Verordnung über den Betrieb und Ausgestaltung des Serviceportals. NRW gemäß § 5 a des E-Government-Gesetzes (Serviceportal. NRW-Verordnung)

Verordnung über den Betrieb und Ausgestaltung des Serviceportals. NRW gemäß § 5 a des E-Government-Gesetzes (Serviceportal. NRW-Verordnung)

Vom 10. Dezember 2020 (Fn 1)

(Artikel 1 der Verordnung zur Einführung der Serviceportal. NRW-Verordnung und zur Änderung der Servicekonto. NRW-Verordnung vom 10. Dezember 2020 (GV. NRW. S. 1212))

§ 1 (Fn 2) Zweck und Anwendungsbereich

(1) Diese Rechtsverordnung regelt die technischen und funktionalen Rahmenbedingungen zur Bereitstellung von Verwaltungsleistungen über das Serviceportal.NRW im Sinne von § 5a Absatz 1 des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen vom 8. Juli 2016 (GV. NRW. S. 551) in der jeweils geltenden Fassung. Es dient dabei als Dienstleistungsportal zur Bereitstellung von elektronischen Verwaltungsleistungen, das von Behörden im Sinne des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen genutzt werden kann, um Verwaltungsdienstleistungen gemäß § 1 des Onlinezugangsgesetzes vom 14. August 2017 (BGBl. I S. 3122, 3138), das zuletzt durch Artikel 16 des Gesetzes vom 28. Juni 2021 (BGBl. I S. 2250) geändert worden ist, elektronisch anzubieten.

(2) Die Nutzung von Serviceportal.NRW ist für die Behörden freiwillig.

(3) Zum Zweck der arbeitsteiligen Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes kann Serviceportal.NRW auch elektronische Anträge und erforderliche Unterlagen

1. an eine öffentliche Stelle der Länder oder des Bundes übermitteln, sofern diese für die Durchführung des Verwaltungsverfahrens zuständig ist, oder

2. von öffentlichen Stellen der Länder oder des Bundes zur Übermittlung an die zuständige Behörde entgegennehmen.

§ 2 Begriffsbestimmungen

(1) „Serviceportal.NRW“ ist ein Verwaltungsportal im Sinne von § 2 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes.

(2) „Verwaltungsleistungen“ sind im Sinne von § 2 Absatz 3 des Onlinezugangsgesetzes die elektronische Abwicklung von Verwaltungsverfahren und die dazu erforderliche elektronische Information des Nutzers und Kommunikation mit dem Nutzer über allgemein zugängliche Netze.

(3) „Nutzer“ sind im Sinne von § 2 Absatz 4 des Onlinezugangsgesetzes natürliche und juristische Personen, Vereinigungen, soweit ihnen ein Recht zustehen kann, und Behörden, soweit sie Verwaltungsleistungen in Anspruch nehmen.

(4) Ein Nutzerkonto ist eine zentrale Identifizierungs- und Authentifizierungskomponente, zur einmaligen oder dauerhaften Identifizierung der Nutzer im Sinne von § 2 Absatz 5 des Onlinezugangsgesetzes.

(5) „Zuständige Behörde“ ist eine Behörde im Sinne von § 1 des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen, die für die Durchführung eines Verwaltungsverfahrens zuständig ist.

(6) „Erforderliche Unterlagen“ sind alle für ein Verwaltungsverfahren vorzulegende Nachweise im Sinne von § 8 Absatz 1 des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen.

(7) „Elektronische Anträge“ sind Anträge auf Verwaltungsleistungen, deren Antragsdaten elektronisch erfasst und weiterverarbeitet werden.

(8) Ein „Antragsassistent“ ist eine in Serviceportal.NRW integrierte Einrichtung, mit deren Hilfe der Nutzer durch eine schrittweise geführte Eingabe von Daten einen elektronischen Antrag über das Portal erstellen kann.

(9) Das „Vertrauensniveau“ eines Verwaltungsverfahrens ist das notwendige Sicherheitsniveau eines Identifizierungsmittels gemäß der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Juli 2014 über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt und zur Aufhebung der Richtlinie 1999/93/EG (ABl. L 257 vom 28.8.2014, S. 73, L 023 vom 29.1.2015, S. 19, L 155 vom 14.6.2016, S. 44), das zur Identifizierung eines Nutzers in dem Verwaltungsverfahren benötigt wird.

