Verordnung über das Mitgliederregister

1 Verordnung über das Mitgliederregister (MRVO)

181.15 Verordnung über das Mitglied erregister (MRVO) (vom 25. Juni 2019)

1 ,

2 Die Kirchensynode, nach Einsichtnahme in Anträge un d Berichte des Kirchenrates vom

10. April 2019 und der vorberatenden Kommission der Kirchensynode vom 3. Juni 2019, beschliesst:

1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Gegenstand

§ 1.

Diese Verordnung regelt für das Mitgliederregister gemäss Art. 28 a Abs. 1 der Kirchenordnung

6 : a. dessen Betrieb und Nutzung durch die Landeskirche und die Kirch gemeinden, b. dessen Inhalte, insbesondere di e Identifikatoren und Merkmale, zu denen Informationen erfasst werden, c. die Bearbeitung der darin enthal tenen Informatio nen über Mitglie der der Landeskirche, d. in dessen Rahmen die Bearbeit ung von Informationen über Nicht mitglieder der Landeskirch e für kirchliche Zwecke.

Begriffe

§ 2.

In dieser Verordnung bedeuten: a. Mitgliederregister: Register, in dem alle Personen erfasst sind, die gemäss Art. 24 der Kirchenordnung Mitglied der Landeskirche sind; b. Informationen: alle Aufzeichnungen, welche die Erfüllung einer kirchlichen Aufgabe betreffen, unabhängig von ihrer Darstellungs form und ihrem Informationsträge r, ausgenommen Aufzeichnungen, die nicht fertiggestellt oder die ausschliesslich zum persönlichen Ge brauch bestimmt sind, c. Identifikator: nicht sprechende und unve ränderliche Nummer, die als funktionales Element in einem Da tenbestand die eindeutige Identi fikation einer Person oder Sache erlaubt; d. Merkmal: Eigenschaft einer Person ode r Sache, die objektiv erfasst und beschrieben werden kann.

2

181.15 Verordnung über das Mitg liederregister (MRVO) Kirchgemein schaften und Kirchgemeinde verbände

§ 3.

Als Kirchgemeinden im Sinn dieser Verordnung gelten auch: a. Kirchgemeinschaften im Sinn v on Art. 177 Abs. 1 der Kirchenord

- nung, b. Kirchgemeindeverbände. Vollständigkeit des Mitglieder registers

§ 4.

1 Das Mitgliederregister muss in Bezug auf den erfassten Per

- sonenkreis und die darin enthaltenen Informationen aktuell, richtig und vollständig sein.

2 Das Mitgliederregister mit den darin enthaltenen Informationen ist ausschliesslich in der Schweiz zu halten. Zuständigkeit

§ 5.

1 Der Kirchenrat richtet das Mitg liederregister ein und betreibt dieses.

2 Er gewährleistet die Nutzung des Mitgliederregisters und der darin enthaltenen Informationen gemäss den rechtlichen Vorschriften.

3 Der Kirchenrat unterstützt und berät die Kirchgemeinden in der Nutzung des Mitgliederregisters und kontrolliert die Qualität der von den Kirchgemeinden bearbe iteten Informationen.

4 Die Kirchgemeinden erfassen die in dieser Verordnung und vom Kirchenrat bezeichneten Inform ationen im Mitg liederregister. Kostentragung

§ 6.

1 Die Landeskirche trägt die Kost en der Einrichtung des Mit

- gliederregisters, der eigenen Nutzung des Mitgliederregisters und des Datenabrufs aus der kantonalen Ei nwohnerdatenplattform (KEP). Sie übernimmt die Kosten des Betriebs und Unterhalts des Mitgliederregis

- ters, soweit nicht die Kirchgemeinden diese gemäss Abs. 2 tragen.

2 Die Kirchgemeinden tragen die Kosten des Betriebs, des Unterhalts und der eigenen Nutzung des Mitgliederregisters, insbesondere für die Anpassung ihrer Systeme, für das Abrufen von Informationen aus dem Mitgliederregister und fü r das Erfassen von Info rmationen in diesem. Kirchliche Register

§ 7.

Die Kirchgemeinden f ühren die kirchliche n Register gemäss Art. 97 Abs. 1 der Kirchenordnung un geachtet der Erfassung von Taufe, Konfirmation, kirchlicher Trauung und kirchlicher Abdankung im Mit

- gliederregister.

3 Verordnung über das Mitgliederregister (MRVO)

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2. Abschnitt: Inhalt des Mitgliederregisters

Identifikatoren

und Merkmale

§ 8.

8

1 Im Mitgliederregister werden betreffend die Mitglieder der Landeskirche Personendaten und be sondere Personendaten zu den Iden tifikatoren und Merkma len gemäss dem Anhang zu dieser Verordnung erfasst.

