Dienstvereinbarung über die Einführung, Anwendung und erhebliche Änderungen eines zentral betriebenen integrierten Zeitmanagementsystems zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle im Bayerischen Staatsministerium der Justiz, bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften sowie im Justizvollzug
Zur Gewährleistung der schutzwürdigen Interessen und Belange der Bediensteten schließen das Bayerische Staatsministerium der Justiz, der in seinem Zuständigkeitsbereich gebildete Hauptpersonalrat, der Hauptrichterrat der ordentlichen Gerichtsbarkeit und der Hauptstaatsanwaltsrat gemäß Art. 73 in Verbindung mit Art. 75a Abs. 1 des Bayerischen Personalvertretungsgesetzes (BayPVG) sowie Art. 17 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 Satz 1 und Satz 2 und Art. 46 Abs. 2 Satz 1 des Bayerischen Richtergesetzes (BayRiG) im Sinne einer vertrauensvollen Zusammenarbeit folgende Dienstvereinbarung:
1. Gegenstand und Geltungsbereich
1.1
Die Dienstvereinbarung bezieht sich auf die Einführung und Anwendung sowie auf erhebliche Änderungen eines zentral betriebenen integrierten Zeitmanagementsystems zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle im Bayerischen Staatsministerium der Justiz und bei den Gerichten und Staatsanwaltschaften sowie dem Justizvollzug im Geschäftsbereich des Bayerischen Staatsministeriums der Justiz.
1.2
Der Betrieb des integrierten Zeitmanagementsystems zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle erfolgt auf einer zentralen Serverumgebung. Das Betriebsumfeld sowie die Zugriffsrechte werden in der offiziellen Verfahrensbeschreibung nach Art. 26 Abs. 3 Satz 1 Bayerisches Datenschutzgesetz (BayDSG) erläutert. Bei Änderungen bzw. Aktualisierungen der offiziellen Verfahrensbeschreibung werden die Hauptpersonalvertretungen informiert.
1.3
Bestehende Dienstvereinbarungen zur gleitenden Arbeitszeit bleiben unberührt.
2. Anwendungszweck
Das Zeitmanagementsystem unterstützt die Abwicklung der Zeiterfassung, die Zutrittskontrolle sowie den damit verbundenen Workflow bei den in Nr. 1.1 genannten Behörden.
3. Zugriffsberechtigung und Datenauswertung
3.1
Ein umfassendes lesendes Zugriffsrecht sowie Bearbeitungsrecht erhalten die Verantwortlichen des Zeitmanagementsystems im Sinne von Nr. 3.2 sowie die Behördenleitung (Behördenleiter/in sowie Vertreter/in im Amt, Geschäftsleiter/in bzw. Dienstleiter/in sowie Vertreter/in im Amt) für die Behörden und Bediensteten ihres Zuständigkeitsbereichs.
3.2
Die Behördenleitung im Sinne von Nr. 3.1 bestimmt im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit der Personalvertretung, welche Bedienstete der Behörde im Rahmen der jeweiligen Aufgabenerfüllung Zugriffsrechte auf das Zeitmanagementsystem erhalten. Die Personalvertretungen werden hiervon im Vorfeld rechtzeitig informiert.
Zugriffsrechte zum technischen Betrieb der Zentralserver stehen nur den technischen Administratoren des zuständigen internen (IT-Servicezentrum der bayerischen Justiz) oder des externen (Landesamt für Finanzen) Betriebsdienstleisters zur Verfügung. Die jeweiligen Zugriffe werden protokolliert.
3.3
Die Speicherung der örtlich erfassten Daten (Zeiterfassung, Zutrittskontrolle, Workflow) erfolgt auf zentralen Systemen. Eine Erfassung und Auswertung von zentraler Stelle erfolgt grundsätzlich nicht. Die Bediensteten des zentralen Serverbetriebs (Landesamt für Finanzen) üben keine Überwachung und/oder Kontrolle der Bediensteten aus.
In BayZeit erfolgt eine Protokollierung der Zugangsdaten für sämtliche Bedienstete der Qualifizierungsebenen 1 bis 4. Die Protokollierung ist Bestandteil der offiziellen Verfahrensbeschreibung nach Art. 26 Abs. 4 des BayDSG. Sie ist datenschutzrechtlich abgenommen und Teil des Leistungsumfangs von BayZeit.
