inkrafttreten; Außerkrafttreten	21.07.2022 bis 31.07.2025
Anlage 1	21.07.2022 bis 31.07.2025
Anlage 2	21.07.2022 bis 31.07.2025

Aufgrund des § 30 Absatz 2 Satz 2, § 30 Absatz 11 und § 132 Absatz 3 Satz 2 des Schulgesetzes (SchulG) vom 24. Januar 2007 (GVOBl. Schl.-H. S. 39, ber. S. 276), zuletzt geändert durch Artikel 7 des Gesetzes vom 2. Mai 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 162), verordnet das Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur:

Teil 1 Allgemeines

§ 1 Anwendungsbereich

(1) Diese Verordnung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Schülerinnen und Schülern sowie deren Eltern durch öffentliche Schulen, Elternvertretungen, den schulpsychologischen Dienst sowie durch die Meldebehörde. Sie gilt auch, wenn Lehrkräfte in eigener Verantwortung dienstlich bei dieser Datenverarbeitung tätig werden.

(2) Andere Rechtsvorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten bleiben unberührt, soweit sich aus den nachstehenden Bestimmungen nichts anderes ergibt.

Teil 2 Schulen

§ 2 Verantwortung für den Datenschutz, Beratungsmöglichkeiten

(1) Die Schulleiterin oder der Schulleiter trägt mit Ausnahme der Datenverarbeitung durch Elternvertretungen die Verantwortung für die Beachtung des Datenschutzes. Sie oder er hat die Abläufe in der Schule entsprechend zu organisieren und die Einhaltung der Bestimmungen zu überwachen. Zugleich hat die Person, die bei der Datenverarbeitung tätig wird, die datenschutzrechtlichen Vorschriften zu beachten. Gleiches gilt für die Kräfte der Schulsozialarbeit.

(2) Die genannten Personen haben die Möglichkeit, sich hinsichtlich dieser Pflichten insbesondere durch die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten für die Schulen sowie durch das Institut für Qualitätsentwicklung an Schulen Schleswig-Holstein (IQSH) unterrichten und beraten zu lassen. Diese Beratungsmöglichkeit hat die Schulleiterin oder der Schulleiter wahrzunehmen, wenn sie oder er aus pädagogisch-didaktischen Gründen den Einsatz einer IT-Anwendung für erforderlich hält und gleichzeitig datenschutzrechtliche Bedenken bestehen. Dafür hat sie oder er sowohl das konkret geplante Einsatzszenario als auch die konkrete Funktionalität der IT-Anwendung, auf die es für den geplanten Einsatz ankommt, darzustellen. Entsprechendes gilt, wenn sie oder er Zweifel hat, ob eine bereits eingesetzte IT-Anwendung die datenschutzrechtlichen Vorgaben weiterhin erfüllt.

§ 3 Belehrung

(1) Nimmt eine Lehrkraft oder eine Person im Sinne des § 34 Absatz 6 oder Absatz 7 Satz 1 SchulG ihre oder seine Tätigkeit auf, belehrt die Schulleiterin oder der Schulleiter sie oder ihn über die Pflicht zur Beachtung des Datenschutzes. Hierfür soll das Musterformular verwendet werden, das als Anlage 1 Bestandteil dieser Verordnung ist. Die Belehrung ist aktenkundig zu machen. Gleiches gilt entsprechend für schulische Assistenzkräfte und für Schulbegleiterinnen und Schulbegleiter.

(2) Hat eine solche Belehrung bei Aufnahme der Tätigkeit nicht stattgefunden, ist sie unverzüglich nachzuholen.

§ 4 Verwaltungs- und pädagogisch-didaktische Tätigkeit

Schulen können die Daten der betroffenen Personen nach dieser Verordnung für die Verwaltungs- und im Rahmen ihrer pädagogisch-didaktischen Tätigkeit verarbeiten. Dient die Verarbeitung eines Datums nicht ausschließlich einer pädagogisch-didaktischen Tätigkeit, handelt es sich um ein Datum der Schulverwaltung.

§ 5 Datenbestand

Der Umfang der personenbezogenen Daten, die nach § 30 Absatz 1 SchulG verarbeitet werden dürfen, ergibt sich aus der Anlage 2. Die Anlage 2 ist Bestandteil dieser Verordnung.

§ 6 Zugriffsberechtigungen

(1) Lehrkräfte, Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst, Lehramtsstudentinnen und -studenten im Praktikum, Verwaltungskräfte im Sinne des § 33 Absatz 3 Satz 1 SchulG sowie die zur Schulsozialarbeit eingesetzten Personen können auf den Datenbestand der Schule zugreifen, soweit dies zur Erfüllung der ihnen jeweils übertragenen Aufgaben erforderlich ist. Die Zustimmung der Schulleiterin oder des Schulleiters ist erforderlich; diese kann im Einzelfall oder generell in Form einer Dienstanweisung erfolgen. Die Schulleiterin oder der Schulleiter bestimmt auch, wie Personen im Sinne des § 34 Absatz 6 SchulG und schulische Assistenzkräfte die zur Erfüllung der ihnen übertragenen Aufgaben erforderlichen personenbezogenen Daten erhalten.

