Verordnung über die Wirtschaftsführung der Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (Hochschulwirtschaftsführungsverordnung – HWFVO)

Verordnung über die Wirtschaftsführung der Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (Hochschulwirtschaftsführungsverordnung – HWFVO)

Vom 11. Juni 2007 (Fn 1)

Aufgrund § 5 Abs. 9 Gesetz über die Hochschulen des Landes Nordrhein-Westfalen (Hochschulgesetz – HG -; Artikel 1 Hochschulfreiheitsgesetz - HFG -) vom 31. Oktober 2006 (GV. NRW. S. 474) und § 4 Abs. 5 Gesetz über weitere dienstrechtliche und sonstige Regelungen im Hochschulbereich (Artikel 7 Hochschulfreiheitsgesetz - HFG -) vom 31. Oktober 2006 (GV. NRW. S. 474) wird im Einvernehmen mit dem Finanzministerium verordnet:

§ 1  (Fn 2) Geltungsbereich

(1) Die Verordnung gilt für die in § 1 Absatz 2 des Hochschulgesetzes vom 16. September 2014 (GV. NRW. S. 547) in der jeweils geltenden Fassung genannten Universitäten und Fachhochschulen.

(2) Ministerium im Sinne dieser Verordnung ist das für die Rechtsaufsicht über die Hochschulen nach § 76 Abs. 1 Hochschulgesetz zuständige Ministerium.

§ 2 (Fn 3) Grundsätze der Wirtschaftsführung

(1) Der Wirtschaftsplan der Hochschulen muss in jedem Jahr in Planung und Rechnung ausgeglichen sein. Die Liquidität einschließlich der Finanzierung der Investitionen ist sicherzustellen. Die Hochschule darf sich nicht überschulden. Hochschulen mit kaufmännischem Rechnungswesen sind überschuldet, wenn nach der Bilanz das Eigenkapital aufgebraucht wird. In Einzelfällen können im Einvernehmen mit dem Ministerium von den Sätzen 1 bis 3 abweichende Regelungen getroffen werden.

(2) Bei Hochschulen mit kaufmännischem Rechnungswesen ist der Wirtschaftsplan ausgeglichen, wenn der Gesamtbetrag der Erträge die Höhe des Gesamtbetrages der Aufwendungen erreicht oder übersteigt. Der Ausgleich gilt als erfüllt, wenn der Fehlbetrag in der Ergebnisrechnung durch Inanspruchnahme von Rücklagen oder Gewinnvorträgen gedeckt wird. In Einzelfällen können im Einvernehmen mit dem Ministerium von den Sätzen 1 und 2 abweichende Regelungen getroffen werden.

§ 3 (Fn 4, 5) Wirtschaftsplan

(1) Basis der Wirtschaftsführung der Hochschulen ist der jeweilige Wirtschaftsplan. Er umfasst alle zu erwartenden Erträge und die zur Erfüllung der Hochschulaufgaben voraussichtlich erforderlichen Aufwendungen (ohne Fachbereich Medizin). Das Ministerium gibt die Mindestbestandteile des Wirtschaftsplans vor.

(2) Wirtschaftsjahr ist das Kalenderjahr. Stellt das Land einen Haushaltsplan für zwei Jahre auf, so kann hinsichtlich des Wirtschaftsplans entsprechend verfahren werden.

(3) Die Bewirtschaftung der Zuschüsse für den laufenden Betrieb und die Investitionen erfolgt auf der Grundlage des Wirtschaftsplans. Durch den Wirtschaftsplan werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten weder begründet noch aufgehoben.

§ 4 (Fn 4) Zahlungsunfähigkeit

(1) Zahlungsunfähigkeit im Sinne des § 5 Abs. 6 Hochschulgesetz ist eingetreten, wenn die Hochschule nicht in der Lage ist, die fälligen Zahlungsverpflichtungen innerhalb eines Monats zu erfüllen. Einer Hochschule droht Zahlungsunfähigkeit im Sinne des § 5 Abs. 6 Hochschulgesetz, wenn sie voraussichtlich nicht in der Lage sein wird, die innerhalb eines Wirtschaftsjahres bestehenden Zahlungspflichten im Zeitpunkt der Fälligkeit zu erfüllen.

