VVKommPrV: Verwaltungsvorschriften zur Kommunalwirtschaftlichen Prüfungsverordnung

Aufgrund des Art. 123 Abs. 2 der Gemeindeordnung, des Art. 109 Abs. 2 der Landkreisordnung und des Art. 103 Abs. 2 der Bezirksordnung wird zur Verordnung über das Prüfungswesen zur Wirtschaftsführung der Gemeinden, der Landkreise und der Bezirke (Kommunalwirtschaftliche Prüfungsverordnung – KommPrV) vom 3. November 1981 (GVBl S. 492) Folgendes bekannt gemacht:

 

Prüfungsmethode und ‑umfang sind im Rahmen der einschlägigen Vorschriften dem pflichtgemäßen Ermessen der Prüfer überlassen. Die Prüfer dürfen sich nicht darauf beschränken, die Geschäftsvorfälle nach den ihnen vorgelegten Unterlagen zu prüfen; sie sind vielmehr verpflichtet, sich persönlich durch Einsicht in die Akten, durch Einholung von Aufschlüssen, durch Umschau an Ort und Stelle und durch sonstige geeignete Maßnahmen genaue Kenntnis vom Geschäftsgang der zu prüfenden Verwaltungen, Einrichtungen, Kassen usw. zu verschaffen. Soweit die Prüfer bei der Ermittlung von Tatbeständen auch mündliche Auskünfte verwerten, ist dies im Prüfungsbericht ausdrücklich zu vermerken.

Die Prüfer sind auch durch Bereitstellen der für die Prüfung notwendigen Arbeitsräume und Arbeitsmittel zu unterstützen.

Die Prüfer müssen die Prüfungsgeschäfte in ausreichendem Maße im Außendienst vornehmen können. Es wird daher empfohlen, privateigene Kraftfahrzeuge der Prüfer anzuerkennen.

Die geprüften Unterlagen sind mit Prüfungszeichen zu kennzeichnen. Ist eine Kennzeichnung nicht möglich oder nicht tunlich, sind entsprechende Vermerke in den Prüfungsbericht aufzunehmen.

Für die Kennzeichnung der geprüften Unterlagen durch Namenszug (Handzeichen), Prüfungsstriche oder Stempelaufdruck sind folgende Farben zu verwenden:

Örtliche Rechnungsprüfung

braun

Rechnungsprüfungsämter können dabei auch verwenden

grün

Örtliche Kassenprüfung

grün

Überörtliche Rechnungs- und Kassenprüfung

rot

Abschlussprüfung

blau

Für die Prüfung von Verwendungsnachweisen außerhalb der Rechnungsprüfung

lila

Bei den sonstigen schwer wiegenden Feststellungen (Abs. 4) kann es sich z.B. um die Feststellung von Tatsachen handeln, die die finanzielle Situation der geprüften Körperschaft wesentlich beeinträchtigen ‑ bei Prüfungen der wirtschaftlichen Betätigung vgl. § 166 Abs. 2 AktG ‑ und deren Mitteilung keinen Aufschub duldet.

Die Prüfungsorgane können, soweit das sachlich notwendig ist, Sachverständige zu Prüfungen beiziehen. Dabei ist auch die Sorgfalts- und Verschwiegenheitspflicht vertraglich zu vereinbaren.

Die Personalausstattung der kommunalen Rechnungsprüfungsämter muss quantitativ und qualitativ (vgl. VV Nr. 7 zu §§ 9 und 10) so bemessen sein, dass die Prüfungsaufgaben ordnungsgemäß und termingerecht erfüllt werden können. Die Abwicklung der Aufgaben der Prüfer darf durch zusätzliche Aufgaben nicht gefährdet werden. Ein häufiger Personalwechsel in den Rechnungsprüfungsämtern sollte vermieden werden.

Liegen Hinderungsgründe für die Durchführung von Prüfungen vor (vgl. z.B. Art. 100 Abs. 3 und Art. 104 Abs. 5 GO; § 10 Abs. 3 KommPrV), haben die Prüfer ihren unmittelbaren Vorgesetzten unverzüglich davon zu unterrichten.

Die Prüfer dürfen in Aufgabenbereichen, in denen sie früher tätig waren, keine Prüfungen für Zeitabschnitte vornehmen, in die ihre eigene Tätigkeit gefallen ist. Wirken ihre früheren Maßnahmen über solche Zeitabschnitte hinaus, so sind sie auf die Dauer dieser Wirkung an der Durchführung von Prüfungen gehindert. Entsprechendes gilt für die Prüfung von Angelegenheiten, die Angehörige im Sinn des Art. 20 Abs. 5 des Bayerischen Verwaltungsverfahrensgesetzes (BayVwVfG) betreffen.

