Studierendendatenverordnung (StudDatVO) Vom 9. November 2005

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letzte berücksichtigte Änderung: zuletzt geändert durch Artikel 3 der Verordnung vom 23.07.2021 (GVBl. S. 919)

Nichtamtliches Inhaltsverzeichnis

Titel	Gültig ab
Studierendendatenverordnung (StudDatVO) vom 9. November 2005	30.11.2005
Eingangsformel	30.11.2005
§ 1 - Allgemeine Aufgaben	05.03.2016
§ 2 - Studienbescheinigung	18.07.2012
§ 3 - Studierendenausweise	25.12.2020
§ 4 - Löschung	06.12.2013
§ 5 - Datenverarbeitung der Studierendenschaften	31.07.2021
§ 6 - Inkrafttreten, Außerkrafttreten	30.11.2005
Anlage - Verzeichnis der für die Durchführung des Serviceverfahrens erforderlichen personenbezogenen Daten	06.12.2013

Auf Grund des § 6b Abs. 1 des Berliner Hochschulgesetzes (BerlHG) in der Fassung vom 13. Februar 2003 (GVBl. S. 82), zuletzt geändert durch das Zehnte Gesetz zur Änderung des Berliner Hochschulgesetzes vom 21. April 2005 (GVBl. S. 254), wird verordnet:

§ 1 Allgemeine Aufgaben

Die Hochschulen dürfen folgende personenbezogene Daten erheben, speichern, verändern und nutzen, soweit dies zum Zugang, zur Durchführung des Studiums, zur Prüfung und zur Promotion nach § 6 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 des Berliner Hochschulgesetzes erforderlich ist.

Aufgabe		personenbezogene Daten
A	sämtliche Aufgaben	1. Familienname, frühere Namen,
		2. Vornamen,
		3. Geburtsdatum,
		4. Geburtsort,
		5. Geschlecht,
		6. Heimat- und Semesteranschrift,
		7. Staatsangehörigkeit, Asylberechtigung, Vertriebenenstatus,
		8. Matrikelnummer,
		9. E-Mail-Adresse, einschließlich Daten zur Verschlüsselung (E-Mail-Account und Benutzer-Account der Hochschule bis zur Exmatrikulation oder sonstigen Beendigung des Studiums),
		10. Daten der Nummern 1 bis 3, 5 sowie Wohnanschrift des gesetzlichen Vertreters oder der gesetzlichen Vertreterin.
B	Zugang (Hochschulzugang, Zulassung)	11. private E-Mail-Adresse (einschließlich Daten zur Verschlüsselung), ausschließlich bis zur Vergabe eines E-Mail-Accounts der Hochschule,
		12. soweit von Nummer 10 abweichend, Daten der Nummern 1 bis 3, 5 sowie Wohnanschrift der sorgeberechtigten Person,
		13. Ordnungsmerkmale, insbesondere Identifikationsnummer und Authentifizierungsnummer sowie Nummer für die Hochschulzugangsberechtigung zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens,
		14. Angaben zur Durchführung von Integrationsmaßnahmen nach § 9 Absatz 2 des Berliner Hochschulgesetzes,
		15. Hochschulzugangsberechtigung (Art, Land, Kreis, Ort, Ergebnis, Notendurchschnitt, Einzelnoten, Datum, regionale Gültigkeit),
		16. Angaben über berufliche Abschlüsse und Tätigkeiten, Art und Dauer der berufspraktischen Tätigkeiten oder besondere Kenntnisse, Fähigkeiten und Vorbildungen, soweit diese Zugangs- oder Zulassungsvoraussetzungen sind,
		17. Studiengang, Studienfach, Fachrichtung, angestrebter Studienabschluss, Art des Studiums, Motivation des Bewerbers oder der Bewerberin, Sprachkenntnisse sowie weitere für ein Auswahlverfahren erforderliche Daten,
		18. studienfachspezifischer Test (Ort, Testnummer, Datum, Ergebnis),
		19. bei ausländischen Studienbewerbern und Studienbewerberinnen Nachweis über:a) ausreichende Kenntnisse der deutschen Sprache,b) Stipendium von einer Einrichtung zur Förderung Studierender für ein Studium,c) Herkunft aus einem Entwicklungsland oder einem Land, in dem es keine Ausbildungsstätten für den betreffenden Studiengang gibt,d) Angehörigkeit zu einer deutschsprachigen Minderheit im Ausland,e) Teilnahme und Abschluss am Lehrgang an einem Studienkolleg oder einer vergleichbaren Einrichtung,





