Bestimmungen über die Aufbewahrungsfristen für das Schriftgut in Justizverwaltungssachen

I.

Die Aufbewahrungsbestimmungen für Justizverwaltungssachen werden wie folgt geregelt:

Schriftgut im Sinne der Aufbewahrungsbestimmungen für Justizverwaltungssachen sind, unabhängig von ihrer Speicherform, insbesondere Akten, Aktenregister, Namenverzeichnisse, Karteien, Urkunden und Blattsammlungen sowie einzelne Schriftstücke, Bücher, Drucksachen, Karten, Pläne, Zeichnungen, Lichtbilder, Bild-, Ton- und Datenträger sowie sonstige Gegenstände, die Bestandteile oder Anlagen der Akten geworden sind.

(1) Die Aufbewahrung der Personalakten der Richterinnen und Richter, Beamtinnen und Beamten, der Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten und der Versorgungsakten bestimmt sich nach den jeweiligen landesspezifischen Regelungen.

(2) Die Aufbewahrung der Personalakten der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer (Beschäftigte) bestimmt sich nach den hierfür geltenden besonderen Bestimmungen.

Die Aufbewahrungsbestimmungen für Justizverwaltungssachen finden grundsätzlich auch Anwendung, wenn Schriftgut zur Ersetzung der Urschrift als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt wird. Im Übrigen sind die insoweit getroffenen besonderen Bestimmungen zu beachten. Gelten für Akten und Aktenteile unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, so richtet sich die Dauer der Aufbewahrung des Bild- oder Datenträgers, der an die Stelle der Urschriften tritt, nach der jeweils längsten Aufbewahrungsfrist.

Erscheint eine Aufbewahrungsfrist im Einzelfall aus besonderen Gründen zu kurz, so kann die Beamtin bzw. der Beamte, die bzw. der die Weglegung verfügt, eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen.

Soweit in Abschnitt II Spalte 4 eine Aufbewahrungsfrist nicht angeordnet ist („keine“), ist das Schriftgut unmittelbar nach seiner Weglegung nach den dazu erlassenen besonderen Vorschriften auszusondern.

(1) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem auf das Jahr der Weglegung folgenden Jahr.

(2) Als Jahr der Weglegung gilt

bei Prüfungsarbeiten und sonstigen Prüfungsunterlagen das Jahr, in dem die Bekanntgabe des Prüfungsergebnisses an den Prüfling erfolgt ist, im Falle der Wiederholungsprüfung das Jahr, in dem das Ergebnis der letzten Prüfung bekannt gegeben worden ist;

bei Hinterlegungen das Jahr, in dem die Hinterlegung beendet worden ist oder die Fristen der Art. 24 und 25 BayHintG abgelaufen sind;

bei Büchern über Urkundenverwahrungen (Abschnitt II Nr. 4) das Jahr, in dem alle darin verzeichneten Fälle erledigt sind;

für Akten über sonstige Angelegenheiten, in denen eine Anordnung der Weglegung nicht erfolgt, das Jahr, in dem die letzte Verfügung zur Sache ergangen ist.

(3) Bei automationsunterstützter Schriftgutverwaltung kann abweichend von Abs. 1 die Aufbewahrungsfrist auch von einem früheren Zeitpunkt (z.B. vom Datum der Weglegungsverfügung) an berechnet werden. Die Entscheidung hierüber trifft die Behördenleitung.

Für die Ablieferung von Schriftgut an die Staatsarchive gelten die dafür erlassenen besonderen Vorschriften.

Lfd.

Nr.

zeichen

Angelegenheit

Aufbewah-

rungsfrist

Vor der Vernichtung

herauszunehmende

Schriftstücke

Bemerkungen

Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan)

) über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen, Observanzen, Privilegien usw.)

20 Jahre

über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten

20 Jahre

Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen

5 Jahre

Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisung zum Generalaktenplan) über

Akten der Prüfungsstellen nach § 9 Abs. 1, 2 ZRHO, der Prüfungsbehörden nach Nr. 7 Abs. 1 Buchst. b, Nr. 23 und Nr. 30 Abs. 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder

3 Jahre

Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Abs. 5 GenAktVfg) zu den Generalakten (Nr. 1 b) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.

Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung

5 Jahre

Vorgänge über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden

2 Jahre

die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen

5 Jahre

Anträge auf Ausstellung einer Apostille und Anträge auf Beglaubigungen zum Zwecke der Legalisation

2 Jahre

Die Register sind 50 Jahre aufzubewahren.