(2) Entwicklungen, die die Zahlungsfähigkeit der Hochschule gefährden könnten, sind dem Ministerium unverzüglich anzuzeigen. Für den Fall der drohenden oder eingetretenen Zahlungsunfähigkeit hat die Hochschule zeitgleich mit der Anzeige unter Darlegung der Gründe für den Eintritt der Zahlungsunfähigkeit ein geeignetes Konzept für die Abwendung der drohenden oder eingetretenen Zahlungsunfähigkeit bzw. zur Sicherung der künftigen wirtschaftlichen Handlungsfähigkeit dem Ministerium vorzulegen.

§ 5 (Fn 4, 5) Zuschüsse, Zentralmittel

(1) Die Zuschüsse nach § 5 Abs. 2 Satz 1 Hochschulgesetz werden den Hochschulen entsprechend den haushaltsrechtlichen Vorschriften des Landes bereitgestellt. Sie fallen nach § 5 Abs. 3 Hochschulgesetz in das Vermögen der Hochschule. Ihre haushaltsrechtliche Behandlung richtet sich ausschließlich nach dem Hochschulgesetz und dieser Verordnung, soweit das Haushaltsgesetz keine andere Regelung trifft. Auf andere vom Land zur Verfügung gestellte Mittel finden die §§ 23, 44 Landeshaushaltsordnung und die dazu erlassenen Verwaltungsvorschriften Anwendung.

(2) Falls vom Land zur Verfügung gestellte Mittel zum Zwecke der Förderung Dritten überlassen werden, sind die Vorschriften des Zuwendungsrechts entsprechend anzuwenden. Dies gilt nicht für Mittel, die für Lehre und Forschung der Hochschulmedizin oder analog zu § 5 Absatz 2 Satz 1 des Hochschulgesetzes zur Verfügung gestellt werden.

§ 6 (Fn 4, 5) Kreditermächtigung

Hochschulen, die die in § 5 Abs. 5 Hochschulgesetz genannten Voraussetzungen erfüllen, dürfen insgesamt maximal Kredite bis zur doppelten Höhe der aus Jahresüberschüssen gebildeten Rücklagen aufnehmen, die gemäß den nach § 11 Abs. 2 dieser Verordnung ergangenen Regelungen sowie den hierzu erlassenen Verwaltungsvorschriften gebildet wurden. Maßgeblicher Bewertungsstichtag ist der 31. Dezember des jeweiligen Vorjahres. Zulässige Finanzinstrumente sind auf Euro lautende Kreditverträge, Schuldscheine und Anleihen. Die Übernahme von Bürgschaften und Garantien wird auf den Höchstbetrag nach Satz 1 angerechnet. In Einzelfällen können im Einvernehmen mit dem Ministerium abweichende Regelungen getroffen werden.

§ 7 (Fn 2) Versorgung, Beihilfen

(1) Zur Ermittlung der von den Hochschulen nach § 83 Absatz 4 des Hochschulgesetzes zu tragenden Versorgungs- und Beihilfeleistungen übersenden die Hochschulen dem Ministerium jährlich bis Ende Oktober eine Gegenüberstellung der besetzten Planstellen für das laufende Wirtschaftsjahr (Stichtag 1. Oktober) mit den im Haushalt ausgewiesenen Stellenübersichten für Beamtinnen und Beamte (Nominalstellen). Das Ministerium gibt die Gliederung vor.

(2) Das Ministerium stellt die Veränderungen, die nicht nach § 83 Absatz 4 des Hochschulgesetzes berücksichtigt werden, fest. Dies gilt auch für die im Haushalt ausgewiesenen Leerstellen für gemeinsame Berufungen mit außeruniversitären Einrichtungen und Stellen für abgeordnete Beamtinnen und Beamte.

(3) Veränderungen, die nicht nach § 83 Absatz 4 des Hochschulgesetzes berücksichtigt werden, werden den Hochschulen

1. mit einem pauschalen Versorgungszuschlag von 30 vom Hundert auf der Basis der aktuellen vom für Finanzen zuständigen Ministerium festgestellten Personalkostendurchschnittssätze und

2. mit einer durch das für Finanzen zuständige Ministerium festgestellten aktuellen Beihilfepauschale

in Rechnung gestellt.