(10) Die „Verwaltungssuchmaschine“ (VSM) ist die zentrale Informationsquelle in Nordrhein-Westfalen zum Abruf von Leistungsbeschreibungen zu Verwaltungsleistungen aller föderaler Ebene gemäß Föderalem Informationsmanagement (FIM) sowie der Abfrage von Zuständigkeiten als Zuordnung zwischen Leistung und Organisationseinheit. Die Daten der VSM können über Schnittstellen von allen Portalen abgerufen werden. Die Daten der VSM werden an den Portalverbund von Bund und Ländern übermittelt.

(11) Externe Dienste sind elektronische Dienste, die von einem Anbieter in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung betrieben werden und auch unabhängig von Serviceportal.NRW eingesetzt werden können.

(12) XÖV-Standards sind Spezifikationen zum Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung oder zwischen der öffentlichen Verwaltung und Dritten in Bezug auf die auszutauschenden Datenobjekte, Datenformate und Verfahren zur Datenübertragung, deren Verbindlichkeit durch Beschluss des IT-Planungsrats oder durch Rechts- oder Verwaltungsvorschriften hergestellt wurden.

§ 3 Funktionen von Serviceportal.NRW

(1) Serviceportal.NRW ermöglicht eine elektronische Antragsstellung durch die Eingabe von Daten zur Erstellung eines elektronischen Antrags und die Übermittlung dieser elektronischen Anträge und der erforderlichen Unterlagen an die zuständige Behörde.

(2) Serviceportal.NRW ermöglicht die elektronische Identifizierung von Nutzern über Servicekonto.NRW gemäß § 3 der Servicekonto. NRW-Verordnung vom 30. März 2017 (GV. NRW. S. 382), die durch Artikel 2 des Gesetzes vom 30. Juni 2020 (GV. NRW. S. 644) geändert worden ist, oder ein anderes Nutzerkonto gemäß § 3 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes. 

(3) Fallen für eine über das Portal angebotene Verwaltungsleistung Verwaltungsgebühren an, lassen sich diese Gebühren eindeutig aus den Antragsdaten bestimmen und sind nicht vom weiteren Verlauf der Antragsbearbeitung abhängig, so ermöglicht Serviceportal.NRW dem Nutzer die Einzahlung dieser Gebühr über ein elektronisches Zahlungsverfahren im Sinne von § 7 des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen. Die zur Nutzung des Zahlverfahrens im Rahmen der Verwaltungsleistung notwendigen vertraglichen und rechtlichen Voraussetzungen obliegen der zuständigen Behörde.

(4) Serviceportal.NRW ermöglicht die Zwischenspeicherung von noch nicht vollständig erstellten elektronischen Anträgen. Voraussetzung für die Zwischenspeicherung ist die Identifizierung des Nutzers gegenüber dem Portal über ein permanentes Nutzerkonto. Der Zugriff auf einen gespeicherten Antrag setzt die Authentifizierung mindestens auf dem für das betroffene Verwaltungsverfahren notwendigen Vertrauensniveau voraus. Zwischengespeicherte Anträge können vom Nutzer vervollständigt oder gelöscht werden. Zwischengespeicherte Anträge werden spätestens drei Monate nach der letzten Bearbeitung oder nach Übermittlung an die zuständige Behörde automatisch gelöscht.

§ 4 (Fn 3) Datenverarbeitung

(1) Der Zweck der Datenverarbeitung von Serviceportal.NRW liegt in der Abwicklung der elektronischen Antragstellung sowie in der Übermittlung von Antragsdaten und der erforderlichen Unterlagen an die zuständige Behörde.

(2) Das für Digitalisierung zuständige Ministerium ist im Fall des § 1 Absatz 1 für die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb von Serviceportal.NRW im Sinne des Artikels 4 Nummer 7 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1, L 314 vom 22.11.2016, S. 72, L 127 vom 23.5.2018, S. 2) verantwortlich. Es kommt den Informationspflichten aus Artikel 13 und 14 der Datenschutz-Grundverordnung nach und ist Ansprechpartner für die Wahrung der übrigen Rechte betroffener Personen aus Artikel 15 bis 22 der Datenschutz-Grundverordnung. Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit der Stellen, an die zum Zwecke der Abwicklung einer Verwaltungsleistung personenbezogene Daten übermittelt werden, bleibt unberührt. Die Sätze 1 bis 3 gelten entsprechend für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Fall des § 1 Absatz 3 Nummer 1.

(3) Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit der Stellen, von denen im Fall des § 1 Absatz 3 Nummer 2 personenbezogene Daten zur Übermittlung an die zuständige Behörde durch Serviceportal.NRW entgegengenommen werden, bleibt unberührt. Das für Digitalisierung zuständige Ministerium wird hierbei als Auftragsdatenverarbeiter im Sinne des Artikel 28 der Datenschutzgrundverordnung tätig.