(2) Lehrkräfte, Lehrkräfte im Vorbereitungsdienst sowie Lehramtsstudentinnen und -studenten im Praktikum an Förderzentren können auch auf den Datenbestand an der Schule zugreifen, an der die jeweils betreuten Schülerinnen und Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf inklusiv beschult werden, soweit die dortige Schulleiterin oder der dortige Schulleiter nach Maßgabe des Absatzes 1 zustimmt.

(3) Das Recht auf Einsichtnahme in den Datenbestand der Schule nach Absatz 1 durch Schulaufsichtsbeamtinnen und Schulaufsichtsbeamte im Rahmen ihrer Aufgaben bleibt unberührt.

§ 7 Aktenführung

(1) Die Schule führt über jede Schülerinnen und jeden Schüler eine Schülerakte. Informationen über die betroffenen Personen, welche in der Schule über einen längeren Zeitraum für die pädagogisch-didaktische Arbeit oder für die notwendigen Verwaltungsarbeiten benötigt werden, sollen in der Schülerakte festgehalten werden, sofern diese Verordnung nichts anderes bestimmt. Hierzu zählen insbesondere

der Schüleraufnahmebogen,

Korrespondenz mit der Schülerin oder dem Schüler sowie mit deren oder dessen Eltern,

Vermerke und Gesprächsprotokolle,

Aufzeichnungen über pädagogische Maßnahmen,

Verwaltungsakte und der vollständige jeweils zugehörige Verwaltungsvorgang, insbesondere

der Aufnahmebescheid,

Beurlaubungen,

Ordnungsmaßnahmen,

Beschlüsse zu Versetzungsentscheidungen,

die Festsetzung einer Attestpflicht,

die Feststellung einer Lese-Rechtschreib-Schwäche und die Gewährung von Nachteilsausgleich, Notenschutz oder einer zurückhaltenden Gewichtung der Rechtschreibleistung.

Gesondert zu führen sind

Akten über Abschlussprüfungen (einschließlich der Dokumentation von mündlichen Prüfungsteilen sowie die schriftlichen Prüfungsteile),

Zweit- und Durchschriften von Zeugnissen,

Klassenarbeiten und andere Leistungsnachweise,

Krankmeldungen sowie

sonderpädagogische Akten nach Absatz 2.

(2) Für Schülerinnen und Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf wird eine Schülerakte geführt, die neben den durch das zuständige Förderzentrum erhobenen Daten die zur Feststellung des sonderpädagogischen Förderbedarfs erforderlichen Daten enthält (sonderpädagogische Akte). Die sonderpädagogische Akte ist stets Datenbestand des zuständigen Förderzentrums. Wird eine Schülerin oder ein Schüler mit sonderpädagogischem Förderbedarf inklusiv an einer anderen Schule beschult, ist die getrennt von der sonderpädagogischen Akte zu führende Schülerakte Datenbestand der besuchten Schule. Daten, die für die individuelle Förderung der Schülerin oder des Schülers erforderlich sind, insbesondere der Förderplan, können durch die besuchte Schule und das zuständige Förderzentrum gemeinsam verarbeitet werden.

(3) Die Schule darf die Daten der Schülerinnen und Schüler einer jeden Jahrgangsstufe gemäß Nummern 1.1, 1.5, 1.6, 3.2 und 3.7 der Anlage 2 in einem Schülerhauptbuch oder einer Schülerkartei speichern.

§ 8 Erhebung

(1) Die Erhebung personenbezogener Daten nach § 5 erfolgt durch die Schulleiterin oder den Schulleiter und das ihr oder ihm gegenüber weisungsgebundene Personal des Schulsekretariats.

(2) Gestattet die Schule im Rahmen ihrer Aufsichtspflicht nach § 17 Absatz 3 SchulG einem Dritten, zu dessen eigenen Zwecken bei einer schulischen Veranstaltung personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler zu verarbeiten, liegt die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit allein bei dem Dritten. Die Gestattung ist nur zulässig, wenn

die Angabe der personenbezogenen Daten freiwillig, jederzeit für die Zukunft widerruflich und nicht Voraussetzung für eine Teilnahme an der schulischen Veranstaltung ist und

die Schülerinnen und Schüler hierauf vorab mündlich und schriftlich hingewiesen werden.

Die Schule hat frühzeitig

den Dritten auf diese Grundsätze hinzuwiesen und

die Eltern minderjähriger Schülerinnen und Schüler über die vorgesehene Erhebung der personenbezogenen Daten durch den Dritten zu informieren.

In den Jahrgangsstufen 1 bis 6 ist eine Gestattung unzulässig.

§ 9 Übermittlung und E-Mail-Kommunikation

(1) Bei einem Schulwechsel übermittelt die abgebende Schule der aufnehmenden Schule auf deren Anforderung die für die weitere Schulausbildung der Schülerin oder des Schülers erforderlichen Daten. Dies sind insbesondere

die Individualdaten der Schülerin oder des Schülers und der Eltern (Nummer 1 und 2 der Anlage 2),

Angaben über Schulbesuchszeiträume, über die bisher besuchten Schulen und Wiederholungen von Jahrgangsstufen (mit Gründen),

Angaben über erreichte Schulabschlüsse oder Ausbildungsabschlüsse sowie Einzelangaben, die für die neu begonnene Schullaufbahn unerlässlich sind (insbesondere Lernpläne, bisheriger Fremdsprachen- und naturwissenschaftlicher Unterricht und alle Leistungsergebnisse ab Jahrgangsstufe 9),

eine Zweitschrift der letzten beiden Zeugnisse, bei der Anmeldung für die weiterführende Schule eine Zweitschrift des Halbjahreszeugnisses und des Jahreszeugnisses der Jahrgangstufe 4,

Angaben über einen sonderpädagogischen Förderbedarf einschließlich Förderplan,

der kompetenzorientierte Entwicklungsbericht oder die Schulübergangsempfehlung, wenn der Wechsel in den Jahrgangsstufen 5 bis einschließlich 7 erfolgt.

