ArchivNotBek: Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten

Auf Grund des § 51 Abs. 5 Satz 1 der Bundesnotarordnung (BNotO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 24. Februar 1961 (BGBl I S. 97), zuletzt geändert durch Gesetz vom 27. April 2002 (BGBl I S. 1467), wird über die Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten folgendes bestimmt:

1.  Aktenverwahrung

¹Der Notar ist verpflichtet, seine Akten, Bücher, Verzeichnisse und Urkunden (Unterlagen) sorgfältig zu verwahren (§ 34 Abs. 3 Satz 1, § 45 des Beurkundungsgesetzes vom 28. August 1969, BGBl I 1513, zuletzt geändert durch Gesetz vom 23. Juli 2002, BGBl I 2850, § 18 der Dienstordnung für Notarinnen und Notare – DONot – vom 25. Januar 2001, JMBl S. 43). ²Ist das Amt eines Notars erloschen oder wird sein Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt, so ist die Verwahrung der Akten, Bücher und Verzeichnisse des Notars sowie der ihm amtlich übergebenen Urkunden in der Regel gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO einem Notar, nach Möglichkeit dem Amtsnachfolger des ausgeschiedenen Notars, zu übertragen.

2.  Aufbewahrungsfristen

2.1 

Für folgende Unterlagen der Notare gelten die nachstehenden Aufbewahrungsfristen:

– 5 Jahre für Sammelbände für Wechsel- und Scheckproteste (§ 5 Abs. 4 Satz 1 Spiegelstrich 4, § 21 DONot);

– 7 Jahre für Sammelakten und Blattsammlungen (Nebenakten) von den nicht zur Urkundensammlung zu nehmenden Schriftstücken sowie Blattsammlungen, die im Zusammenhang mit Verwahrungsgeschäften angelegt wurden (§ 22 DONot); der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen (§ 5 Abs. 4 Satz 1 Spiegelstrich 3 DONot);

– 30 Jahre für Kostenregister (§ 16 DONot), Verwahrungsbücher, Massenbücher, Namensverzeichnisse zu Massenbüchern, Anderkontenlisten und Generalakten (§ 5 Abs. 4 Satz 1 Spiegelstrich 2, §§ 10 ff., § 23 DONot).

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem ersten Tage des auf die letzte inhaltliche Bearbeitung folgenden Kalenderjahres (§ 5 Abs. 4 Satz 3 DONot).

2.2 

¹Dauernd aufzubewahren sind Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 5 Abs. 4 Satz 1 Spiegelstrich 1, §§ 8, 9, 13, § 18 Abs. 1, Abs. 4 DONot). ²Abschriften der Verfügungen von Todes wegen, die gemäß § 16 Abs. 1 Satz 5 DONot in der ab 1.1.1985 geltenden Fassung zu den Nebenakten genommen worden sind, sind abweichend von Nummer 2.1 dauernd aufzubewahren (§ 5 Abs. 4 Satz 2 DONot).

3.  Aussonderung und Vernichtung von nicht dauernd aufzubewahrenden Unterlagen

3.1 

Die nicht dauernd aufzubewahrenden Unterlagen nach Nummer 2.1 sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist durch den Notar auszusondern und zu vernichten, sofern nicht im Einzelfall ihre weitere Aufbewahrung erforderlich ist (§ 5 Abs. 4 Satz 4 DONot).

3.2 

¹Es ist sicherzustellen, dass Unbefugte keinen Einblick in die Unterlagen erhalten und Papier der Rohstoffverwertung zugeführt wird. ²Soweit die Vernichtung einem Privatunternehmen übertragen wird, muss die unverzügliche und datenschutzgerechte Vernichtung vertraglich nach dem Muster der Anlage 3 der Aussonderungsbekanntmachung Justiz vom 27. April 1994 (JMBl S. 71) in der jeweils geltenden Fassung gesichert werden. ³Insbesondere ist dafür Sorge zu tragen, dass die mit der Vernichtung beschäftigten Personen nach dem Verpflichtungsgesetz vom 2. März 1974 (BGBl I S. 547) in der jeweils geltenden Fassung auf die gewissenhafte Erfüllung ihrer Obliegenheiten und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. ⁴Die Vernichtung der Unterlagen soll unter Heranziehung der Deutschen Industrie Norm (DIN) 32757 erfolgen; der Sensibilität der zu vernichtenden Unterlagen ist Rechnung zu tragen.

4.  Aussonderung und Abgabe von dauernd aufzubewahrenden Unterlagen an ein Staatsarchiv

4.1 

¹Die dauernd aufzubewahrenden Unterlagen nach Nummer 2.2 können nach Ablauf einer Aufbewahrungszeit von 60 Jahren an die Staatsarchive abgegeben werden. ²Davon ausgenommen sind Erbverträge, bei denen nach §§ 2300a, 2263a des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) zu verfahren ist (§ 20 Abs. 4 Satz 1 DONot).