2 Der Kirchenrat kann weitere von den Kirchgemeinden oder der Landeskirche zu erhebende Identifi katoren und Merkmale festlegen, die zur Erfüllung der kirchlichen Aufgaben notwendig sind, und die Er fassung der betreffenden Daten im Mitgliederregister vorschreiben.

Daten

-

beschaffung

§ 9.

1 Der Kirchenrat ruft die Pe rsonendaten und besonderen Per sonendaten für das Mitgli ederregister gemäss §

23 Abs. 2 des Gesetzes über das Meldewesen u nd die Einwohnerregister

3 aus der KEP ab.

2 Die Kirchgemeinden erfassen die Personendaten und besonderen Personendaten zu jenen Identifikatoren und Me rkmalen im Mitglieder register, die der Kirchenrat nicht gemäss Abs. 1 aus der KEP abrufen kann.

Weitere

Informationen

§ 10.

1 Die Landeskirche und die Kirchgemeinden sind befugt, neben den Informationen gemäss §

8 im Rahmen des Mitgliederregisters weitere Informationen von Mitglieder n und Nichtmitgliedern für kirch liche Zwecke zu bearbeiten.

2 Die Kirchgemeinden können je nur auf die von ihnen gemäss Abs. 1 erfassten Informationen zugreifen.

3. Abschnitt: Datenzugriff und Datenbekanntgabe

Datenzugriff

§ 11.

Der Kirchenrat ist berechtigt, von allen Mitgliedern der Lan deskirche die Personendaten und be sonderen Persone ndaten gemäss §

8 aus dem Mitgliederregister abzurufen.

b. Kirch

-

gemeinden

§ 12.

1 Die Kirchgemei nden rufen die Personendaten und besonde ren Personendaten ihrer Mitglieder aus dem Mitgliederregister ab.

2 Jede Kirchgemeinde ka nn im Mitgliederregister nur die Personen daten und besonderen Personendaten der eigenen Mitglieder abrufen.

c. berechtigte

Personen

§ 13.

1 Der Kirchenrat für die Landes kirche und die Kirchenpflegen für ihre Kirchgemeinde bezeichnen: a. die für die Belange des Mitgliederregisters zuständige Ansprechper son, b. die auf das Mitgliederregister zugriffsberechtigten Personen.

a. Landeskirche

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181.15 Verordnung über das Mitg liederregister (MRVO)

2 Sie stellen sicher, dass nur die zugriffsberechtigten Personen Per

- sonendaten und besonder e Personendaten aus de m Mitgliederregister abrufen können. d. Proto kollierung

§ 14.

Der Kirchenrat veranlasst, dass in geeigneter Weise festge

- halten wird, a. wer auf die Informationen im Mitgliederregister zugegriffen hat, b. welche Informationen im Mitgliederregister geändert wurden. Daten bekanntgabe

§ 15.

Die Bekanntgabe von Inform ationen aus dem Mitglieder

- register richtet sich unter Vorbehalt von §§

16 und 17 nach Art. 23 der Kirchenordnung und nach dem Gesetz über die Information und den Datenschutz

4 . b. an Behörden, Organe und Organisationen im Abruf verfahren

§ 16.

1 Der Kirchenrat kann Organisa tionen und juristischen Per

- sonen des öffentlichen und privaten Re chts, die mit der Erfüllung kirch

- licher Aufgaben betraut sind, im elek tronischen Abrufverfahren Zugriff auf das Mitgliederr egister gewähren.

2 Wer gemäss Abs. 1 auf das Mitgliederregister zugreifen will, weist nach, dass die Voraussetzungen fü r die Bekanntgabe von Informationen vorliegen. Gesuchstellerinne n und Gesuchsteller bezeichnen a. die gesetzliche Grundlage für die Aufgabenerfüllung, für die sie die Informationen benötigen, b. die Organisationseinheit, an we lche die Bekanntga be der Informa

- tionen erfolgen soll, c. die Identifikatoren und Merkmale , auf die sie zugreifen wollen.

3 Die Gesuchstellerinnen und Gesuch steller bestätigen unterschrift

- lich und gewährleisten, dass die nachgesuchte n Informationen nur für kirchliche oder ideelle Zwecke verw endet und nicht weitergegeben wer

- den.

4 Die Gesuchstellerinnen und Gesuch steller bestimmen, ob sie die Informationen elektronisch aus dem Mitgliederregister abrufen und sich Änderungen melden lassen wollen. c. Entscheid

§ 17.

1 Der Kirchenrat prüft Gesuche gemäss §

16 und entscheidet über die Bekanntgabe der Informati onen. Er kann von den Gesuchstelle

- rinnen und Gesuchstellern weiter e Angaben verlangen und die Bekannt

- gabe der Informationen an Bedingungen und Auflagen knüpfen.