Die Übermittlung weiterer personenbezogener Daten ist nur zulässig, soweit besondere Umstände dies im Einzelfall rechtfertigen; die vollständige Schülerakte darf nur zur Einsichtnahme übergeben werden. Die Schulleiterin oder der Schulleiter der abgebenden Schule hat die besonderen Umstände in der Schülerakte zu dokumentieren. Entsprechendes gilt für eine Übersendung der sonderpädagogischen Akte durch das zuständige Förderzentrum bei einer inklusiven Beschulung. Bei einem Wechsel der Zuständigkeit eines Förderzentrums soll die vollständige sonderpädagogische Akte zum Verbleib übersandt werden.

(2) Absatz 1 gilt entsprechend, wenn Schülerinnen und Schüler an schulischen Veranstaltungen im Zusammenhang mit lehrplanmäßigem Unterricht anderer Schulen teilnehmen.

(3) Die Übermittlung personenbezogener Daten gemäß § 30 Absatz 3 Satz 3 SchulG an das Jobcenter (§ 6d SGB II) oder die örtliche Agentur für Arbeit (§ 367 Absatz 2 SGB III) umfasst die Daten gemäß Nummer 1.1 bis 1.4, 3.15 und 3.26 der Anlage 2 sowie die voraussichtlichen Daten gemäß Nummer 3.7 der Anlage 2.

(4) Die Klassenelternbeiräte erhalten von den Schulen zur Durchführung ihrer Aufgaben die Adressdaten (einschließlich Telefonnummern und E-Mail-Adressen) der Eltern und der Lehrkräfte der jeweiligen Klasse, soweit die betroffenen Personen hierzu gegenüber der Schule eingewilligt haben. Die Schulelternbeiräte erhalten von den Schulen Namen und Adressdaten (einschließlich Telefonnummer und E-Mail-Adressen) der in den Schulelternbeirat entsandten Klassenelternbeiratsmitglieder und deren Vertretung.

(5) Die Datenübermittlung per E-Mail ist zulässig, soweit sichergestellt ist, dass die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen nicht durch Unbefugte eingesehen werden können. An eine E-Mail-Adresse, deren Domain nicht auf „landsh.de“ endet, die nicht die Domain „schule-sh.de“ oder eine vom zentralen IT-Management der Landesregierung freigegebene Domain hat, dürfen E-Mails mit personenbezogenen Daten nur versandt werden, wenn ihr schützenswerter Inhalt seinem oder die Nachricht insgesamt ihrem Schutzbedarf entsprechend geschützt, gegebenenfalls verschlüsselt, ist. Die E-Mail-Kommunikation öffentlicher Schulen untereinander und mit anderen Landeseinrichtungen hat ausschließlich im Landesnetz Bildung zu erfolgen, wenn sie personenbezogene Daten enthält.

§ 10 Löschung

(1) Schulen haben personenbezogene Daten nach Ablauf der folgenden Fristen zu löschen. Sie betragen

2 Jahre

bei Schülerakten und sonderpädagogischen Akten einschließlich Lern- und Förderplänen, kompetenzorientierten Entwicklungsberichten oder Schulübergangsempfehlungen und sonderpädagogischen Gutachten;

3 Jahre

bei Klassen- und Kursbüchern;

10 Jahre

bei Akten über Abschlussprüfungen einschließlich der Prüfungsniederschriften und der Arbeiten in der schriftlichen Prüfung;

55 Jahre

bei Schülerhauptbüchern und Schülerkarteien.

Die Fristen beginnen mit Ablauf des Schuljahres, in dem die Unterlagen und Dateisysteme jeweils geschlossen wurden. Sie betragen ferner

2 Jahre

bei Klassenarbeiten und der Dokumentation anderer Leistungsnachweise;

10 Jahre

bei Zeugnislisten und -durchschriften, soweit sie nicht von Satz 2 Nummer 3 erfasst sind;

40 Jahre

bei Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen.

Die Fristen beginnen mit Ablauf des Schuljahres, in dem die Unterlagen und Dateisysteme jeweils erstellt werden. Alle übrigen personenbezogenen Daten sind zu löschen, sobald sie für die konkrete Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, spätestens aber fünf Jahre nach Ablauf des Schuljahres, in dem der Vorgang geschlossen worden ist. Von Kindertageseinrichtungen an Grundschulen mit Einwilligung der Eltern übermittelte Daten der betroffenen Personen sind spätestens zwei Jahre nach Ablauf des Schuljahres zu löschen, in dem das Schulverhältnis begründet worden ist.

(2) Unterlagen oder Dateisysteme, die zu löschende Daten enthalten, sind nach Maßgabe des Landesarchivgesetzes vom 11. August 1992 (GVOBl. Schl.-H. S. 444), zuletzt geändert durch Artikel 8 des Gesetzes vom 2. Mai 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 162), Ressortbezeichnungen zuletzt geändert durch Verordnung vom 4. April 2013 (GVOBl. Schl.-H. S. 143), einem Archiv zur Übernahme anzubieten.