(4) Trifft die Hochschule die Entscheidung, eine Hochschullehrerin beziehungsweise einen Hochschullehrer oder eine Laufbahnbewerberin beziehungsweise einen Laufbahnbewerber im Wege der Erteilung einer Ausnahme zu ernennen, die oder der das jeweilige Höchstalter nach dem Hochschulgesetz in der jeweils geltenden Fassung, dem Landesbeamtengesetz vom 14. Juni 2016 (GV. NRW. S. 310, ber. S. 642) in der jeweils geltenden Fassung oder anderen beamtenrechtlichen Vorschiften des Landes überschritten hat, durch Erteilung einer Ausnahme zu ernennen, leistet sie einen zusätzlichen einmaligen, nach Lebensalter gestaffelten Betrag an das Land. Die Höhe des zu leistenden Betrages wird vom Ministerium gemäß § 1 Absatz 2 festgesetzt. Grundlage für die Festsetzung ist der unter Zugrundelegung einer pauschalierten Bezugsdauer des Ruhegehalts ermittelte Barwert der Versorgung. Zur Abgeltung von Besonderheiten des Einzelfalls wird der Barwert um einen pauschalen Prozentsatz gekürzt. Diese Regelung findet keine Anwendung auf Beamtinnen und Beamte, für die das Land ohnehin die Versorgungsleistungen übernimmt. Dies gilt auch, wenn das Land Ausgleichszahlungen nach dem Versorgungslastenteilungs-Staatsvertrag vom 16. Dezember 2009 und 26. Januar 2010 (Anlage zu GV. NRW. S. 137) oder vergleichbaren Regelungen für die Beamtin oder den Beamten erhält.

(5) Ausgleichszahlungen, die eine Hochschule im Falle der Übernahme einer Beamtin oder eines Beamten nach dem Versorgungslastenteilungs-Staatsvertrag oder vergleichbaren Regelungen erhält, sind an das Land abzuführen.

(6) In Fällen von Beurlaubungen ohne Dienstbezüge für die Wahrnehmung einer Tätigkeit bei einem anderen Dienstherrn oder Arbeitgeber, deren Zeiten nach § 6 Absatz 1 Satz 2 Nummer 4 in Verbindung mit Absatz 2 des Landesbeamtenversorgungsgesetzes vom 14. Juni 2016 (GV. NRW. S. 310, ber. S. 642) in der jeweils geltenden Fassung als ruhegehaltfähig berücksichtigt werden sowie in Fällen von Zuweisungen nach § 123 a Beamtenrechtsrahmengesetz und bei gemeinsamen Berufungen sind Versorgungszuschläge zu erheben und an das Land abzuführen. Der Versorgungszuschlag beträgt 30 v. H. der jeweils ruhegehaltfähigen Dienstbezüge einschließlich etwaiger Sonderzahlungen. Bei Beurlaubungen an einen Dienstherrn, für dessen Beamte das Land die Versorgungsleistungen übernimmt, entfällt ein Versorgungszuschlag. Das für das Versorgungsrecht des öffentlichen Dienstes zuständige Ministerium kann weitere Ausnahmen regeln.

(7) Die Berechnung und Zahlbarmachung der Besoldung, Versorgung und Entgelte, die Berechnung und Festsetzung des Versorgungszuschlags nach Absatz 6 sowie die Beihilfebearbeitung für die Versorgungsempfänger und deren Hinterbliebenen obliegen dem Landesamt für Besoldung und Versorgung. Die Inanspruchnahme durch die Hochschulen erfolgt insoweit unentgeltlich.

§ 8 (Fn 4, 5) Vergabe von Aufträgen

(1) Der Vergabe von Aufträgen muss eine öffentliche Ausschreibung oder eine Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb vorausgehen, sofern nicht die Natur des Geschäfts oder besondere Umstände eine Ausnahme rechtfertigen. Teilnahmewettbewerb ist ein Verfahren, bei dem der öffentliche Auftraggeber nach vorheriger öffentlicher Aufforderung zur Teilnahme eine beschränkte Anzahl von geeigneten Unternehmen nach objektiven, transparenten und nichtdiskriminierenden Kriterien auswählt und zur Abgabe von Angeboten auffordert.

(2) Für die Vergabe von Aufträgen unterhalb der von der Europäischen Union vorgegebenen Schwellenwerte gelten die Richtlinien des Ministeriums.

(3) Soweit vom Land Rahmenvereinbarungen mit ressortübergreifender Wirkung ausgeschrieben werden, können auch die Hochschulen teilnehmen, sofern sie vorher entsprechende Teilnahmeerklärungen abgeben. Die Hochschulen werden über das Ministerium von dem für die Ausschreibung zuständigen Ministerium am Vergabeverfahren beteiligt. Sofern eine Rahmenvereinbarung ausschließlich über den elektronischen Einkaufskatalog des Landes vorbereitet oder ausgeführt wird, finden Sätze 1 und 2 nur Anwendung, wenn die Hochschule einen Zugang zu dem Einkaufskatalog realisiert hat. Derzeit bestehende Verträge bleiben unberührt.

