Verordnung über die Nutzung und die Gebührenerhebung des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen (Archivnutzungs- und Gebührenordnung Nordrhein-Westfalen - ArchivNGO NRW)

Verordnung über die Nutzung und die Gebührenerhebung des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen (Archivnutzungs- und Gebührenordnung Nordrhein-Westfalen - ArchivNGO NRW)

Vom 29. Mai 2015 (Fn 1)

Auf Grund des § 12 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 16. März 2010 (GV. NRW. S. 188) verordnet das Ministerium für Familie, Kinder, Jugend, Kultur und Sport:

§ 1 Geltungsbereich

Diese Verordnung gilt für das Landesarchiv Nordrhein-Westfalen.

§ 2 Nutzungsrecht

Nach Maßgabe des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 16. März 2010 (GV. NRW. S. 188), das zuletzt durch Gesetz vom 16. September 2014 (GV. NRW. S. 603) geändert worden ist, und dieser Verordnung stehen Archivgut, Vervielfältigungen und Findmittel auf Antrag jedermann für die Nutzung zur Verfügung.

§ 3 (Fn 2) Nutzungsarten

(1) Die Nutzung erfolgt grundsätzlich durch die persönliche Einsichtnahme im verwahrenden Archiv.

(2) Das Landesarchiv Nordrhein-Westfalen kann auf Antrag abweichend von Absatz 1 unter fachlichen Gesichtspunkten folgende Nutzungsarten zulassen:

1. schriftliche oder elektronische Anfragen,

2. Anforderung von Vervielfältigungen von Archivgut,

3. Versendung von Archivgut zur Einsichtnahme an einem anderen Ort,

4. Ausleihe von Archivgut zu Ausstellungszwecken und

5. Zugriff auf digitale Archivalien über Rechnernetzwerke.

§ 4 (Fn 2) Nutzung von Archivgut, Vervielfältigungen und Findmitteln

(1) Die Nutzung richtet sich nach den §§ 6 und 7 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen.

(2) Anträge nach § 7 Absatz 6 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen sind mit genauer Bezeichnung des Themas der Arbeit, detaillierter Angabe des in Frage kommenden Archivguts und ausführlicher Begründung schriftlich oder elektronisch an die zuständige Abteilung des Landesarchivs zu richten. Von der antragstellenden Person können Empfehlungen angefordert werden, die geeignet sind, den Antrag zu begründen.

(3) Für den Umgang mit Verschlusssachen (VS) gilt der Runderlass des Innenministeriums „VS-Anweisung“ vom 9. April 2001 (MBl. NRW. S. 666), der durch Runderlass vom 13. Juni 20014 (MBl. NRW. S. 610) geändert worden ist. Darüber hinaus dürfen im Landesarchiv archivierte Verschlusssachen nur mit Zustimmung der abliefernden Stelle Dritten zugänglich gemacht werden.

§ 5 (Fn 2) Nutzungsvoraussetzungen

(1) Die Genehmigung der Nutzung erfolgt auf Antrag, der schriftlich oder elektronisch beim Landesarchiv zu stellen ist. Hierbei ist separat für jedes Nutzungsvorhaben Folgendes anzugeben:

1. der Zweck und der Gegenstand der Nutzung in möglichst präziser zeitlicher und sachlicher Eingrenzung,

2. der Name, der Vorname und die Anschrift der antragstellenden Person oder der beauftragenden Person, wenn die Nutzung im Auftrag einer oder eines Dritten erfolgt, oder

3. im Falle der Vertretung der Name, der Vorname und die Anschrift der Vertreterin oder des Vertreters unter Nachweis der Vertretungsvollmacht. Im Falle der Antragstellung durch juristische Personen, Vereinigungen und Behörden gilt § 12 Absatz 1 Nummer 3 und 4 Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 12. November 1999 (GV. NRW. S. 602), das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 20. Mai 2014 (GV. NRW. S. 294) geändert worden ist, für die Leitungen, Vertretungen und Beauftragten entsprechend.

Die antragstellende Person ist verpflichtet, diese Angaben in zutreffender Art und Weise und der Wahrheit entsprechend zu machen und sich auf Verlangen auszuweisen. Ansonsten kann die Genehmigung widerrufen werden. Vor Einsichtnahme in Archivgut müssen minderjährige antragstellende Personen die Einwilligungserklärung ihres gesetzlichen Vertreters oder ihrer gesetzlichen Vertreterin vorlegen. Für Schülergruppen stellt die betreuende Lehrkraft einen Sammelantrag.

(2) Das Landesarchiv ist berechtigt, die Nutzung von Archivgut von der Vorlage eines auf die Nutzerin oder den Nutzer ausgestellten Nutzungsausweises abhängig zu machen.

(3) Abweichend von Absatz 2 kann bei Nutzungen nach § 3 Absatz 2, insbesondere bei schriftlichen oder elektronischen Anfragen, auf die Ausstellung eines Nutzungsausweises verzichtet werden.

