Verordnung über die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die elektronische Aktenführung im Strafverfahren im Land Nordrhein-Westfalen (eAkten-Verordnung Strafverfahren – eAktVO Straf)

Verordnung über die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die elektronische Aktenführung im Strafverfahren im Land Nordrhein-Westfalen (eAkten-Verordnung Strafverfahren – eAktVO Straf)

Vom 19. August 2020 (Fn 1)

Auf Grund des § 32 Absatz 2 Satz 1 der Strafprozeßordnung in der Fassung der Bekanntmachung vom 7. April 1987 (BGBl. I S. 1074, 1319), der durch Artikel 1 des Gesetzes vom 5. Juli 2017 (BGBl. I S. 2208) eingefügt worden ist, in Verbindung mit § 1 der Verordnung über die Ermächtigung des Ministeriums der Justiz zum Erlass von Rechtsverordnungen zur elektronischen Aktenführung in Ordnungswidrigkeitsverfahren, Strafverfahren und Strafvollzugsverfahren vom 10. März 2020 (GV. NRW. S. 182), verordnet das Ministerium der Justiz:

§ 1 Anwendungsbereich

Diese Verordnung gilt für elektronisch geführte Strafverfahrensakten der Gerichte und Staatsanwaltschaften des Landes Nordrhein-Westfalen.

§ 2 Struktur und Format elektronischer Akten, Repräsentat

(1) In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die nach der auf der Grundlage des § 32 c der Strafprozeßordnung vom 7. April 1987 (BGBl. I S. 1074, 1319) in der jeweils geltenden Fassung erlassenen Rechtsverordnung als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind, werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

(2) Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können. Diese Dokumente bilden das Repräsentat. Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. An die Stelle von Signaturdateien treten im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.

(3) Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der Bekanntmachung nach § 6 der Strafaktenübermittlungsverordnung vom 14. April 2020 (BGBl. I S. 799) in der jeweils geltenden Fassung zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

§ 3 Bearbeitung der elektronischen Akte

(1) Elektronische Dokumente sowie sonstige Dateien und Informationen gelten als zur Akte genommen, wenn sie bewusst und dauerhaft in der elektronischen Akte gespeichert worden sind.

(2) Es ist sicherzustellen, dass in der elektronischen Akte alle Bearbeitungsvorgänge nachvollzogen werden können. Es ist insbesondere sicherzustellen, dass nachvollzogen werden kann, welche Stelle die Akte zu welchem Zeitpunkt bearbeitet hat.

(3) Es ist sicherzustellen, dass die elektronische Akte nur von der jeweils lese- und schreibberechtigten Stelle eingesehen und bearbeitet werden kann. Dies gilt auch, wenn die Lese- und Schreibrechte nur teilweise auf eine andere Stelle übergehen.

§ 4 Barrierefreiheit

Elektronische Akten und Verfahren zur elektronischen Aktenführung und -bearbeitung sollen technisch so gestaltet werden, dass sie, soweit technisch möglich, barrierefrei zugänglich und nutzbar sind. Hierzu sollen die Anforderungen an die Barrierefreiheit im Sinne der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung vom 12. September 2011 (BGBl. I S. 1843) in der jeweils geltenden Fassung bereits bei der Planung, Entwicklung, Ausschreibung und Beschaffung beachtet werden.

§ 5 (Fn 2) Führung als Papierakte

(1) Falls der Umfang des Verfahrens die elektronische Aktenführung nicht zulässt, kann die Behördenleitung des betroffenen Gerichts oder der Staatsanwaltschaft anordnen, dass der Ermittlungsvorgang oder die elektronische Akte ausgedruckt und dauerhaft in Papierform geführt wird. Die Entscheidung über die Anordnung der dauerhaften Aktenführung in Papierform ist in einem Verwaltungsvorgang zu dokumentieren.

(2) Eine elektronische Aktenführung ist ausgeschlossen, wenn auf das Verfahren oder Teile des Verfahrens der Runderlass des Innenministeriums „VS-Anweisung“ vom 9. April 2001 (MBl. NRW. S. 666) in der jeweils geltenden Fassung Anwendung findet.

§ 6 (Fn 2) Ersatzmaßnahmen

Im Fall technischer Störungen der elektronischen Aktenführung kann die Behördenleitung des betroffenen Gerichts oder der Staatsanwaltschaft anordnen, dass eine Ersatzakte in Papierform geführt wird. Diese ist in die elektronische Form zu übertragen, sobald die Störung behoben ist. Art und Dauer der Störung sind in einem Verwaltungsvorgang zu dokumentieren. Bei anhaltenden technischen Störungen ist das für Justiz zuständige Ministerium zu unterrichten.

§ 7 (Fn 2) Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am 1. Oktober 2020 in Kraft.

Der Minister der Justiz des Landes Nordrhein-Westfalen

Fussnoten