TKBek: Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen

1.

Geltungsbereich

2.

Einrichtung von TK-Anlagen in Dienststellen und Dienstfahrzeugen

3.

Betrieb und Benutzung dienstlicher TK-Anlagen

3.1

Allgemeine Betriebs- und Benutzungsregeln für Sprachkommunikationseinrichtungen

3.2

Private Mitbenutzung dienstlicher Sprachkommunikationseinrichtungen

3.3

Mitbenutzung dienstlicher Sprachkommunikationseinrichtungen durch Dritte

4.

Die Entrichtung der Leistungsentgelte

5.

Rechnungsmäßiger Nachweis

6.

Schlussbestimmungen

 

1.  Geltungsbereich

¹Die nachfolgenden Vorschriften regeln in Ergänzung zur Allgemeinen Geschäftsordnung für die Behörden des Freistaates Bayern (AGO) vom 12. Dezember 2000 (GVBl S. 873; ber. 2001 S. 28, BayRS 200-21-I), zuletzt geändert durch Bekanntmachung vom 14. September 2010 (GVBl S. 706), die Einrichtung, den Betrieb und die Benutzung von Telekommunikationseinrichtungen in der staatlichen Verwaltung (einschließlich staatlicher Hochschulen). ²Ausgenommen sind die Telekommunikationsanlagen des Bayerischen Landtags, des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz und des Bayerischen Obersten Rechnungshofs. ³Soweit nachfolgend die Abkürzung „TK“ verwendet wird, bedeutet dies „Telekommunikation“. ⁴Im Zweifel gelten die Begriffsbestimmungen des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und des Bayerischen Datenschutzgesetzes (BayDSG).

 

2.  Einrichtung von TK-Anlagen in Dienststellen und Dienstfahrzeugen

2.1 

¹Zuständig für die Genehmigung von Anträgen auf Neueinrichtung, Erweiterung und Änderung von TK-Anlagen außerhalb der obersten Dienstbehörden sind die den obersten Dienstbehörden unmittelbar nachgeordneten Behörden. ²Staatliche Hochschulen sind insoweit zuständig, als ihnen haushaltsrechtliche Befugnisse zustehen. ³Die obersten Dienstbehörden können hiervon abweichende Zuständigkeitsregelungen treffen.

2.2 

¹Bei Fragen grundsätzlicher Art ist die Oberste Baubehörde im Staatsministerium des Innern, für Bau und Verkehr zu beteiligen. ²Grundsätzliche Regelungen mit erheblicher finanzieller Bedeutung ergehen im Einvernehmen mit dem Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat.

2.3 

Die Erstellung der Projektunterlagen, die Durchführung von Ausschreibungen und Baumaßnahmen sowie die Abnahme von Bauleistungen obliegt dem zuständigen Staatlichen Bauamt, sofern die Behörde über keine eigenen Fachkräfte verfügt.

2.4 

Sind die Kosten für eine TK-Anlage in einer haushaltsrechtlich genehmigten Baumaßnahme enthalten, so gilt die Genehmigung für die Ausführung der TK-Anlage in der von der obersten Dienstbehörde festgelegten Art und Größe als erteilt.

2.5 

Im Übrigen sind die allgemeinen haushalts-, vergabe- (insbesondere die Vergabe und Vertragsordnung für Leistungen – VOL –) und datenschutzrechtlichen Bestimmungen (beim erstmaligen Einsatz und bei wesentlicher Änderung von automatischen TK-Datenerfassungsanlagen insbesondere die Vorschriften über die datenschutzrechtliche Freigabe automatisierter Verfahren nach Art. 26 ff. BayDSG) sowie die Beteiligungsrechte der Personalvertretung (siehe insbesondere Art. 75a Abs. 1 Nr. 1, Art. 76 Abs. 1 Nrn. 1 und 2, Abs. 2 Nr. 3 BayPVG) zu beachten.

