(3) ¹Die Verfahren werden durch die von der zuständigen obersten Landesbehörde zugelassenen Programme registriert. ²Diese Programme gewährleisten die Nutzung der nach den nachfolgenden Bestimmungen zu registrierenden Daten zur Akten- und Verfahrensführung. ³Diese Daten sind auf dem aktuellen Stand zu halten.
§ 3 Bildung der Akten
(1) ¹Dokumente, die zum selben Geschäftsvorgang gehören, sind zu einer Akte zusammenzufassen. ²Nur soweit in dieser Aktenordnung bestimmt, können auch Dokumente unterschiedlicher Angelegenheiten in einer Akte gesammelt werden (Sammelakte).
(2) ¹Papierakten erhalten einen Aktenumschlag. ²Auf diesem oder einem Aktenvorblatt sind insbesondere zu vermerken:
1.
das Gericht,
2.
das Aktenzeichen,
3.
die Angelegenheit, zum Beispiel durch die Bezeichnung der Parteien und Beteiligten sowie deren Vertreter,
4.
die von der Vernichtung der Akte auszuschließenden Dokumente,
5.
weitere Angaben, die sich aus den nachfolgenden und gesonderten Bestimmungen ergeben.
³Bei elektronischen Akten ist sicherzustellen, dass diese Angaben auf andere Weise deutlich erkennbar sind. ⁴Auf Anordnung des Spruchkörpers oder dessen Vorsitzende oder Vorsitzenden sind die Angaben um eine Aufstellung der Aktenzeichen aller weiteren anhängigen und abgeschlossenen Verfahren der Klägerin, des Klägers, der Antragstellerin oder des Antragstellers bei dem Gericht zu ergänzen. ⁵Die Angaben und Vermerke sind auf dem aktuellen Stand zu halten.
(3) ¹Für die Reihenfolge der Dokumente in der Akte ist der Zeitpunkt des Eingangs maßgeblich. ²Dokumente, die vorab bereits als Fax eingegangen sind, sind grundsätzlich dem entsprechenden Fax zuzuordnen. ³Prüf- oder Transfervermerke und gegebenenfalls Signaturprüfprotokolle sind dem Dokument zuzuordnen, auf das sie sich beziehen. ⁴Zustellungsdokumente sind dem zugrundeliegenden Dokument zuzuordnen. ⁵Eine Zuordnung kann durch unmittelbares Nachheften, Unterstrukturieren oder gegenseitiges Verweisen gewährleistet werden. ⁶Wenn Zustelldokumente in großer Zahl anfallen, können sie in einem zusätzlichen Heft zusammengefasst werden. ⁷Darauf ist auf dem Aktenumschlag und dem zugrundeliegenden Dokument hinzuweisen.
(4) ¹Die Seiten einer elektronischen Akte sind fortlaufend zu nummerieren. ²Die Blätter einer Papierakte sind mit fortlaufenden Blattzahlen zu versehen und grundsätzlich zu heften. ³Bei einer Papierakte soll bei mehr als 200 Blättern ein neuer Band angelegt werden. ⁴Die Blattzahlen eines weiteren Bandes können neu beginnend vergeben werden. ⁵Das Anlegen eines weiteren Bandes ist auf dem Aktenumschlag des geschlossenen Bandes zu vermerken. ⁶Die Bände sind fortlaufend zu nummerieren.
(5) ¹Bei Papierakten mit regelmäßig geringer Anzahl an Dokumenten kann auf Heftung, Nummerierung und einen Aktenumschlag verzichtet werden (Blattsammlungen). ²Vor Versendung sind diese zu heften und zu nummerieren.
(6) ¹Die Behandlung der den Kostenansatz betreffenden Dokumente richtet sich nach der
VwV Kostenverfügung
vom 26. Mai 2014 (SächsJMBl. S. 41), die zuletzt durch die Verwaltungsvorschrift vom 21. September 2023 (SächsJMBl. S. 217) geändert worden ist, zuletzt enthalten in der Verwaltungsvorschrift vom 9. Dezember 2021 (SächsABl. SDr. S. S 199), in der jeweils geltenden Fassung. ²Die Behandlung der die Prozesskostenhilfe betreffenden Dokumente richtet sich nach der
VwV DB-PKH
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