§ 11 Datenverarbeitung mit Hilfe automatisierter Verfahren

(1) Daten der Schulverwaltung dürfen mit Hilfe von automatisierten Verfahren nur mit informationstechnischen Geräten des Schulträgers oder des Regionalen Berufsbildungszentrums (RBZ) verarbeitet werden, sofern keine Ausnahme nach §§ 12 bis 14 vorliegt. Den Geräten des Schulträgers oder des RBZ gleichgestellt sind die den Lehrkräften von Seiten des Landes bereitgestellten Geräte. Werden Geräte nach Satz 1 oder 2 den Lehrkräften zur Ausübung ihres Dienstes überlassen, müssen diese Geräte mindestens den Anforderungen entsprechen, die nach § 14 Absatz 2 Nummer 1c) zu erfüllen sind und nach § 14 Absatz 2 Nummer 3 vorausgesetzt werden. § 7 des Landesdatenschutzgesetzes vom 2. Mai 2018 (GVOBl. Schl.-H. S. 162) und die auf dieser Grundlage erlassenen Rechtsvorschriften sind zu beachten.

(2) Informationstechnische Geräte der Schulverwaltung dürfen nicht mit informationstechnischen Geräten verbunden werden, die pädagogischen Zwecken dienen. Wird ein informationstechnisches Gerät zeitweise zu Verwaltungs- und zeitweise zu pädagogischen Zwecken genutzt, gilt dieses Verbot für die jeweils ausgeübte Art der Nutzung.

(3) Mit dem Internet dürfen informationstechnische Geräte der Schulverwaltung nur über das Landesnetz Bildung verbunden werden.

(4) Bei der Nutzung zu pädagogischen Zwecken eingesetzter informationstechnischer Geräte und bei der Nutzung digitaler Medien und Werkzeuge, insbesondere digitaler Lehr- und Lernsysteme sowie Netzwerke, dürfen zu Verwaltungszwecken allein die Namen und E-Mail-Adressen der Schülerinnen und Schüler sowie die Zugehörigkeit zu einer bestimmten Klasse oder Lerngruppe verarbeitet werden. Darüber hinaus können, soweit erforderlich, auch die bei der Nutzung entstehenden technischen personenbezogenen Daten sowie Nutzungsdaten verarbeitet werden. Dies sind insbesondere

temporär zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs und der ordnungsgemäßen Nutzung des Systems sowie zur Gewährleistung der IT-Sicherheit: Protokolldaten wie Benutzername, IP-Adresse des Endgerätes oder des verwendeten Internetzugangs, Datum und Uhrzeit von Anmeldevorgängen, Browser- und Betriebssystemkennungen von privaten Endgeräten der Nutzerinnen und Nutzern (Schülerinnen und Schüler, Eltern), Aktivitäten im System, Internetnutzung wie z. B. aufgerufene Internetseiten;

Kommunikationsdaten wie Nachrichten zwischen Benutzerinnen und Benutzern, Beiträge in Diskussionsforen, Kommentare zu Beiträgen, Benachrichtigungen, technisch bedingte temporäre Audio- und Videodatenströme;

Kursmaterialien;

Bewertungen, jedoch keine Benotungen;

Kalendereinträge und Ereignisdaten;

Dokumente, Präsentationen, Videos, Bilder, Hausaufgaben, Aufgaben;

pädagogische Prozessdaten.

§ 12 Auftragsverarbeitung, Nutzung von externen Dienstleistern für schulische Aufgaben

(1) Zu Zwecken der Schulverwaltung darf die Schule abweichend von § 30 Absatz 2 Satz 1 SchulG mit Genehmigung des für Bildung zuständigen Ministeriums personenbezogene Daten der betroffenen Personen im Auftrag durch andere Stellen verarbeiten lassen. Die Genehmigung ist zu erteilen, soweit die Voraussetzungen nach Artikel 28 und 29 der Verordnung (EU) 2016/679 vorliegen und der Auftragsverarbeitung im Einzelfall keine besonderen Gründe entgegenstehen. Darüber hinaus sind die Informations-, Dokumentations- und Rechenschaftspflichten nach Artikel 12, 30 in Verbindung mit Artikel 5 Absatz 2 und die Pflicht zur Ergreifung technischer und organisatorischer Maßnahmen im Sinne von Artikel 25 und 32 Absatz 1 und 2 der Verordnung (EU) 2016/679 zu erfüllen. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten in Verfahren, bei denen für die Schule allein ihr Schulträger tätig wird, gilt die Genehmigung als erteilt.

(2) Zu pädagogisch-didaktischen Zwecken darf die Schule abweichend von § 30 Absatz 2 Satz 1 SchulG personenbezogene Daten der betroffenen Personen im Auftrag durch andere Stellen verarbeiten lassen, soweit die Voraussetzungen nach Artikel 28 und 29 der Verordnung (EU) 2016/679 vorliegen. Hinsichtlich des zulässigen Datenumfangs für die Verarbeitung in automatisierten Verfahren zu pädagogischen Zwecken sind die Vorgaben des § 11 Absatz 4 zu beachten. Darüber hinaus sind die Informations-, Dokumentations- und Rechenschaftspflichten nach Artikel 12, 30 in Verbindung mit Artikel 5 Absatz 2 und die Pflicht zur Ergreifung technischer und organisatorischer Maßnahmen im Sinne von Artikel 25 und 32 Absatz 1 und 2 der Verordnung (EU) 2016/679 zu erfüllen.