		20. Art, Anzahl der Hochschul- und Fachsemester sowie Art des Abschlusses eines Studiums an einer Hochschule in der Bundesrepublik Deutschland,
		21. Art, Land und Dauer eines Studiums im Ausland,
		22. Angaben zum Studium an den bisher besuchten sowie gegenwärtig besuchten Hochschulen, soweit nicht unter Nummern 20 und 21 aufgeführt (Name der Hochschule, Studiengang, Anzahl der Hochschul-, Fach-, Praxis-, Urlaubs-, Auslandssemester und Semester am Studienkolleg, Art, Ergebnis, Datum, Fachsemester der bisher abgelegten Vor-, Zwischen- oder Abschlussprüfungen sowie studienbegleitenden Leistungskontrollen, Exmatrikulationsnachweis, weitere Registrationen, Matrikelnummer, soweit es nicht ein Studium betrifft, für das nach Nummer 8 bereits eine Matrikelnummer verarbeitet wird),
		23. Angaben übera) die Erfüllung von Dienstpflichten nach Artikel 12 a GG oder die Ableistung von Dienstpflichten oder entsprechenden Dienstleistungen sowie von freiwilligen Diensten nach dem Wehrpflichtgesetz in der Fassung der Bekanntmachung vom 15. August 2011 (BGBl. I S. 1730) in der jeweils geltenden Fassung oder nach dem Bundesfreiwilligendienstgesetz vom 28. April 2011 (BGBl. I S. 687) in der jeweils geltenden Fassung,b) den Dienst als Entwicklungshelfer oder Entwicklungshelferin,c) die Ableistung eines Jugendfreiwilligendienstes im Sinne des Jugendfreiwilligendienstegesetzes vom 16. Mai 2008 (BGBl. I S. 842), das durch Artikel 30 des Gesetzes vom 20. Dezember 2011 (BGBl. I S. 2854) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung oder eines freiwilligen Dienstes im Rahmen eines von der Bundesregierung geförderten Modellprojekts,d) die Betreuung oder Pflege eines Kindes unter 18 Jahren oder eines pflegebedürftigen sonstigen Angehörigen,e) Verpflichtung zur Ausübung eines Berufs in Bereichen besonderen öffentlichen Bedarfs,





		24. Art und Zeitpunkt eines berufsqualifizierenden Abschlusses,
		25. Gründe und Umfang der Verbesserung der Durchschnittsnote oder der Wartezeit, besondere Gründe für das Vorliegen einer außergewöhnlichen Härte im Sinne von § 7 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1, § 7 a Absatz 1 des Berliner Hochschulzulassungsgesetzes in der Fassung der Bekanntmachung vom 18. Juni 2005 (GVBl. S. 393), das zuletzt durch Artikel II des Gesetzes vom 20. Mai 2011 (GVBl. S. 194) geändert worden ist,
		26. Ergebnis des Erststudiums und Gründe für das Zweitstudium,
		27. Entrichtung der Gebühren,
		28. bei Teilnahme der Hochschule mit dem angestrebten Studiengang an dem Serviceverfahren im Sinne des § 1 Absatz 2 Nummer 2 der Hochschulzulassungsverordnung vom 4. April 2012 (GVBl. S. 111), die zuletzt durch Artikel II des Gesetzes vom 26. Juni 2013 (GVBl. S. 198) geändert worden ist, zusätzlich die in der Anlage genannten Daten, sofern die Hochschulen diese Daten für ihre Zwecke im Rahmen des Serviceverfahrens benötigen.
C	Immatrikulation und Rückmeldung	Die unter Buchstabe B genannten Daten sowie zusätzlich:
		29. Hörerstatus, Fach- und Hochschulsemester,
		30. Art der Zulassung zum Studium: Hochschule oder Stiftung für Hochschulzulassung,
		31. Fakultäts- und Fachbereichszugehörigkeit,
		32. bei weiteren Immatrikulationen: Name der gleichzeitig besuchten Hochschulen, Studienfach, Studiengang, angestrebter Studienabschluss, Wahlrechtsoption,
		33. bei dualen Studiengängen und Studiengängen nach beamtenrechtlichen Vorschriften Angaben zu Art und Bestand eines mit dem Studium zusammenhängenden Beschäftigungsverhältnisses; bei Doktoranden und Doktorandinnen Angabe über das Bestehen eines Beschäftigungsverhältnisses mit der Hochschule,
		34. Abschluss einer Krankenversicherung oder Befreiung von der Krankenversicherung, Kennziffer des Versicherungsunternehmens und Versicherungsnummer nach dem Fünften Buch des Sozialgesetzbuches (SGB V),
		35. Entrichtung des Beitrages an das Studierendenwerk und die Studierendenschaft der jeweiligen Hochschule, des Semesterticket-Beitrages, der Immatrikulations- und Rückmeldegebühren, sonstiger Gebühren und Gründe für die Ermäßigung von Beiträgen und Gebühren,
		36. Umstände, die einer Immatrikulation oder Rückmeldung entgegenstehen können, insbesonderea) Ausschluss vom Studium,b) Verlust des Prüfungsanspruchs,


		37. Auszahlung des Begrüßungsgeldes,
		38. Zeitpunkt der Immatrikulation und der Aufnahme in die Hochschule.
D	Beurlaubung, Unterbrechung, Beendigung	39. Grund und Dauer der Beurlaubung,
		40. Grund und Dauer der Unterbrechung,
		41. Zeitpunkt und Grund der Beendigung des Studiums.
E	Zulassung von Gast- und Nebenhörern und Gast- und Nebenhörerinnen sowie Zulassung, Immatrikulation und Rückmeldung für Studiengänge gemäß §§ 25, 26 des Berliner Hochschulgesetzes	42. Nachweis, dass die Voraussetzungen für ein weiterbildendes Studium oder die Teilnahme an Veranstaltungen der Weiterbildung vorliegen oder die Voraussetzungen eines Studiums gemäß §§ 25, 26 des Berliner Hochschulgesetzes gegeben sind,
		43. Studiengang, Studienrichtung, Semester, Anzahl der Semesterwochenstunden, Gebühr, Bezeichnung der Lehrveranstaltung (Nummer und Titel), Lehrkraft, Hörerstatus.
F	Prüfung, einschließlich elektronische Prüfung, Promotion, Dokumentation des Studienverlaufs, E-Learning	44. Studienverlauf entsprechend Nummer 22,
		45. Angaben und Nachweise, die für die Prüfung und Gewährung von Prüfungserleichterungen nach § 31 Absatz 3 des Berliner Hochschulgesetzes in Verbindung mit der jeweiligen Rahmenstudien- und -prüfungsordnung sowie Prüfungsordnung der Hochschule erforderlich sind,
		46. Daten, die für den Studienverlauf und nach der entsprechenden Studien-, Prüfungs- und Promotionsordnung zur Zulassung und ordnungsgemäßen Durchführung der Prüfung oder Promotion sowie zur Ausstellung der Zeugnisse erforderlich sind,
		47. Daten, die über die in den Nummern 44 bis 46 genannten Daten hinaus zur Durchführung elektronischer Prüfungen erforderlich sind, insbesondere elektronische Benutzerkennung (UserID), Passwort, individuelle Prüfungsantworten und deren Einzelbewertungen, Bewertungskommentare und die Gesamtbewertung der Prüfung.
G	Ordnungsverstöße	48. Daten, die zur Durchführung eines Ordnungsverfahrens gemäß § 16 des Berliner Hochschulgesetzes erforderlich sind.
H	Studienkolleg	49. Daten, die zur Durchführung der in § 13 des Berliner Hochschulgesetzes genannten Aufgaben erforderlich sind.
I	Teilzeitstudium	50. Gründe für das Teilzeitstudium, Umfang des Teilzeitstudiums sowie Angaben, die zur Durchführung des Teilzeitstudiums erforderlich sind.