Der Inhalt der Rechnungsprüfung ist in den Kommunalgesetzen einheitlich für alle Prüfungsorgane geregelt. Es ist dabei die Vollständigkeit und Ordnungsmäßigkeit in förmlicher, rechnerischer und sachlicher Hinsicht unter Einbeziehung der Buchführung, der Nachweise über das Vermögen sowie der Bestände und der Vorräte zu prüfen. Dabei sind auch Vorgänge aus früheren Haushaltsjahren mit einzubeziehen, wenn dies zur umfassenden Klärung des Sachverhalts erforderlich ist. Die verschiedenen Prüfungsorgane führen die Rechnungsprüfung jedoch mit unterschiedlichen Schwerpunkten durch.

Bei besonderen Prüfungen, wie Wirtschaftlichkeitsprüfungen, Organisationsprüfungen und fachtechnischen Prüfungen, werden Teilbereiche des Inhalts der Rechnungsprüfung erfasst. Sie sollen daher nach Möglichkeit innerhalb einer Rechnungsprüfung vorgenommen werden. Auf VV Nummer 2 zu § 7 wird in diesem Zusammenhang hingewiesen.

Die jeweilige Rechnungsprüfung ist grundsätzlich keine vollständige Prüfung. Sie beschränkt sich in der Regel auf eine angemessene Zahl von Prüfungsgebieten und Stichproben (vgl. auch VV Nr. 7 zu § 3). Bei der Auswahl der Prüfungsgebiete sind Umfang, Schwierigkeit und finanzielle Bedeutung der verschiedenen Prüfungsgebiete zu berücksichtigen. Stichproben dürfen sich nicht auf wahllos aus dem Zusammenhang gerissene Einzelheiten beschränken. Sie müssen so bemessen sein, dass das Prüfungsgebiet zutreffend beurteilt werden kann.

Ein zeitgerechter Abschluss der örtlichen Rechnungsprüfung kann u. a. dadurch Gewähr leistet werden, dass sie ‑ unter Berücksichtigung von VV Nummer 6 zu § 2 ‑ schon während des laufenden Haushaltsjahres durch Teilprüfungen eingeleitet wird (s. auch VV Nr. 2 zu § 7).

In Gemeinden ohne Rechnungsprüfungsamt ist eine örtliche Prüfung der Jahresrechnung als ausreichend anzusehen, wenn in angemessenen Stichproben geprüft wird, ob

– die Haushaltssatzung und der Haushaltsplan eingehalten wurden,

– die Einnahmen rechtzeitig eingehen,

– bei Stundung, Niederschlagung und Erlass ordnungsgemäß verfahren wurde,

– Beschlüsse der Beschlussgremien richtig ausgeführt wurden,

– Ausgaben unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse als notwendig und angemessen anzusehen sind,

– die Buchungen ausreichend belegt sind,

– die in den Nachweisungen erfassten Vermögensgegenstände vollständig vorhanden sind.

Das gilt entsprechend auch für die örtliche Prüfung der Jahresabschlüsse der Eigenbetriebe und der Krankenhäuser mit kaufmännischem Rechnungswesen.

Bei Eigenbetrieben befasst sich die Rechnungsprüfung grundsätzlich nicht mit den Prüfungsergebnissen der zugehörigen Abschlussprüfung. Die Prüfungsergebnisse sind in erster Linie aus dem Prüfungsbericht über die Abschlussprüfung zu ersehen (vgl. auch VV Nr. 1 zu § 7). Zur Vermeidung von Doppelprüfungen sollen Prüfungsbereiche, die auch der Jahresabschlussprüfung unterliegen, in der Regel erst nach Beendigung der Abschlussprüfung in die Rechnungsprüfung einbezogen werden, damit auf das Ergebnis der Abschlussprüfung abgestellt werden kann.

Die Jahresabschlüsse der Eigenbetriebe können aber,

– wenn die Abschlussprüfung nicht innerhalb der gesetzlichen Frist durchgeführt wurde, nach Ablauf dieser Frist oder

– wenn die Regierung eine zusammengefasste Prüfung von zwei oder drei Jahresabschlüssen zugelassen hat, in den Jahren, in denen keine Abschlussprüfung vorzunehmen ist, ohne zeitliche Beschränkung

in die Rechnungsprüfung einbezogen werden.

Die Rechnungsprüfung bei Eigenbetrieben, die der Abschlussprüfung unterliegen, erstreckt sich insbesondere darauf, ob die Entscheidungen der zuständigen Beschlussorgane und die Sachbearbeitung mit dem Kommunalrecht, den Satzungen, Beschlüssen, Geschäftsordnungen, Dienstanweisungen, dem Besoldungs- und Tarifrecht usw. in Einklang stehen.

Es ist besonders darauf zu achten, dass die örtliche Rechnungsprüfung bei den Eigenbetrieben zeitgerecht abgeschlossen wird, damit mit der Feststellung des Jahresabschlusses alsbald über die Verwendung des Jahresgewinns oder die Behandlung des Jahresverlustes beschlossen werden kann (§ 23 Abs. 3 EBV).