2.6 

¹Die Nutzung von kostenpflichtigen Auftrags- und Ansagedienstleistungen im Sprachdienst, von anderen kostenpflichtigen Servicerufnummern sowie von Call-by-Call-Gesprächen über TK-Dienstleistungsunternehmen, mit denen keine Rahmenvereinbarung abgeschlossen wurde, ist zu sperren. ²Auslandsgespräche sind für alle Nutzer zu sperren, die nicht aus dienstlichen Gründen regelmäßig Gespräche ins Ausland führen müssen, dies gilt auch für die Annahme von sog. R-Gesprächen. ³Aus zwingenden dienstlichen Gründen können durch die Behördenleiter oder die von ihnen beauftragten Personen abweichende Regelungen für die in den Sätzen 1 und 2 genannten Nutzungen getroffen werden. ⁴Nicht gesperrt werden dürfen Verbindungen zu Notrufanschlüssen für Polizei, Feuerwehr und Rettungsdiensten. ⁵Die Nutzung von kostenpflichtigen Auskunftsdiensten ist auf das zwingend notwendige Maß zu beschränken (siehe auch Nr. 3.1.2). ⁶Zur Kennzeichnung privater Verbindungen sind technische Einrichtungen vorzusehen.

2.7 

¹Bei Abschluss von Verträgen für Sprachkommunikation (Festnetz und Mobilfunk) sind die vom Staatsministerium der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat ausgehandelten Verträge zugrunde zu legen. ²Abweichungen hiervon bedürfen einer besonderen Begründung, insbesondere ist darzulegen, inwieweit Kosteneinsparungen erzielt werden können. ³Die Abweichung ist einschließlich der Begründung dem Koordinierungsbüro BayKom Mobilfunk und Sprache-Festnetz anzuzeigen und bedarf dessen Zustimmung.

 

3.  Betrieb und Benutzung dienstlicher TK-Anlagen

3.1 

3.1.1 

Für die Benutzung und den Betrieb gelten die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit.

3.1.2 

¹Jede abgehende Kommunikationsverbindung in das öffentliche TK-Netz ist grundsätzlich nachzuweisen. ²Hierzu sind durch die TK-Anlage oder durch andere Aufzeichnungen, z.B. Einzelverbindungsnachweis beim Anbieter, folgende Verkehrsdaten festzuhalten:

– Beginn und Ende bzw. Dauer der Verbindung nach Datum und Uhrzeit

– Endeinrichtungsnummer und

– die Zielrufnummer.

³Bei als privat gekennzeichneten, nicht nach Nr. 3.2.4 erstattungspflichtigen Verbindungen ist auf den Nachweis der Zielrufnummer zu verzichten. ⁴Die Verkehrsdaten für erstattungspflichtige private Gespräche auf dienstlichen Mobiltelefonen (Nr. 3.2.4) sind nach vollständiger Abrechnung der Entgelte, spätestens zum Ablauf der gesetzlich festgelegten Höchstspeicherdauer zu löschen, soweit gegen die Abrechnung keine Einwendungen erhoben wurden. ⁵Die Verkehrsdaten der übrigen Gespräche sind nach Abschluss der Prüfung nach Nr. 3.1.3, spätestens aber nach drei Monaten zu vernichten oder zu löschen. ⁶In besonderen Ausnahmefällen kann mit Zustimmung der obersten Dienstbehörde generell auf den Nachweis verzichtet werden.

3.1.3 

¹Die Nachweise über dienstliche Verbindungen können unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsprinzips stichprobenweise sowie in konkreten Verdachtsfällen hinsichtlich des dienstlichen Charakters sowie der Notwendigkeit der Gespräche durch die Dienstvorgesetzten oder die von ihnen beauftragten Personen überprüft werden. ²Eine Verwendung für andere Zwecke ist nicht zulässig. ³Da die Durchführung von Kontrollen der Mitbestimmung der Personalvertretung unterliegt, wird empfohlen, dies behördenintern im Wege einer Dienstvereinbarung zu regeln, wobei auch die Beteiligung der behördlichen Datenschutzbeauftragten vorgesehen werden sollte.

3.1.4 

Bei Verbindungen von Stellen, deren Telefonverkehr nicht der Aufsicht unterliegt (z.B. Personalvertretungen in Personalangelegenheiten) und von Stellen, die im Rahmen einer freiwilligen Beratung (z.B. Drogen-, Gesundheits-, Ehe- und Familienberatung) tätig werden und damit einer besonderen Verschwiegenheitspflicht unterliegen, ist eine Verkehrsdatenerhebung unzulässig.