§ 2 Studienbescheinigung

Die Hochschulen sind berechtigt, folgende personenbezogene Daten in Studienbescheinigungen aufzunehmen:

1.	Familienname, frühere Namen,
2.	Vornamen,
3.	Geburtsdatum,
4.	Geburtsort,
5.	Anschriften,
6.	Erstmalige Immatrikulation,
7.	Matrikelnummer,
8.	Studiengang, Fachsemester, Studienfach, Hochschulsemester,
9.	Angestrebter Studienabschluss, Art des abgeschlossenen Studiums,
10.	Zugehörigkeit zu: Fakultät, wissenschaftliche Einrichtung, Zentralinstitut,
11.	Beurlaubung (Dauer, Grund),
12.	Gültigkeitsdauer oder Hinweis auf das betreffende Semester,
13.	Angabe, ob Voll- oder Teilzeitstudium.

§ 3 Studierendenausweise

(1) Die Hochschulen geben für jede Studierende und jeden Studierenden zum Nachweis ihrer Mitgliedschaft zur Hochschule bei der Immatrikulation einen Studierendenausweis aus. Die Gültigkeit des Studierendenausweises ist an die Dauer der Mitgliedschaft zur Hochschule gebunden. Der Studierendenausweis kann optisch lesbar folgende Angaben enthalten:

1.	Name und Vorname,
2.	Geburtsdatum,
3.	Lichtbild,
4.	Matrikelnummer, amtliche Hochschulkennung, Versionsnummer,
5.	Studiengang und Fachsemester,
6.	Gültigkeitsdauer oder Hinweis auf das jeweils geltende Semester,
	Wahlberechtigung für Fachbereich beziehungsweise
	Wissenschaftliche Einrichtung,
7.	Fahrausweis für den Öffentlichen Personennahverkehr.

(2) Der Studierendenausweis kann auch in Form eines mobilen personenbezogenen Datenverarbeitungssystems (z. B. einer multifunktionalen Chipkarte) ausgegeben werden. Dieses kann eine elektronische Signatur im Sinne von Artikel 3 Satz 1 Nummer 10 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (ABl. L 257 vom 28.8.2014, S. 73), enthalten. Mobile personenbezogene Datenverarbeitungssysteme können daneben zu folgenden Zwecken eingesetzt werden:

1.	Rückmeldung,
2.	Adressänderung,
3.	Anforderung von studiumsbezogenen Bescheinigungen,
4.	Prüfungsanmeldung,
5.	Abfrage von Prüfungsergebnissen,
6.	Stimmabgabe bei elektronischen Wahlen an der Hochschule,
7.	Benutzerausweis für das Bibliothekssystem,
8.	Buchen von Veranstaltungen im Hochschulsport,
9.	Zugang zu Geräten, Räumen und Parkraum im Bereich der Hochschule,
10.	elektronische Geldbörse,
11.	Fahrausweis für den öffentlichen Personennahverkehr.

Mobile personenbezogene Datenverarbeitungssysteme können darüber hinaus für weitere Zwecke eingesetzt werden, die der Studienorganisation dienen. Hierüber sind die Studierenden zu informieren. Mit ihnen können außerdem Funktionen zur Benutzung öffentlicher oder nichtöffentlicher Stellen ausgeführt werden, wenn die Freiwilligkeit dieser Nutzungen sichergestellt ist. Im Datenspeicher des mobilen personenbezogenen Datenverarbeitungssystems werden als personenbezogene Daten nur folgende Daten gespeichert:

1.	Matrikelnummer, erweitert um die vierstellige amtliche Hochschulkennung,
2.	Kartennummer,
3.	Gültigkeitsdauer oder Hinweis auf das jeweils geltende Semester,
4.	Statusgruppe (§ 45 Abs. 1 des Berliner Hochschulgesetzes)
5.	PIN,
6.	die für eine elektronische Signatur im Sinne von Artikel 3 Satz 1 Nummer 10 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 erforderlichen Daten,
7.	die für die Anwendung von Verschlüsselungsverfahren erforderlichen Daten,
8.	die für die Anwendung von Authentisierungsverfahren erforderlichen Daten.