Stehen einer kommunalen Körperschaft gegenüber einem privatrechtlichen Unternehmen die Rechte nach § 53 Abs. 1 des Haushaltsgrundsätzegesetzes ‑ HGrG ‑ zu, so ist festzuhalten, ob

– diese Rechte ausgeübt wurden,

– dem Abschlussprüfer ein entsprechend erweiterter Prüfungsauftrag erteilt wurde und dementsprechend auch die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung geprüft (§ 53 Abs. 1 Nr. 1 HGrG) und im Prüfungsbericht die in § 53 Abs. 1 Nr. 2 HGrG aufgezeigten Gesichtspunkte behandelt wurden,

– das Unternehmen den Prüfungsbericht über die Abschlussprüfung unverzüglich nach Eingang der kommunalen Körperschaft zugesandt hat.

Zur Betätigungsprüfung im Rahmen der Rechnungsprüfung geben die Hinweise des Bundesministers der Finanzen für die Verwaltung von Bundesbeteiligungen vom 10. Juli 1978 (MinBlWF S. 314) Anhaltspunkte.

Sind einer kommunalen Körperschaft auch die Befugnisse nach § 54 HGrG eingeräumt, so ist die Prüfung durch Einsicht in den Betrieb, die Bücher und die Schriften des Unternehmens unter Beachtung kaufmännischer Grundsätze dann veranlasst, wenn bei der Betätigungsprüfung (VV Nr. 9 zu § 2) anhand der zur Verfügung stehenden Unterlagen Fragen von Bedeutung ungeklärt bleiben.

Hat sich eine kommunale Körperschaft bei der Hingabe von Darlehen oder Zuwendungen ein Prüfungsrecht vorbehalten, ist die bestimmungsmäßige und wirtschaftliche Verwaltung und Verwendung der hingegebenen Mittel entsprechend den getroffenen Vereinbarungen zu prüfen.

Aufgabe der überörtlichen Prüfungsorgane ist es auch, aus überörtlicher Sicht auf die Entwicklung der finanziellen Verhältnisse der geprüften Körperschaft und auf die Wirtschaftsführung ihrer Einrichtungen und wirtschaftlichen Unternehmen zusammenfassend einzugehen. Soweit hierzu Veranlassung besteht, sind dabei auch die Verwaltungsgliederung, die Organisation und der Personalstand zu würdigen (vgl. auch VV Nrn. 1 und 2 zu § 2).

Die Verpflichtung zur Vorprüfung nach § 56 Abs. 3 HGrG entfällt, weil die Vorprüfung den Vorprüfungsstellen der Regierungen übertragen und damit ein anderes Verfahren vereinbart ist.

Die Teile der Jahresrechnung, die durch die Vorprüfungsstellen vorgeprüft oder abschließend geprüft werden, sollen in die Rechnungsprüfung zur Vermeidung von Doppelprüfungen nicht einbezogen werden.

Neben den vorgeschriebenen Prüfungen können Kassenbestandsaufnahmen und, insbesondere bei Verdacht von Unregelmäßigkeiten, weitere Prüfungen vorgenommen werden.

Handvorschüsse müssen nicht regelmäßig in örtliche Kassenprüfungen einbezogen werden. Die Prüfung der Handvorschüsse in überörtlichen Kassenprüfungen liegt im Ermessen des Prüfers.

Die Kasse, die nicht mit der Kasse verbundenen Sonderkassen und die Zahlstellen sowie Handvorschüsse müssen nicht zum selben Zeitpunkt geprüft werden.

Bei einer Kassenprüfung ist zunächst durch eine Kassenbestandsaufnahme zu ermitteln, ob der Kassenistbestand mit dem Kassensollbestand übereinstimmt. Dazu wird auf Folgendes hingewiesen.

Zu Beginn einer Kassenbestandsaufnahme sind die letzten Eintragungen im Zeitbuch festzustellen und so zu kennzeichnen, dass Nachträge als solche erkenntlich sind. Bei Speicherbuchführung ist der Ausdruck des Zeitbuchs zu veranlassen. In entsprechender Anwendung der Vorschriften über den Tagesabschluss sind das Zeitbuch abzuschließen und der Kassenistbestand zu ermitteln. Der Kassenistbestand ist in einem Kassenbestandsnachweis darzustellen.

Der Kassenverwalter bzw. der Zahlstellenleiter haben dem Prüfer zu erklären, dass

– alle von der Kasse für die Zeitbuchung geführten Bücher vorgelegt worden sind,

– alle Einzahlungen und Auszahlungen in den Büchern eingetragen sind,

– alle vorhandenen Kassenmittel im Kassenbestandsnachweis berücksichtigt sind,

– im Kassenbestand nur Kassenmittel enthalten sind, die von der Kasse zu verwalten sind.