3.4
Für die Erfassung und Auswertung der Zeitmanagementdaten (einschließlich der Daten des Urlaubsmanagements) sind ausschließlich die jeweiligen Behörden zuständig. Die jeweilige Behördenleitung kann im Rahmen von Ermittlungsmaßnahmen zur Aufklärung von Dienstpflichtverletzungen bzw. Arbeitspflichtverletzungen die Servicestelle Zeitwirtschaft schriftlich beauftragen, eine Auswertung der Daten vorzunehmen. Die Behördenleitung unterrichtet die/den von der Auswertung betroffene/n Bedienstete/n über deren Umfang, Zweck und Ergebnis, soweit dem nicht Gründe der Unaufschiebbarkeit oder der Geheimhaltung entgegenstehen. Die zuständige Personalvertretung ist unverzüglich zu unterrichteten, sofern der/die Bedienstete dies beantragt. Die/der Bedienstete ist hierüber zu belehren.
3.5
Die Daten aus der Zutrittskontrolle dürfen grundsätzlich nicht ausgewertet werden. Sie dienen weder der Leistungs- und Verhaltenskontrolle noch der Anwesenheitskontrolle. Soweit dennoch im Einzelfall aus besonderem Anlass eine Auswertung erforderlich wird (z.B. im Rahmen von Ermittlungsmaßnahmen zur Aufklärung von Dienst- oder Arbeitspflichtverletzungen), hört die Behördenleitung die zuständige Personalvertretung vorher an, soweit dem nicht Gründe der Unaufschiebbarkeit oder der Geheimhaltung entgegenstehen.
Richter und Staatsanwälte nehmen an BayZeit nur hinsichtlich der Zutritte zu den Dienstgebäuden und des Urlaubsmanagements teil. Eine Zeiterfassung findet nicht statt.
4. Schutz der Rechte der Bediensteten
Einführung und Nutzung des Zeitmanagementsystems dürfen schutzwürdige Belange der Bediensteten nicht beeinträchtigen. Dem Recht der Bediensteten auf informationelle Selbstbestimmung wird Rechnung getragen, indem jede Verwendung der erfassten Daten über die in Nrn. 2 und 3 genannten Zwecke hinaus ausgeschlossen ist. Schutzrechte nach dem Bayerischen Beamtengesetz, dem Bayerischen Datenschutzgesetz und anderen Rechtsvorschriften bleiben unberührt.
5. Rechte der Personalvertretungen
5.1
Die Hauptpersonalvertretungen haben jederzeit das Recht auf Auskunft und Information in allen die Anwendung und den zentralen Serverbetrieb betreffenden Fragen, soweit es zur Durchführung ihrer Aufgaben nach Art. 75a Abs. 1 BayPVG in Verbindung mit Art. 17 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 2 Satz 1 und Satz 2 und Art. 46 Abs. 2 Satz 1 BayRiG. Hiervon unberührt bleiben entsprechende Rechte der Personalvertretungen bei den Anwendungsbehörden in deren Zuständigkeitsbereich.
5.2
Die Hauptpersonalvertretungen haben jederzeit ein Auskunfts- und Einsichtsrecht in alle das System betreffenden Unterlagen.
6. Weiterentwicklung des Verfahrens
Die Hauptpersonalvertretungen werden bei erheblichen Änderungen der Anwendung sowie bei nicht routinemäßigen Anpassungen bzw. Änderungen des Betriebsumfelds und bei geplanten neuen Auswertungen rechtzeitig, spätestens bei Vorlage des Pflichtenheftes oder eines Fachfeinkonzepts beteiligt. Die Dienstvereinbarung ist gegebenenfalls entsprechend anzupassen.
7. Inkrafttreten, Laufzeit, Außerkrafttreten
7.1
Diese Dienstvereinbarung tritt am 15. März 2017 in Kraft. Sie kann mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende eines Kalendermonats schriftlich gekündigt werden. In diesem Fall werden unverzüglich Verhandlungen zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung aufgenommen.
7.2
Nach Außerkrafttreten der Dienstvereinbarung wegen Kündigung gelten ihre Regelungen bis zum Abschluss einer neuen Dienstvereinbarung weiter.
7.3
Die Dienstvereinbarung vom 20. September 2007 (JMBl. S. 132, Az. 1518 E - VI - 9277/2003) tritt mit Ablauf des 14. März 2017 außer Kraft.
München, den 15. März 2017
Bayerisches Staatsministerium
der Justiz
Hauptpersonalrat beim Bayerischen
Staatsministerium der Justiz
Dr. Michael Stumpf
Ralf Simon
Ministerialdirigent
Vorsitzender
Vorsitzende des Hauptrichterrats
der ordentlichen Gerichtsbarkeit
Vorsitzender des Hauptstaatsanwaltsrats
Ingrid Demmel
Dr. Wolfgang Beckstein
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