Satzung für das Archiv des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe

Satzung für das Archiv des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe

Vom 26. November 2010 (Fn 1)

Die 13. Landschaftsversammlung Westfalen-Lippe hat am 26. November 2010 auf Grund des Artikels 4 Absatz 2 der Verfassung für das Land Nordrhein-Westfalen vom 28. Juni 1950 (GV. NRW. S. 127), zuletzt geändert durch Gesetz vom 22. Juni 2004 (GV. NRW. S. 360), der §§ 6 Absatz 1 und 7 Absatz 1 Buchstabe d der Landschaftsverbandsordnung für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 14. Juli 1994 (GV. NRW. S. 657), zuletzt geändert durch Artikel 2 des Gesetzes vom 24. März 2009 (GV. NRW. S. 254), des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen vom 16. März 2010 (GV. NRW. S. 188) sowie des Datenschutzgesetzes Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 9. Juni 2000 (GV. NRW. S. 542), zuletzt geändert durch Artikel 5 des Gesetzes vom 8. Dezember 2009 (GV. NRW. S. 765), die folgende Satzung für das Archiv des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe beschlossen, die hiermit bekannt gemacht wird:

1.

Das Archiv des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (Archiv LWL) ist zentrales Archiv aller Dienststellen und Einrichtungen und hat die Aufgabe, die Geschichte des Landschaftsverbandes (LWL) und seiner Rechtsvorgänger durch die Übernahme von Archivgut zu dokumentieren. Das Archiv LWL ist Bestandteil des LWL-Archivamtes für Westfalen. Für die Arbeit des Archivs und zur Regelung der dienstlichen Beziehungen zwischen Archiv und den einzelnen Dienststellen und Einrichtungen ergeht folgende Regelung:

1. Die Dienststellen und Einrichtungen prüfen regelmäßig, welche Teile des Registraturguts für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden. Diese sind dem Archiv spätestens 30 Jahre nach Schließung vollständig, d.h. ohne Entnahme einzelner Vorgänge, mit einer Abgabeliste zur Übernahme anzubieten. Um die spätere Übernahme von Archivgut aus elektronischen Systemen sicherzustellen, ist das Archiv LWL über die Planung, Einführung und wesentliche Änderungen von IT-Systemen frühzeitig zu informieren und, soweit diese zu anzubietenden elektronischen Dokumenten nach Nummer 2 führen, auf dessen Wunsch zu beteiligen.

2. Registraturgut im Sinne dieser Regelung sind sämtliche bei der Erledigung der Dienstgeschäfte entstehende Unterlagen wie Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Risse, Pläne, Plakate, Siegel, Bild-, Film- und Tonaufzeichnungen und alle anderen, auch elektronischen Aufzeichnungen, unabhängig von ihrer Speicherungsform, sowie alle Hilfsmittel und ergänzenden Daten, die für die Erhaltung, das Verständnis dieser Informationen und deren Nutzung notwendig sind.

3. Anzubieten und zu übergeben sind auch Unterlagen, die

3.1 personenbezogene Daten enthalten, welche nach einer Rechtsvorschrift des Landes- oder Bundes gelöscht werden müssten oder gelöscht werden könnten, sofern die Speicherung der Daten nicht unzulässig war,

3.2 einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder sonstigen Rechtsvorschriften über die Geheimhaltung unterliegen; die nach § 203 Absatz 1 Nummern 1, 2, 4 oder 4 a des Strafgesetzbuchs geschützten Unterlagen der Beratungsstellen dürfen nur in anonymisierter Form angeboten und übergeben werden.

4. Über die Archivwürdigkeit entscheidet das Archiv LWL nach fachlichen Kriterien. Darüber hinaus geben die Dienststellen und Einrichtungen an, welches Registraturgut aus rechtlichen Gründen dauernd aufzubewahren ist.

5. Das Archiv LWL übernimmt das archivwürdige Registraturgut, erschließt es inhaltlich und bereitet es konservatorisch auf.

6. Nach Maßgabe der Schutzfristen gemäß § 7 Archivgesetz Nordrhein-Westfalen kann das Archivgut im Rahmen der Benutzungsordnung für das Archiv LWL benutzt werden. Über die Verkürzung der Schutzfristen entscheidet der LWL-Direktor mit der Möglichkeit der Delegation auf den Leiter des LWL-Archivamtes für Westfalen.

7. Das Archiv LWL übernimmt auch Belegstücke aller Veröffentlichungen und amtlichen Druckschriften des LWL.

8. Das Archiv LWL kann als ergänzende Dokumentation zu den amtlichen Beständen auch Archivalien privater Herkunft übernehmen, sofern ein Sachzusammenhang mit dem Registraturgut des LWL besteht.

9. Die Benutzung ist unentgeltlich. Entstehende Sachauslagen werden in Rechnung gestellt.

2.

Diese Satzung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung in Kraft. Gleichzeitig tritt die Satzung vom 7. November 1991 (GV. NRW. S. 436) außer Kraft.

Münster, den 26. November 2010

Dieter  G e b h a r d Vorsitzender der 13. Landschaftsversammlung

Dr. Wolfgang  K i r s c h Schriftführer der 13. Landschaftsversammlung

Die vorstehende Satzung des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe wird gemäß § 6 Absatz 2 der Landschaftsverbandsordnung in der z. Zt. geltenden Fassung bekannt gemacht.

Nach § 6 Absatz 3 Landschaftsverbandsordnung kann die Verletzung von Verfahrens- oder Formvorschriften der Landschaftsverbandsordnung gegen Satzungen nach Ablauf eines Jahres seit ihrer Verkündung nicht mehr geltend gemacht werden kann, es sei denn

a) eine vorgeschriebene Genehmigung fehlt oder ein vorgeschriebenes Anzeigeverfahren wurde nicht durchgeführt,

b) die Satzung ist nicht ordnungsgemäß öffentlich bekannt gemacht worden,

c) der Direktor des Landschaftsverbandes hat den Beschluss der Landschaftsversammlung vorher beanstandet oder

d) der Form- oder Verfahrensmangel ist gegenüber dem Landschaftsverband vorher gerügt und dabei die verletzte Rechtsvorschrift und die Tatsache bezeichnet worden, die den Mangel ergibt.

Münster, den 26. November 2010

Der Direktor des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe

Dr. Wolfgang  K i r s c h

Fussnoten