(3) Die Absätze 1 und 2 gelten nicht für Verfahren im Sinne des § 30 Absatz 2 Satz 3 SchulG. Bei diesen hat die Schule die sich aus § 6 ZStVOSchule vom 30. Juni 2022 (NBl. MBWFK. Schl.-H. S. 246) ergebenden Pflichten zu beachten.

(4) Die Schulleiterin oder der Schulleiter kann sich durch die in § 2 Absatz 2 Satz 1 genannten Stellen beraten lassen.

§ 13 Digitale Klassen- und Notizbücher

(1) Digitale Klassenbücher sind Programme, die anstelle von Klassen- oder Kursbüchern in Papierform geführt werden können. In dem sich aus Absatz 3 und 4 ergebenden Umfang dürfen sie von den Lehrkräften auch als Notizbücher für eigene Aufzeichnungen im Sinne des § 30 Absatz 10 Satz 1 SchulG genutzt werden.

(2) Geht die Nutzung eines digitalen Klassenbuchs mit einer Auftragsverarbeitung einher, ist eine Genehmigung nach § 12 Absatz 1 zu erteilen, wenn die dort genannten Voraussetzungen vorliegen und die Schule sicherstellt, dass

die digitalen Klassen- und Kursbücher nur den die jeweiligen Klassen oder Lerngruppen unterrichtenden Lehrkräften zugänglich sind,

der Zugang zu den digitalen Klassen- und Kursbüchern nur erfolgt mit

informationstechnischen Geräten des Schulträgers oder des RBZ oder

informationstechnischen Geräten gemäß § 11 Absatz 1 Satz 2 oder

informationstechnischen Geräten der Lehrkräfte, welche ausnahmsweise gemäß § 14 Absatz 1 Satz 1 genehmigt sind, und

der Identitätsnachweis der Nutzerin oder des Nutzers mittels einer Kombination von mindestens zwei verschiedenen und unabhängigen Komponenten erfolgt (Zwei-Faktor-Authentisierung) und

die personenbezogenen Daten nach Absatz 4 nicht lokal auf dem Gerät gespeichert werden; zulässig sind vorübergehende Speicherungen, die flüchtig oder begleitend sind und einen integralen und wesentlichen Teil eines technischen Verfahrens darstellen und deren alleiniger Zweck es ist, eine Übertragung in einem Netz zu ermöglichen.

(3) Abweichend von Absatz 2 können bei digitalen Notizbüchern die Daten im Sinne des § 30 Absatz 10 Satz 1 SchulG, Kontaktdaten sowie Daten im Umfang des Absatzes 4 auch lokal verarbeitet werden, wenn es sich dabei um ein Gerät nach § 11 Absatz 1 Satz 1 und 2 oder § 14 Absatz 1 handelt und wenn dem Schutzbedarf angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden. § 15 dieser Verordnung sowie § 30 Absatz 10 Satz 2 SchulG sind zu beachten.

(4) In den digitalen Klassen- und Notizbüchern dürfen unter Nutzung einer Zwei-Faktor-Authentisierung folgende personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler der jeweiligen Klasse oder Lerngruppe verarbeitet werden:

Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht und ein rechtmäßig erhobenes Lichtbild,

Adressdaten, E-Mail-Adressen, Telefon- und vergleichbare Telekommunikationsverbindungen,

ausschließlich in codierter Form Angaben über für die Beschulung relevante gesundheitliche Beeinträchtigungen,

Angaben zu Nachteilsausgleich, Notenschutz oder einer zurückhaltenden Gewichtung der Rechtschreibleistung,

persönliche Zwischenbewertungen von Unterrichtsbeiträgen und des allgemeinen Lernverhaltens sowie Zwischennoten für schriftliche Leistungsnachweise,

Angaben zum Sozialverhalten.

Ferner können die Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Eltern sowie die Adressdaten (einschließlich Telefonnummern und E-Mail-Adressen) von Ausbildungsbetrieben verarbeitet werden.

(5) Es dürfen in den digitalen Klassen- und Notizbüchern ferner

die Unterrichtsdokumentation,

entschuldigte und unentschuldigte Fehlzeiten des laufenden Schuljahres und

eine bestehende Attestpflicht

verarbeitet werden. Für diese Zwecke dürfen nur Name und Vorname der Schülerin oder des Schülers der jeweiligen Klasse oder Lerngruppe verarbeitet werden. Der Zugang zu den Daten nach Satz 1 und 2 ist abweichend von Absatz 4 ohne Zwei-Faktor-Authentisierung zulässig.

§ 14 Einsatz dienstlich bereitgestellter und privater informationstechnischer Geräte

(1) Der Einsatz eines privaten informationstechnischen Geräts darf abweichend von § 30 Absatz 2 Satz 1 SchulG ausnahmsweise erfolgen, wenn kein dienstlich bereitgestelltes informationstechnisches Gerät zur Verfügung steht und soweit hierfür zuvor eine schriftliche Genehmigung der Schulleiterin oder des Schulleiters erteilt worden und diese nicht nach Absatz 7 erloschen ist. Verantwortliche bleibt auch in diesem Fall die jeweilige Schule.