3.1.5 

¹Bei der Benutzung dienstlicher TK-Anlagen sind die allgemeinen Vorschriften über den Persönlichkeits- und Datenschutz zu beachten. ²Unbefugte Aufzeichnungen von Verbindungen sind, soweit eine ausdrückliche gesetzliche Ermächtigung (§ 100a StPO) fehlt, verboten (§ 201 StGB). ³Das Aufschalten auf Gespräche von Beschäftigten ist unzulässig.

3.1.6 

¹Soweit eine TK-Anlage durch mehrere Dienststellen genutzt wird, sind die entstehenden Kosten sachgerecht pauschal zu verteilen (z.B. nach Anzahl der Nutzer).

3.2 

3.2.1 

¹Dienstliche Sprachkommunikationseinrichtungen dürfen von Beschäftigten für private Zwecke unentgeltlich benutzt werden. ²Die Privatnutzung ist nur in dringenden Fällen und in geringfügigem Umfang zulässig. ³Die uneingeschränkte Verfügbarkeit der Sprachkommunikationseinrichtungen für dienstliche Zwecke muss vorrangig gewährleistet bleiben und es dürfen keine haushaltsrechtlichen Belange entgegenstehen.

3.2.2 

Private Gespräche aus dem Festnetz zu kostenpflichtigen Sonderrufnummern oder ins Ausland sind nicht gestattet.

3.2.3 

Die Beschäftigten sind über das in der Dienststelle angewendete Erfassungsverfahren, über den Zweck der TK-Datenerfassung und über die Behandlung der Daten zu informieren.

3.2.4 

Dienstliche Mobiltelefone dürfen für kostenpflichtige private Gespräche nur im Rahmen einer getrennten Rechnungsstellung, d.h. unterschiedliche Rufnummern für den dienstlichen bzw. privaten Gebrauch, genutzt werden. Hinsichtlich der privaten Internetnutzung dienstlicher Mobilfunkgeräte (z.B. Smartphones, Tablets) sind von der jeweiligen obersten Dienstbehörde Regelungen im Rahmen einer Dienstvereinbarung zu treffen.

3.3 

Die Mitbenutzung von Anschlüssen, Endstellen und Leitungen durch Dritte (z.B. Firmen) ist nur zulässig, wenn ein dienstliches Interesse besteht.

 

4.  Die Entrichtung der Leistungsentgelte

4.1 

Die Abrechnung der Telekommunikationsentgelte für die Dienststellen des Freistaates Bayern erfolgt über das zentrale Abrechnungsverfahren BayTKA bei der Staatsoberkasse Bayern.

4.2 

¹Die Abrechnung von Festnetz- und Mobilfunkanschlüssen beim Provider sind möglichst zu bündeln. ²Eine ggf. notwendige Aufteilung der Kosten sollte pauschal erfolgen.

 

5.  Rechnungsmäßiger Nachweis

Die zu erstattenden Leistungsentgelte und Kosten für die Bereitstellung der TK-Anlage sind nach Maßgabe der VV Nr. 3.2.2 Buchst. d zu Art. 35 BayHO durch Absetzen von den Haushaltsausgaben zu vereinnahmen.

 

6.  Schlussbestimmungen

6.1 

Soweit es gesetzlich zulässig und aus zwingenden dienstlichen Gründen unerlässlich ist, kann von den Vorschriften dieser Bekanntmachung mit Zustimmung des Staatsministeriums der Finanzen, für Landesentwicklung und Heimat abgewichen werden.

6.2 

¹Diese Bekanntmachung tritt mit Wirkung vom 1. Januar 2015 in Kraft. ²Mit Ablauf des 31. Dezember 2014 tritt die Bekanntmachung des Bayerischen Staatsministeriums der Finanzen über die Einrichtung und Benutzung dienstlicher Telekommunikationsanlagen (TK-Bek) vom 23. März 2007 (FMBl S. 178, StAnz Nr. 14) außer Kraft.