Der Prüfer hat sich davon zu überzeugen, dass

– der im Kassenbestandsnachweis dargestellte Kassenistbestand vorhanden ist, insbesondere, ob Geldrollen und Geldbeutel das bezeichnete Bargeld enthalten, ob die Schecks, Postschecks und Wechsel unverdächtig sind und ob die angegebenen Bestände auf den für den Zahlungsverkehr errichteten Konten mit den Auszügen der Kreditinstitute unter Berücksichtigung der schwebenden Posten übereinstimmen;

– der Kassensollbestand richtig ermittelt worden ist; zu diesem Zweck ist die Summenbildung im Zeitbuch stichprobenweise nachzurechnen; Nachrechnungen sind mit einem Prüfungszeichen zu versehen;

– im Kassenbehälter (Kassenschrank) weder Zahlungsmittel noch sonstige Gegenstände aufgewahrt werden, die nicht von der Kasse zu verwalten sind.

Stellt der Prüfer einen Unterschied zwischen dem Kassensollbestand und dem Kassenistbestand oder sonstige Unstimmigkeiten fest, hat er den Kassenverwalter bzw. den Zahlstellenleiter zu hören.

Sodann ist bei einer Kassenprüfung festzustellen, ob

der Zahlungsverkehr ordnungsgemäß abgewickelt wird, insbesondere

– die Einnahmen und Ausgaben rechtzeitig und vollständig eingezogen oder geleistet,

– rückständige Forderungen rechtzeitig gemahnt und die weiteren Maßnahmen zur zwangsweisen Einziehung rechtzeitig getroffen und

– Vorschüsse und Verwahrgelder unverzüglich abgewickelt worden sind;

die Bücher ordnungsgemäß geführt werden, insbesondere die Eintragungen im Sachbuch denen im Zeitbuch entsprechen;

die erforderlichen Belege vorhanden sind und nach Form und Inhalt den Vorschriften entsprechen;

der tägliche Bestand an Bargeld und auf den für den Zahlungsverkehr bei den Kreditinstituten errichteten Konten den notwendigen Umfang nicht überschreitet;

die verwahrten Wertgegenstände (einschließlich Wertzeichen, Vordrucke für Schecks, Quittungsblöcke u. dgl.) und andere Gegenstände vorhanden sind;

im Übrigen die Kassengeschäfte ordnungsmäßig und wirtschaftlich erledigt werden;

die Kassensicherheit Gewähr leistet ist.

Die Kassenprüfung umfasst grundsätzlich den Zeitraum seit der letzten Kassenprüfung; die Bücher und Belege einer abgeschlossenen Jahresrechnung können jedoch von der Prüfung ausgenommen werden.

Bei Kassenprüfungen werden in der Regel die Kassengeschäfte nicht vollständig, sondern stichprobenweise geprüft. Die Stichproben sollen jeweils in einem zeitlich und sachlich größeren Zusammenhang ausgewählt werden und sich über den ganzen Prüfungsstoff verteilen. Ergeben sich wesentliche Beanstandungen oder der Verdacht von Unregelmäßigkeiten, ist die Prüfung entsprechend auszudehnen; erforderlichenfalls ist vollständig zu prüfen.

Zur Speicherbuchführung wird noch auf Folgendes hingewiesen:

Zur Feststellung des Kassensollbestands ist von dem zuletzt erstellten Tagesabschluss unter Berücksichtigung der zum Prüfungszeitpunkt noch ungebuchten Belege einschließlich Schwebeposten aus Fehlerlisten auszugehen, die bereits zu einer Änderung des Kassenistbestands geführt haben.

Die Prüfung nach VV Nummer 5.2 erstreckt sich in erster Linie darauf, ob nach den Vorschriften in §§ 61 ff. KommHV verfahren wurde und verfahren wird. Bei Verwendung gleicher Datenträger für die Sach- und Zeitbuchung kann grundsätzlich deren Übereinstimmung unterstellt werden. Der Prüfer hat sich aber dennoch durch Stichproben hiervon zu überzeugen.

Auf Verlangen des Prüfers sind die Speicherkonten auszudrucken oder auf sonstige Weise visuell lesbar zu machen.

Bei Kassenprüfungen durch ein Rechnungsprüfungsamt und bei überörtlichen Kassenprüfungen ist auch das Zusammenwirken der Kasse mit der Verwaltung zu beurteilen.

Wird bei einer überörtlichen Kassenprüfung festgestellt, dass die örtlichen Kassenprüfungen hinreichend wahrgenommen werden, kann sich die überörtliche Kassenprüfung auf die Feststellung beschränken, ob nach den organisatorischen, personellen und räumlichen Verhältnissen die Kassensicherheit als Gewähr leistet gelten kann und die Kassengeschäfte ordnungsgemäß abgewickelt werden.

Bei den Kreiskassen erstrecken sich die Kassenprüfungen auch auf die übertragenen staatlichen Kassengeschäfte.

Die Auswahl des Abschlussprüfers trifft die kommunale Körperschaft. Im Interesse eines zügigen und zeitgerechten Prüfungsablaufs sollte der Prüfungsauftrag sechs Monate vor Ablauf des zu prüfenden Wirtschaftsjahres erteilt werden. VV Nummer 4 zu § 2 gilt entsprechend auch für die Abschlussprüfung.