§ 9 (Fn 4, 5) Zahlungsverkehr, Vollstreckung, Buchführung

(1) Die Hochschulen nehmen ihren Zahlungsverkehr, das privatrechtliche Mahn- und Vollstreckungswesen und die Buchführung selbst wahr. § 77 Abs. 2 und 3 Hochschulgesetz bleiben unberührt.

(2) Die Zahlungsabwicklung und die Buchführung dürfen nicht von denselben Beschäftigten wahrgenommen werden. Zahlungsaufträge sind von zwei Beschäftigten freizugeben. Jeder Zahlungsvorgang ist zu erfassen und zu dokumentieren.

(3) Die Buchführung ist mindestens dreimal wöchentlich mit den Bankkonten abzugleichen. Am Ende des Wirtschaftsjahres sind sie für die Aufstellung des Jahresabschlusses abzuschließen und das Finanzvermögen festzustellen.

(4) Die Zahlungsabwicklung ist mindestens einmal jährlich von der Kanzlerin oder dem Kanzler oder einem von ihnen Beauftragten unvermutet zu prüfen.

(5) Die Hochschulen führen 50 Prozent der Abschläge, die nach dem Gesetz über Rabatte für Arzneimittel vom 22. Dezember 2010 (BGBl. I S. 2262, 2275), das zuletzt durch Artikel 4 des Gesetzes vom 4. Mai 2017 (BGBl. I S. 1050) geändert worden ist, seitens der pharmazeutischen Industrie den Beihilfe-Kostenträgern zu gewähren sind, an das Land ab. Auf die Geltendmachung dieses Anspruchs des Landes kann nicht verzichtet werden. Die Ermittlung der den Rabattanspruch begründenden Daten und deren nachfolgende Weiterleitung an ZESAR - Zentrale Stelle zur Abrechnung von Arzneimittelrabatten GmbH ist Bestandteil der Bearbeitung von Beihilfeanträgen. Die damit verbundenen Kosten sind mit dem Einbehalt der Erstattungsbeträge abgegolten. Eine gesonderte Kostentragung durch das Land erfolgt nicht.

§ 10 (Fn 4, 5) Sicherheitsstandards und interne Aufsicht

(1) Die Kanzlerin oder der Kanzler regelt die Erledigung der Aufgaben des Zahlungsverkehrs und der Buchführung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie der Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse und des von der Hochschule selbst wahrgenommenen Aufgabenumfangs in einer Dienstanweisung. Sie ist dem Ministerium zur Kenntnis zu geben.

(2) Die Dienstanweisung nach Absatz 1 bestimmt mindestens

1. die Aufbau- und Ablauforganisation der Buchführung,

2. den Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Buchhaltung,

3. die Verwaltung von Zahlungsmitteln,

4. die Sicherheit und Überwachung der Buchführung und

5. die sichere Verwahrung und die Verwaltung von Wertgegenständen.

§ 11 (Fn 4, 5) Anwendung kaufmännischer Grundsätze

(1) Die Hochschulen richten ihre Wirtschaftsführung und Rechnungslegung nach kaufmännischen Grundsätzen ein. Insoweit gelten sinngemäß die Regelungen des Handelsgesetzbuches in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 4100-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, das zuletzt durch Artikel 11 Absatz 28 des Gesetzes vom 18. Juli 2017 (BGBl. I S. 2745) geändert worden ist und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung. Bei der Anwendung ist die besondere Aufgabenstellung der Hochschulen nach § 3 Hochschulgesetz zu berücksichtigen. Die Buchführung muss Auswertungen nach der Gliederung des Wirtschaftsplans, in sachlicher und zeitlicher Ordnung sowie Soll - Ist - Vergleiche zulassen.

(2) Zur Gewährleistung der Vergleichbarkeit der Ergebnisse erstellt das Ministerium Vorgaben für die Verwendung des bundeseinheitlichen Verwaltungskontenrahmens in der für das Land Nordrhein-Westfalen geltenden Fassung sowie Bewertungs-, Inventur- und Buchungsrichtlinien.

§ 12 (Fn 4, 5) Jahresabschluss

(1) Der Jahresabschluss der Hochschulen ist sinngemäß nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches für große Kapitalgesellschaften aufzustellen und besteht aus der Bilanz, der Ergebnisrechnung und dem Anhang. Er wird durch einen Lagebericht ergänzt. Der Jahresabschluss ist innerhalb der ersten sechs Monate nach Ende des Wirtschaftsjahres vom Rektorat aufzustellen. In Einzelfällen können im Einvernehmen mit dem Ministerium von den Sätzen 1 bis 3 abweichende Regelungen getroffen werden.