Fortbildungsvorgänge

5 Jahre

sonstige Verwaltungsangelegenheiten

10 Jahre

Nachweisungen über die Verteilung der Vordrucke zu Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefen sowie zu Schiffsbriefen und Schiffszertifikaten

50 Jahre

Bücher über Urkundenverwahrungen mit Ausnahme der Verwahrungsbücher über Verfügungen von Todes wegen sowie die dazugehörigen Belege

2 Jahre

Die an die Amtsgerichte abgelieferten Dienstregister und Akten der Gerichtsvollzieher

5 Jahre

Hinterlegungsakten

5 Jahre

Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten in Zivilsachen und in Familiensachen sowie in Straf- und Bußgeldverfahren

Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr

5 Jahre

sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatserhebungen

2 Jahre

Lfd.

Nr.

zeichen

Angelegenheit

Aufbewah-rungsfrist

Vor der Vernichtung

herauszunehmende

Schriftstücke

Bemerkungen

Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan)

über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen, Observanzen, Privilegien usw.)

20 Jahre

über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten

20 Jahre

Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Presseäußerungen und dergleichen

5 Jahre

Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über

Akten der Prüfungsstellen nach § 9 Abs. 1, 2 ZRHO, der Prüfungsbehörden nach Nr. 7 Abs. 1 Buchst. b, Nr. 23 und Nr. 30 Abs. 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder

3 Jahre

Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Abs. 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nr. 11 b) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.

Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung

5 Jahre

Vorgänge über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden

2 Jahre

die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen

10 Jahre

Anträge auf Ausstellung einer Apostille

und Anträge auf Beglaubigungen zum Zwecke der Legalisation

2 Jahre

Die Register sind 50 Jahre aufzubewahren.

Fortbildungsvorgänge

5 Jahre

sonstige Verwaltungsangelegenheiten

10 Jahre

Sammelakten über Ehelicherklärungen

100 Jahre

Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten in Zivilsachen sowie in Straf- und Bußgeldverfahren

Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr

5 Jahre

sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatserhebungen

2 Jahre

Lfd.

Nr.

zeichen

Angelegenheit

Aufbewah-

rungsfrist

Vor der Vernichtung

herauszunehmende

Schriftstücke

Bemerkungen

Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan)

über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen, Observanzen, Privilegien usw.)

20 Jahre

über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten

20 Jahre

Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen

5 Jahre

Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über

Akten der Prüfungsstellen nach § 9 Abs. 1, 2 ZRHO, der Prüfungsbehörden nach Nr. 7 Abs. 1 Buchst. b, Nr. 23 und Nr. 30 Abs. 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder

3 Jahre

Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Abs. 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nr. 21 b) zu bringen sind. Werden Register geführt, so sind diese 30 Jahre aufzubewahren.

Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung

5 Jahre

Listen der Empfänger von Geldauflagen in Ermittlungs-, Straf- und Gnadensachen und Liste der Empfänger von Geldbußen nebst den dazugehörigen Unterlagen

5 Jahre

Vorgänge über Bewerber, die nicht in Personalakten einmünden

2 Jahre

die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen

10 Jahre

Fortbildungsvorgänge

5 Jahre

sonstige Verwaltungsangelegenheiten

10 Jahre

Sammelakten über Ehelicherklärungen

100 Jahre

Sammelakten über die Anerkennung ausländischer Entscheidungen in Ehesachen

Akten über Verfahren

2 Jahre

Anträge und Entscheidungen

80 Jahre

Sammelakten über die Befreiung von der Beibringung des Ehefähigkeitszeugnisses für Ausländer

2 Jahre

Nachweisungen über die Verteilung der Vordrucke zu Hypotheken-, Grundschuld- und Rentenschuldbriefen sowie zu Schiffsbriefen und Schiffszertifikaten

100 Jahre

Akten über

die Prüfung von Rechtskandidaten

schriftliche Prüfungsarbeiten

sonstige Prüfungsunterlage

5 Jahre

50 Jahre

Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten können nach

5 Jahren vernichtet werden.

die Prüfung von Beamten einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten

10 Jahre

die Prüfung von Auszubildenden einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten

5 Jahre

Akten über die Eintragung von Versorgungsanwärtern in ein Bewerberverzeichnis

5 Jahre

Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten in Zivilsachen und Familiensachen sowie in Straf- und Bußgeldverfahren

Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr

5 Jahre

sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatserhebungen

2 Jahre

Lfd.