In der Abschlussprüfung werden neben der Gesetz- und Ordnungsmäßigkeit der Buchführung des Jahresabschlusses und des Lageberichts (vgl. § 317 Abs. 1 HGB) weitere Bereiche auf Grund der Art. 107 Abs. 3 GO, Art. 93 Abs. 3 LKrO und Art. 89 Abs. 3 BezO geprüft (siehe auch VV Nr. 3 zu § 7). Die Prüfungsbereiche werden vorrangig nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen beurteilt.

Somit können sich bei der Abschlussprüfung und der Rechnungsprüfung zwar Prüfungshandlungen in einzelnen Bereichen überschneiden, wegen der unterschiedlichen Intensität und Betrachtungsweise der Prüfungen kann jedoch nicht generell bei einer Prüfung im selben Bereich von einer Doppelprüfung ausgegangen werden (siehe auch VV Nrn. 6 und 7 zu § 2).

Wenden wirtschaftliche Unternehmen, die von den für Eigenbetriebe geltenden Vorschriften nach § 2 Abs. 1 EBV befreit sind, freiwillig ganz oder teilweise die für Eigenbetriebe geltenden Vorschriften an, so unterliegen sie nicht der Abschlussprüfung nach Art. 107 GO.

Bei Freistellung auf Grund von Abs. 2 kann von folgenden Richtwerten ausgegangen werden

– Zusammenfassung der Prüfung von 3-Jahresabschlüssen:

Betriebe bis zu 6 Mio. € Anlagevermögen,

– Zusammenfassung der Prüfung von 2-Jahresabschlüssen:

Betriebe mit

einem Betriebszweig bis zu

7,5 Mio. €

zwei Betriebszweigen bis zu

17,5 Mio. €

mehr als zwei Betriebszweigen bis zu

20,0 Mio. €

Anlagevermögen.

Das Anlagevermögen ist hierfür zu den Anschaffungs- und Herstellungswerten ohne Abzug von Zuwendungen anzusetzen.

Vor der Entscheidung über die Freistellung ist dem zuständigen überörtlichen Prüfungsorgan Gelegenheit zur Stellungnahme zu geben.

 

Durch diese Regelung wird eine frühzeitige Gelegenheit zur Prüfung der Verfahrensabwicklungen und der Programme eingeräumt. Das gilt auch für Verfahrensänderungen. Wie die automatisierte Datenverarbeitung überprüft wird, wird durch diese Regelung nicht berührt.

Eine Programmprüfung kann regelmäßig unterbleiben, soweit Programme anderer Körperschaften und Anstalten des öffentlichen Rechts unverändert übernommen werden, die dort bereits erprobt und geprüft wurden und wenn hierüber eine Bestätigung eines Rechnungsprüfungsorgans vorliegt. Bei Eigenbetrieben kann auch ein Abschlussprüfer diese Bestätigung erteilen.

Auf eine besondere Prüfung der automatisierten Verfahren kann ganz oder teilweise verzichtet werden, wenn es wirtschaftlicher ist, die maschinellen Auswertungen der einzelnen Verfahren von den Ergebnissen her mit hinreichender Sicherheit auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.

Innerhalb von Rechnungsprüfungen und von Abschlussprüfungen ist auch festzustellen, ob die Anforderungen der §§ 41 und 62 KommHV und der VV hierzu erfüllt sind. Aus den Anlagen 3 und 4 zu den VV zu Art. 79 der Bayerischen Haushaltsordnung (BayHO) können weitere Anhaltspunkte entnommen werden.

Durch die Prüfung von Verfahren zur automatisierten Datenverarbeitung wird die Verantwortung der für die automatisierte Datenverarbeitung zuständigen und der auftraggebenden Stellen hinsichtlich der Ordnungsmäßigkeit, Funktionsfähigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sicherheit der Verfahren nicht berührt.

 

Deutliche Angaben im Prüfungsbericht (oder in einer Zusammenstellung als Anlage zum Prüfungsbericht) über die erfassten Prüfungsgebiete und Art und Umfang der Prüfungshandlungen helfen, bei nachfolgenden Prüfungen Doppelprüfungen zu vermeiden. Das ist besonders bei Abschlussprüfungen wichtig, weil bei der Rechnungsprüfung auf das Ergebnis der Abschlussprüfung mit abzustellen ist (Art. 106 Abs. 3 GO, Art. 92 Abs. 3 LKrO, Art. 88 Abs. 3 BezO).

Bei länger dauernden Prüfungen empfiehlt es sich, Teilberichte zu erstellen, diese wie einen Prüfungsbericht weiter zu behandeln und die wesentlichen Ergebnisse in dem abschließenden Prüfungsbericht unter Hinweis auf Teil- bzw. Sonderberichte mit zu verwerten.