(2) Die Genehmigung nach Absatz 1 Satz 1 ist der Lehrkraft auf Antrag zu erteilen, wenn

die Lehrkraft schriftlich zusichert,

personenbezogene Daten im Sinne dieser Verordnung nur dienstlich und persönlich zu verarbeiten und sie keinem Dritten offen zu legen,

die Daten ausschließlich auf genehmigten informationstechnischen Geräten zu verarbeiten,

hinreichende technische und organisatorische Maßnahmen im Sinne von Artikel 32 Absatz 1 und 2 der Verordnung (EU) 2016/679 durchzuführen,

dem Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz die Wahrnehmung der Kontrollaufgaben nach § 18 des Landesdatenschutzgesetzes und der Schulleiterin oder dem Schulleiter die Wahrnehmung der Kontrollaufgaben nach Artikel 32 Absatz 4 der Verordnung (EU) 2016/679 zu ermöglichen,

die Lehrkraft schriftlich die für die Verarbeitung zu verwendenden informationstechnischen Geräte und Programme genau bezeichnet und sich verpflichtet, alle zukünftigen Änderungen hieran unverzüglich mitzuteilen; dies ist nicht erforderlich bei Programmen, die die Voraussetzungen nach Nummer 3 Satz 1 Halbsatz 2 erfüllen,

die für die Verarbeitung zu verwendenden informationstechnischen Geräte und Programme Gewähr dafür bieten, die Maßnahmen im Sinne von Artikel 32 Absatz 1 und 2 der Verordnung (EU) 2016/679 durchführen zu können, insbesondere das nach dem Stand der Technik und der Schutzbedürftigkeit der Daten erforderliche und angemessene Maß an Vertraulichkeit sicherzustellen; dies kann für informationstechnische Geräte und Programme angenommen werden, die eine oberste Landesbehörde oder das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz als solche bezeichnet hat. Die gemäß § 7 Absatz 2 des Landesdatenschutzgesetzes erlassenen Rechtsvorschriften sind zu beachten.

(3) Die Wirksamkeit der Genehmigung nach Absatz 1 Satz 1 endet vier Jahre nach Ablauf des Schuljahres, in dem sie erteilt worden ist. Bei Folgeanträgen ist die Erklärung nach Absatz 2 Nummer 1 und 2 erneut abzugeben.

(4) Die Genehmigung nach Absatz 1 Satz 1 kann aus wichtigem Grund jederzeit widerrufen werden. Sie ist unverzüglich zu widerrufen, wenn die Lehrkraft gegen Bestimmungen dieser Verordnung oder andere datenschutzrechtliche Bestimmungen verstößt oder die von ihr abgegebenen Zusicherungen nicht einhält. Die Schulleiterin oder der Schulleiter hat Verstöße unverzüglich der obersten Schulaufsichtsbehörde anzuzeigen.

(5) Über die erteilten Genehmigungen nach Absatz 1 Satz 1 hat die Schulleiterin oder der Schulleiter einen Nachweis zu führen. Auch der Widerruf einer Genehmigung ist zu dokumentieren.

(6) Eine Genehmigung nach Absatz 1 Satz 1 berechtigt nicht dazu, die personenbezogenen Daten durch Dritte verarbeiten zu lassen, auch nicht durch die Nutzung von so genannten „Cloud-Diensten“. Über § 13 Absatz 2 hinausgehende Ausnahmen hiervon kann das für Bildung zuständige Ministerium durch Verwaltungsvorschrift vorsehen.

(7) Eine nach Absatz 1 Satz 1 erteilte Genehmigung erlischt, sobald Lehrkräften dienstlich ein informationstechnisches Gerät bereitgestellt wird, welches mindestens die Anforderungen nach § 11 Absatz 1 Satz 3 erfüllt.

§ 15 Persönliche Pflicht zur Löschung

(1) Haben Lehrkräfte personenbezogene Daten der betroffenen Personen bei sich gespeichert, sind diese Daten zu löschen, sobald sie für die konkrete Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind; bei Unterlagen soll das Löschen durch Schreddern erfolgen.

(2) Die Aufbewahrung von Notizen im Sinne des § 30 Absatz 10 SchulG, die zur Dokumentation von Leistungsbewertungen in gerichtlichen Verfahren notwendig sein können, ist noch für zwei Jahre nach Ablauf des Schuljahres erforderlich, in dem die Leistung bewertet worden ist. Die Schulleiterin oder der Schulleiter kann bestimmen, dass solche Unterlagen in der Schulverwaltung zu speichern sind.

§ 16 Datenverarbeitung der Elternvertretungen

(1) Die Elternvertretungen verarbeiten personenbezogene Daten eigenständig und eigenverantwortlich entsprechend den datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Die Mitwirkung an der Elternvertretung ist freiwillig; Eltern sind nicht verpflichtet, gegenüber Elternvertretungen personenbezogene Angaben zu machen.

(2) Zur Unterstützung für ihre Arbeit erhalten die Klassenelternbeiräte und der Schulelternbeirat personenbezogene Daten der Eltern und Lehrkräfte gemäß § 9 Absatz 4 von der Schule.

Teil 3 Schulpsychologischer Dienst

§ 17 Datenverarbeitung

Die Schulpsychologinnen und Schulpsychologen sowie die bei ihnen berufsmäßig tätigen Gehilfen dürfen die zu ihrer Aufgabenerfüllung erforderlichen personenbezogenen Daten verarbeiten.