Nr.

zeichen

Angelegenheit

Aufbewah-

rungsfrist

Vor der Vernichtung herauszunehmende

Schriftstücke

Bemerkungen

Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan)

über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.)

20 Jahre

über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten

20 Jahre

Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen

5 Jahre

Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über

Akten der Prüfungsbehörden nach Nr. 8 Abs. 1 Buchst. c, Nr. 78 Abs. 1, Nr. 148 Abs. 3 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder

3 Jahre

Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Abs. 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nr. 31 b) zu bringen sind.

Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung

5 Jahre

die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen

10 Jahre

Fortbildungsvorgänge

5 Jahre

sonstige Verwaltungsangelegenheiten

10 Jahre

Berichtshefte sind wie die dazugehörige Sachakte aufzubewahren

5 Jahre

Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten in Ermittlungsverfahren und Verfahren nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz bei den Staatsanwaltschaften

Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr

5 Jahre

sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatserhebungen

2 Jahre

Lfd.

Nr.

zeichen

Angelegenheit

Aufbewah-

rungsfrist

Vor der Vernichtung herauszunehmende

Schriftstücke

Bemerkungen

Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan)

über Rechtsnormen (Gesetze, Verordnungen usw.)

20 Jahre

über sonstige Angelegenheiten mit Ausnahme der unter c) bezeichneten Beiakten

20 Jahre

Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung, Berichtssammlungen, Presseäußerungen und dergleichen

5 Jahre

Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisungen zum Generalaktenplan) über

Akten der Prüfungsbehörden nach Nr. 7 Abs. 1 Buchst. b, Nr. 23 und Nr. 30 Abs. 1 RiVASt in Verbindung mit den Zuständigkeitsregelungen der Länder

3 Jahre

Mit Ausnahme der Vorgänge, die wegen ihrer besonderen Bedeutung (§ 8 Abs. 5 GenAktVfg.) zu den Generalakten (Nr. 41 b) zu bringen sind

Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung

5 Jahre

die von den Aufsichtsbehörden vorgenommenen Prüfungsverhandlungen

10 Jahre

Fortbildungsvorgänge

5 Jahre

sonstige Verwaltungsangelegenheiten

10 Jahre

Berichte der Staatsanwaltschaften

20 Jahre

Akten über Unfallfürsorge für Gefangene

20 Jahre

Akten über

die Prüfung von Beamten einschl. der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten

10 Jahre

zu a) und b):

Anlagehefte mit schriftl. Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernichtet werden.

die Prüfung von Amtsanwälten einschl. der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten

10 Jahre

Schriftgut über die Erhebung von statistischen Daten in Ermittlungsverfahren und Verfahren nach dem Ordnungswidrigkeitengesetz bei den Staatsanwaltschaften

Jahrestabellen nach dem Kalenderjahr

5 Jahre

sonstige Tabellen und Durchschriften der Monatserhebungen

2 Jahre

StrEs

Akten über Ansprüche auf Entschädigung nach dem StrEG

5 Jahre

Lfd.

Nr.

zeichen

Angelegenheit

Aufbewah-

rungsfrist

Vor der Vernichtung herauszunehmende

Schriftstücke

Bemerkungen

Generalakten (Abschnitt B der Anweisung zum Generalaktenplan) mit Ausnahme der unter b) bezeichneten Beiakten

20 Jahre

Beiakten über Vorgänge von untergeordneter oder vorübergehender Bedeutung

5 Jahre

Sammelakten und Blattsammlungen (Abschnitt C der Anweisung zum Generalaktenplan) über

Eingaben, Beschwerden und ähnliche Angelegenheiten von vorübergehender Bedeutung

5 Jahre

sonstige Verwaltungsangelegenheiten

10 Jahre

Akten über das Auswahlverfahren bei der Einstellung von Beamten und über die Prüfung von Beamten einschließlich der Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten

10 Jahre

Anlagehefte mit schriftlichen Prüfungsarbeiten können nach 5 Jahren vernichtet werden.

Akten über Unfallfürsorge für Gefangene und Arrestanten

20 Jahre

II.

Diese Bekanntmachung tritt am 1. Januar 2012 in Kraft.

Mit Ablauf des 31. Dezember 2011 tritt die Bekanntmachung vom 16. August 2004 (JMBl S. 201), zuletzt geändert durch Bekanntmachung vom 9. Januar 2007 (JMBl S. 22), außer Kraft.