(3) Der Studierendenausweis wird von der für die Immatrikulation zuständigen Stelle der Hochschule oder einer von ihr beauftragten Stelle ausgestellt. Meldet der Karteninhaber oder die Karteninhaberin den Verlust des Studierendenausweises, stellt die ausgebende Stelle sicher, dass dieser für die hochschulbezogene Nutzung sowie für eine elektronische Signatur im Sinne von Artikel 3 Satz 1 Nummer 10 der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 gesperrt wird. Für das Erstellen des Studierendenausweises kann bei der Immatrikulation ein Lichtbild verlangt werden. Eine Speicherung des Lichtbildes ist ohne schriftliches oder elektronisches Einverständnis der oder des Studierenden nur auf dem Studierendenausweis zulässig.

(4) Die oder der Studierende kann jederzeit Auskunft über die durch das mobile personenbezogene Datenverarbeitungssystem aktivierten personenbezogenen Datenspeicherungen verlangen.

(5) Jede Kommunikation zwischen dem mobilen personenbezogenen Datenverarbeitungssystem und Lesegeräten setzt die gegenseitige Authentisierung der beiden Systeme mit kryptografischen Mitteln voraus. Die Kommunikation muss für die nutzende Person erkennbar sein. Dies gilt insbesondere, wenn durch diese Kommunikation eine Datenspeicherung ausgelöst wird.

(6) Die Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit nach § 26 des Berliner Datenschutzgesetzes vom 13. Juni 2018 (GVBl. S. 418), das durch Artikel 13 des Gesetzes vom 12. Oktober 2020 (GVBl. S. 807) geändert worden ist, in der jeweils geltenden Fassung sind in geeigneter Weise festzuhalten. Insbesondere ist sicherzustellen, dass bei der freiwilligen Nutzung der Chipkarte für Funktionen außerhalb der Hochschule von den in Absatz 2 Satz 7 genannten Daten nur die Gültigkeitsdauer beziehungsweise der Hinweis auf das jeweils geltende Semester elektronisch gelesen werden kann.

(7) Die Stelle, die den Studierendenausweis in Form eines mobilen personenbezogenen Datenverarbeitungssystems ausgibt, muss den betroffenen Personen

über ihre Identität und Anschrift,

in allgemein verständlicher Form über die Funktionsweise des Mediums einschließlich der Art der zu verarbeitenden personenbezogenen Daten und

über die bei Verlust oder Zerstörung des Mediums zu treffenden Maßnahmen unterrichten, soweit der Betroffene nicht bereits Kenntnis erlangt hat. Die Stelle hat zudem dafür Sorge zu tragen, dass die zur Wahrnehmung des Auskunftsrechts erforderlichen Geräte oder Einrichtungen in angemessenem Umfang zum unentgeltlichen Gebrauch zur Verfügung stehen.

§ 4 Löschung

(1) Alle personenbezogenen Daten, die weder zu einer Zulassung noch zu einer Immatrikulation geführt haben, sind nach Eintritt der Bestandskraft des Bescheides über die Zulassung innerhalb höchstens vier Jahren zu löschen. Das gilt auch in Fällen, in denen kein Bescheid erteilt wurde; in diesem Fall beginnt die Frist mit Ablauf des Semesters, für das die Bewerbung gilt.

(2) Folgende personenbezogene Daten der oder des Studierenden sowie der in § 1 Absatz 1 E genannten Personen sind nach Ablauf von 50 Jahren zu löschen: Familienname, Vorname, Geburtsdatum, Geburtsort, Studiengang, Studienfach, Matrikelnummer, Zeitpunkt der Immatrikulation oder der Aufnahme in der Hochschule, Zeitpunkt der Exmatrikulation oder der Beendigung des Studiums und der abgelegten Prüfungen (Art, Fach, Datum und Ergebnis). Alle übrigen Daten sind nach Ablauf von vier Jahren nach der Exmatrikulation oder der Beendigung des Studiums zu löschen. Im Falle der Archivierung tritt diese an die Stelle der Löschung.

(3) Daten, die auf Grund von § 1 Absatz 1 Nummer 28 in der bis zum Inkrafttreten der Zweiten Verordnung zur Änderung der Studierendendatenverordnung vom 16. November 2013 (GVBl. S. 594) geltenden Fassung gespeichert wurden und die in der Anlage zu § 1 Nummer 28 nicht genannt werden, sind spätestens bis zum Ablauf des 30. Juni 2014 zu löschen.

(4) Wird ein Ordnungsverfahren ohne die Feststellung von Ordnungsverstößen durchgeführt, sind die Daten zwei Jahre nach der Beendigung des Verfahrens zu löschen, es sei denn, vor Eintritt der Löschungsfrist wird ein weiteres Ordnungsverfahren durchgeführt. In diesem Fall bleiben die Daten gespeichert, bis für alle Daten die Löschungsvoraussetzungen vorliegen.

§ 5 Datenverarbeitung der Studierendenschaften

(1) Die Studierendenschaften dürfen zur Erfüllung ihrer Aufgaben folgende personenbezogenen Daten verarbeiten:

1.	Familienname,
2.	Vornamen,
3.	Geburtsdatum,
4.	Matrikelnummer,
5.	Geschlecht,
6.	Heimat- und Semesteranschrift,
7.	Studiengang, Studienfach, Fachrichtung,
8.	Hörerstatus, Fach- und Hochschulsemester,
9.	Fakultäts- und Fachbereichszugehörigkeit,
10.	Beendigung der Mitgliedschaft in der Studierendenschaft,
11.	Entrichtung des Beitrages der Studierendenschaft,
12.	von der Hochschule vergebene E-Mail-Adresse, einschließlich Daten zur Verschlüsselung.

Sie dürfen darüber hinaus die personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten, die im Einzelfall erforderlich sind, um ihre Aufgaben nach

§ 18 Abs. 1 Satz 3 des Berliner Hochschulgesetzes,

§ 18 Abs. 2 Satz 3 Nr. 1 sowie 5 bis 9 des Berliner Hochschulgesetzes,

§ 18a Abs. 3 bis 5 des Berliner Hochschulgesetzes

zu erfüllen.

