eAktFGV: Verordnung zur elektronischen Aktenführung in der Finanzgerichtsbarkeit im Freistaat Bayern (Finanzgerichtliche eAkten-Verordnung – eAktFGV) Vom 29. Juli 2019 (GVBl. S. 548) BayRS 35-2-F (§§ 1–7)

Auf Grund des § 52b Abs. 1 Satz 2, 3 und 5 der Finanzgerichtsordnung (FGO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 28. März 2001 (BGBl. I S. 442, S. 2262, I 2002 S. 679), die zuletzt durch Art. 5 Abs. 8 des Gesetzes vom 21. Juni 2019 (BGBl. I S. 846) geändert worden ist, in Verbindung mit § 4 Nr. 2 der Delegationsverordnung (DelV) vom 28. Januar 2014 (GVBl. S. 22, BayRS 103-2-V), die zuletzt durch § 1 Abs. 2 der Verordnung vom 26. März 2019 (GVBl. S. 98) geändert worden ist, verordnet das Bayerische Staatsministerium der Finanzen und für Heimat:

§ 1 Anordnung der elektronischen Aktenführung

¹Bei den Finanzgerichten werden ab dem 1. September 2019 Prozessakten für einzelne Senate und Verfahren elektronisch geführt. ²In welchen Senaten und bei welchen Verfahren die Prozessakten elektronisch zu führen sind, wird durch Verwaltungsvorschrift geregelt und im Bayerischen Ministerialblatt bekannt gemacht. ³ § 3 Abs. 1 Satz 2 bleibt unberührt. ⁴Es wird darauf geachtet, dass die Verfahren barrierefrei sind.

§ 2 Bildung elektronischer Akten

(1) Elektronische Dokumente sowie in Papierform beibehaltene Schriftstücke und sonstige Unterlagen gemäß § 3 Abs. 1 Satz 2, die dieselbe Angelegenheit betreffen, sind zu Akten zu vereinigen.

(2) Enthält eine elektronisch geführte Akte sowohl elektronische als auch in Papierform beibehaltene Bestandteile, so müssen beim Zugriff auf den elektronisch geführten Teil der Akte Hinweise auf die in Papierform beibehaltenen Bestandteile enthalten sein.

§ 3 Behandlung von Dokumenten und Dateien

(1) ¹Schriftstücke und sonstige Unterlagen, die zu einer elektronisch geführten Akte in Papierform genommen werden, sind nach Maßgabe des § 52b Abs. 6 FGO elektronisch zu speichern. ²Ausgenommen sind Schriftstücke und sonstige Unterlagen, deren Übertragung mit unverhältnismäßigem Aufwand verbunden wäre.

(2) Gescannte Seiten und Rückseiten ohne Inhalt müssen nicht in das elektronische Dokument aufgenommen werden.

(3) Eingehende Telefaxsendungen können direkt in eine elektronische Form umgewandelt und zur Akte genommen werden.

(4) Die in Papierform vorliegenden und in die elektronische Form übertragenen Schriftstücke und sonstigen Unterlagen können sechs Monate nach der Übertragung vernichtet werden, sofern sie nicht rückgabepflichtig sind und sie nach den Grundsätzen des Ersetzenden Scannens übertragen wurden.

§ 4 Anforderungen an das Aktensystem

(1) Die elektronische Akte ist mit einem elektronischen Datenverarbeitungssystem nach dem Stand der Technik in ihrer Beschaffenheit und den begleitenden organisatorischen Maßnahmen so zu errichten und zu führen, dass die kurz- und langfristige Verfügbarkeit sowie Beweiseignung und Beweiswert der einzelnen Dokumente und der Akte in ihrer Gesamtheit dauerhaft gewährleistet sind.

(2) ¹Die funktionale Arbeit mit der Akte und deren Inhalten ist entsprechend den Anforderungen des Finanzgerichtsprozesses, der richterlichen und nichtrichterlichen Arbeit und der gerichtsinternen Abläufe durch geeignete Softwarewerkzeuge nach dem Stand der Technik zu unterstützen. ²Das Aktensystem soll einheitlich, selbsterklärend und effizient sein. ³Die Zusammenarbeit, Qualitätssicherung und Aktenweitergabe sollen unterstützt werden.

(3) ¹Die Akte und der Akteninhalt sind vor unberechtigter Kenntnisnahme und Veränderung zu schützen. ²Der berechtigte Schutz der Daten der Bediener ist sicherzustellen.

(4) Architektur, Funktionalitäten und Betrieb des Aktensystems haben die Gewaltenteilung und die richterliche Unabhängigkeit zu beachten.

§ 5 Ersatzmaßnahmen

¹Im Falle anhaltender technischer Störungen beim Betrieb der elektronischen Akte kann die Gerichtsleitung des von den Störungen betroffenen Gerichts anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. ²Die elektronische Akte ist nachzuführen sobald die Störung behoben ist.

§ 6 Geltung weiterer Verordnungen

Im Übrigen bleiben die Aktenordnung für die Gerichte der Finanzgerichtsbarkeit und die Vorschriften zur Datensicherheit und zum Datenschutz unberührt.

§ 7 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. September 2019 in Kraft.

München, 29. Juli 2019

Albert Füracker, Staatsminister