Verordnung der Landesregierung über die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die elektronische Aktenführung im Bußgeldverfahren sowie die Einführung der elektronischen Aktenführung im Bußgeldverfahren bei den Bußgeldbehörden im Land Baden-Württemberg (E-Akten-Bußgeldbehörden-Verordnung - E-Akten-BußgeldVO) Vom 6. Dezember 2022

ABSCHNITT 1 Technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die elektronische Aktenführung

§ 1 Anwendungsbereich

Diese Verordnung ist anzuwenden auf elektronisch geführte Bußgeldakten der Verwaltungsbehörden, die als Bußgeldbehörden tätig sind. Bußgeldbehörde ist die für die Verfolgung und Ahndung von Ordnungswidrigkeiten zuständige Verwaltungsbehörde.

§ 2 Struktur und Format elektronischer Akten; Repräsentat

(1) In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze nach § 110b

OWiG übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert. Die Regelungen zur Aktenführung und Aktenordnung bleiben im Übrigen unberührt.

(2) Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte sollen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat soll den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist oder unverhältnismäßigen Aufwand erfordert, soll ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufgenommen werden. An die Stelle von Signaturdateien sollen im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung treten. Das Repräsentat soll druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sollen so nummeriert werden, dass sie eindeutig zitiert werden können.

(3) Bei der elektronischen Aktenführung sollen alle Daten vorgehalten werden, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der Bekanntmachung nach § 6

der Bußgeldaktenübermittlungsverordnung vom 6. April 2020 (BGBl. I S. 765) zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

§ 3 Bearbeitung der elektronischen Akte

(1) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.

(2) In der elektronischen Akte müssen alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. Insbesondere muss nachvollzogen werden können, welche Stelle die Akte zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.

(3) Die elektronische Akte darf nur von der jeweils lese- und schreibberechtigten Stelle eingesehen und bearbeitet werden können. Dies gilt auch, falls Lese- und Schreibrechte an der elektronischen Akte nur teilweise auf eine andere Stelle übergehen.

§ 4 Barrierefreiheit

Für elektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung gelten § 10 Absatz 1 und 2 des Landes-Behindertengleichstellungsgesetzes in der jeweils geltenden Fassung entsprechend. Diese sollen bereits bei Planung, Entwicklung, Ausschreibung und Beschaffung beachtet werden.

§ 5 Ersatzmaßnahmen

Im Fall technischer Störungen der elektronischen Aktenführung kann durch die Bußgeldbehörde angeordnet werden, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist. Art und Dauer der Störung sind zu dokumentieren. Bei anhaltenden technischen Störungen ist die jeweils zuständige Fachaufsichtsbehörde zu unterrichten.

ABSCHNITT 2 Einführung der elektronischen Aktenführung bei den Bußgeldbehörden

§ 6 Anordnung der elektronischen Aktenführung

Bei den in der Anlage bezeichneten Verwaltungsbehörden werden die Akten in den genannten Bußgeldverfahren ab dem angegebenen Zeitpunkt elektronisch geführt. Akten, die ab dem angegebenen Zeitpunkt neu angelegt werden, werden im Ganzen elektronisch geführt. Akten, die zum angegebenen Zeitpunkt bei der Bußgeldbehörde in den genannten Verfahren bereits in Papierform angelegt sind, können nach Einführung der elektronischen Aktenführung im Ganzen in Papierform weitergeführt werden oder können unter Berücksichtigung der für die Übertragung in die elektronische Form jeweils gültigen Vorschriften in die elektronische Form übertragen und danach im Ganzen als elektronische Akten geführt werden. Die jeweils zuständige Bußgeldbehörde entscheidet über das Vorgehen nach Satz 3.

§ 7 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Verkündung in Kraft

Anlage

(zu § 6)

Verwaltungsbehörden mit elektronischer Aktenführung im Bußgeldverfahren