(2) Die nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 bis 11 gespeicherten personenbezogenen Daten sind zwei Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft, die Angaben nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 12 mit Beendigung der Mitgliedschaft in der Studierendenschaft zu löschen. Die nach Absatz 1 Satz 2 Nummer 1 gespeicherten personenbezogenen Daten sind solange aufzubewahren, wie sie für die Aufgabenerfüllung erforderlich sind. Die nach Absatz 1 Satz 2 Nummer 2 gespeicherten personenbezogenen Daten sind bis zum Ende des Semesters aufzubewahren, das dem der Beendigung der Mitgliedschaft folgt. Die nach Absatz 1 Satz 2 Nummer 3 gespeicherten personenbezogenen Daten sind bis zum dritten auf die Ausstellung folgenden Semester aufzubewahren.

§ 6 Inkrafttreten, Außerkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tage nach der Verkündung im Gesetz- und Verordnungsblatt für Berlin in Kraft. Gleichzeitig tritt die Studentendatenverordnung vom 11. Dezember 1993 (GVBl. S. 628) außer Kraft.

Berlin, den 9. November 2005

Senatsverwaltung für Wissenschaft, Forschung und Kultur

Flierl

Anlage

(zu § 1 Nummer 28)

Verzeichnis der für die Durchführung des Serviceverfahrens erforderlichen personenbezogenen Daten

Für die Durchführung des Serviceverfahrens werden in Bezug auf die nachfolgend genannten Bereiche die jeweils angegebenen personenbezogenen Daten verarbeitet:

In Bezug auf die Benutzerinnen/die Benutzer des Serviceverfahrens (sämtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stiftung für Hochschulzulassung und der teilnehmenden Hochschulen sowie die Bewerberinnen und Bewerber, die am Serviceverfahren teilnehmen) werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Status,

Anmerkung zum aktuellen Status der Benutzerin/des Benutzers zur Information für Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter (in deutscher Sprache),

Anmerkung zum aktuellen Status der Benutzerin/des Benutzers zur Information für Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter (in englischer Sprache),

Anrede,

Vorname,

weitere Vornamen,

Familienname,

E-Mail-Adresse,

Benutzername,

Information zur kryptographischen Verifizierung eines eingegebenen Passworts,

Passworthistorie,

Zeitpunkt der letzten Passwortänderung zur Unterstützung von zeitbasierten Passwortänderungsrichtlinien,

Information, ob es sich bei der letzten Passwortänderung um ein Zurücksetzen des Passwortes gehandelt hat,

Zeitpunkt der letzten Anforderung eines neuen Passworts zur Verhinderung von Attacken,

Anzahl der Fehl-Logins der Benutzerin/des Benutzers nach dem letzten erfolgreichen Login oder der Registrierung, Aktivierung oder Entsperrung,

Zeitpunkt des letzten Fehl-Logins,

Zeitpunkt des letzten erfolgreichen Logins,

Festnetz-Telefonnummer,

Mobiltelefonnummer,

Sprache, die die Benutzerin/der Benutzer zur Kommunikation (über das Webportal und über E-Mail) wünscht,

Wunsch der Benutzerin/des Benutzers, nur in dringenden Fällen Benachrichtigungen zu erhalten (nicht unterdrückbare Benachrichtigungen),

vom System gesetzter Zeitpunkt der Registrierung der Benutzerin/des Benutzers,

eindeutiger Verifikationswert (sogenannter Hashwert) zum Abschluss der Aktivierung,

Startzeitpunkt, an dem die Aktivierungsfrist beginnt,

Information, ob die Benutzerin/der Benutzer gerade eingeloggt ist,

Gruppenmitgliedschaften, das heißt Zugehörigkeit zu Benutzergruppen innerhalb des Serviceverfahrens, die die Benutzerin/der Benutzer besitzt.

In Bezug auf Benachrichtigungen werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Typ der Benachrichtigung; ein Historieneintrag ist entweder einer Hochschule oder einer Benutzerin/einem Benutzer zugeordnet,

Zeitpunkt des Versandes,

Historie.

In Bezug auf die Bewerberinnen/die Bewerber werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Bewerber-ID

geheime Autorisierungsnummer (BAN

Zeitpunkt der Erzeugung der BAN,

die vor der aktuellen BAN gültige BAN, die für eine bestimmte Zeit alternativ zur aktuellen BAN für die Autorisierung obiger Aktivitäten eingesetzt werden kann,

Information, ob die Bewerberin/der Bewerber den aktuellen Verfahrensrichtlinien zugestimmt hat,

frühere Namen, zum Beispiel Geburtsname,

Geburtsdatum,

Geburtsort,

Information, ob die Bewerberin/der Bewerber bei einer Rückstellung einer verlängerten Speicherung ihrer/seiner Daten zugestimmt hat,

Information, ob die Bewerberin/der Bewerber aktuell durch eine Mitarbeiterin/einen Mitarbeiter der Stiftung für Hochschulzulassung für authentisch gehalten wird und deshalb in der manuellen Überprüfung potentieller Mehrfachregistrierungen ignoriert werden kann,

Zeitpunkt, an dem sich die Attribute, das heißt Angaben wie zum Beispiel Name, Vorname, Telefonnummer, Status und so weiter, der Bewerberin/des Bewerbers, sowie Beziehungen oder Angaben zu ihrer/seiner Staatsangehörigkeit und ihrer/seiner Postanschrift, geändert haben,