(4) Zum Zwecke der Identifizierung und Authentifizierung eines Nutzers werden an das für Digitalisierung zuständige Ministerium die personenbezogenen Daten übermittelt, die auf Grundlage von § 6 Absatz 1 und 2 der Servicekonto. NRW-Verordnung oder auf Grundlage einer anderen die Datenverarbeitung eines Nutzerkontos gemäß § 3 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes regelnden Rechtsgrundlage verarbeitet werden. Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit der jeweils für die Bereitstellung von Nutzerkonten und für die zulässige Übermittlung der Identitätsdaten zuständigen Stellen bleibt unberührt.

(5) Die für die Durchführung der jeweiligen Verwaltungsleistung erforderlichen Daten können zum Zwecke der Übermittlung an die zuständige Behörde im Portal gespeichert und verarbeitet werden. Die Daten sind nach Übermittlung an die zuständige Behörde zu löschen.

§ 5 Bereitgestellte Verfahren

(1) Zur Bereitstellung eines Verfahrens in Serviceportal. NRW sind durch die zuständige Behörde oder deren übergeordnete Behörde folgende Informationen bereitzustellen:

1. zuständige Behörde,

2. FIM-Verfahrensbeschreibung (X-Datenfelder und FIM Leistungsbeschreibung),

3. Ablauf der schrittweisen geführten Eingabe zur Erstellung des Antrags im Sinne von § 2 Absatz 8,

4. Gültigkeitsinformationen zum Antrag (von-bis),

5. zur Identifizierung eines Antragstellers notwendigen Datenfelder gemäß § 6 Absatz 1 der Servicekonto. NRW-Verordnung,

6. das Vertrauensniveau zur Identifizierung,

7. Angabe, ob für den Antrag die Schriftform erforderlich ist,

8. Auflistung der erforderlichen Unterlagen, die bei Antragstellung eingereicht werden müssen oder können mit Angabe über Dateiformat, zulässige Dateigrößen und die Notwendigkeit einer elektronischen Signatur oder Siegelung der Unterlagen und

9. die Gebühr oder der Gebührenrahmen sowie die Angabe, ob die Gebühr bei Antragstellung entrichtet werden muss oder kann,

10. personenbezogene Daten, die für das Verfahren erhoben werden müssen,

11. Kontaktdaten des oder der behördlichen Datenschutzbeauftragten der zuständigen Behörde,

12. die Zwecke und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung,

13. die Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten bei der zuständigen Behörde,

14. gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten,

15. gegebenenfalls die Mitteilung über die Absicht, die personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.

(2) Zudem sollen folgende weitere Informationen bereitgestellt werden: 

1. OZG-Referenzprozess,

2. geltender XÖV-Standard zur Übermittlung der Antragsdaten und

3. Angaben zu den Stellen, an die sich ein Nutzer bei Fragen zum Verwaltungsverfahren wenden kann.

(3) Die Verwaltungsleistung ist durch die zuständige Behörde im Deutschen Verwaltungsdiensteverzeichnis einzutragen, soweit dies für die Übermittlung des Antrags einschließlich der erforderlichen Unterlagen an die zuständige Behörde erforderlich ist.

§ 6 Zuständige Stelle

(1) Die für die Bereitstellung und den Betrieb des Serviceportal. NRW zuständige Stelle ist das für Digitalisierung zuständige Ministerium des Landes Nordrhein-Westfalen. Hierfür ist die Einbindung Dritter zulässig. Die datenschutzrechtliche Verantwortlichkeit bleibt davon unberührt.

(2) Die Zuständigkeit nach Absatz 1 Satz 1 umfasst nicht die Errichtung und den Betrieb der vom Portal genutzten externen Dienste.

§ 7 Schnittstellen, Standards, Formate

(1) Das Serviceportal.NRW kann ohne weitere Schutzmaßnahmen für die Bereitstellung von elektronischen Verwaltungsangeboten genutzt werden, die einen Schutzbedarf in Bezug auf die Dimensionen „Vertraulichkeit“, „Integrität“ und „Verfügbarkeit“ von maximal „hoch“ haben. Für Verwaltungsangebote, die einen höheren Schutzbedarf haben, muss in Abstimmung zwischen der für das Verwaltungsangebot zuständigen Behörde und der für Serviceportal.NRW zuständigen Stelle geklärt werden, ob zusätzliche Maßnahmen umgesetzt werden können, die eine Bereitstellung des Verwaltungsangebots auf Serviceportal.NRW ermöglichen. Die nach § 6 zuständige Stelle stellt sicher, dass Serviceportal. NRW dem notwendigen Schutzbedarf gemäß Satz 1 und Satz 2 genügt.