2 Der Kirchenrat beschränkt die Be kanntgabe der Informationen so, dass nur die für den verfolgten Zw eck notwendigen Informationen bezo

- gen werden. a. Grundsatz

5 Verordnung über das Mitgliederregister (MRVO)

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3 Die Beschränkung der Bekanntgabe der Informationen in örtlicher Hinsicht richtet sich nach dem ör tlichen Zuständigkeitsbereich der Ge suchstellerinnen und Gesuchstelle r sowie dem verfolgten Zweck.

4 Der Kirchenrat kann die Bekann tgabe der Informationen verwei gern, wenn die Aufwendungen im Verhältnis zum verfolgten Zweck als unangemessen erscheinen. Er berücksichtigt bei seinem Entscheid ins besondere die Art der Informatione n und die Anzahl der jährlichen Be züge.

Statistische

Zwecke

§ 18.

Der Kirchenrat und die Kirchenpflegen können Personen daten und besondere Personendaten gemäss §

8 Abs. 1 lit. a–h als Adress verzeichnis für die Durchführung st atistischer Erhebungen verwenden.

4. Abschnitt: Übergangs- und Schlussbestimmungen

Vorhandene

Daten

§ 19.

Verfügen Kirchgemeinden im Zeitpunkt des Inkrafttretens dieser Verordnung in ihren elektr onischen Systemen über Personen daten und besondere Pe rsonendaten gemäss §

8, so erfassen sie diese im Mitgliederregister.

Kostentragung

§ 20.

Die Landeskirche trägt die Ko sten der Kirchgemeinden für: a. die technische Einrichtung de s Zugangs der Kirchgemeinden zum Mitgliederregister, b. die Erfassung der Personendate n und besonderen Personendaten gemäss §

19 im Mitgliederregister, c. den Betrieb, den Unterhalt und die Nutzung des Mitgliederregisters während fünf Jahren seit dem Inkrafttreten dieser Verordnung.

Verhältnis zum

Kirchlichen

Datenschutz-

Reglement

§ 21.

Soweit Bestimmungen dieser Verordnung dem Kirchlichen Datenschutz-Reglement

5 widersprechen, gehen die Bestimmungen die ser Verordnung vor.

1 OS 74, 507 ; ABl 2019-07-05 .

2 Inkrafttreten: 1. Januar 2020.

3 LS 142.1 .

4 LS 170.4 .

5 LS 180.7 .

6 LS 181.10 .

7 Eingefügt durch B vom 7. Juli 2020 ( OS 75, 457 ; ABl 2020-07-10 ). In Kraft seit

1. November 2020.

8 Fassung gemäss B vom 7. Juli 2020 ( OS 75, 457 ; ABl 2020-07-10 ). In Kraft seit

1. November 2020.

6

181.15 Verordnung über das Mitg liederregister (MRVO) Anhang

7 Identifikatoren und Merkmale gemäss §

8 Abs. 1 MRVO

1. amtlicher Name und die anderen in den Zivilstandsregistern beur

- kundeten Namen einer Person

2. alle Vornamen in der richtigen Reihenfolge

3. Wohnadresse und Zustelladresse einschliesslich Postleitzahl und Ort

4. Geburtsdatum und Geburtsort

5. Geschlecht

6. Zivilstand sowie Ehe oder eingetragene Partnerschaft

7. Ergänzung Zivilstand: Trennung

8. Personen-Beziehungen

9. Information zu religionsunmü ndigen Kindern ohne Konfessions

- meldung, sofern ein Elternteil evangelisch-reformiert ist

10. AHV-Versichertennummer

11. persönliche Identifika tionsnummer (Local ID)

12. eidgenössischer Gebä udeidentifikator (EGID)

13. eidgenössischer Wohnung sidentifikator (EWID)

14. Haushaltsart

15. Staatsangehörigkeit sowie Heim atorte bei Schweizer Bürgerinnen und Bürgern

16. Ausländerkategorie

17. Niederlassung oder Aufenthalt in der Kirchgemeinde sowie Kirch

- gemeinde des Aufenthalt s oder der Niederlassung

18. Zugehörigkeit zu ei ner Kirchgemeinschaft

19. Stimm- und Wahlrecht gemäss Art. 20 Abs. 1 und 2 der Kirchenord

- nung

6

20. bei Zuzug: Datum und Herkunft skirchgemeinde beziehungsweise Herkunftsstaat

21. bei Wegzug: Datum und Zielkirc hgemeinde bezie hungsweise Ziel

- staat

22. Umzugsdatum

23. bei Tod: Datum und Sterbeort

24. Datum des Eintritts oder des Au stritts oder eine r Nichtzugehörig

- keitserklärung

25. Name und Adresse der so rgeberechtigten Person

26. Besuch von verbindlichen re ligionspädagogischen Angeboten

27. Taufe, Konfirmation, kirchliche Trauung und kirchliche Abdankung sowie Ort und Datum