Staatsangehörigkeit als Land,

Postanschrift, über die im Rahmen des Serviceverfahrens die Korrespondenz abgewickelt wird,

Angaben der Bewerberin/des Bewerbers (zum Beispiel zur Hochschulzugangsberechtigung, zum Lebenslauf oder zu Motivationsschreiben), die gegebenenfalls in mehreren Bewerbungen verwendet werden können,

alle Bewerbungen der Bewerberin/des Bewerbers (auch aus mehreren Vermittlungsprozessen),

alle Dokumente, die die Bewerberin/der Bewerber in das System des Service Verfahrens hochgeladen hat,

alle potentiellen Mehrfachregistrierungen, die zu der jeweiligen Bewerberin/dem jeweiligen Bewerber gefunden wurden,

Zeitpunkt des Beginns der Aufbewahrungsfrist für die Daten der jeweiligen Bewerberin/des jeweiligen Bewerbers.

In Bezug auf die Bewerberteilnahmen, das heißt den Umstand, dass die Bewerberin/der Bewerber an einem bestimmten Serviceverfahren teilnimmt, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Die Bewerberteilnahmen, das heißt die Information darüber, dass die jeweilige Bewerberin/der jeweilige Bewerber an einem oder mehreren bestimmten Serviceverfahren teilnimmt,

Information, ob die Bewerberin/der Bewerber sich explizit für den postalischen Weg entschieden hat,

Losnummer(n) der Bewerberin/des Bewerbers im Clearing,

Bewerberin/Bewerber, zu der/dem die jeweilige Teilnahme gehört,

Serviceverfahren, an dem die Bewerberin/der Bewerber teilnimmt.

In Bezug auf die Mitarbeiterinnen/die Mitarbeiter werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Der Typ der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters (zum Beispiel Administratorin/Administrator oder Sachbearbeiterin/Sachbearbeiter der Stiftung für Hochschulzulassung oder der Hochschulen),

Information, ob für die Aktivierung der jeweiligen Mitarbeiterin/des jeweiligen Mitarbeiters eine dedizierte Autorisierung durch eine andere Mitarbeiterin/einen anderen Mitarbeiter erforderlich ist,

wenn die Mitarbeiterin/der Mitarbeiter eine Hochschulmitarbeiterin/ein Hochschulmitarbeiter ist: Hochschule, für die die jeweilige Mitarbeiterin/der jeweilige Mitarbeiter tätig ist.

In Bezug auf die Angaben der Bewerberin/des Bewerbers zu der jeweiligen Bewerbung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Bewerbungsinhalt, auf den sich die jeweilige Bewerberangabe bezieht,

Aufzählung der Angaben der jeweiligen Bewerberin/des jeweiligen Bewerbers zu jeweils einem Feld eines Bewerbungsinhalts (mindestens für alle Pflichtfelder),

Bewerbungsbestandteile, die die jeweilige Bewerberangabe benutzen,

Bewerberin/Bewerber, die/der die jeweilige Angabe gemacht hat,

Feld des Bewerbungsinhalts, zu dem die jeweilige Angabe gemacht wird,

falls das Feld, in dem der jeweilige Bewerbungsinhalt gespeichert wird, kein Dokument-Upload-Feld ist: konkrete Bewerberangabe in Deutsch,

falls das Feld, in dem der jeweilige Bewerbungsinhalt gespeichert wird, ein Dokument-Upload-Feld ist: das Dokument.

In Bezug auf die Prüfung auf unerlaubte Mehrfachregistrierungen, das heißt mehrere gleichzeitige Registrierungen derselben Bewerberin/desselben Bewerbers, im Serviceverfahren werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Referenzbewerberin/Referenzbewerber, das heißt die Bewerberin/der Bewerber der jeweiligen Mehrfachregistrierung, mit dem alle anderen Bewerberinnen/Bewerber verglichen werden,

alle Bewerberinnen/Bewerber, die als ähnlich zu der Referenzbewerberin/zu dem Referenzbewerber gefunden wurden,

Information darüber, in welchem Ausmaß („Gewicht“) die persönlichen Angaben der Bewerberin/des Bewerbers mit den persönlichen Angaben der Referenzbewerberin/des Referenzbewerbers übereinstimmen. Ab einem bestimmten Ausmaß („Gewicht“) der Übereinstimmung wird eine manuelle Prüfung vorgenommen, ob sich die jeweilige Bewerberin/der jeweilige Bewerber tatsächlich im Rahmen des Serviceverfahrens zeitgleich mehrfach registriert hat (sogenannte Mehrfachregistrierungsbewerberin/sogenannter Mehrfachregistrierungsbewerber),

die Mehrfachregistrierung, die die jeweilige Mehrfachregistrierungsbewerberin/den jeweiligen Mehrfachregistrierungsbewerber enthält.

Durch das Rollen- und Rechtekonzept innerhalb des Serviceverfahrens, werden die Benutzerinnen und Benutzer Benutzergruppen (Gruppen) zugeteilt und ihnen Rollen mit zugehörigen Rechten zugeordnet.