Im zusammengefassten Prüfungsergebnis ist

– bei der Rechnungsprüfung auch auf die Finanzlage und die Ordnungsmäßigkeit der Verwaltungstätigkeit,

– bei der Prüfung der Jahresabschlüsse der Eigenbetriebe auch auf die wirtschaftlichen Verhältnisse und die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung und

– in beiden Fällen auf die damit zusammenhängenden Prüfungsfeststellungen einzugehen.

Es dient einer zügigen Auswertung von Prüfungsergebnissen, wenn Erkenntnisse aus der Prüfung möglichst schon während oder zusammengefasst nach Beendigung einer Prüfung mündlich erörtert werden.

Prüfungsfeststellungen, die auf Verfahren oder sonst auf die Arbeit der AKDB zurückzuführen sind, sind in einem besonderen Abschnitt oder in einer besonderen Anlage zum Prüfungsbericht darzustellen. Die AKDB ist nach Möglichkeit vorher zu diesen Prüfungsfeststellungen zu hören.

 

Die weitere Behandlung der Prüfungsberichte bei den geprüften Körperschaften richtet sich nach den einschlägigen Bestimmungen in den Kommunalgesetzen und den ergänzenden örtlichen Regelungen.

Die Übersendung einer höheren Zahl von Berichten über überörtliche Prüfungen und Berichten über Abschlussprüfungen an die geprüfte Körperschaft bleibt einer besonderen Anforderung vorbehalten.

Die Bedeutung der Rechnungs- und Kassenprüfungen und der Abschlussprüfungen erfordert, dass die kommunalen Körperschaften zügig die Prüfungsberichte auswerten und die Entscheidungen ihrer zuständigen Organe herbeiführen.

Die Rechtsaufsichtsbehörden erhalten die Prüfungsberichte in erster Linie zur Unterrichtung. Es liegt in ihrem Ermessen, zur weiteren Information auch die Berichte über örtliche Prüfungen anzufordern.

Die Rechtsaufsichtsbehörden haben auf Grund der Prüfungsberichte zu entscheiden,

– ob, in welchem Umfang und in welcher Weise es veranlasst erscheint, beratend tätig zu werden und sich weiter zu informieren und

– bei welchen Prüfungsfeststellungen rechtsaufsichtliche Maßnahmen geboten sind.

Auf eine zügige Bereinigung der Beanstandungen ist zu achten.

Zu Anregungen sollen Berichte nur dann angefordert werden, wenn die Anregung eine grundsätzliche oder wichtige Angelegenheit betrifft, die eine Unterrichtung über die Auffassung der geprüften Körperschaft zweckmäßig erscheinen lässt.

Im Übrigen ist die Körperschaft ‑ soweit Anlass besteht ‑ anzuhalten, in ihrem eigenen Interesse den Anregungen entsprechende Bedeutung beizumessen.

Die Fachaufsichtsbehörden sind, soweit veranlasst, einzuschalten.

Die Rechtsaufsichtsbehörden sollen das jeweilige Prüfungsorgan zu der Bereinigung der Prüfungsfeststellungen in Einzelfällen gutachtlich hören, wenn das wegen der Schwierigkeit des Sachverhalts oder wegen der Besonderheit der örtlichen Verhältnisse oder einer von den Prüfungsfeststellungen abweichenden Darstellung der Sachverhalte durch die geprüfte Körperschaft zweckmäßig erscheint.

Die Rechtsaufsichtsbehörden unterrichten in den Fällen des § 8 Abs. 2 die obere Rechtsaufsichtsbehörde. In dem Zuleitungsschreiben sind die einschlägigen Prüfungsfeststellungen (durch Angabe der Fundstelle) zu bezeichnen und der Inhalt in Stichworten und die bereits eingeleiteten oder vorgesehenen Maßnahmen anzugeben.

In besonders gelagerten Fällen und in Fällen grundsätzlicher Art unterrichten bei Prüfungen bei kreisangehörigen Gemeinden die Regierungen das Staatsministerium des Innern.

Die Rechtsaufsichtsbehörden unterrichten über Prüfungsfeststellungen, die auf Verfahren und sonst auf die Arbeit der AKDB zurückzuführen sind (siehe VV Nr. 5 zu § 7), das Staatsministerium des Innern unmittelbar (§ 3 der V vom 26.05.1971, GVBl S. 202).

Der Bayerische Kommunale Prüfungsverband unterrichtet das Staatsministerium des Innern jährlich bis zum 15. März über den Stand der überörtlichen Rechnungsprüfungen und, soweit die zu prüfenden Körperschaften kein eigenes Rechnungsprüfungsamt haben (vgl. § 3 Abs. 3 KommPrV), auch über den Stand der überörtlichen Kassenprüfungen in Anlehnung an Abschnitt II der

Ergibt sich aus Prüfungsberichten, dass eine kommunale Körperschaft offensichtlich Mitteilungs- oder Rückzahlungspflichten auf Grund eines Zuwendungsbescheids nicht nachgekommen ist, unterrichtet die Rechtsaufsichtsbehörde darüber die jeweilige Bewilligungsbehörde.