(4) Über den Nutzungsantrag entscheidet das Landesarchiv, das die Genehmigung an Bedingungen knüpfen und mit Auflagen versehen kann. Auf eine bestimmte Art, Form oder einen bestimmten Umfang der Nutzung besteht kein Anspruch. Nutzungsgenehmigungen sind fünf Kalenderjahre ab Erteilung der Genehmigung gültig.

(5) Die Nutzungsgenehmigung kann außer aus den in § 6 Absatz 2 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen genannten Gründen eingeschränkt oder versagt werden, wenn

1. die antragstellende Person bei früherer Nutzung von Archivgut schwerwiegend gegen die Archivnutzungsordnung verstoßen oder festgelegte Nutzungsbedingungen oder -auflagen nicht eingehalten hat,

2. der Ordnungszustand des Archivguts oder Vereinbarungen mit Eigentümerinnen oder Eigentümern von Archivgut dies erfordern,

3. Archivgut aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger anderweitiger Nutzung nicht verfügbar ist,

4. die personellen und sachlichen Kapazitäten des Landesarchivs vorübergehend eine Nutzung nicht zulassen oder

5. der mit der Nutzung verfolgte Zweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder andere Veröffentlichungen oder in Reproduktionen erreicht werden kann.

Bei Versagung der Nutzungsgenehmigung sind die Gründe – auf Antrag schriftlich oder elektronisch – mitzuteilen.

(6) Die nutzende Person ist zu verpflichten, alle Bestimmungen des Landesarchivs zu beachten und Nutzungsbedingungen oder Nutzungsauflagen einzuhalten. Zudem ist sie verpflichtet, Urheber- oder Persönlichkeitsrechte sowie andere schutzwürdige Belange Dritter zu beachten. Auf Verlangen hat sie darüber eine Erklärung in schriftlicher Form abzugeben.

§ 6 Einsichtnahme im Lesesaal

(1) Für das Verhalten während der Arbeit in den Lesesälen, die Behandlung der Archivalien, Vervielfältigungen und Findmittel sowie die Bestellung und Rückgabe von Archivalien gelten die Vorschriften der Lesesaalordnung des Landesarchivs.

(2) Die Hand- und die Dienstbibliothek des Landesarchivs können nur innerhalb des Lesesaals genutzt werden, wobei Einzelheiten der Nutzung der Dienstbibliothek vom Landesarchiv geregelt werden.

(3) Für die Nutzung von Archivalien, die von anderen Archiven oder Instituten übersandt werden, gelten die gleichen Bedingungen wie für die Archivalien des Landesarchivs Nordrhein-Westfalen, sofern die übersendende Stelle nicht anderslautende Auflagen macht. Kosten und anfallende Gebühren tragen diejenigen, die die Versendung veranlasst haben.

(4) Die Verwendung nutzereigener Geräte bedarf der Genehmigung durch das Landesarchiv und darf nicht zur Störung anderer Personen führen.

§ 7 Beratung

Zur Beratung steht während der Dienststunden Fachpersonal zur Verfügung. Die Beratung bezieht sich auf nutzungsrelevante Abläufe, Bestände, Findmittel sowie den Umgang mit Archivgut. Ein Anspruch auf weitergehende Unterstützung (zum Beispiel beim Lesen und Auswerten der Findmittel und Archivalien) besteht nicht.

§ 8 (Fn 2) Schriftliche Auskünfte

(1) Bei schriftlichen oder elektronischen Anfragen sind Zweck und Gegenstand der Anfrage genau anzugeben.

(2) Die schriftlichen oder elektronischen Auskünfte des Landesarchivs beschränken sich in der Regel auf Hinweise auf einschlägige Findmittel und Bestände.

(3) Ein Anspruch auf Auskünfte, die eine beträchtliche Arbeitszeit erfordern, oder auf Beantwortung von wiederholten Anfragen besteht nicht.

§ 9 Versendung

(1) Auf die Versendung von Archivgut zur Einsichtnahme außerhalb des Lesesaals der das betreffende Archivgut verwahrenden Abteilung des Landesarchivs besteht kein Rechtsanspruch. Die Entscheidung über die Versendung liegt beim Landesarchiv.

(2) Die Versendung kann auf begründeten Antrag hin in Ausnahmefällen und nur in sehr beschränktem Umfang zur Nutzung in hauptamtlich verwaltete Archive des Inlands erfolgen, sofern diese sich verpflichten, das Archivgut in den Diensträumen unter ständiger fachlicher Aufsicht nur der antragstellenden Person vorzulegen, es diebstahl- und feuersicher zu verwahren, keine Kopien oder Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der vom Landesarchiv bestimmten Ausleihfrist, die vier Wochen nicht überschreiten soll, in der von diesem bestimmten Versendungsart zurücksenden. Die Ausleihfrist kann auf Antrag verlängert werden.

(3) Über die Art der Versendung entscheidet das Landesarchiv, wobei eine Sendung höchstens zehn Archivalieneinheiten umfassen soll. Die Kosten tragen diejenigen, die die Versendung veranlasst haben.

(4) Abweichend von Absatz 2 ist die Versendung an die Eigentümerin oder den Eigentümer des Archivguts zulässig. Eigentümer im Sinne von Satz 1 ist auch jeder Miteigentümer zum Bruchteil oder zur gesamten Hand.

