Kirchliches Datenschutz-Reglement

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1.7.00 - 29 Kirchliches Datenschutz-Reglement

180.7 Kirchliches Datenschutz-Reglement (15./6. Dezember 1999 und 23. Mai 2000)

1 Der Kirchenrat des Kantons Zürich, gestützt auf Art. 18 a der Kirchenordnung der evangelisch-reformier ten Landeskirche

2 , die römisch-katholische Zentra lkommission des Kantons Zürich, gestützt auf Art. 4 a der Kirchenordnung der römisch-katholischen Körperschaft

3 , und die Kirchenpflege der christka tholischen Kirchgemeinde Zürich beschliessen: I. Gemeinsame Bestimmungen für den gesamten kirchlichen Tätig keitsbereich

Geltungsbereich

§ 1.

Dieses Reglement ergänzt die staatliche Datenschutzgesetz gebung

6 und gilt für die evangelisch-ref ormierte Landeskirche und die römisch-katholische Körperschaft so wie die christkatholische Kirch gemeinde Zürich, soweit ihre ka ntonalen Organe oder Bezirkskirchen pflegen Personendaten be arbeiten. Es kommt für die evangelisch- reformierten und römisch-katholis chen Kirchgemeinden zur Anwen dung, wenn diese keine entsprec henden Datenschutz-Reglemente erlassen oder solche unvollständig sind.

Zweck

der Daten

-

bearbeitung

§ 2.

Die Bearbeitung sämtlicher Personendaten ist auf die Er füllung der kirchlichen Aufgaben au szurichten, wie sie im staatlichen und kirchlichen Recht umschrieben sind.

Daten

-

beschaffung bei

der Einwohner

-

kontrolle

§ 3.

1 Von den Einwohnerkontrollen er halten die Kirchen von Angehörigen ihrer Konfession die für die Erfassung der Mitglieder erforderlichen Daten

7 :

2 Name, Rufname, weitere Vornamen, Adresse, Konfession, Ge schlecht, Geburtsdatum, Zivilstand, Heimatort bzw. Nationalität bei Ausländern, Aufenthalts- bzw. Ni ederlassungsstatus, Zuzugs- und Wegzugs- bzw. Todesdatum, Zuzugs- und Wegzugs- bzw. Todesort, Bevormundung/Entmündigung mit Name und Adresse der zustän digen Vertretung sowie Anzahl der Kinder unter sechzehn Jahren, deren Konfession unbekannt ist.

3 Im Bedarfsfall können die Daten nach bestimmten, von den Ein wohnerkontrollen geführten Kriterien, in Listenform bezogen werden.

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180.7 Kirchliches Datenschutz-Reglement Weitere Daten beschaffung

§ 4.

1 Die im Pfarrdienst Tätigen könne n im Einzelfall weitere zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwend ige Personendaten bei der Einwoh

- nerkontrolle, bei der Schulverwal tung, bei Spitalverwaltungen oder anderen amtlichen Stel len persönlich oder durch die von ihnen aus

- drücklich bezeichnete n Hilfspersonen (z. B. Personal im administra

- tiven, diakonischen oder katechetis chen Dienst) beziehen. Sie haben die Behandlung dieser Da ten unter dem Schutz des Berufs- bzw. Seel

- sorgegeheimnisses zu gewährleisten.

2 Im Übrigen sind Daten, wo imme r möglich, bei der betroffenen Person direkt zu erheben. Bekanntgabe bzw. Einschrän kung der Ver wendung von Personendaten

§ 5.

1 Im Verkehr unter kirchlichen Organen und Institutionen, bei gemeinsamen Aufgaben auch zwis chenkirchlich unter Organen ver

- schiedener öffentlichrechtlich aner kannten Kirchen, dürfen Personen

- daten weitergegeben werden, soweit die Datenempfänger am kirch

- lichen Gemeindeleben bzw. an der Erfüllung kirchlicher Aufgaben be- teiligt sind und solche Angaben da für benötigen. Die Daten dürfen nur für den genannten Zweck verwende t und nicht weitergegeben werden.

2 Für diesen Datenaustausch so llen keine Gebühren erhoben werden. Sperrung

§ 6.

Jede betroffene Pe rson kann ohne Angabe von Gründen ihre Daten sperren lassen. In diesem Fall ist eine Weitergabe nur zulässig, wenn dazu eine gesetzliche Pflich t besteht oder Gesu chstellende eine Behinderung in der Verfolgung schutzwürdiger Ansprüche gegenüber der betroffenen Person glaubhaft macht. Datensicherheit

§ 7.

1 Für jede Datensammlung ist festzulegen, wer zur Bearbei

- tung berechtigt ist und wer darüber hinaus Einblick nehmen darf. Für die Koordination ist eine verant wortliche Person zu bezeichnen.

2 Alle Datensammlungen (Karteie n, Computerprogramme sowie Kopien und Sicherheitskopien auf Da tenträgern usw.) dürfen nur den instruierten Verantwortlichen zugänglich sein.