4.2 

Bei den Urkundensammlungen ist besonders darauf zu achten, dass sie nur jahrgangsweise abgegeben werden, weil die Abgabe einzelner Urkunden wegen der damit verbundenen Verlustgefahr nicht zweckmäßig ist.

4.3 

¹Werden Urkundensammlung und Urkundenrolle an die Staatsarchive abgegeben, so hat der Notar für Erbverträge, die nach Nummer 4.1 Satz 2 von der Abgabe an die Staatsarchive ausgenommen sind, ein Verzeichnis anzulegen, das die Angaben gemäß § 9 Abs. 1 Satz 3 DONot enthält. ²Die Anlage eines Verzeichnisses ist nicht erforderlich, soweit bei dem Notar ein Verzeichnis oder eine Kartei gemäß § 9 Abs. 2 DONot oder gemäß § 54 der Geschäftsordnung für die Notariate in Bayern vom 30. Oktober 1913 (JMBI S. 231) vorhanden ist.

4.4 

¹Die Notare übersenden dem zuständigen Staatsarchiv (Nummer 4.5) nach vorheriger Abstimmung über den Zeitpunkt die Unterlagen, die abgegeben werden sollen, unter Beilage eines Aussonderungsverzeichnisses entsprechend Anlage 2 der Aussonderungsbekanntmachung Justiz vom 27. April 1994 (JMBl S. 71) in der jeweils geltenden Fassung, soweit die Unterlagen nicht in der Urkundenrolle verzeichnet sind. ²Die Notare ordnen die zur Abgabe bestimmten Unterlagen in der Reihenfolge des Aussonderungsverzeichnisses. ³Die Unterlagen sind nach Möglichkeit in metallfreie Behälter umzulegen und von allen Metallteilen, z.B. Büro- oder Heftklammern, zu befreien. ⁴An den Unterlagen dürfen keine Veränderungen vorgenommen sowie Siegel, Wertmarken, Originalumschläge oder Originaldeckblätter usw. nicht entfernt werden.

4.5 

¹Die Zuständigkeit des Staatsarchivs bestimmt sich nach dem Amtssitz des Notars. ²Zuständig ist für die Notare mit dem Amtssitz

– im Oberlandesgerichtsbezirk München

das Staatsarchiv München (80501 München, Postfach 22 11 52)

– im Oberlandesgerichtsbezirk Nürnberg

das Staatsarchiv Nürnberg (90408 Nürnberg, Archivstr. 17)

– im Oberlandesgerichtsbezirk Bamberg

das Staatsarchiv Würzburg (97070 Würzburg, Residenz).

4.6 

¹Die Kosten der Anbietung und Übergabe tragen die Notare. ²Die dem Archiv dabei entstehenden Aufwendungen sind jedoch nicht zu erstatten.

5.  Bei den Amtsgerichten verwahrte Unterlagen

¹Die Bestimmungen der Nummern 2 bis 4 gelten auch für die bei den Amtsgerichten nach § 51 Abs. 1 BNotO verwahrten Unterlagen der Notare mit folgenden Maßgaben: ²Die Aussonderung der Unterlagen nach Nummern 3 und 4 und die Vernichtung nach Nummer 3 erfolgt durch die Amtsgerichte. ³Die in Nummer 4 genannten Unterlagen sind stets an die Staatsarchive abzugeben.

6.  Verwahrung der Unterlagen bei den Staatsarchiven

6.1 

¹Die abgegebenen Unterlagen der Notare werden bei den Staatsarchiven nach den für die Staatsarchive geltenden Bestimmungen verwahrt und verwaltet. ²Die Justizbehörden, die abgebenden Notare sowie die Notare, denen die Verwahrung der Unterlagen gemäß § 51 Abs. 1 Satz 2 BNotO übertragen wurde, sind berechtigt, die den Staatsarchiven übergebenen Unterlagen zu entleihen.

6.2 

Für die Erteilung von Ausfertigungen, vollstreckbaren Ausfertigungen und Abschriften aus den Notariatsakten gilt § 51 Abs. 5 Satz 2 BNotO.

7.  Schlussvorschriften

¹Diese Bekanntmachung tritt mit Wirkung vom 1. Februar 2003 in Kraft. ²Gleichzeitig tritt die Gemeinsame Bekanntmachung über die Aufbewahrung, Abgabe und Vernichtung von Notariatsakten vom 16. Mai 1972 (JMBl S. 83) außer Kraft.