(5) Aus wichtigen Gründen können versandte Archivalien jederzeit zurückgefordert werden.

(6) Das Landesarchiv hat bei Versendung von Archivgut die Empfängerin oder den Empfänger zur Beachtung der Vorschriften dieser Verordnung zu verpflichten.

(7) Von der Versendung ausgeschlossen sind

1. Archivalien, die

a) Nutzungsbeschränkungen unterliegen,

b) wegen ihres hohen Wertes, ihres Ordnungs- und Erhaltungszustandes, wegen ihres Formates oder aus anderen Sicherheits- oder konservatorischen Gründen versendungsunfähig sind,

c) häufig genutzt werden oder

d) noch nicht ausreichend verzeichnet sind, und

2. Findmittel.

§ 10 Ausleihe

(1) Auf die Ausleihe von Archivalien zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit, insbesondere für Ausstellungen, besteht kein Rechtsanspruch. Die Entscheidung über die Ausleihe trifft das Landesarchiv, das für die Sicherheit des ausgestellten Archivguts notwendige Auflagen und Bedingungen festlegt. Eine Ausleihe ist nur zulässig, sofern der Ausstellungszweck nicht durch Vervielfältigungen erfüllt werden kann. § 4 gilt entsprechend. Für die Versendung von Archivalien zur Ausleihe gelten die Bestimmungen des § 9.

(2) Der Antrag auf Genehmigung zur Ausleihe ist zu begründen.

(3) Über die Ausleihe ist zwischen dem Leihgeber und dem Entleiher ein Leihvertrag nach dem vom Landesarchiv vorgegebenen Muster abzuschließen.

§ 11 (Fn 2) Vervielfältigungen

(1) Zur Nutzung außerhalb des Landesarchivs können nutzende Personen auf Antrag und auf eigene Kosten Vervielfältigungen von uneingeschränkt für die Nutzung freigegebenen Archivalien in den Werkstätten des Landesarchivs anfertigen lassen.

(2) Ein Anspruch auf Herstellung von Vervielfältigungen besteht nicht. Insbesondere besteht kein Anspruch auf Durchführung größerer Aufträge zu Lasten anderer Nutzer oder des Dienstbetriebes im Landesarchiv.

(3) Die Genehmigung für die Anfertigung einer Vervielfältigung in den Werkstätten des Landesarchivs kann versagt werden, wenn

1. Überformate entstehen,

2. das Interesse anderer nutzender Personen beeinträchtigt ist oder

3. der Dienstbetrieb im Landesarchiv beeinträchtigt ist.

(4) Vervielfältigungen dürfen nur hergestellt werden, wenn dies ohne Beschädigung der Archivalien möglich ist. Über das Reproduktionsverfahren, die Zielformate, die zu verwendenden Datenträger und den Versendungsweg entscheidet das Landesarchiv.

(5) Vervielfältigungen dürfen nur mit schriftlicher oder elektronischer Genehmigung des Landesarchivs weiter vervielfältigt, an Dritte weitergegeben oder veröffentlicht werden. Dabei sind der Aufbewahrungsort und die Archivsignatur des Originals anzugeben. Auf die dem Landesarchiv zustehenden Vervielfältigungs-, Weitergabe und Veröffentlichungsrechte ist hinzuweisen.

§ 12 Gebühren und Auslagen

(1) Das Landesarchiv Nordrhein-Westfalen erhebt für die von ihm erbrachten Leistungen sowie für die Nutzung seiner Einrichtungen Verwaltungs- und Nutzungsgebühren sowie Auslagen nach dieser Verordnung.

(2) Die Verwaltungs- und Nutzungsgebühren werden nach den Sätzen des als Anlage beigefügten Gebührenverzeichnisses erhoben.

(3) Von der Erhebung von Verwaltungs- und Nutzungsgebühren sowie von Auslagen kann auf formlosen Antrag abgesehen werden, wenn dies aus Gründen der Billigkeit, insbesondere zur Vermeidung sozialer Härten, geboten erscheint. Dasselbe gilt für Amtshandlungen des Landesarchivs, wenn diese dem öffentlichen Interesse dienen.

(4) Auslagen für die von der nutzenden Person beantragten oder sonst verursachten Leistungen, insbesondere für Verpackung, Wertversicherung, Einschreib- oder Eilsendungen, Porto (ausgenommen Standard- und Kompaktbriefe) und Vervielfältigungen sind zu erstatten. Entstandene Auslagen sind auch dann zu erstatten, wenn Verwaltungs- und Nutzungsgebühren nach dieser Verordnung nicht zu entrichten sind.

§ 13 Ergänzende Bestimmungen des Landesarchivs

Das Landesarchiv kann zu dieser Verordnung ergänzende Bestimmungen treffen.

§ 14 Inkrafttreten

Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft.

Die Ministerin

für Familie, Kinder, Jugend,

Kultur und Sport

des Landes Nordrhein-Westfalen

Anlagen: Anlage

Fussnoten