(2) Für die Übermittlung von Anträgen und erforderlichen Unterlagen an die zuständige Behörde gilt:

1. Die Datenübertragung soll mittels geeigneter, durch den IT-Planungsrat festgelegter Standards erfolgen.

2. Zur Datenübertragung der Anträge sollen geeignete, durch den IT-Planungsrat festgelegte strukturierte Dateiformate genutzt werden. Dem Antrag kann zusätzlich   eine menschenlesbare Version des Antrags in PDF-Format beigefügt werden. Weichen die strukturierte Datei und die PDF-Datei inhaltlich voneinander ab, so gelten die Angaben in der strukturierten Datei. Von der Übermittlung der strukturierten Datei kann abgesehen werden, wenn für die Bearbeitung durch die zuständige Behörde ausschließlich die PDF-Datei genutzt wird.

3. Die Datenübertragung kann sowohl per Datenübermittlung an ein durch die zuständige Behörde genanntes technisches Zielsystem als auch durch Bereitstellung zum Abruf durch die zuständige Behörde erfolgen.

(3) Die verantwortliche Stelle nach § 4 Absatz 2 legt die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen für die Entgegennahme von erforderlichen Unterlagen fest und veröffentlicht diese im Informationsangebot von Serviceportal.NRW. Zu den technischen Rahmenbedingungen gehören insbesondere

1. zulässige Dateiformate,

2. maximale Dateigröße einzelner Unterlagen,

3. Anzahl und Gesamtgröße der Unterlagen und

4. Vorgaben zur Vermeidung von Schadprogrammen.

§ 8 Verfahrensabwicklung

(1) Das Portal identifiziert den Nutzer über ein Nutzerkonto auf dem notwendigen Vertrauensniveau. Die zur Identifizierung notwendigen Daten werden nach Zustimmung durch den Antragsteller vom Nutzerkonto in den elektronischen Antrag übertragen.

(2) Erfolgt die Identifizierung und Authentifizierung an dem Portal mittels eines permanenten Nutzerkontos im Sinne von § 3 Absatz 4 der Servicekonto. NRW-Verordnung können Anträge, die noch nicht an die zuständige Behörde übermittelt wurden, auf dem Portal zwischengespeichert und nach erfolgreicher Authentifizierung weiterbearbeitet werden. Es gelten die Regelungen in § 3 Absatz 4.

(3) Erfolgt die Identifizierung an dem Portal mittels eines permanenten Nutzerkontos im Sinne von § 3 Absatz 4 der Servicekonto. NRW-Verordnung und bietet dieses permanente Nutzerkonto eine Funktion zur Übermittlung von Dokumenten und Nachrichten auf dem für das Verfahren festgelegten Vertrauensniveau, so wird mit Übermittlung des Antrags an die zuständige Behörde zusätzlich eine Adressierungsmöglichkeit zur Übermittlung von Nachrichten an das Nutzerkonto übermittelt. Zusätzlich wird eine Kopie des Antrags einschließlich der erforderlichen Unterlagen an das Nutzerkonto übermittelt.

(4) Die für die Abwicklung erforderlichen Unterlagen können unter Einhaltung der in §§ 5 und 7 festgelegten Rahmenbedingungen auf das Portal hochgeladen werden. Soweit das zur Identifizierung genutzte Nutzerkonto gemäß § 4 Absatz 4 die Übermittlung von Dateien ermöglicht (Dokumentensafe), können Unterlagen nach Zustimmung im Einzelfall durch den Nutzer auch aus dem Nutzerkonto übermittelt werden. Dies gilt auch für Unterlagen, die von der zuständigen Behörde nachgefordert wurden. In diesem Fall können die Unterlagen in Bezug auf die Nachforderung auch ohne einen elektronischen Antrag nach Zustimmung durch den Nutzer von Serviceportal.NRW an die zuständige Behörde übermittelt werden.

(5) Besteht bei einer erforderlichen Unterlage die Verpflichtung, dass dieser mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder einem qualifizierten elektronischen Siegel versehen sein muss, prüft das Portal diese elektronische Signatur und dokumentiert das Prüfergebnis.

(6) Die Übermittlung des Antrags einschließlich der erforderlichen Unterlagen aus Serviceportal.NRW an die zuständige Behörde erfolgt nach ausdrücklicher Zustimmung durch den Nutzer. Ist für den Antrag die Schriftform erforderlich, so ist hierbei die Identität des Nutzers im Sinne des § 3a Absatz 2 Satz 5 des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen in der Fassung der Bekanntmachung vom 12. November 1999 (GV. NRW. S. 602) in der jeweils geltenden Fassung festzustellen. Hierzu kann die Funktion des temporären Nutzerkontos im Sinne von § 3 Absatz 4 der Servicekonto. NRW-Verordnung genutzt werden.