§ 18 Datenverarbeitung mit Hilfe automatisierter Verfahren

(1) Für eine Verarbeitung personenbezogener Daten mithilfe automatisierter Verfahren dürfen ausschließlich dienstlich zur Verfügung gestellte informationstechnische Geräte verwendet werden; die Benutzung privater informationstechnischer Geräte ist nicht zulässig. § 7 des Landesdatenschutzgesetzes und die auf dieser Grundlage erlassenen Rechtsvorschriften sind zu beachten.

(2) Die Anbindung der informationstechnischen Geräte an das Internet ist nur über die Informations- und Kommunikationsinfrastruktur des jeweiligen Trägers des schulpsychologischen Dienstes sowie über die der Landesverwaltung zulässig.

§ 19 Löschung

Personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald sie zur Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich sind, spätestens jedoch fünf Jahre nach Abschluss des Vorganges, zu dessen Bearbeitung sie verarbeitet worden sind.

Teil 4 Meldebehörden

§ 20 Von der Meldebehörde zu übermittelnde Daten

Die Datenübermittlung von der Meldebehörde an die zuständige Grundschule gemäß § 30 Absatz 6 SchulG erfolgt bis zum 1. September nach dem Stand vom 15. August eines jeden Jahres, das dem Jahr vorausgeht, in dem die Kinder erstmals schulpflichtig werden.

Teil 5 Schlussvorschrift

§ 21 Inkrafttreten; Außerkrafttreten

(1) Diese Verordnung tritt mit Wirkung vom 26. Mai 2018 in Kraft. Sie tritt mit Ablauf des 31. Juli 2025 außer Kraft.

(2) Die Schul-Datenschutzverordnung vom 5. Juni 2015 (NBl. MSB. Schl.-H. S. 163) tritt mit dem Inkrafttreten dieser Verordnung außer Kraft.

Anlage 1

(zu § 3 Absatz 1)

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Anlage 2

(zu § 5)

Daten von Schülerinnen und Schülern und Eltern, die von öffentlichen Schulen gemäß § 30 Absatz 1 SchulG verarbeitet werden dürfen:

Individualdaten der Schülerinnen und Schüler

1.1.

Name, ggf. Geburtsname, Vorname

1.2.

Adressdaten

1.3.

Adressdaten bei einer Unterbringung gemäß § 111 Absatz 2 SchulG (Heim, Familienpflegestelle, Internat, Krankenhaus)

1.4.

Telefon, E-Mail-Adressen und vergleichbare Telekommunikationsverbindungen

1.5.

Geschlecht

1.6.

Geburtsdatum, Geburtsort und -land

1.7.

Staatsangehörigkeit(en)

1.8.

Herkunfts- und Verkehrssprache

1.9.

Jahr des Zuzugs nach Deutschland

1.10.

Konfession

1.11.

Krankenversicherung

1.12.

rechtmäßig erhobenes Lichtbild für Verwaltungszwecke auf Basis einer Einwilligung nach Art. 6 Absatz 1 Buchst. a DSGVO

Daten der Eltern (gemäß § 2 Absatz 5 Satz 1 SchulG) und der Mitwirkungsberechtigten (gemäß § 2 Absatz 5 Satz 2 SchulG)

2.1.

Name, Vorname

2.2.

Adressdaten

2.3.

Erreichbarkeit privat: Telefon, E-Mail-Adressen und vergleichbare Telekommunikationsverbindungen

2.4.

Erreichbarkeit am Arbeitsplatz: Telefon, E-Mail-Adressen und vergleichbare Telekommunikationsverbindungen

2.5.

Einverständniserklärung gemäß § 2 Absatz 5 Satz 2 SchulG

2.6.

Mitgliedschaft in Elternbeiräten

Schullaufbahndaten der Schülerin oder des Schülers

3.1.

Datum der ersten Einschulung

3.2.

Eintrittsdatum

3.3.

Vorbildung bei Aufnahme (bisher erreichte Schul-/Ausbildungsabschlüsse)

3.4.

Bisher besuchte Schulen (Zeiträume, Schulname, Schulnummer, Anschriften mit Schulform bzw. -art, soweit nicht Schleswig-Holstein)

3.5.

Klassenbezeichnung, Jahrgangsstufe, Halbjahr

3.6.

Klassenlehrerin, Klassenlehrer, Tutorin, Tutor

3.7.

Entlassungsdatum (Aushändigungsvermerk des Zeugnisses) und Art des erreichten Abschlusses/der bestandenen Prüfung

3.8.

Überweisungsdatum, Name, Anschrift der aufnehmenden Schule

3.9.

Beurlaubung vom Unterricht, insbesondere Beurlaubung vom Sportunterricht (Umfang, Zeitraum), Datum der Abmeldung vom Religionsunterricht, Wiederanmeldung sowie Teilnahme am Religionsunterricht eines anderen Bekenntnisses

3.10.

Fächer, Wahlpflichtfächer, Fremdsprachenfolge (einschließlich erreichter Abschlüsse), Fachleistungskurse, Kurswechsel (einschließlich erteilter Unterrichtsstunden)

3.11.

Teilnahme an zusätzlichen freiwilligen Unterrichtsveranstaltungen und Umfang in Unterrichtsstunden

3.12.

Teilnahme an schulischen Veranstaltungen außerhalb des lehrplanmäßigen Unterrichts

3.13.