In Bezug auf das Rollen- und Rechtekonzept werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Die Gruppe, auf die sich die jeweilige Gruppenmitgliedschaft der jeweiligen Benutzerin/des jeweiligen Benutzers bezieht,

Benutzerin/Benutzer, die/der die jeweilige Gruppenmitgliedschaft besitzt,

Datum, an dem die Gruppenmitgliedschaft beginnt (ab 00:00:00),

Datum, an dem die Gruppenmitgliedschaft endet (bis 23:59:59),

Name der Gruppe zur Anzeige für Administratorinnen/Administratoren,

Rollen, die in der jeweiligen Gruppe zusammengefasst werden,

Bereiche, auf denen die Rollen der Gruppe agieren können,

Hochschule, die die jeweilige Gruppe verwaltet. Wenn leer, wird die Gruppe von der Stiftung für Hochschulzulassung verwaltet,

Gruppenmitgliedschaften, die zu der jeweiligen Gruppe existieren,

Name der Rolle zur Anzeige für eine Administratorin/einen Administrator,

Aktionen, die durch die jeweilige Rolle ausgeführt werden dürfen,

Hochschule, die die jeweilige Rolle verwaltet. Wenn leer, wird die Rolle von der Stiftung für Hochschulzulassung verwaltet,

Gruppen, die die jeweilige Rolle beinhalten.

In Bezug auf sämtliche Dokumente, die im Rahmen des Serviceverfahrens gespeichert werden, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Identifikator für ein Dokument zur Verwendung an der Schnittstelle,

Status bezüglich einer Prüfung (zum Beispiel Prüfung der formalen Korrektheit einer Hochschulzugangsberechtigung),

Name,

MIME-Typ

(PDF

, JPEG

relativer Pfad zu der jeweiligen Datei mit dem Dokumentinhalt (Server-/Host-unabhängig),

Inhalt als Binärdaten,

Größe in Byte,

Feldangaben, in denen das jeweilige Dokument benutzt wird,

Bewerberin/Bewerber, in dessen Dokumentenpool sich das jeweilige Dokument befindet,

Hochschule, zu der das jeweilige Dokument gehört,

Bescheid, zu dem das jeweilige Dokument gehört.

10.

In Bezug auf die Postanschriften der Bewerberinnen und Bewerber, die in dem Serviceverfahren benutzt werden, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

c/o-Angabe

in der Anschrift, falls vorhanden,

Straße und Hausnummer oder Postfach der Anschrift,

Ort der Anschrift,

Postleitzahl der Anschrift,

Land der Anschrift,

Bundesland der Anschrift,

Staatsangehörigkeitsschlüssel nach Statistischem Bundesamt,

Name des Landes (in deutscher Sprache),

Name des Landes (in englischer Sprache),

Information, ob die Angabe des Landes veraltet ist.

11.

In Bezug auf Verknüpfungen (sogenannte „Links“) zwischen einzelnen personenbezogenen Dateien werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Ziel-URL

des Links,

Beschreibung des Links (in deutscher Sprache),

Beschreibung des Links (in englischer Sprache).

12.

In Bezug auf jede Bewerbung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Ort, an dem die Bewerbung erstmalig einging,

Zeitpunkt, zu dem die Bewerbung erstmalig einging,

für eine eigenständige Bewerbung (Bewerbung auf einen Einfachabschluss): Durch die Bewerberin/den Bewerber manuell festgelegte Priorität der jeweiligen Bewerbung zur Leitung der Beschränkung der Anzahl der Zulassungsangebote in Koordinierungsphase 2,

für eine eigenständige Bewerbung (Bewerbung auf einen Einfachabschluss): Die aktuelle Priorität der Bewerbung zur Leitung der Beschränkung der Anzahl der Zulassungsangebote in Koordinierungsphase 2,

Bearbeitungsstatus,

Aktivitätsstatus,

Zeitpunkt, an dem letztmalig der Bearbeitungs- oder Aktivitätsstatus der jeweiligen Bewerbung geändert wurde,

Anmerkung zum aktuellen Status,

Text, der die Entscheidungen zu jedem Sonderantrag beschreibt,

Version,

die Historie der Statusübergänge,

Information, ob die jeweilige Bewerbung bereits mindestens einmal wiederverwendet wurde,

die Bewerberin/der Bewerber, auf die/den sich die jeweilige Bewerbung bezieht,

alle Bescheide zu der jeweiligen Bewerbung,

alle bekannten Bestandteile der jeweiligen Bewerbung (zum Beispiel eine „Hochschulzugangsberechtigung“ oder allgemeine Angaben wie „Berufsausbildungen“ und weiterhin entsprechend den geforderten Bewerbungsinhalten des Studienangebots zum Beispiel „Leistungen Mathematik“, „Motivationsschreiben“),

das Studienangebot (Einfach- oder Mehrfachstudienangebot), auf das sich die jeweilige Bewerbung bezieht.

13.

Bezieht sich die jeweilige Bewerbung auf ein Mehrfachstudienangebot oder ein Teilfachstudienangebot, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Information, ob geprüft werden muss, ob die in der jeweiligen Bewerbung gewählte Studiengangskombination eine zulässige Kombination des Mehrfachstudienangebotes ist,

das Teilfach, auf das sich die jeweilige Teilfachbewerbung bezieht,

der Studiengang, der für das jeweilige Teilfach als eigentliches Fach (Hauptfach) belegt werden soll,

Information, ob es sich bei dem angegebenen Hauptfach um einen Wechsel von einem bereits begonnenen Studienfach handeln würde,

falls das Hauptfach der jeweiligen Teilfachbewerbung ein Numerus-Clausus-Fach ist und eine Bewerbung benötigt wird: die Einfachstudienangebotsbewerbung, die für das jeweilige Hauptfach nötig ist,

Information, ob die Bewerberin/der Bewerber, falls eine Zulassung auf die zugehörige Mehrfachbewerbung nicht möglich ist, eine mögliche Zulassung für die Mehrfachstudienangebotsbewerbung durch Verzicht auf eine Zulassung für das Hauptfach der jeweiligen Teilfachbewerbung akzeptiert,

falls ein Ersatzfach für das Hauptfach in der jeweiligen Teilfachbewerbung sinnvoll (Hauptfach ist Numerus-Clausus-Studiengang) und akzeptabel ist: Der Nicht-Numerus-Clausus-Studiengang, der als Ersatzfach belegt werden soll,

Mehrfachstudienangebotsbewerbung, zu der die jeweilige Teilfachbewerbung gehört.