 

Staatliche Rechnungsprüfungsstellen der Landratsämter sind überörtliche Prüfungsorgane der Landratsämter als Staatsbehörden. Sie haben die Bezeichnung „Staatliche Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamtes .......“.

Es ist auch Aufgabe der staatlichen Rechnungsprüfungsstellen, innerhalb des Landratsamtes beratend bei der Rechtsaufsicht über alle kreisangehörigen Gemeinden und andere kommunale Körperschaften und kommunale, kommunal verwaltete Stiftungen sowie bei Zuwendungsverfahren mitzuwirken (prüfungsnahe Aufgaben). Bei Wahrnehmung prüfungsnaher Aufgaben sind – unter Wahrung der institutionellen Trennung von Rechtsaufsichtsbehörde und staatlicher Rechnungsprüfungsstelle – Doppelarbeiten auf das unbedingt notwendige Mindestmaß zu beschränken. Prüfungsnahe Aufgaben dürfen jedoch nur nachrangig zu den Prüfungen (§ 9 Abs. 1 Satz 1 KommPrV) und nur insoweit wahrgenommen werden, als die zeitnahe und ordnungsgemäße Durchführung der Prüfungen einschließlich der Vermeidung von Prüfungsrückständen und der Bereinigung vorhandener Prüfungsrückstände gewährleistet ist.

Bei jeder Rechnungsprüfungsstelle ist ein Verzeichnis über die dem Prüfungsbereich zugehörigen Körperschaften und Stiftungen zu führen. Die Rechnungs- und Kassenprüfungen, die besonderen Prüfungen und die Gutachten sind gesondert nachzuweisen.

Die Prüfungsberichte, Gutachten und sonstigen Schriftstücke werden mit der Bezeichnung „Staatliche Rechnungsprüfungsstelle des Landratsamtes ....... “ ausgefertigt und von dem zuständigen Rechnungsprüfungsbeamten unterzeichnet, vom Stellvertreter mit dem Zusatz „I. V.“.

Für die Zuweisung ausreichenden und geeigneten Hilfspersonals und die Bereitstellung des nötigen Sachbedarfs hat der Landkreis zu sorgen (Art. 53 Abs. 2 LKrO).

Die Rechnungsprüfungsstellen unterrichten jeweils bis zum 1. Februar die Regierung über ihre Tätigkeit im abgelaufenen Jahr nach der

Es steht im Ermessen der Regierungen, sich während des Jahres über den Prüfungsablauf nach Bedarf, insbesondere dann, wenn Prüfungsrückstände zu bereinigen sind, zusätzlich unterrichten zu lassen.

Die Rechnungsprüfungsbeamten müssen gut beurteilt sein und die für ihren Dienst erforderlichen rechtlichen und wirtschaftlichen Kenntnisse besitzen. Sie müssen die kameralistische Buchführung beherrschen und sollen mit den Grundzügen der kaufmännischen Buchführung vertraut sein. Sie haben sich über einschlägige Bestimmungen zu unterrichten und sich fortzubilden.

Über ein Angehörigenverhältnis im Sinn des Art. 20 Abs. 5 BayVwVfG zwischen einem Rechnungsprüfungsbeamten und einer der in Art. 100 Abs. 3 GO genannten Personen in einer kommunalen Körperschaft seines Prüfungsbereichs ist die Regierung unverzüglich zu unterrichten.

Die Rechnungsprüfungsstellen können zeitnah und materiell vertieft nur prüfen, wenn sie qualitativ und quantitativ ausreichend besetzt sind, grundsätzlich nicht mit anderen Aufgaben belastet werden und Rechnungsprüfungsbeamte, aber auch Prüfungsgehilfen ausschließlich beim Vorliegen ganz besonderer Gründe ausgewechselt werden. Nur bei einer länger dauernden gleichen personellen Besetzung können sich die Bemühungen um Fortbildung und Erfahrungsaustausch (vgl. die Nrn. 7 und 13) auswirken.

Die zeitgerechte und ordnungsmäßige Abwicklung der Aufgaben der Rechnungsprüfungsstelle darf durch zusätzliche Arbeiten nicht gefährdet werden. Auch die Übertragung von Vertretungen bedarf der vorherigen Genehmigung der Regierung (§10 Abs. 4).

 

Es ist darauf zu achten, dass als Rechnungsprüfungsbeamte nur geeignete staatliche Beamte des gehobenen Verwaltungsdienstes der allgemeinen inneren Verwaltung (VV Nummer 7) bestellt werden. Sie sollen nur beim Vorliegen ganz besonderer Gründe ausgewechselt werden (VV Nummer 9). Die Federführung liegt bei dem für Kommunale Angelegenheiten bzw. für Kommunale Finanzangelegenheiten zuständigen Sachgebiet der Regierung. Dem Staatsministerium des Innern ist ein Abdruck der Bestellung in zweifacher Fertigung zu übermitteln; dabei ist auch darzulegen, warum eine Neubestellung notwendig wurde.