(2) Unabhängig von einer möglichen Prüfung durch den Landesrechnungshof lassen die Hochschulen den Jahresabschluss und den Lagebericht durch eine Abschlussprüferin oder einen Abschlussprüfer unter entsprechender Anwendung des § 317 des Handelsgesetzbuches prüfen. Sie sollen jeweils vor Abschluss des Wirtschaftsjahres beauftragt werden, auf das sich die Prüfungstätigkeit bezieht. Im Rahmen der Jahresabschlussprüfung ist in entsprechender Anwendung des § 53 Absatz 1 Nummer 1 und 2 des Haushaltsgrundsätzegesetzes vom 19. August 1969 (BGBl. I S. 1273), das zuletzt durch Artikel 10 des Gesetzes vom 14. August 2017 (BGBl. I S. 3122) geändert worden ist, ferner die Ordnungsmäßigkeit der Geschäftsführung zu prüfen und über die wirtschaftlich bedeutsamen Sachverhalte zu berichten.

(3) Im Anhang des Jahresabschlusses ist das Ergebnis der Trennung von nicht-wirtschaftlicher und wirtschaftlicher Tätigkeit nach der vom Ministerium vorgegebenen Gliederung nachzuweisen (Trennungsrechnung).

(4) Der geprüfte Jahresabschluss dient in Verbindung mit dem Prüfbericht der Abschlussprüferin oder des Abschlussprüfers  als Nachweis der Ordnungsmäßigkeit der Rechnungslegung unter Berücksichtigung der hochschulspezifischen Rechnungslegungsvorschriften. Dieser gilt als Nachweis der sachgerechten Verwendung der im Rahmen des Globalhaushalts gewährten Landeszuschüsse. Die Unterlagen sind dem Ministerium bis zum 30. September des auf das Wirtschaftsjahr folgenden Jahres vorzulegen.

§ 13 (Fn 6) Dienstkraftfahrzeuge

(1) Die Beschaffung, Haltung, Betrieb und Aussonderung der Dienstkraftfahrzeuge, die im Eigentum der Hochschule stehen, oder die Unterhaltung von Dienstkraftfahrzeugen auf Kosten der Hochschule hat nach den Grundätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu erfolgen. Die Hochschule stellt interne Regeln beziehungsweise Dienstanweisungen auf, welche ein transparentes Verfahren bei der Beschaffung und Nutzung der Dienstkraftfahrzeuge gewährleisten. Über die Maßnahmen nach den Sätzen 1 und 2 sind durch die Hochschule prüffähige Unterlagen vorzuhalten.

(2) Die Hochschulen haben die Möglichkeit einer Beteiligung an der zentralen Beschaffung von Dienstkraftfahrzeugen. Die Meldung der Beteiligten am Beschaffungsverfahren erfolgt an das für Wissenschaft zuständige Ministerium. Näheres regelt die Ausführungsbestimmung zu dieser Verordnung.

§ 14 (Fn 4) Berichtswesen

(1) Die Berichtspflichten der Hochschulen zum Stelleninformationssystem und aus den Ziel- und Leistungsvereinbarungen bleiben unberührt.

(2) Die Hochschulen übersenden dem Ministerium die mit dem jährlichen Zuweisungsschreiben angeforderten Unterlagen.

(3) Das Ministerium kann für die Haushaltsaufstellung des Landes weitere Unterlagen anfordern, insbesondere solche, die dem für Finanzen zuständige Ministerium zur Aufstellung des Entwurfs des Haushaltsplans vorzulegen sind.

§ 15 (Fn 4) Prüfung durch den Landesrechnungshof

Die Hochschulen sind verpflichtet, dem Landesrechnungshof und den Staatlichen Rechnungsprüfungsämtern die Unterlagen, die diese zur Erfüllung ihrer Aufgaben für erforderlich halten, auf Verlangen innerhalb einer bestimmten Frist zur Verfügung zu stellen und die von ihnen erbetenen Auskünfte zu erteilen.

§ 16 (Fn 4, 5) In-Kraft-Treten

Diese Verordnung tritt am Tag nach ihrer Verkündung in Kraft.

Der Minister für Innovation, Wissenschaft, Forschung und Technologie des Landes Nordrhein-Westfalen

Fussnoten