Besuch eines DaZ-Zentrums (Unterricht Deutsch als Zweitsprache)

3.14.

Teilnahme an Fördermaßnahmen (einschließlich Art und Umfang)

3.15.

Praktika (Zeitraum, Ausbildungsstätte mit Anschrift)

3.16.

BAFöG-Schulbescheinigung (Datum und Kennzeichen)

3.17.

Vermerk über Funktion in Schülervertretung oder sonstige schulbezogene Funktionen (z. B. Schülerlotse)

3.18.

Beurlaubung vom Schulbesuch (soweit nicht von Nummer 3.9 erfasst)

3.19.

Unterrichtsversäumnisse; Teilnahme an einem anderweitigen Unterricht gemäß § 21 Absatz 1 Satz 2 SchulG

3.20.

Schülerzusatzversicherungen

3.21.

Maßnahmen bei Erziehungskonflikten

3.22.

Gesundheitliche Beeinträchtigungen, Behinderungen, Lese-Rechtschreib-Schwächen, Rechenschwächen

3.23.

Ergebnisse der schulärztlichen, schulpsychologischen und sonderpädagogischen Untersuchungen

3.24.

Schulbegleitungen

3.25.

Unterstützungsbedarf im Übergang von der Schule zum Beruf

3.26.

beabsichtigter Bildungs- oder Berufsweg nach Entlassung

Leistungsdaten, Prüfungsdaten gemäß Zeugnisverordnung, individuelle Förderung

4.1.

Zeugnisnoten (Gesamtnoten), Zeugnisnoten nach Fächern/Kursergebnissen mit Noten- bzw. Punktbewertung. Wesentliche Zeugnisbemerkungen zur jeweiligen Klasse/Jahrgangsstufe: zur Versetzung, Entlassung, Wiederholung, Überspringen einer Klasse und zur Leistung: Erläuterung der Fächer-/Kursergebnisse usw.

4.2.

Daten zu Leistungen und Kompetenzen in Berichtszeugnissen

4.3.

Zeitpunkt und Ergebnis von Prüfungen und Versetzungskonferenzen sowie Beschlüsse anderer Zeugnis- und Notenkonferenzen

4.4.

Ergebnisse von Lernstandserhebungen und Vergleichsarbeiten

4.5.

Angaben über die Benachrichtigung bei gefährdeter Versetzung einschließlich des Hinweises auf etwaige besondere Folgen einer Nichtversetzung

4.6.

Lernplan; Förderplan

4.7.

Sonderpädagogische Förderung in der inklusiven Beschulung

4.8.

Herkunftssprachlicher Ergänzungsunterricht der Konsulate

Schulartspezifische Zusatzdaten

5.1.

Grundschule

5.1.1.

Vorzeitige Aufnahme einschließlich Untersuchungsergebnis

5.1.2.

Leistungsbewertung und Anzahl der Schuljahre in der Eingangsphase

5.1.3.

Sprachstandsfeststellung und Maßnahmen der Sprachförderung (§ 22 Absatz 2 SchulG)

5.1.4.

kompetenzorientierter Entwicklungsbericht oder Schulübergangsempfehlung

5.2.

Regionalschule

5.2.1.

Zuordnung zu einem Bildungsgang

5.2.2.

Angaben zur Fachleistungsdifferenzierung

5.3.

Gemeinschaftsschule

5.3.1.

Angaben zum leistungsdifferenzierten Unterricht

5.3.2.

Prüfung in der Herkunftssprache

5.4.

Oberstufe

5.4.1.

Profilwahl; zusätzliche Fächerwahl

5.4.2.

Kurswahl Sekundarstufe II (Grund- und Leistungskurse)

5.4.3.

Leistungsergebnisse ab 9/1 bzw. 10/1

5.4.4.

Fremdsprachen (Art und Zeitraum in Sekundarstufe I und II)

5.4.5.

Zulassung zum Abitur

5.4.6.

Wahl der Prüfungsfächer zum Abitur

5.4.7.

Wahl der Prüferinnen oder Prüfer zum Abitur

5.4.8.

Einzelergebnisse im Abitur

5.4.9.

Besondere Berechtigungen (Latinum, Graecum, Hebraicum)

5.4.10.

Feststellungsprüfungen in Fremdsprachen

5.4.11.

Prüfung in der Herkunftssprache

5.5.

Berufsbildende Schulen

5.5.1.

Vorbildung

5.5.2.

Ausbildungsberuf oder Berufstätigkeit und Berufsfeld oder Fachrichtung

5.5.3.

Beginn und Dauer des Ausbildungsverhältnisses laut Ausbildungsvertrag

5.5.4.

Fremdsprachen (Art und Zeitraum)

5.5.5.

Feststellungsprüfungen in Fremdsprachen

5.5.6.

Verkürzung oder Verlängerung der Ausbildung nach § 8 Berufsbildungsgesetz (BBiG) in der Fassung der Bekanntmachung vom 4. Mai 2020 (BGBl. I S. 920)

5.5.7.

Bezeichnung der Ausbildungsstätte mit Anschrift und Telefon

5.5.8.

Besuch der Schule als nicht gemäß § 24 Absatz 5 Satz 3 bis 5, 7 SchulG zuständige Schule

5.5.9.

Die unter 5.4 genannten Daten, soweit für die Berufsbildende Schule zutreffend

Allgemeines Lernverhalten und Sozialverhalten in der Schule