3 Sämtliche Personen, denen der Zugang zu eine r Personendatei offen steht, müssen abgesehen vo n der allgemeinen Schweigepflicht (Amtsgeheimnis bzw. Berufsgeheim nis) über den Datenschutz orien

- tiert sein.

4 Bei geplanten Anschlüssen ans In ternet oder an andere ausser

- kirchliche Netzwerke ist durch geei gnete technische Massnahmen der unkontrollierte Datenbezug durch a ndere Angeschlossene zu verhin

- dern. Solche Anschlüsse sind den kantonalen Da tenschutzverantwort

- lichen der Kirchen (vgl. §

9) zu melden und Inte rnet-Anschlüsse wenn möglich über vorhandene kantonale Systeme einzurichten oder über Systeme zu bewerkstelligen, di e keine Personendaten enthalten.

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180.7

Register

über die Daten

-

sammlungen

§ 8.

Die von der Behörde beauftragte Person führt ein Register über die gesammelten Daten nach Massgabe von Datenschutzgesetz

4 und -verordnung

5 . Darin werden auch die Arten beschränkt zugäng licher Daten unter Hinw eis auf die Zuständigkeit zu deren Bearbei tung vermerkt. II. Bestimmungen für die kant onalkirchliche Organisation

Verantwortlich

-

keiten

§ 9.

1 Die kantonalen Kirchenbehör den regeln im Rahmen der Organisation von Verwaltung und ge samtkirchlichen Tätigkeitsberei chen Instruktion und Handhabung de s Datenschutzes gemäss diesem Reglement. Sie bezeichnen die hier für verantwortlichen Personen und bestimmen die Einzelheiten über de n internen Datenaustausch und die Zuständigkeit für die Weiterga be von Daten an kirchliche und zwischenkirchliche Organisationen.

2 In Berührungspunkten sprechen si ch die Verantwortlichen der Kirchen miteinander ab und treffe n in Verbindung mit dem kantona len Datenschutzbeauftragten die notwendigen Massnahmen. III. Anwendbarkeit für die Kirchgemeinden

Zuständigkeit

von Kirchen

-

pflege und

Pfarramt

§ 10.

1 Die Kirchenpflege trifft mit der Einwohnerkontrolle, der Schulverwaltung und anderen rege lmässigen Datenlieferanten die notwendigen Absprachen und gibt ihnen eine für Datenschutzfragen zuständige Ansprechperson bekannt.

2 Die Kirchenpflege legt die List e von kirchlichen Mitteilungsblät tern, Sammelwerken, Gruppen und Vereinen fe st, denen Adressen gemäss §

5 zugestellt werden können.

3 Die Kirchgemeinden bestimmen, in welcher Art Amtshandlungen wie Abdankungen, Taufen, Trauungen , Firmung bzw. Konfirmation sowie, mit Zustimmung der Betro ffenen, auch wi chtige Geburtstage und Jubiläen sowie Zu- und Wegzüg e oder Adressänderungen öffent lich oder im Rahmen kirchlicher Veranstaltungen bekannt gemacht werden. Vorbehalten bleiben Mitteil ungen gemäss Bestimmungen des allgemein anwendbare n Kirchenrechts, insbes ondere im Gottesdienst.

4 Das Pfarramt trägt die Verantwortung für zusätzliche, auf die seelsorgerliche Tätigkeit bezogene Personendaten. In Zweifelsfällen holen Kirchenpflege und Pfarramt den Rat des kantonalen Daten schutzbeauftragten ein.

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180.7 Kirchliches Datenschutz-Reglement Eigene oder ergänzende Bestimmungen zum Daten schutzreglement

§ 11.

Die Kirchenpflegen können na ch örtlichen Bedürfnissen ein eigenes Datenschutzreglement oder in einem Anhang zu diesem Reglement ergänzende Bestimmungen erlassen. Mangels örtlicher Re

- gelungen kommt das kantonale kirc hliche Reglement unmittelbar zur Anwendung. IV. Schlussbestimmung Inkrafttreten und Revisions verfahren

§ 12 .

1 Dieses Reglement tritt auf den 1. Juli 2000 in Kraft. Sofern eine Kirchenbehörde (vgl. §

1) erst später ihre Zustimmung beschliesst, tritt es für ihre Kirche mit dem Datum ihres Beschlusses in Kraft.

2 Bei späterem Revisionsbedarf ist das Vorgehen unter den zustän

- digen Behörden abzusprechen.

1 OS 56, 115 .

2 LS 181.12 .

3 LS 182.12 .

4 Heute: Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) vom 12. Feb

- ruar 2007 ( LS 170.4 ).

5 Heute: Verordnung über die Information und den Datenschutz (IDV) vom

28. Mai 2008 ( LS 170.41 ).

6 SR 235.1 .

7 Gemäss §

39 a Gemeindegesetz ( LS 131.1 ).