14.

In Bezug auf die im Rahmen des Serviceverfahrens zu erstellenden Bescheide, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Art des Bescheides,

Status des Bescheides in Bezug auf Vorliegen in elektronischer oder Papierform,

Datum der Bescheiderstellung,

das konkrete Dokument zum Bescheid,

Bewerbung, für die der Bescheid erteilt wurde.

15.

In Bezug auf die Bestandteile der jeweiligen Bewerbung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Status der Korrektheit des jeweiligen Bewerbungsbestandteils in Bezug auf den geforderten Bewerbungsinhalt,

Anmerkung zum aktuellen Status des jeweiligen Bewerbungsbestandteils,

relative Position, die dann zur eindeutigen Identifikation benötigt wird, wenn ein bestimmter Bewerbungsinhalt mehrfach in einer Bewerbung vorkommt (das heißt es gibt mehrere Bewerbungsbestandteile, die sich auf Bewerberangaben des gleichen Bewerbungsinhaltes beziehen),

Bewerberangabe (zum Beispiel Lebenslauf), die in dem jeweiligen Bewerbungsbestandteil verwendet (oder wiederverwendet) wird,

die Bewerbung, zu der der jeweilige Bewerbungsbestandteil gehört.

16.

In Bezug auf die Ranglisten, in denen die jeweilige Bewerberin/der jeweilige Bewerber im Rahmen des Serviceverfahrens auf Grund von bestimmten Bewertungen („Werten“) in den verschiedenen Bewertungskriterien („Kriterien“) eingeordnet wird, werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Rang der Bewerberin/des Bewerbers in der Rangliste (Rang 1 ist beste Bewerbung),

Status des Ranglisteneintrags,

Ursache für den Status des Ranglisteneintrags zur Information an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschulen,

Version des Ranglisteneintrages zur Erkennung paralleler Änderungen,

Rangliste, zu der der jeweilige Eintrag gehört,

Begründung für den Status des Ranglisteneintrages,

Begründung für ein manuelles Zulassungsangebot,

Aufzählung von den Werten der jeweiligen Bewerberin/des jeweiligen Bewerbers in den verschiedenen Kriterien, die Einfluss auf die Bestimmung des Ranges einer Bewerberin/eines Bewerbers auf der jeweiligen Rangliste haben,

Bewerberin/Bewerber, auf die/den sich der jeweilige Ranglisteneintrag bezieht,

konkreter Wert eines Kriteriums für eine Bewerberin/einen Bewerber,

Ranglisteneintrag, auf den sich der jeweilige konkrete Wert bezieht,

Kriterium, auf das sich der jeweilige konkrete Wert bezieht.

17.

In Bezug auf die formale Zuordnung des Inhalts der jeweiligen Bewerbung werden folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Information, ob Bewerbungsbestandteile zu dem jeweiligen Bewerbungsinhalt des jeweiligen Studienangebots durch die Bewerberin/den Bewerber angegeben werden müssen, das heißt, ob sie Pflichtinhalt der Bewerbung sind,

Information, ob es zulässig ist, dass die Bewerberin/der Bewerber mehrere Bestandteile, das heißt Angaben, zu dem jeweiligen Bewerbungsinhalt des jeweiligen Studienangebots abgibt,

der Bewerbungsinhalt, auf den sich die jeweiligen studienangebotsspezifischen Einstellungen beziehen,

Studienangebot, zu dem die jeweilige Bewerbungsinhaltszuordnung gehört,

Vermittlungsprozess, zu dem die jeweilige Bewerbungsinhaltszuordnung gehört,

Schlüssel des Bewerbungsinhalts, der abhängig vom Verwalter des Bewerbungsinhalts entweder innerhalb der Hochschule oder der Stiftung für Hochschulzulassung einzigartig ist,

Name des jeweiligen Bewerbungsinhalts (in deutscher Sprache),

Name des jeweiligen Bewerbungsinhalts (in englischer Sprache),

Beschreibung des jeweiligen Bewerbungsinhalts (in deutscher Sprache),

Beschreibung des jeweiligen Bewerbungsinhalts (in englischer Sprache),

die durch die Bewerberin/den Bewerber auszufüllenden (Formular-)Felder für den jeweiligen Bewerbungsinhalt,

Hochschule, die den jeweiligen Bewerbungsinhalt verwaltet,

Bewerbungsinhaltszuordnungen, die den jeweiligen Bewerbungsinhalt allen Studienangeboten eines Vermittlungsprozesses oder einem konkreten Studienangebot zuordnen,

Angaben aller Bewerberinnen/Bewerber zu dem jeweiligen Bewerbungsinhalt,

Bewerbungsinhalt, dem das jeweilige Feld angehört.

Fußnoten

Bewerber-ID: Eindeutige Bewerber-Kennzeichnung

BAN: Bewerber-Autorisierungs-Nummer

MIME-Typ: Multipurpose Internet Mail Extensions-Typ, das heißt Angabe, die eine Datei im Rumpf einer E-Mail klassifiziert.

PDF: Portable Document Format.

JPEG: Joint Photographie Expert Group.

c/o-Angabe: Angaben über den Wohnungsinhaber, wenn die Bewerberin/der Bewerber (vorübergehend) bei einer anderen Person wohnt.

URL: Uniform Resource Locator.