(7) Ist die Abwicklung der Verwaltungsleistung von der Begleichung einer Gebührenforderung abhängig, so ermöglicht das Portal die Begleichung dieser Gebühr vor Übermittlung des Antrags an die zuständige Behörde. Ist das Begleichen der Gebühr bei Antragstellung notwendig, so wird der Antrag nur an die zuständige Behörde übermittelt, wenn die Begleichung der Gebühr erfolgreich war.

(8) Das Portal dokumentiert die erfolgte Identitätsfeststellung sowie Begleichung der Gebührenforderung und Signaturüberprüfung und stellt diese Dokumentation der zuständigen Behörde mit dem Antrag zur Verfügung.

(9) Der elektronische Antrag gilt mit Beginn der Übermittlung von Serviceportal.NRW an die zuständige Behörde als eingegangen. Der Nutzer wird über den Beginn der Übermittlung durch Anzeige im Portal informiert. Hierzu werden der Zeitpunkt der Übermittlung sowie eine Transferticketnummer angezeigt, mittels derer die zuständige Stelle nach § 6 Absatz 1 die Übermittlung des Antrags an die zuständige Behörde im Bedarfsfall feststellen kann. Zusätzlich zu der Übermittlung gemäß Absatz 3 Satz 2 wird der nutzenden Person die Möglichkeit geboten, eine Kopie des Antrags einschließlich der erforderlichen Unterlagen, der Transferticketnummer und der Angabe zum Zeitpunkt der Übermittlung per Download lokal zu speichern.

§ 9 Portal-Verknüpfung (NRW-intern)

(1) Werden Verwaltungsleistungen durch Behörden des Landes auf anderen Verwaltungsportalen angeboten (Fachportale im Sinne des § 5a Absatz 2 des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen), so sind diese Portale mit dem Serviceportal.NRW zu verknüpfen. Die Verknüpfung erfolgt über die VSM.

(2) Für die Verknüpfung stellen die Betreiber der Fachportale für alle auf den Portalen angebotenen Leistungen die Leistungsbeschreibungen gemäß FIM inklusive der Internet-Adresse der angebotenen Online-Dienste sowie die Zuordnung der Leistung zu den für den Vollzug zuständigen Organisationseinheiten über eine der angebotenen Schnittstellen der Verwaltungssuchmaschine (Redaktionssystem der Landesredaktion, XZuFi Import, RDFa Tags) bereit. Alle anderen Portale des Portalverbundes können diese Informationen abfragen und so die Verknüpfung mit dem Fachportal im Sinne des Onlinezugangsgesetz sicherstellen.

§ 10 Portal-Verknüpfung (deutschlandweit)

(1) Die Verknüpfung der Portale des Landes mit den Portalen des Bundes und anderer Länder gemäß § 1 Absatz 2 des Onlinezugangsgesetzes erfolgt über die VSM. Die in der VSM enthaltenen Daten zu Leistungsbeschreibungen und Zuständigkeiten in Nordrhein-Westfalen werden über die im Portalverbund Bund-Länder festgelegtem XZuFi – Schnittstellen dem Sammlerdienst des Online-Gateways des Portalverbundes bereitgestellt.

(2) Suchanfragen zu Leistungen und Zuständigen außerhalb des Landes Nordrhein-Westfalen können an die VSM gestellt werden. Diese liefert nach Abfrage des Suchdienstes des Online-Gateways des Portalverbundes entsprechende Ergebnisse an die anfragenden Portale zurück.

§ 11 (Fn 4) Kosten

(1) Die Kosten für Entwicklung, Weiterentwicklung, Bereitstellung und Pflege von Serviceportal.NRW trägt die zuständige Stelle nach § 6 Absatz 1.

(2) Die Kosten für Entwicklung, Weiterentwicklung, Bereitstellung und Pflege eines auf Serviceportal.NRW bereitgestellten Verfahrens trägt die zuständige Behörde.

(3) Die Kosten für den Betrieb von Serviceportal.NRW trägt die zuständige Stelle nach § 6 Absatz 1. Die Kosten für den Betrieb von auf Serviceportal.NRW bereitgestellten Verfahren tragen die jeweils zuständigen Behörden, soweit eine Abrechnung wirtschaftlich ist.

§ 12 Inkrafttreten

Die Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft. Sie tritt am 31. Dezember 2025 außer Kraft.

Der Minister für Wirtschaft, Innovation, Digitalisierung und Energie des Landes Nordrhein-Westfalen

Fussnoten