Den Regierungen obliegt es, darüber zu wachen, dass die Rechnungsprüfungsstellen ordnungsgemäß, zeitnah und wirksam prüfen. Mit diesen Aufgaben sind Beamte mit der in VV Nummer 7 zu §§ 9 und 10 genannten Eignung zu betrauen. Sie werden nach Anhörung der Regierung vom Staatsministerium des Innern bestellt und abberufen.

Die Mitteilungen der Rechnungsprüfungsstellen nach VV Nummer 6 sind unverzüglich auszuwerten; soweit erforderlich, ist auf die Bereinigung von Mängeln hinzuwirken.

Die Regierungen unterrichten das Staatsministerium des Innern, für Bau und Verkehr jährlich bis zum 15. März über die Tätigkeit der Rechnungsprüfungsstellen durch Übersenden dieser Mitteilungen in elektronischer Form (einfache E-Mail ist ausreichend). Dabei nehmen sie zusammengefasst Stellung und geben an, welche Maßnahmen nach VV Nummer 13 (voraussichtlicher Zeitpunkt und vorgemerkte Besprechungspunkte) und VV Nummer 14 (in welchen Fällen und aus welchen Gründen) im laufenden Jahr vorgesehen sind. Besondere Schwierigkeiten und Feststellungen sind unabhängig davon bei gegebenem Anlass mitzuteilen.

Der Fortbildung und dem Erfahrungsaustausch der Prüfer ist besondere Aufmerksamkeit zu widmen. Mindestens jährlich einmal ist eine Dienstbesprechung abzuhalten. Dabei sollen aktuelle Fragen des kommunalen Finanzwesens, im Besonderen abgestellt auf die Aufgaben der Rechnungsprüfungsstellen, behandelt werden. Abdruck der Einladung zu jeder Dienstbesprechung ist dem Staatsministerium des Innern zu übersenden.

Darüber hinaus haben sich die Fortbildung und der Erfahrungsaustausch in Arbeitsgemeinschaften sehr bewährt. Die Regierungen werden gebeten, auch diese Bemühungen weiter zu fördern.

Die Regierungen haben sich auch von der ordnungsgemäßen Abwicklung der Aufgaben der Rechnungsprüfungsstellen an Ort und Stelle in der Regel alle sechs Jahre im Rahmen der Amtbesichtigungen oder, wenn dazu besonderer Anlass besteht, auch vorher zu überzeugen. Das kann der Fall sein, wenn ein neuer Rechnungsprüfungsbeamter einzuarbeiten ist, wenn sich größere Prüfungsrückstände gebildet haben oder wenn Schwierigkeiten im Geschäftsgang der Rechnungsprüfungsstelle bekannt wurden. Es ist jeweils eine Niederschrift zu fertigen. Dem Landratsamt werden mindestens zwei Ausfertigungen der Niederschrift übersandt. Dabei sind die notwendigen Anweisungen und Empfehlungen zu geben. Ein Abdruck des Schreibens an das Landratsamt und ein Abdruck der Niederschrift sind dem Staatsministerium des Innern zu übersenden.

 

Die Bek vom 13. Oktober 1972 (MABl S. 871), geändert durch Bek vom 22. Februar 1974 (MABl S. 179) wird wie folgt geändert:

Nummer 5.7 wird aufgehoben.

Nummer 6.2 erhält folgende Fassung:

„6.2

In zwei weiteren Punkten kann die Betriebssatzung ergänzt werden:

6.21

Frist und Inhalt der Zwischenberichte (§ 18 Abs. 2 EBV)

6.22

Regelungen zur Abgrenzung beim Vollzug des § 12 Abs. 2 Buchst. a, b und d EBV.“

 

Diese Verwaltungsvorschriften treten am 1. Januar 1982 in Kraft.

Gleichzeitig treten folgende Vorschriften außer Kraft:

Ausführungsanweisung zu den §§ 8, 70, 71, 73, 77 und 83 der Verordnung über das Kassen- und Rechnungswesen der Gemeinden (KuRV) vom 1. März 1939

(RMBliV S. 441), zuletzt geändert durch Bek vom 29. Oktober 1960 (MABl S. 942);

Bek vom 16. Dezember 1955 (BayBSVI II S. 508);

Bek vom 25. November 1957 (MABl S. 820), geändert durch Bek vom 29. Oktober 1960 (MABl S. 942);

Bek vom 1. September 1960 (MABl S. 741, ber. S. 943), geändert durch Bek vom 13. November 1967 (MABl S. 696);

Bek vom 16. November 1960 (MABl S. 944), geändert durch Bek vom 10. September 1970 (MABl S. 667);

Bek vom 17. März 1965 (MABl S. 136);

Bek vom 21. Dezember 1972 (MABl 1973 S. 6)

I. A.

 

Dr. Waltner

Ministerialdirektor

 

EAPl 96-960

 

 

MABl 1981 S. 740

 

Anlage